Asana を始める方法

Asana へようこそ!

実際の Asana のお客様とそれぞれが Asana を使って達成した内容を示すカラフルな Asana タスクの写真 お客様が Asana を使って達成できることはたくさんあります。ここでは、Asana を始めるにあたって、知っておくべき最も大切な事柄を簡潔に説明します。トレーナーにコンテンツを解説してもらい、リアルタイムで質問に答えてもらいたい場合は、トレーニングウェビナーに登録してましょう。

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簡潔なデモを使った Asana の紹介

Asana の外観と機能は常に進化しています。そのためご利用の Asana の画面がこの動画とは異なっている場合がありますが、主な内容に違いはありません。

1. タスクの作成方法

タスクの作成方法

Asana の基本は、具体的な To-Do アイテムであるタスクです。

タスクを作成するには、プロジェクトを開き、タスク名を入力します。Enter を押せば、さらにタスクを追加できます。

タスクのベストプラクティス

タスクのベストプラクティス

  • とるべきアクションに即した具体的なタスク名を付け、作業内容を明確にします。タスクの説明を記入し、担当者に詳細を伝えましょう。
  • チームメイトにタスクを割り当て期日を設定します (推測でも構いません)。これで誰が何を担当するのかがわかります。
  • タスクの実行に必要な関連情報や作業ファイルなどのファイルを添付します。また、タスクを完了にするときに成果物を添付すれば、チームメイトが検索して、完了していることを確認できます。
  • チームメイトをコラボレーターとして追加すれば、タスクの進捗に関する最新情報を周知できます。タスクにコメントするときに、コラボレーターを @メンションすれば、その人宛てであることが伝わります。

2. 初めてのプロジェクトを作成する

プロジェクトでは、具体的なイニシアチブ、目標、大きな作業に関連するすべてのタスクを整理し計画します。プロジェクトは、リストボードカレンダー、またはタイムライン形式で表示できます。これらのビューはいつでも切り替えられます。

Asana のプロジェクトビュー

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Asana で管理できるプロジェクトのタイプ

Asana ではほぼすべての種類のプロジェクトやプロセスを計画し、管理できます。以下に最も一般的な例を紹介します。

Asana プロジェクトの種類

Asana の活用方法のセクションで他の使用例を確認するか、テンプレートライブラリの中からあらかじめ用意されているプロジェクトを使って始めてください。

3. プロジェクトを整理する

関連性のあるタスクをセクションでグループ分け

セクションの例

セクションを使ってタスクをグループ化し、プロジェクトの構造をわかりやすく整理できます。セクションは、仕事の進捗によって変わることのないカテゴリ分けに最適です。たとえば、タイムフレーム (四半期または月)、プロジェクトのフェーズのセクションなどです。また、かんばん式の「To-Do」「実行中」「完了」ごとにセクションを作ることもできます。

カスタムフィールドでプロジェクトのタスクをソートして絞り込む

カスタムフィールドのソート

カスタムフィールドはスプレッドシートの列ヘッダーのようなもので、優先度、タスクのステータス、コスト、承認といった条件によってプロジェクトのタスクを絞り込み、ソートするのに役立ちます。ヘッダーをクリックし、絞り込みとソートのボタンを使ってプロジェクトをグループ化できます。

4. 自分の関与する仕事とその最新情報を見つける方法

プロジェクトの進捗状況と自分に割り当てられる仕事を把握できるように、Asana はたくさんのオプションを用意しています。サイドバーを開けば以下の内容をすばやく確認できます。

マイタスク

マイタスク

マイタスク には、自分が担当するタスクとその期限が表示されます。タスクに完了済みのマークをつけたり、新規の仕事を確認したり、新しいタスクに取り掛かったりと、一日を通じてすべてがマイタスクから始まります。

受信トレイ

受信トレイ

受信トレイは、絞り込まれた更新情報のニュースフィードで、自分がフォローしている仕事の情報のみが表示されます。また、受信トレイから直接返信したり、すばやく自分の仕事にアクセスしたりできます。

5. Asana の構造

プロジェクトとタスクは Asana の最も基本的な土台を構成するものです。

Asana の構造の概要

  1. 組織は社内の共有メールドメインに基づいており、Asana を利用する社内の全員をつなげます。
  2. チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングチームやセールスチームのような一般的なチームまたは「ニューヨークオフィス」のような機能的なグループに相当します。
  3. プロジェクトは、中長期目標やイニシアチブの達成に向けたすべての実行可能なステップ、情報、コミュニケーションを追跡するための場所です。チーム (およびポートフォリオ) に保管されます。
  4. タスクはプロジェクトに保管され、誰がいつまでに何をするのかを明確にします。タスクには関連のすべてのファイル、メッセージ、指示が含まれているため、必要なすべての情報を 1 か所で簡単に見つけられます。
  5. ポートフォリオは、複数のプロジェクトをまとめて保管する場所です。イニシアチブまたは目標のもとに進めているプロジェクトすべてと、それらのステータス更新を 1 か所で表示します。

Asana の使い方を学ぶ際に役立つその他のリソース

インスピレーションを受けて創造力と好奇心にあふれる女性を示したイラスト

基礎をマスターしたら、その土台の上に知識を積み上げていきましょう。Asana チームも多くのリソースを追加しています。ありとあらゆる入門リソースが用意されていますので、自分に合った方法で学ぶことができます。

入門リソースリソース
クイック動画を視聴するHow to Asana を視聴するか Asana レッスンをクリックして見る。
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ヒントとなる記事にさっと目を通すAsana ガイド / Asana ブログ
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