Asana を始める方法
Asana へようこそ！
お客様が Asana を使って達成できることはたくさんあります。ここでは、Asana を始めるにあたって、知っておくべき最も大切な事柄を簡潔に説明します。
簡潔なデモを使った Asana の紹介
Asana の外観と機能は進化し続けます。皆さんの画面はこの動画とは異なるかもしれませんが、主なコンセプトは同じです。
1. タスクの作成方法
Asana の最も重要な構成要素は、実行可能な To-Do アイテムであるタスクです。
タスクを作成するには、プロジェクトを開き、タスク名を入力します。
Enterを押せば、さらにタスクを追加できます。
タスクのベストプラクティス
- 具体的でアクションの内容を基にしたタスク名を付けることで、作業内容を明確にします。タスクの説明を記入し、担当者が詳細を把握できるようにします。
- チームメイトにタスクを割り当て、期日を設定します (推測でも構いません)。これで誰が何を担当するのかがわかります。
- タスクの実行に必要な関連情報や作業ファイルなどのファイルを添付します。また、タスクを完了にするときに成果物を添付すれば、チームメイトはそのタスクを見つけ、完了していることを知ることができます。
- チームメイトをコラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。タスクにコメントするときに、コラボレーターを @メンションすれば、そのコラボレーターに呼び掛けることができます。
2. 最初のプロジェクトを作成する方法
プロジェクトでは、具体的なイニシアチブ、目標、大きな作業に関連するすべてのタスクを整理し計画します。プロジェクトは、リスト、ボード、カレンダー、またはタイムライン形式で表示できます。これらのビューはいつでも切り替えられます。
Asana で管理できるプロジェクトのタイプ
Asana ではほぼすべての種類のプロジェクトやプロセスを計画し、管理できます。以下に最も一般的な例を紹介します。
Asana の活用方法のセクションで他の使用例を確認するか、テンプレートライブラリの中からあらかじめ用意されているプロジェクトを使って始めてください。
3. プロジェクトを整理する
関連性のあるタスクをセクションでグループ分け
セクションを使えばタスクをグループ化できるので、プロジェクトの構造が理解しやすくなります。セクションは、仕事の進捗によって変わることのないカテゴリ分けに適しています。たとえば、タイムフレーム (四半期または月)、プロジェクトのフェーズ、またはかんばん式の「To-Do」「処理中」「完了」ごとにセクションを作ることもできます。
カスタムフィールドでプロジェクトのタスクをソートして絞り込む
カスタムフィールドはスプレッドシートの列ヘッダーのようなもので、優先度、タスクのステータス、コスト、承認といった条件によってプロジェクトのタスクを絞り込み、ソートするのに役立ちます。ヘッダーをクリックし、絞り込みとソートのボタンを使ってプロジェクトをグループ化できます。
4. 自分の関与する仕事とその最新情報を見つける方法
プロジェクトの進捗状況と自分に割り当てられる仕事を把握できるように、Asana はたくさんのオプションを用意しています。サイドバーを開けば以下の内容をすばやく確認できます。
マイタスク
マイタスクには、自分に割り当てられたタスクとその期日だけが表示されます。タスクに完了済みのマークをつけたり、新規の仕事を確認したり、新しいタスクに取り掛かったりするのは、すべてマイタスクから始まります。
受信トレイ
受信トレイは、絞り込まれた更新情報のニュースフィードで、自分がフォローしている仕事の情報のみが表示されます。また、受信トレイから直接返信したり、すばやく自分の仕事にアクセスしたりできます。
5. Asana の構造
プロジェクトとタスクは Asana の最も基本的な土台を構成するものです。
- 組織は社内の共有メールドメインに基づいており、Asana を利用する社内の全員をつなげます。
- チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングチームやセールスチームのような一般的なチームまたは「ニューヨークオフィス」のような機能的なグループに相当します。
- プロジェクトは、中長期目標やイニシアチブの達成に向けたすべての実行可能なステップ、情報、コミュニケーションを追跡するための場所です。チーム (およびポートフォリオ) に保管されます。
- タスクはプロジェクトに保管され、誰がいつまでにどの仕事をするのかを明確に示します。タスクには関連するすべてのファイル、メッセージ、手順を追加できるので、それらの情報を 1 か所で簡単に見つけられます。
- ポートフォリオは、複数のプロジェクトをまとめて保管する場所です。イニシアチブまたは目標のもとに進めているプロジェクトすべてと、それらのステータス更新を 1 か所で表示します。
Asana の使い方を学ぶ際に役立つその他のリソース
基礎をマスターしたら、その土台の上に知識を積み上げていきましょう。Asana チームも多くのリソースを追加しています。ありとあらゆる入門リソースが用意されていますので、自分に合った方法で学ぶことができます。
| 入門リソース | リソース |
|---|---|
| クイック動画を視聴する | How to Asana を視聴するか Asana レッスンをクリックして見る。 |
| トレーニングを受ける | ライブトレーニング、機能のライブデモ、Asana アカデミーに登録する |
| ヒントとなる記事にさっと目を通す | Asana ガイド / Asana ブログ |
| 会話をする | Asana コミュニティフォーラムに登録する、または Asana トレーナーを雇う |
