受信トレイで最新の状態をキープ
タスクを作成し、取り組んで完了していくたびに、進捗の管理に通知が重要であることを実感するはずです。仕事を把握し通知をチェックする受信トレイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む は、 Asana で欠かせない場所です。
受信トレイの使い方
トップバーにある受信トレイをクリックし、通知を確認します。新しい通知が届いている場合は受信トレイの横にオレンジ色のドットが表示されます。ブラウザタブにも黒いドットが表示されます。そこで新規の通知を確認し、受信トレイから直接対処することができます。 受信トレイから通知を削除するには、その横にある X をクリックしてアーカイブします。アーカイブした全ての通知はアーカイブで保管されるので、スペース確保のために削除する手間が省けます。
アーカイブされた通知にアクセスするにはアーカイブ をクリックします。必要に応じて受信トレイに戻すことも可能です。
受信トレイをチェック
最初は、メールから Asana に切り替えて主なコミュニケーションを Asana で行うことにとまどいを覚えるチームメイトがいるかもしれませんが、Asana で仕事を管理するにつれ、その気持ちも和らぎます。ここでは移行を円滑に進めるための方法を紹介します。
メールから Asana へ
Asana のメール通知を使うことから始め、チームから Asana の新しいアクティビティに関する最新情報を受けます。Asana 受信トレイに慣れたら、メール通知をオフにします。
Gmail や Outlook ユーザーは、Asana for Gmail アドオン または Asana for Outlook アプリ で、それぞれのツールが一番得意とすることを使用しながらメールをタスクとコメントに変えることができるため、メールを実用的に活用できます。
Asana にメールを転送すると、メールはタスクになります。
- Asana にタスクを追加する際に、チームメイトをタスクフォロワーとして追加することで、招待またはグループに入れます。メールを転送したりコピーを送る必要はありません。
受信トレイから作業する
チームのコミュニケーションに Asana を利用することが習慣になるまで、Asana の受信トレイを 1 日 2〜3 回チェックすることを徹底します。
仕事中はブラウザで Asana を開いておき、受信トレイをチェックしながら重要な仕事の最新情報を受け取ります。
受信トレイの利点
受信トレイを使うと、会話やプロジェクト、タスクで起こった直近のアクティビティを確認してチームを最新の状態に保つことができます。更新を共有したり、作業のステータスを追跡したり、メッセージを整理したりする時間が少なくなり、その裏にある本当の作業に取り掛かることができます。 チームメイトに以下のような利点を説明しましょう。
1. 無駄なコミュニケーションの時間を削減
タスクにアクションを起こす、またはタスクを完了すると、受信トレイの通知が自動生成されるので、チームメイトが添付ファイルを受け取ったことを確認したり、待機している作業の準備ができたかを尋ねるために、頻繁にチェックする必要はありません。
たとえば、タスクを完了するとタスクのフォロワー全員に通知が送られます。フォロワーは受け取った印として、完了の通知に「いいね」を返すことができます。それ以上のメッセージは必要ありません。
2. 更新はタスクと共に
受信トレイでタスクをクリックすると、タスクの説明、コメント、添付ファイル、期日が表示されます。
すべてを 1 つの場所で管理できるので、受信トレイの中を探し回ったり整理し直したりする必要がありません。仕事はすでにプロジェクト、タスク、会話に整理されています。
3. 受け取るメッセージを制御
タスクや会話をフォロー/フォロー解除することで、受信トレイの通知を受け取る/受け取らないを選択できます。
会話フォローしていることやフォローを外したことはチームに通知されません。
すでに進行中のタスクや会話をフォローし始めたとしても、個別のメールやドキュメントをかき集めて仕事を理解しようとする必要はありません。
4. 受信トレイからアクションを起こす
関連のあるプロジェクトに新しいタスクが追加されると、受信トレイ通知から直接タスクに「いいね」をしたり完了したりできます。
タスクをメンションした会話もタスクプレビューに表示されるので、そこから直接アクションを起こすことができます。
「受信トレイからリマインダータスク」のハックをオンにすると、受信トレイ通知からフォローアップタスクを作成できます。
詳しく見る : 仕事を理解する
「情報過多」と「情報不足」、両者の間で最適なバランスを見つけることは簡単ではありません。Asana ではフォローする作業を管理できるので、一番重要な仕事がどこにあるか把握できます。この How to Asana を参考にしてください。
受信トレイは Asana で作業を追跡するのに不可欠な部分です。ここで通知をチェックするのが習慣になったら、チームの状態を理解してその日のワークフローにどのように影響するかを把握できるようになります。
