チームメイトを招待する

タスクとプロジェクトを作成したら、チームとコラボレーションをして Asana を最大限に活用しましょう。組織で最初に Asana を使う場合、まずは信頼できるチームメイトを数人招待し、試してみましょう。

How to Asana を参考にする

How to Asanaを視聴して、チームメイトを招待し Asana を使い始める方法を確認しましょう。

少人数で始める

チームのラインアップに新しいツールを加えるには、全員の貢献とフィードバックが必要になります。チームの全員を迎える前に、数人のチームメイトから始めることをお勧めします。そうすれば、サンプルとしてその結果をチームに示し Asana を推薦することができます。 チーム全体への準備が整ったら、あとは Asana にお任せください。

お勧めのテストグループは、信頼できる数人の同僚や頻繁に仕事を共にするチームメイト(チーム全体のサブセットになる数人のグループ)です。周囲の人に尋ね、5 人ぐらいのグループを作りましょう。メールテンプレートを使ってチームメイトを招待し要望や指示を設定します。

テスト用のプロジェクトがある場合は、それをコメント限定に設定し誤って変更されるのを防ぎます。その後全員が Asana に慣れたら編集権限を付与します。

Asana の価値を提示する

チームメイトが Asana を試すことに興味を示したら、さらに多くの情報を提示しましょう。強調できる使用のメリットは以下のとおりです。

  • 誰がいつまでに何をしているのか— Asana は誰がいつまでに何をしているのかを教えてくれます。そのためフォローアップやミーティングに費やす時間が減り、本当に大切なことに取り組む時間を増やせます。

  • 時間を節約し会話を実行可能にする— 仕事について直接タスクまたはプロジェクト内で話し合うことができるので、延々と続くメールスレッドから解放されます。会話は常に Asana の具体的で実行可能な仕事のことに絞られるので、話だけに終わらず実際に仕事を進めることができます。

  • 仕事の全体像を捉える— Asana なら仕事をつなげられるので、プロジェクト内での位置づけやチームの全体的な目標を把握できます。フォローしているプロジェクトやタスクの最新情報を受け取り、ポートフォリオやステータスでチームの進捗を確認します。

チームメイトをAsanaに招待する

Asana を一緒に試す一連のチームメイトを選択したら、Asana に招待しましょう。招待方法はいくつかあります:

Asana にチームメイトを招待する複数の方法

メンバーを招待するには

  1. サイドバーのチーム名の下にある + ボタンをクリックします。
  2. トップバーの橙色の + ボタンをクリックし、招待を選択します。
  3. チームページのヘッダーで + ボタンをクリックします。ヘッダーにアクセスするには、サイドバーからチームの会話をクリックします。

タスクを作成し、チームメイトのメールアドレスを担当者として入力すると招待状が送信されます。またはチームに招待することもできます。

オプションを選択後チームメイトのメールアドレスを入力すると、Asana から招待状が送られます。誰もが同じ組織組織 組織とは、共有メールドメインに基づき、Asana を利用する社内の全員がつながることのできる場所です。 続きを読む に入るように、必ず仕事のメールアドレスを使用してください。チームメイトにメールが届くことを知らせましょう—メールテンプレートを使えばより簡単にできます。

チームメイトが揃ったら

チームメイトが Asana に登録したら、一緒に仕事を管理し始めます。円滑に始めるためのヒントをいくつか紹介します。

  • まずクイックスタートAsana レッスン読み、基本を理解してすぐに対応できるように準備します。ガイド (今読んでいるこの記事です)は、情報の詰まった主要なリソースです。
  • いくつかの決まりを決めておけば、全員が同じ認識を持って仕事を進められます。
  • 既存のプロジェクトにチームメイトを招待し、チームが Asana で作成する可能性のあるプロジェクトについてブレインストーミングをします。一緒にプロジェクトを作成することで、全員を参加させることができます。
  • チームメイトを関係のあるタスクにフォロワーとして追加し、タスクの割り当てコメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む 、いいね、添付ファイルの追加、またはタスクの完了などを促します。すべて、メールやチャットメッセージを使わずに実行できることを体感してもらいましょう。
  • 使用後 2 週間ぐらいのタイミングでミーティングの予定を立て(またはプロジェクトを作成し)、疑問の解決や使用の感想などを確認し、チームにもたらす利点を挙げます。

より効果的にコミュニケーションを取りながら仕事を管理し、一丸となって大きなことを成し遂げるにつれ、Asana を「テストチーム」に紹介するために費やした時間は報われます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。