Asana を始める方法

Asana へようこそ！

お客様が Asana を使って達成できることはたくさんあります。ここでは、Asana を始めるにあたって、知っておくべき最も大切な事柄を簡潔に説明します。

簡潔なデモを使った Asana の紹介

Asana の外観と機能は常に進化しています。お客様の画面はこの動画のものとは異なるかもしれませんが、主なコンセプトは同じです。

Asana の構造

プロジェクトとタスクは Asana の最も基本的な土台を構成するものです。

1. 組織は社内の共有メールドメインに基づいており、Asana を利用する社内の全員をつなげます。
2. チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングチームやセールスチームのような一般的なチームまたは「ニューヨークオフィス」のような機能的なグループに相当します。
3. プロジェクトは、中・長期目標やイニシアチブの達成に向けたすべての実行可能なステップ、情報、コミュニケーションを追跡するための場所です。チーム (およびポートフォリオ) に保管されます。
4. タスクはプロジェクトに保管され、誰がいつまでにどの仕事をするのかを明確に示します。タスクには関連するすべてのファイル、会話、手順を追加できるので、それらの情報を 1 か所で簡単に見つけられます。
5. ポートフォリオは、複数のプロジェクトをまとめて保管する場所です。イニシアチブまたは中期目標のもとに進めているプロジェクトすべてと、それらのステータス更新を 1 か所で表示します。

1. 最初のプロジェクトの作成方法

テンプレートを 1 つ活用することから始めて時間を節約しましょう。テンプレートはいわばスタート地点でもあるため、独自のプロジェクトを作成する前に、その構造を確認することができます。テンプレートは内容を変更したり、最初から作成したりすることもできます。

1. トップバーにあるオレンジ色の + ボタンをクリックし、プロジェクトを選択します。
2. テンプレートを使用するには、テンプレートタブをクリックし、スクロールしてチームの作業内容と一致するテンプレートを見つけます。テンプレートを使用をクリックし、名前を付けて参加チームを選択したら、プロジェクトを作成をクリックします。必要に応じて追加や削除ができます。
3. 独自のプロジェクトを作成するには、まずリストにするかボードにするかを決め、プロジェクトの名前と説明を入力したらプロジェクトを作成をクリックします。

Asana プロジェクトの仕組み

プロジェクトでは、主なプロジェクト、目標、大きな作業に関連するすべてのタスクを整理し計画します。プロジェクトは、リスト、ボード、カレンダー、またはタイムライン形式で表示できます。

Asana ではほぼすべての種類のプロジェクトやプロセスを計画し、管理できます。以下に最も一般的な例を紹介します。

• 期日のあるもの (例: イベント)
• 継続中のプロセス (例: エディトリアルカレンダー)
• 社内リクエストや問い合わせの管理 (例: 新規デザインリクエストの追跡)
• 情報の追跡 (例: 顧客アカウントの追跡)

使用例は、Asana の活用方法セクションやテンプレートライブラリをご覧ください。

2. プロジェクトを整理する

関連性のあるタスクをセクションや列でグループ分け

セクション (リストのレイアウト) や列 (ボードのレイアウト) を使うと、タスクをグループに分けることができます。セクションは、作業の進捗によって変わることのないカテゴリー分けに適しています。たとえば、タイムフレーム (四半期または月)、プロジェクトのフェーズ、またはかんばん式の「To-Do」「処理中」「完了」ごとにセクションを作ることもできます。

セクションを作成するには、Tab + N を入力します。ボードプロジェクトでは、列を追加をクリックしてください。

カスタムフィールドでプロジェクトのタスクをソートして絞り込む

カスタムフィールドは列ヘッダーのようなもので、優先度、タスクのステータス、コスト、承認といった条件によってプロジェクトのタスクを絞り込み、ソートするのに役立ちます。ヘッダーをクリックし、絞り込みとソートのボタンを使ってプロジェクトをグループ化できます。

3. タスクの作成方法

タスクは、実行可能なステップや To-Do、承認リクエストなどを表すものです。達成する必要があるマイルストーンとして機能することもあります。プロジェクトの大切な参照情報 (プロジェクトブリーフやプレゼン用のテンプレートなど) を保管できるので、必要な情報を簡単に見つけられます。タスクを作成するには、プロジェクトを開いてから、タスク名を入力し、Enter を押す、という手順で追加していきます。

通常、タスクには少なくとも仕事を完了させるために必要となる担当者、期日、作業指示またはコンテキスト (タスクの説明、添付ファイル、コメントなど) を含めます。

タスクの作成とコラボレーションの仕方

• 具体的でアクションの内容を基にしたタスク名を付けることで、作業内容を明確にできます。
• タスクの期限がわかり次第、現実的な期日をチームメイトに対して設定します。期限がわからなくても、おおよその期日を設定し、仕事が放置されないようにしましょう。開始日を追加してタスクの期間を表示することもできます。
• 文書について言及する際は、ファイルを添付する。
• チームメイトをコラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。
• 関連するタスク、プロジェクト、メンバーを @メンションすれば、タスクの説明欄に関連する仕事へのリンクを追加したり、チームメイトに呼び掛けたりできます。
• タスクにコメントを追加することにより、質問をしたり、チームメイトに返事をしたり、情報やインサイトを提供したりできます。

4. 自分の関与する仕事とその最新情報を見つける方法

プロジェクトの進捗状況と自分に割り当てられる仕事を把握できるように、Asana はたくさんのオプションを用意しています。サイドバーを開けば以下の内容をすばやく確認できます。

マイタスク

マイタスクには、自分に割り当てられたタスクとその期日だけが表示されます。タスクに完了済みのマークをつけたり、新規の仕事を確認したり、新しいタスクに取り掛かったりするのは、すべてマイタスクから始まります。

受信トレイ

受信トレイは、絞り込まれた更新情報のニュースフィードで、自分がフォローしている仕事の情報のみが表示されます。また、受信トレイから直接返信したり、すばやく自分の仕事にアクセスしたりできます。

Asana について学ぶための他のリソース

基礎をマスターしたら、その土台の上に知識を積み上げていきましょう。Asana チームも多くのリソースを追加しています。ありとあらゆる入門リソースが用意されていますので、自分に合った方法で学ぶことができます。

入門リソース	リソース
クイックビデオを視聴する	How to Asana を視聴するか Asana レッスンをクリックして見る。
トレーニングを受ける	ライブトレーニング、機能のライブデモ、Asana アカデミーに登録する
ヒントとなる記事にさっと目を通す	Asana ガイドまたは Asana ブログ
会話をする	Asana コミュニティフォーラムに登録する、または Asana トレーナーを雇う