Asana を始める方法

Asana へようこそ！このページでは、無料バージョンまたは無料トライアルに登録し、組織で最初に使用を始める、またはすでに活用しているチームに新しく入る場合に Asana の機能を最大限に利用する方法を説明します。すべてを網羅することはできませんが (その場合は Asana ガイドを参照してください)、Asana を今すぐ使い始めるのに必要となる基礎をご紹介します。

Asana はどのように情報を保管しますか？

Asana ドメインは社内の共有メールアドレスに基づいているため、チームメイトを招待する (または招待される) と同じドメインに参加することになります。Asana の機能は以下のように整理されています。

1. 組織 は社内の共有メールドメインに基づいており、Asana を利用する社内の全員をつなげます。組織 (ワークスペースではなく) は Asana のビジネス、企業、専門家による使用を対象にしています。自分のアバターをクリックすると、組織設定にアクセスできます。
2. サイドバー から主なアクションを実行します。ここで 受信トレイ にある通知を確認し返信したり、マイタスク で割り当てられたタスクを確認したり、リスクのある仕事や承認 などのレポートを保存します。
3. ポートフォリオは、一連の プロジェクトを保管する場所です。イニシアチブまたは中期目標のもとに進めている複数のプロジェクトとそのステータス更新を 1 か所で表示します。
4. チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングやセールスのような社内の一般的なチームに相当します。上図では Apollo Enterprises のマーケティングチームが例として使われています。
5. プロジェクトで、中・長期目標やイニシアチブの達成に向けた実行可能なステップ、情報、コミュニケーションを管理します。Kat Mooney は Apollo 社の Asana 組織のデザインチーム内にある 4 つのプロジェクト、デザインリクエスト、週次検討会議、ウェブデザイン、マーケティングアセットのメンバーです。
6. タスク はプロジェクトに保管され、誰がいつまでにどの仕事をしているのかを明確に示します。タスクには関連するすべてのファイル、会話、手順を追加できるので、情報を正しい場所 (しかも 1 か所 ) にまとめることができます。

Asana のインターフェイスの簡単な紹介をご覧ください。

Asana の基礎的要素はプロジェクトとタスクです。次にこの基礎的要素でワークフローを作成する方法を説明します。

1. 最初のプロジェクトを作成する

プロジェクト では、主なプロジェクト、目標、大きな作業に関連するすべてのタスクを整理し計画します。プロジェクトは、リストまたはボードとして表示したり、カレンダーまたはタイムライン形式で表示できます。プロジェクトは思いつくすべてのことに関して好きなように作成できますが、そのほとんどは以下の 4 つに分類されます。

• 締め切りのあるもの (例: 製品リリース)
• 継続中のプロセス (例: 投稿カレンダーの管理)
• リクエストの管理 (例: クリエイティブチームに対する新規デザインリクエストの管理)
• 情報管理 (例: 会社の目標、マイルストーン、OKR プロジェクト)

使用例は、Asana の活用方法セクションやテンプレートライブラリをご覧ください。

Asana プロジェクトの作成方法

最初のプロジェクトにはテンプレートの使用をおすすめします。そこでプロジェクトの基本構造を把握してから独自のものを作るのが効率的です。もちろん 1 から作成することもできます。

1. トップバーにあるオレンジ色の + ボタンをクリックし、プロジェクトを選択します。
2. テンプレートを使用するには、テンプレートタブをクリックし、スクロールしてチームの作業内容と一致するテンプレートを見つけます。テンプレートを使用をクリックし、名前を付けて参加チームを選択したら、プロジェクトを作成をクリックします。必要に応じて追加や削除ができます。
3. 独自のプロジェクトを作成するには、まずリストにするかボードにするかを決め、プロジェクトの名前と説明を入力したらプロジェクトを作成をクリックします。

2. プロジェクトを整理する

プロジェクトを作成したら、次は整理します。テンプレートを使用した場合や Asana を使用しているチームメイトがいる場合、すでにカスタムフィールドとセクションがプロジェクトにあるはずです。プロジェクトを 1 から作った場合は、後で追加できます。

関連性のあるタスクをセクションや列でグループ分け

長々と続くリストは扱いにくいものです。セクション (リストのレイアウト) や列 (ボードのレイアウト) を使うと、プロジェクトのタスクをすっきりと整理できます。タスクをグループ化することで見つけやすくなり、目標に対する互いの関連性を理解しやすくなります。セクションは、作業の進捗に影響を受けないカテゴリー分けに適しています。たとえば、タイムフレーム (4半期または月) やタスクの種類ごとにセクションを作成します。また「To-Do」「処理中」「完了」といったボードの列を作ることもできます。

セクションを作成するには、Tab + N を入力します。ボードプロジェクトでは、列を追加をクリックしてください。

カスタムフィールドでプロジェクトのタスクをソートして絞り込む

セクションと列は、タスクをグループ化するカテゴリーの層です。カスタムフィールド を使うと、優先度やタスクのステータス、タスクの承認などでタスクを絞り込んだりソートできます。セクションを作成しなかった仕事をグループ化する場合は、カスタムフィールドを使用します。

カスタムフィールドは、タスクで管理する情報を定義するためにも使用できます。たとえば、「費用」のカスタムフィールドをスプリント計画プロジェクトに設定すれば、各タスクの優先度を決める前にまず費用が計算されます。

3. プロジェクトをコラボレーション可能なプランに変える

すべてのステップにタスクを作成しプランを実現

タスクとは実行可能なステップや実行項目のことで、プロジェクトの参考情報 (プロジェクトブリーフや仕様など) を保管できます。テンプレートにはタスク例が用意されていますが、プロジェクトを完了するにはさらに多くのタスクを追加する必要があります。

プロジェクトをクリックし、タスク名を入力して Enter を押すとタスクをさらに追加できます。良いタスクとは、 担当者、日付範囲、および作業を完了するための指示または詳細 (タスクの説明、添付ファイル、コメント) が明記してあるタスクです。

最高のタスクを作成するためのヒント

• タスク名は、具体的かつ行動に即したものにします。
  • たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも、「[ブログタイトル] のブログ記事を書く」や「[ブログタイトル] のブログ記事を公開」という名前にした方が、すべきことが明確になります。
• 関連するタスク、プロジェクト、会話を @メンションし、関連する仕事に対するリンクをタスクの説明に加えます。
• タスクを期限までに無事完了できるよう、開始日と期日を追加して仕事に着手すべきタイミングを明確にします。
• 文書について言及する際は、ファイルを添付します。
• 仕事が放置されないよう、期限がわかり次第、またはわからなくても妥当な期日を、チームメイトに対して設定します。
• チームメイトをフォロワーに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。
• チームメイトが、前のタスクが完了してから次のタスクに着手できるようタスク間に依存関係を持たせます。
• 収益目標を達成するといった大きなプロジェクト目標や、予算の承認を得るといった次のフェーズに進むために必要な仕事をマーキングするために、タスクのマイルストーンを作成します。

タイムラインで最高のプロジェクトを計画する

最も効果的なプロジェクトスケジュールを立てつつ開始後も柔軟に対応できるように、 タイムライン をお試しください。タイムラインはガントチャート式のビューで、スケジュールを視覚敵に表示します。スケジュールが現実的に実行可能になるよう、タスクに依存関係を作成したり簡単なドラッグ & ドロップ操作で調整したりできます。スケジュールが重なる場合でも、期限やリソースをすばやく移動できます。

4. 効果的なプロジェクトのコラボレーションと管理

Asana で仕事を管理すると、誰がいつまでに何をしているのかを全員が把握できるので、戦術的な仕事に明確さと説明責任を持たせることができます。またステータスの更新と進捗を確認できるため、より戦略的な視点を持つことができます。チームと効率的にコラボレーションしプロさながらにプロジェクトを管理する方法をご確認ください。

効果的にタスクをコラボレーションするためのヒント

• フォロワーを追加—関係者をタスクのフォロワーとして追加すると、タスクの作業を確認し、それについてコミュニケーションを取ったり進捗に関する通知を受け取ったりできるようになります。右パネルの下部でフォロワーを追加 / 削除できます。
• タスクにコメントを追加—タスクにコメントを追加すれば、質問をしたり、チームメイトへの返答をしたり、追加情報やヒントを共有したりもできます。
• @メンション—コメントや説明で @ を入力してチームメイトをメンションすると、Asana の会話、タスク、プロジェクトへの直接リンクが作成されます。
• タスクの完了—タスクが終了したら、完了をマークします。完了した作業内容を明確にしたり、最終作業や結果について知らせたりするために、コメントを残します。
  • 完了したタスクに、他のメンバーがアクセスすべき重要な情報がある場合は、タスクから自分の割り当てを解除して未完了にします。タスク名を “[参照]” を含むタイトルに変更すると、実行すべき項目が残っていないことが明確になります。
• リクエストや最新情報の共有にメールを多用しているチームは、Gmail または Outlook の連携機能を利用すると Asana へ簡単に移行できます。メールは「使いやすい」かもしれませんが、ワークマネジメントをするためのものではありません (Asana を使う理由は、ずばりそこにあります)。

効率的なプロジェクト管理のヒント

• 期限やリソースを調整する必要が出てきた場合、タイムラインを使用してプロジェクトプランに変更を加えます。また、このビューを関係者と共有すれば、主要なマイルストーンや期限、そして進捗状況などプロジェクトプランを確認してもらうことができます。
• プロジェクトの進捗タブにステータス更新を入力します。ステータスカラーを選択し、ステータス更新内でリンクを作成するチームメイトやタスク、他のプロジェクト、会話を @メンションします。更新はすべてのプロジェクトメンバーに通知されます。
• 複数のプロジェクトで進捗をモニタリングし、人員配置を管理する必要がある場合は、プロジェクトのポートフォリオを作成すれば、プロジェクトのステータスや期限などをすべて 1 か所で確認できます。続いてワークロードタブを使えば、これらのプロジェクト全体のチームのキャパシティを一目で把握し、仕事量のバランスを再調整してイニシアチブを順調に進められます。

5. 仕事の最新情報を把握する方法

プロジェクトが進んでも、Asana ならメールやファイルのように余計な作業を追加することなく仕事を監視できます。Asana のサイドバーを開き、コマンドセンターの役割をする、マイタスク、受信トレイ、ポートフォリオを表示し、自分の仕事、仕事に関する更新、全体的なプロジェクトの進捗にアクセスします。

• マイタスク には、自分が担当するすべてのタスクとその期限が自動的に表示されます。タスクに完了済みのマークをつけたり、新規の仕事を確認したり、新しいタスクに取り掛かったりと、すべてがマイタスクから始まります。
  • タスクを今日、近日、後日と仕分けると、優先順位の高い仕事に集中しつつ、待機中の仕事も管理できます。その方法もシンプルで、適切なカテゴリーにドラッグ & ドロップするだけです。
• 受信トレイは、絞り込まれた更新情報のニュースフィードで、自分がフォローしている仕事の情報のみが表示されます。メールとは異なり、確認する更新情報を管理して、関連性の低い情報のフォローを外すことができます。また、受信トレイから直接返信できるので、仕事をスムーズに進められます。
  • 受信トレイにある更新情報はすべて、Asana で整理されたタスク、プロジェクト、会話に反映されるため、Asana の受信トレイを絶えず管理する必要はありません。

Asana の詳細を紹介するその他のリソース

おめでとうございます！Asana の使用方法を学ぶ最初の一歩を踏み出しましたね。他にもあなたやチームの役に立つさまざまな学習スタイルのリソースをご用意しています。

• ガイドを読む — まさに今読んでいます！ガイドジャーニーでは、オンボーディングやベストプラクティスをさまざまな例とともにご紹介します。ヘルプセクションには特定の機能に関するドキュメンテーションがあります。
• Asana アカデミーに登録する—アカデミーは丁寧なオンラインビデオコースで、Asana のベストな使用方法をご紹介します。
• Asana の基礎を 15 分でマスター—個人向けの Asana レッスンはアニメーション付きスライドショー形式で主要機能を数分で説明します。
• さまざまな Asana の使用方法を試す — Asana はすべてのチームが仕事を管理できるよう設計されています。使用例を参考に、一般的またはチームのニーズに特化した Asana の使用方法を見つけてください。テンプレートも併せてご覧ください。
• iOS または Android アプリをダウンロード — モバイルアプリは、外出先でオンラインでもオフラインでもウェブアプリと同様にタスクやプロジェクトを作成したり、会話をしたり、進捗の更新情報を受けて仕事を管理したりするために使用できます。
• 他のツールと Asana を連携 — すでに使用しているツールと Asana を連携すると、コンテキストを切り替える必要がないため、それぞれのツールが一番得意とすることに使いながら効率よく仕事をこなすことができます。Asana の Gmail や Outlook をチェックして、チームとのメールから移行し始めましょう。
• 質問の回答を得る — Asana のコミュニティフォーラム には質問に答えたり Asana の利用方法を共有する Asana のエキスパート、お客様、支持者がたくさんいます。またサポートチームもスタンバイしています。
• 近くで開催されるトレーニングに参加— Asana Togetherは、教え、学び、つながることのできるエキスパートのためのグローバルコミュニティです。イベントページで、トレーニングやミートアップ、ウェビナーなどに登録できます。
• How to Asana を視聴する — How to Asana は当社の YouTube シリーズで、主要機能、ユースケース、ベストプラクティスを 3 分以内でご紹介しています。
• 1 ページにまとめた資料を印刷 しておくと、機能の簡単な説明を机に貼っておいたりキックオフミーティングの前後にチームと共有できて便利です。