1 日のプランを立てる

あいまいな To Do リスト、特に現状を把握するためにメールや他のツールの中をかき分けて探すことほどストレスがたまり無駄なことはありません。Asana で仕事をすれば、生産性を高め整理された状態で仕事を進めることができます。それもたった 1 か所で。Asana で 1 日を計画する方法をご覧ください。

どの仕事をしているか?

マイタスクは個人的な To doリストです。担当する全てのタスクとその期限が自動的に表示されるので、その日の仕事の優先順位を決め視覚化できます。1 日に何度もマイタスクマイタスク ユーザーに割り当てられたすべてのタスクがマイタスクリストに表示されます。 続きを読む をチェックし、完了したタスクにマークをつけて新規の仕事を確認したり次のタスクに取りかかったりします。

Asana 活用プラン

  • 1 日の始まりにマイタスクをチェックすると、今やるべきこと、そして次に取り組むべきことが分かります。やるべきことすべてにタスクを作成すれば、見落とす心配がなくなります。

マイタスクで、今取り組んでいる仕事を確認し、同時に担当するすべての仕事を把握します

  • カレンダービューを使用してスケジュールを可視化します。タスクに始まりと期日があれば、その仕事に費やす期間を確認できるのでプランニングがしやすくなります。
  • Asana for Gmail アドオンまたは Asana for Outlook アプリで簡単にメールをタスクに変えることができるため、メールを実用的に活用できます。作業やすべきことをメールで管理する必要がなくなります。
  • x@mail.asana.comメールを転送し、マイタスクで実行可能な作業に変えます。チームメイトにメールのコピーを送るのではなく、タスクフォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加します。フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む として追加すれば、全員が Asana で仕事ができるため、長々としたメールスレッドから解放されます。
  • 連携を使用して、Asana と現在ご利用中のツールをつなげることで時間を節約したりコンテキストの切り替えを減らすことができます。GSuiteAdobe Creative CloudLitmusなどをチェックしてください。
  • 作業中のタスクに関係のあるファイルを —別のフォルダーで保管するのではなく— 添付 すれば、チーム全員が楽にアクセスでき、手順やフィードバックを踏まえてコラボレーションすることができます。

マイタスクの使用方法や整理する方法を極めるには、わずかな時間でマスターできる Asana レッスンをご覧ください。

次にどの仕事に取り組むべきか?

タスクを今日、近日、後日に分け、その日、その週、その月にすべきことを明確すれば、期日をしっかり把握し、最も大切なことに取り組むことができます。

Asana 活用プラン

  • タスクの横にある青のドットをクリックし、タスクを今日、近日、後日今日、近日、後日 今日、近日、後日は、マイタスクリストを分類するためのセクションです。タスクをこのセクションにドラッグすることで、優先度を設定できます。 続きを読む にドラッグアンドドロップします。またはショートカットキーを使い、日付や優先度で管理することもできます。

マイタスクで仕事に優先度を付け整理

  • 異なるビューを使い、仕事を期日別、完了/未完了タスク別、またはカレンダーで仕事を確認できるので、近日のプロジェクトを忘れたりする心配はありません。モバイルアプリでもマイタスクを確認できるので、退社後や通勤時間中でも簡単にアクセスできます。
  • タスクの依存関係をマークしておけば、チームメイトが仕事を完了させると通知が届くので、いつ準備が整うかを聞くことなく仕事に取り掛かるタイミングが分かります。

ステータスの確認方法

Asana では、フォローしている仕事に関してのみ最新情報を受信トレイに受け取ります。メールの受信トレイとは異なり、通知を整理整頓するのに無駄な時間を費やす必要はありません。すべてが既に Asana にあるからです。1 日を通して受信トレイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む をチェックして仕事を把握しつつ、作業中のタスクに集中できます。

Asana 活用プラン

  • チームメイトがコメントをしたり、ファイルを添付またはタスクを完了させたりすると、通知が届きます。お知らせや質問のために別途メッセージを送る必要はありません。

Asana の受信トレイを 1 日何回かチェックし、受信トレイから直接仕事のフォローや、コメントが可能

  • タスクのコメントを使用して、その作業限定の最新情報についてコミュニケーションをとります。そしてプロジェクトが全体的に前進したら、全ての関係者にプロジェクトのステータス更新を知らせることができます。
  • Asana での仕事はすべてつながっていて目に見えるので、チームのメンバーが連携せずに進めることもなければ、1 度に全員を同じ部屋に集める必要もありません。参加する必要のある仕事のみフォローすればいいのです。

何のためのミーティングか

カレンダーからの招待ではミーティングの内容がよく分からないため、十分な準備ができなかったり、参加する必要のないミーティグだったりする場合があります。Asana を使ってミーティングを行えば、脱線せず予定通りに進めることができます。

Asana 活用プラン

  • 会議用のプロジェクトを作成し、タスクで議題をリストアップします。他にもセクションを作りメモやフォローアップタスクに使用します。ミーティング後は、アクションアイテムが割り当てられていることを確認し、その責任者が忘れないようにします。
  • ミーティングプロジェクトのタスクにファイルを添付して、主催者も参加者も適切な資料を持って臨めるように準備します。
  • すでに進行中の作業の紹介をする場合、既存のタスクをミーティングプロジェクトに追加すれば、情報が重複するのを防ぐことができます。

Asana でミーティングプロジェクトを作成

整然と管理

Asana を使い作業を円滑に進める方法はたくさんあります。ここでは Asana を使い、整理整頓し生産性を高めるヒントを紹介します。

  • ブラウザタブで Asana を開いたままにしておき、1 日に何度かチェックして、新規タスクやフォローしている仕事の最新情報を受け取ります。
  • 仕事を完了する際は、Asana でタスクにチェックマークを付け、コメントを追加し、ファイルを添付し、カスタムフィールドを更新して、チームメイトが状況を把握できるようにします。
  • 複数のプロジェクトを抱えている場合、そのプロジェクトの横の☆をクリックし、starにします。そうすることで、サイドバーや Asana のモバイルアプリから簡単にアクセスできるようになります。
  • 1 日の終わりに 10 分だけ時間を割き、マイタスクで完了させたアイテムにチェックマークをつけ、翌日の仕事量が適切であることを確認しましょう。これにはカレンダービューが便利です。
  • デスクから離れている時でも、ミーティングの合間にアイデアを書き留める時でも、通勤時間に翌日の優先順位を考える時でも、Android または iOSアプリが使えます。

How to Asana を参考にする

How to Asana を視聴して使い方を理解しましょう。毎週新しいヒントが紹介される Asana のチャンネルにご登録ください。

Asana で 1 日をプランし、集中して仕事を進めましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。