さらにプロジェクトを追加して管理

最初のプロジェクトを作成して Asana に慣れてきたら、さらにプロジェクトを追加し、テンプレートを使ったり複数のプロジェクトを管理したりしてみましょう。この記事では、プロジェクトやリソースを簡単に作成できるさまざまな方法をご紹介します。

スプレッドシートからプロジェクトをインポートする

Asana を使用すると仕事やプロジェクトを 1 か所で管理することができますが、まだスプレッドシートを使っているプロジェクトがあると、これは不可能です。スプレッドシート (または Trello などのツール) で計画および管理しているプロジェクトやワークフローがある場合、CSV インポート機能を使ってすばやく Asana に取り込むことができます。以下の例のようにスプレッドシートを整理すると、担当者や開始日/期日などの列を Asana のフィールドに直接変換しやすくなります。

エクスポート用に整理された Excel の例

スプレッドシートに優先度やステータスなどを追跡している他の列がある場合は、カスタムフィールドを新規作成する (または Asana にすでにあるフィールドを使う) ことで、インポート時に取り込むことができます。

テンプレートで時間を節約する

プロジェクトは、初めから作らず Asana のテンプレートを活用

一方で、新しいプロジェクトを始める場合は、プロジェクトテンプレートをいつでも使うことができます。このプリセットのテンプレートはさまざまなワークフローに対応。また、チームのニーズに合うようカスタマイズが可能です。

頻繁に繰り返すプロジェクトがある場合は、カスタムテンプレートとして保存

新しいチームメイトのオンボーディングや月次決算など、頻繁に使うことがわかっているワークフローやプロジェクトがある場合は、カスタムテンプレートとして保存することで、手順の見落としや毎回同じことを繰り返すことによる時間の無駄をなくせます。

プロジェクトをテンプレートとして保存するには、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。このテンプレートは組織の全員が使うことができます。

ユーザーおよび Asana が作成したテンプレートへアクセスする GIF

テンプレートからプロジェクトを新規作成するには、オレンジ色の + ボタンをクリックし、プロジェクトを選択してテンプレートタブを開き、必要なテンプレートを見つけます。

同じようなチームがプロジェクトを作成、管理する方法を確認する

Asana は、規模や職務にかかわらずあらゆる類のチームが利用することを想定して設計されています。以下のページから、チームに最適なワークフローを構築するヒントをご確認ください。

ポートフォリオで複数のプロジェクトを管理する

Asana に複数のプロジェクトを用意できたら、プロジェクトマネージャーやチームのリーダー、あるいは経営陣に対する報告義務を負うユーザーの場合、次の仕事は一度に複数のプロジェクトを追跡することでしょう。これを実現するのがポートフォリオです。ポートフォリオには、複数のプロジェクトを一元的に集めてステータス、期日、オーナー、優先度などを 1 つのビューで確認することができます。

ステータス更新を追跡する時間が節約され、特に要注意なプロジェクトに狙いを定めやすくなります。この明確で包括的なビューは、(タスクごとの最新情報ではなく) 全体を俯瞰する必要がある主要な関係者に共有することができます。これにより、チームが一丸となって仕事を進めることができます。

ポートフォリオは特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最善の手段

ポートフォリオを作成するには、サイドバー内をクリックし、続いてポートフォリオをクリックします。新規ポートフォリオと書かれた正方形をクリックし、1 か所で追跡したいプロジェクトを追加します。

Asana によるプロジェクト管理について詳しく見る

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。