受信トレイで最新の状態をキープ

タスクを作成し、取り組んで完了していくたびに、進捗の管理に通知が重要であることを実感するはずです。仕事を把握し通知をチェックする受信トレイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む は、 Asana で欠かせない場所です。

受信トレイの使い方

受信トレイをクリックし Asana で通知を確認

トップバーにある受信トレイをクリックし、通知を確認します。新しい通知が届いている場合は受信トレイの横にオレンジ色のドットが表示されます。ブラウザタブにも黒いドットが表示されます。そこで新規の通知を確認し、受信トレイから直接対処することができます。 受信トレイから通知を削除するには、その横にある X をクリックしてアーカイブします。アーカイブした全ての通知はアーカイブで保管されるので、スペース確保のために削除する手間が省けます。

アーカイブされた通知にアクセスするにはアーカイブ をクリックします。必要に応じて受信トレイに戻すことも可能です。

受信トレイをチェック

Asana の受信トレイで新しい通知を確認

最初は、メールから Asana に切り替えて主なコミュニケーションを Asana で行うことにとまどいを覚えるチームメイトがいるかもしれませんが、Asana で仕事を管理するにつれ、その気持ちも和らぎます。ここでは移行を円滑に進めるための方法を紹介します。

メールから Asana へ

  • Asana のメール通知を使うことから始め、チームから Asana の新しいアクティビティに関する最新情報を受けます。Asana 受信トレイに慣れたら、メール通知をオフにします。

  • Gmail や Outlook ユーザーは、Asana for Gmail アドオン または Asana for Outlook アプリ で、それぞれのツールが一番得意とすることを使用しながらメールをタスクとコメントに変えることができるため、メールを実用的に活用できます。

  • Asana にメールを転送すると、メールはタスクになります。

  • Asana にタスクを追加する際に、チームメイトをタスクフォロワーとして追加することで、招待またはグループに入れます。メールを転送したりコピーを送る必要はありません。

受信トレイから作業する

  • チームのコミュニケーションに Asana を利用することが習慣になるまで、Asana の受信トレイを 1 日 2〜3 回チェックすることを徹底します。

  • 仕事中はブラウザで Asana を開いておき、受信トレイをチェックしながら重要な仕事の最新情報を受け取ります。

受信トレイの利点

受信トレイを使うと、会話やプロジェクト、タスクで起こった直近のアクティビティを確認してチームを最新の状態に保つことができます。更新を共有したり、作業のステータスを追跡したり、メッセージを整理したりする時間が少なくなり、その裏にある本当の作業に取り掛かることができます。 チームメイトに以下のような利点を説明しましょう。

1. 無駄なコミュニケーションの時間を削減

  • タスクにアクションを起こす、またはタスクを完了すると、受信トレイの通知が自動生成されるので、チームメイトが添付ファイルを受け取ったことを確認したり、待機している作業の準備ができたかを尋ねるために、頻繁にチェックする必要はありません。

  • たとえば、タスクを完了するとタスクのフォロワー全員に通知が送られます。フォロワーは受け取った印として、完了の通知に「いいね」を返すことができます。それ以上のメッセージは必要ありません。

2. 更新はタスクと共に

  • 受信トレイでタスクをクリックすると、タスクの説明、コメント、添付ファイル、期日が表示されます。

  • すべてを 1 つの場所で管理できるので、受信トレイの中を探し回ったり整理し直したりする必要がありません。仕事はすでにプロジェクト、タスク、会話に整理されています。

3. 受け取るメッセージを制御

  • タスクや会話をフォロー/フォロー解除することで、受信トレイの通知を受け取る/受け取らないを選択できます。

  • 会話フォローしていることやフォローを外したことはチームに通知されません。

  • すでに進行中のタスクや会話をフォローし始めたとしても、個別のメールやドキュメントをかき集めて仕事を理解しようとする必要はありません。

4. 受信トレイからアクションを起こす

  • 関連のあるプロジェクトに新しいタスクが追加されると、受信トレイ通知から直接タスクに「いいね」をしたり完了したりできます。

  • タスクをメンションした会話もタスクプレビューに表示されるので、そこから直接アクションを起こすことができます。

  • 「受信トレイからリマインダータスク」のハックをオンにすると、受信トレイ通知からフォローアップタスクを作成できます。

詳しく見る : 仕事を理解する

「情報過多」と「情報不足」、両者の間で最適なバランスを見つけることは簡単ではありません。Asana ではフォローする作業を管理できるので、一番重要な仕事がどこにあるか把握できます。この How to Asana を参考にしてください。

受信トレイは Asana で作業を追跡するのに不可欠な部分です。ここで通知をチェックするのが習慣になったら、チームの状態を理解してその日のワークフローにどのように影響するかを把握できるようになります。

ログイン

or

パスワードを忘れた場合

登録

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

登録

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

無料トライアルを始める

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

無料トライアルを始める

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

Asana Premium を入手

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

Asana Business を入手

会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

登録できませんでした。

アカウントの作成中に問題が発生しました。このウィンドウを閉じてもう一度試してください。

こんにちは。以前にもお会いしましたね!

リンクを次に追加

エラー: リンクを追加する前にワークスペースを選択してください


申し訳ありませんが、このブラウザは非対応です

Asana は現在お使いのインターネットブラウザに対応していません。こちらの対応ブラウザを使ってご登録ください。


料金を計算するには Asana にログインまたは登録してください

or

パスワードを忘れた場合

Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。