Asana を始める方法

Asana へようこそ!

実際の Asana のお客様とそれぞれが Asana を使って達成した内容を示すカラフルな Asana タスクの写真 お客様が Asana を使って達成できることはたくさんあります。ここでは、Asana を始めるにあたって、知っておくべき最も大切な事柄を簡潔に説明します。

簡潔なデモを使った Asana の紹介

Asana の外観と機能は進化し続けます。皆さんの画面はこのビデオとは異なるかもしれませんが、主なコンセプトは同じです。

1. タスクの作成方法

Asana のプロジェクトでタスクを作成する方法を示す GIF

タスクは、実行可能なステップや To-Do、承認リクエストなどを表すものです。達成する必要があるマイルストーンとして機能することもあります。プロジェクトの大切な参照情報 (プロジェクトブリーフやプレゼン用のテンプレートなど) を保管でき、それらを簡単に見つけられます。

タスクを作成するには、プロジェクトを開き、タスク名を入力します。Enter を押せば、タスクを追加できます。

タスクのベストプラクティス

  • 具体的でアクションの内容を基にしたタスク名を付けることで、作業内容を明確にできます。
  • タスクの期限がわかり次第、現実的な期日をチームメイトに対して設定します。期限がわからなくても、おおよその期日を設定し、仕事が放置されないようにしましょう。開始日を追加してタスクの期間を表示することもできます。
  • 文書について言及する際は、ファイルを添付します。
  • チームメイトをコラボレーターに追加することで、タスクの進捗に関する最新情報を周知します。
  • タスクの説明欄で関連するタスク、プロジェクト、メンバーを @メンションすれば、関連する仕事へのリンクを追加したり、チームメイトに呼び掛けたりできます。
  • タスクにコメントを追加することにより、質問をしたり、チームメイトに返事をしたり、情報やインサイトを提供したりできます。

2. 最初のプロジェクトの作成方法

プロジェクトでは、具体的なイニシアチブ、目標、大きな作業に関連するすべてのタスクを整理し計画します。プロジェクトは、リストボードカレンダー、またはタイムライン形式で表示できます。

リスト、ボード、タイムライン、カレンダーを含む Asana の異なるプロジェクトビューを示した GIF

Asana で管理できるプロジェクトのタイプ

Asana ではほぼすべての種類のプロジェクトやプロセスを計画し、管理できます。以下に最も一般的な例を紹介します。

Asana プロジェクトの種類

Asana の活用方法のセクションで他の使用例をご覧いただくか、テンプレートライブラリの中からあらかじめ用意されているプロジェクトを使ってはじめてください。

3. プロジェクトを整理する

関連性のあるタスクをセクションや列でグループ分け

Asana リストビューでのセクションの一例

セクション (リストのレイアウト) や (ボードのレイアウト) を使うと、タスクをグループに分けることができます。セクションは、作業の進捗によって変わることのないカテゴリー分けに適しています。たとえば、タイムフレーム (四半期または月)、プロジェクトのフェーズ、またはかんばん式の「To-Do」「処理中」「完了」ごとにセクションを作ることもできます。

セクションを作成するには、Tab + N を入力します。ボードプロジェクトでは、「列を追加」をクリックしてください。

カスタムフィールドでプロジェクトのタスクをソートして絞り込む

Asana でカスタムフィールドを使いタスクをソートする方法

カスタムフィールドは列ヘッダーのようなもので、優先度、タスクのステータス、コスト、承認といった条件によってプロジェクトのタスクを絞り込み、ソートするのに役立ちます。ヘッダーをクリックし、絞り込みとソートのボタンを使ってプロジェクトをグループ化できます。

4. 自分の関与する仕事とその最新情報を見つける方法

プロジェクトの進捗状況と自分に割り当てられる仕事を把握できるように、Asana はたくさんのオプションを用意しています。サイドバーを開けば以下の内容をすばやく確認できます。

マイタスク

マイタスクで新規の Asana タスクに優先順位を付け、忘れずにその週の後半に行えるようにしている様子を示した GIF マイタスクには、自分に割り当てられたタスクとその期日だけが表示されます。タスクに完了済みのマークをつけたり、新規の仕事を確認したり、新しいタスクに取り掛かったりするのは、すべてマイタスクから始まります。

受信トレイ

一般的な更新情報を見る代わりに、自分に直接割り当てられた仕事によって Asana の受信トレイを絞り込み、ソートしている様子を示した GIF 受信トレイは、絞り込まれた更新情報のニュースフィードで、自分がフォローしている仕事の情報のみが表示されます。また、受信トレイから直接返信したり、すばやく自分の仕事にアクセスしたりできます。

5. Asana の構造

プロジェクトとタスクは Asana の最も基本的な土台を構成するものです。

Asana の構造の概要

  1. 組織は社内の共有メールドメインに基づいており、Asana を利用する社内の全員をつなげます。
  2. チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングチームやセールスチームのような一般的なチームまたは「ニューヨークオフィス」のような機能的なグループに相当します。
  3. プロジェクトは、中・長期目標やイニシアチブの達成に向けたすべての実行可能なステップ、情報、コミュニケーションを追跡するための場所です。チーム (およびポートフォリオ) に保管されます。
  4. タスクはプロジェクトに保管され、誰がいつまでにどの仕事をするのかを明確に示します。タスクには関連するすべてのファイル、会話、手順を追加できるので、それらの情報を 1 か所で簡単に見つけられます。
  5. ポートフォリオは、複数のプロジェクトをまとめて保管する場所です。イニシアチブまたは中期目標のもとに進めているプロジェクトすべてと、それらのステータス更新を 1 か所で表示します。

Asana について学ぶための他のリソース

インスピレーションを受けて創造力と好奇心にあふれる女性を示したイラスト

基礎をマスターしたら、その土台の上に知識を積み上げていきましょう。Asana チームも多くのリソースを追加しています。ありとあらゆる入門リソースが用意されていますので、自分に合った方法で学ぶことができます。

入門リソース リソース
クイックビデオを視聴する How to Asana を視聴するか Asana レッスンをクリックして見る。
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ヒントとなる記事にさっと目を通す Asana ガイドまたは Asana ブログ
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