チームメイトを招待する

タスクとプロジェクトを作成したら、チームとのコラボレーションを始めて Asana の力を最大限に活用しましょう。あなたが組織で最初に Asana を使う場合、まずは信頼できるチームメイトを数人招待し、試してみましょう。

How to Asana を視聴する

How to Asana を視聴して、チームメイトを招待し Asana を使い始める方法を確認しましょう。

少人数で始める

チームのラインアップに新しいツールを加えるには、全員の貢献とフィードバックが必要になります。チームの全員を迎え入れる前に、数人のチームメイトから始めることをおすすめします。そうすれば、実績として紹介できる結果を得て、チーム全体に Asana を推薦することができます。チーム全体で Asana を導入する準備が整ったら、あとは Asana にお任せください。

おすすめのテストグループは、信頼できる数人の同僚や、頻繁に仕事を共にするチームメイト (チーム全体のサブセットになる数人のグループ) です。周囲の人を誘い、5 人ぐらいまでのグループを作って Asana を試しましょう。Asana のメールテンプレートを使ってチームメイトを招待し、要望や指示内容を設定します。

テスト用のプロジェクトがある場合は、それをコメント限定に設定し、誤って変更されるのを防ぐことができます。その後全員が Asana に慣れたら編集権限を付与します。

Asana の価値を提示する

チームメイトが Asana を試すことに興味を示したら、さらに多くの情報を提示しましょう。以下のようなメリットを強調できます。

  • 誰がいつまでに何をしているのかを知る— Asana は誰がいつまでに何をしているのかを教えてくれます。そのためフォローアップやミーティングに費やす時間が減り、本当に大切なことに取り組む時間を増やせます。

  • 時間を節約し会話を実行可能にする— 仕事について直接タスクまたはプロジェクト内で話し合うことができるので、延々と続くメールスレッドから解放されます。会話は常に Asana の具体的で実行可能な仕事のことに絞られるので、話だけに終わらず実際に仕事を進めることができます。

  • 仕事の全体像を捉える— Asana なら仕事をつなげられるので、プロジェクトやチームの全体目標の中での位置付けを把握できます。フォローしているプロジェクトやタスクの最新情報を受け取り、ポートフォリオやステータスの更新でチームの進捗を確認します。

チームメイトをAsanaに招待する

Asana を一緒に試すチームメイトのグループを Asana に招待しましょう。招待方法はいくつかあります。

Asana にチームメイトを招待する複数の方法

メンバーを招待するには :

  1. サイドバーのチーム名の下にある + ボタンをクリックします。
  2. チームページのヘッダーで「招待」ボタンをクリックします。ヘッダーにアクセスするには、サイドバーからチーム名やチームの会話をクリックします。

タスクを作成し、担当者としてチームメイトのメールアドレスを入力すると招待メールが送信されます。またはチームに招待することもできます。

オプションを選択後チームメイトのメールアドレスを入力すると、Asana から招待メールが送信されます。全員が同じ組織組織 組織とは、共有メールドメインに基づき、Asana を利用する社内の全員がつながることのできる場所です。 続きを読む に入るように、勤務先メールアドレスを使用してください。チームメイトにメールが届くことを知らせておきましょう。メールテンプレートを使えばより簡単に招待できます。

チームメイトが揃ったら

チームメイトが Asana に登録したら、一緒に仕事を管理し始めることができます。円滑に始めるためのヒントをいくつかご紹介します。

  • まずクイックスタートAsana レッスンを読むと、基本を理解してすぐに Asana を使用する準備ができます。(今まさに読んでいる) ガイド は、Asana について知るための詳細情報が詰まった主要なリソースです。
  • いくつかのチーム内ルールを決めておけば、全員が同じ認識を持って仕事を進められます。
  • 既存のプロジェクトにチームメイトを招待し、チームが Asana で管理できる可能性のある他のプロジェクトについてブレインストーミングをします。一緒にプロジェクトを作成することで、全員が主体的に参加することができます。
  • チームメイトを関係のあるタスクにフォロワーとして追加し、タスクの割り当てコメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む 、いいね、添付ファイルの追加、またはタスクの完了などをするように促します。すべて、メールやチャットメッセージを使わずに実行できることを体感してもらいましょう。
  • Asana を導入してから数週間のタイミングでミーティングの予定を立て、疑問点を解決したり、使用の感想を確認したりして、チームに伝えるメリットを整理します。ミーティング用にプロジェクトを作成するのもよい方法です。

より効果的にコミュニケーションを取りながら仕事を管理し、一丸となって素晴らしいことを成し遂げることができるので、最初に Asana を「テストチーム」に紹介するために費やした時間はすぐに報われます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。