チームメイトを招待する

タスクとプロジェクトを作成したら、チームとのコラボレーションを始めて Asana の力を最大限に活用しましょう。あなたが組織で最初に Asana を使う場合、まずは信頼できるチームメイトを数人招待し、試してみましょう。

少人数で始める

チームのラインアップに新しいツールを加えるには、全員の貢献とフィードバックが必要になります。チームの全員を迎え入れる前に、数人のチームメイトから始めることをおすすめします。そうすれば、実績として紹介できる結果を得て、チーム全体に Asana を推薦できます。チーム全体で Asana を導入する準備が整ったら、あとは Asana にお任せください。

おすすめのテストグループは、信頼できる数人の同僚や、頻繁に仕事を共にするチームメイト (チーム全体のサブセットになる数人のグループ) です。周囲の人を誘い、5 人ぐらいまでのグループを作って Asana を試しましょう。Asana のメールテンプレートを使ってチームメイトを招待し、要望や指示内容を設定します。

テスト用のプロジェクトがある場合は、それをコメント限定に設定し、誤って変更されるのを防ぐことができます。その後全員が Asana に慣れたら編集権限を付与します。

Asana の価値を提示する

チームメイトが Asana を試すことに興味を示したら、さらに多くの情報を提示しましょう。以下のようなメリットを強調できます。

• 誰がいつまでに何をしているのかを知る— Asana は誰がいつまでに何をしているのかを教えてくれます。そのためフォローアップやミーティングに費やす時間が減り、本当に大切なことに取り組む時間を増やせます。

• 時間を節約し会話を実行可能にする— 仕事について直接タスクまたはプロジェクト内で話し合うことができるので、延々と続くメールスレッドから解放されます。会話は常に Asana の具体的で実行可能な仕事のことに絞られるので、話だけに終わらず実際に仕事を進められます。

• 仕事の全体像を捉える— Asana なら仕事をつなげられるので、プロジェクトやチームの全体目標の中での位置付けを把握できます。フォローしているプロジェクトやタスクの最新情報を受け取り、ポートフォリオやステータスの更新でチームの進捗を確認します。

チームメイトを Asana に招待する

Asana を一緒に試すチームメイトのグループを Asana に招待しましょう。招待方法はいくつかあります。

タスクを作成し、担当者としてチームメイトのメールアドレスを入力すると招待メールが送信されます。または、チームメイトをチームに招待することもできます。組織にチームメイトを招待する方法について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

オプションを選択後チームメイトのメールアドレスを入力すると、Asana から招待メールが送信されます。全員が同じ組織に入るように、勤務先メールアドレスを使用してください。チームメイトにメールが届くことを知らせておきましょう。メールテンプレートを使えばより簡単に招待できます。

チームメイトが揃ったら

チームメイトが Asana に登録したら、一緒に仕事を管理し始められます。円滑に始めるためのヒントをいくつかご紹介します。

• まずクイックスタートや Asana レッスンを読むと、基本を理解してすぐに Asana を使用する準備ができます。(今まさに読んでいる) Asana ガイドは、Asana について知るための詳細情報が詰まった主要なリソースです。
• いくつかのチーム内ルールを決めておけば、全員が同じ認識を持って仕事を進められます。
• 既存のプロジェクトにチームメイトを招待し、チームが Asana で管理できる可能性のある他のプロジェクトについてブレーンストーミングをします。一緒にプロジェクトを作成することで、全員が主体的に参加できます。
• チームメイトを関係のあるタスクにコラボレーターとして追加し、タスクの割り当てやコメント、いいね、添付ファイルの追加、またはタスクの完了などをするように促します。すべて、メールやチャットメッセージを使わずに実行できることを体感してもらいましょう。
• Asana を導入してから数週間のタイミングでミーティングの予定を立て、疑問点を解決したり、使用の感想を確認したりして、チームに伝えるメリットを整理します。ミーティング用にプロジェクトを作成するのもよい方法です。

より効果的にコミュニケーションを取りながら仕事を管理し、一丸となって素晴らしいことを成し遂げることができるので、最初に Asana を「テストチーム」に紹介するために費やした時間はすぐに報われます。