Asana を始める方法

Asana へようこそ!

実際の Asana のお客様とそれぞれが Asana を使って達成した内容を示すカラフルな Asana タスクの写真 お客様が Asana を使って達成できることはたくさんあります。ここでは、Asana を始めるにあたって、知っておくべき最も大切な事柄を簡潔に説明します。

簡潔なデモを使った Asana の紹介

Asana の外観と機能は常に進化しています。お客様の画面はこの動画のものとは異なるかもしれませんが、主なコンセプトは同じです。

1. タスクの作成方法

Asana プロジェクトでタスクを作成する方法を示した GIF

タスクは、実行可能なステップや To-Do、承認リクエストなどを表すものです。達成する必要があるマイルストーンとして機能することもあります。プロジェクトの大切な参照情報 (プロジェクトブリーフやプレゼン用のテンプレートなど) を保管できるので、簡単に見つけられます。

タスクを作成するには、プロジェクトを開始し、タスク名を入力します。Enter を押せば、タスクを追加できます。

タスクのベストプラクティス

  • 具体的でアクションの内容を基にしたタスク名を付けることで、作業内容を明確にできます。
  • タスクの期限がわかり次第、現実的な期日をチームメイトに対して設定します。期限がわからなくても、おおよその期日を設定し、仕事が放置されないようにしましょう。開始日を追加してタスクの期間を表示することもできます。
  • 文書について言及する際は、ファイルを添付します。
  • チームメイトをコラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。
  • 関連するタスク、プロジェクト、メンバーを @メンションすれば、タスクの説明欄に関連する仕事へのリンクを追加したり、チームメイトに呼び掛けたりできます。
  • タスクにコメントを追加することにより、質問をしたり、チームメイトに返事をしたり、情報やインサイトを提供したりできます。

2. 最初のプロジェクトの作成方法

プロジェクトでは、具体的なイニシアチブ、目標、大きな作業に関連するすべてのタスクを整理し計画します。プロジェクトは、リストボードカレンダー、またはタイムライン形式で表示できます。

リスト、ボード、タイムライン、カレンダーを含む Asana の異なるプロジェクトビューを示した GIF

Asana で管理できるプロジェクトのタイプ

Asana ではほぼすべての種類のプロジェクトやプロセスを計画し、管理できます。以下に最も一般的な例を紹介します。

Asana プロジェクトの種類

Asana の活用方法のセクションで他の使用例をご覧いただくか、テンプレートライブラリの中からあらかじめ用意されているプロジェクトを使ってはじめてください。

3. プロジェクトを整理する

関連性のあるタスクをセクションや列でグループ分け

Asana リストビューでのセクションの一例

セクション (リストのレイアウト) や (ボードのレイアウト) を使うと、タスクをグループに分けることができます。セクションは、作業の進捗によって変わることのないカテゴリー分けに適しています。たとえば、タイムフレーム (四半期または月)、プロジェクトのフェーズ、またはかんばん式の「To-Do」「処理中」「完了」ごとにセクションを作ることもできます。

セクションを作成するには、Tab + N を入力します。ボードプロジェクトでは、「列を追加」をクリックしてください。

カスタムフィールドでプロジェクトのタスクをソートして絞り込む

Asana でカスタムフィールドを使いタスクをソートする方法

カスタムフィールドは列ヘッダーのようなもので、優先度、タスクのステータス、コスト、承認といった条件によってプロジェクトのタスクを絞り込み、ソートするのに役立ちます。ヘッダーをクリックし、絞り込みとソートのボタンを使ってプロジェクトをグループ化できます。

4. 自分の関与する仕事とその最新情報を見つける方法

プロジェクトの進捗状況と自分に割り当てられる仕事を把握できるように、Asana はたくさんのオプションを用意しています。サイドバーを開けば以下の内容をすばやく確認できます。

マイタスク

マイタスクで新規の Asana タスクに優先順位を付け、忘れずにその週の後半に行えるようにしている様子を示した GIF マイタスクには、自分に割り当てられたタスクとその期日だけが表示されます。タスクに完了済みのマークをつけたり、新規の仕事を確認したり、新しいタスクに取り掛かったりするのは、すべてマイタスクから始まります。

受信トレイ

一般的な更新情報を見る代わりに、自分に直接割り当てられた仕事によって Asana の受信トレイを絞り込み、ソートしている様子を示した GIF 受信トレイは、絞り込まれた更新情報のニュースフィードで、自分がフォローしている仕事の情報のみが表示されます。また、受信トレイから直接返信したり、すばやく自分の仕事にアクセスしたりできます。

5. Asana の構造

プロジェクトとタスクは Asana の最も基本的な土台を構成するものです。

Asana の構造の概要

  1. 組織は社内の共有メールドメインに基づいており、Asana を利用する社内の全員をつなげます。
  2. チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングチームやセールスチームのような一般的なチームまたは「ニューヨークオフィス」のような機能的なグループに相当します。
  3. プロジェクトは、中・長期目標やイニシアチブの達成に向けたすべての実行可能なステップ、情報、コミュニケーションを追跡するための場所です。チーム (およびポートフォリオ) に保管されます。
  4. タスクはプロジェクトに保管され、誰がいつまでにどの仕事をするのかを明確に示します。タスクには関連するすべてのファイル、会話、手順を追加できるので、それらの情報を 1 か所で簡単に見つけられます。
  5. ポートフォリオは、複数のプロジェクトをまとめて保管する場所です。イニシアチブまたは中期目標のもとに進めているプロジェクトすべてと、それらのステータス更新を 1 か所で表示します。

Asana について学ぶための他のリソース

インスピレーションを受けて創造力と好奇心にあふれる女性を示したイラスト

基礎をマスターしたら、その土台の上に知識を積み上げていきましょう。Asana チームも多くのリソースを追加しています。ありとあらゆる入門リソースが用意されていますので、自分に合った方法で学ぶことができます。

入門リソース リソース
クイックビデオを視聴する How to Asana を視聴するか Asana レッスンをクリックして見る。
トレーニングを受ける ライブトレーニング機能のライブデモAsana アカデミーに登録する
ヒントとなる記事にさっと目を通す Asana ガイドまたは Asana ブログ
会話をする Asana コミュニティフォーラムに登録する、または Asana トレーナーを雇う

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。