トライアルを始める

Asana を初めてご利用になる方も無料版をご利用中の方でも、Asana PremiumAsana Business の機能を知るには、まずトライアル版をご利用ください。どちらもビジネス用に作られており、プロジェクトを管理し、ささいなことから主要なプロジェクトまでを順調に進めるのに役立ちます。この記事は Asana のすべて をカバーするわけではありませんが(その目的にはクイックスタートを参照してください)、Premium および Business を活用する方法を素早く理解するのに役立ちます。

無料トライアルに登録する必要がある場合は、Premium または Business を選択し、この記事を参照して始めましょう。

以下の手順に従い始めます。詳細も併せてご確認ください。

  1. Asana ドメインチームを招待しチームを作成します。
  2. コラボレーションするためのパイロットプロジェクトを選びます。テンプレートを使うとすぐに始めることができます。
  3. Premium および Business 機能を使用します。以下の機能の概要で、使用例や使用方法を確認してください。
  4. iOS または Android アプリをダウンロードすれば、外出先でも仕事が可能に。どこからでも、さらにはオフラインでも最新情報を確認できます。
  5. プロジェクトを進めながらフィードバックを収集して実践し、何がチームにとって効果的なのかを把握します。
  6. 30 名以上のユーザーを抱えるチームが Business トライアルを利用する場合、カスタマーサクセスチームにご連絡ください。オンボーディングやトレーニングのコンサルティングを無料で提供しております

1. トライアルを始める前に知っておくべきこと

Asana は生産性、コラボレーション、チームや組織間の調整を向上させるために作られた、優れた共同仕事管理ツールの 1 つです。すべてをメール、ファイル、終わりのないミーティング、チャットで管理する代わりに、Asana を使い、仕事の計画、管理、監視を 1 か所で行います。また、ご利用中のコラボレーションツールと統合できるため、連携を保つことができます。

トライアルを始める前に Asana の基本を押さえましょう。

チームを招待し、トライアル期間中にメンバー全員が Asana を使い評価できるようにしましょう。

2. テンプレートを利用する

Asana の感じを掴むには、まずいつものプロジェクトやプロセスで使ってみるのが一番です。具体的なプロセスはチームにより異なりますが、Asana には数多くのテンプレートがあるため、すぐに始めることができます。人気があるのは、仕事のリクエストテンプレート、コンテンツカレンダーテンプレート、そして製品リリーステンプレートです。

スプレッドシートで仕事やプロジェクトの計画をしている場合は、CSV インポート機能 を使えば数回のクリックで Asana に取り込むことができます。

無料版の Asana をご利用中なら、既存のタスクやプロジェクトに Premium 機能や Business 機能を試してみてください。 その場合でも、機能をテストするプロジェクト名とその方法を明記することをお勧めします。たとえば、優先度カスタムフィールドデザインリクエストプロジェクトで使用したり、依存関係イベントプランで使用したりできます。最後にそのプロジェクトをポートフォリオに追加し 、全てを管理できるようにします。

実際に使われているサンプルを見るには、Asanaのプロジェクト例使用例のベストプラクティスやヒント顧客のケーススタディをご利用ください。

3. Business の主要機能

最初のプロジェクトで、トライアルを最大限に活用しましょう。PremiumBusiness には下記に紹介する以上の機能がありますが、どれも連携が楽ですぐに使い始めることができるものばかりです。

ポートフォリオ (Business 限定機能)

ポートフォリオは、特定のプロジェクトやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するのに最適の手段です。よくアクセスするプロジェクトを簡単にファイリングして整理し、プロジェクトオーナーや期限、ステータス、優先度などでソートすることができます。

ポートフォリオを作成するには、サイドバーでポートフォリオをクリックした後に新規ポートフォリオをクリックし、追加したいプロジェクト名を入力します。

ポートフォリオは主なプロジェクトチームやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最善の手段

URL をコピーすればドメイン内の Asana ユーザーとポートフォリオを共有できます。

ワークロード (Business 限定機能)

プロジェクトマネージャーやリーダーが苦労する仕事量の管理。複雑なシステムを駆使したり、メールやドキュメント、会議などからの情報を手作業でつなぎ合わせたりしていたのでは、時間がかかって仕方ありません。しかしワークロードを使えば、Asana ですでに割り当てられている仕事に基づいてチームの余力を正確かつ一目で確認することが可能。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、イニシアチブを順調に進めることができます。

ワークロードはポートフォリオと連動して機能します。余力をモニタリングしたいプロジェクトをポートフォリオに追加すると、仕事量データが反映されます。

ワークロードビューで複数の担当者間の仕事量を調整し直しているスクリーンショット

ワークロードを使い始めるためのわかりやすいチュートリアルをご用意しました。

校正 (Business 限定機能)

校正機能を使うと、関係者は画像に具体的かつ実行可能なフィードバックを残すことができるため、チームメイトはフィードバックを取り入れるためにすべきことを把握できます。 Asana の校正機能を使うと、レビュアーはアセットに直接コメントすることができるため、コンテキストのあるフィードバックが提供されることになります。各コメントは実行可能なサブタスクに変換されるため、作成者はどのように反映するかを判断できます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

これにより、レビュアーは自分のアイデアを明確にすることができ、作成者はフィードバックを反映するかどうかを決めることができる (そしてすべての記録を 1 か所に残すことができる) ため、フィードバックのやり取りのプロセスがさらに簡単になります。

フォーム (Business 限定機能)

リクエストを出したりプロジェクト要件を説明するのにドキュメントやメールの方が慣れているかもしれませんが、この情報は時にまとまりがなく不完全なため、見落とさないにしても、混乱と減速の原因になります。代わりに、フォームを作成し、リクエストのプロセスを統一します。フォームは送信されると特定のプロジェクトに紐付けられ、必要な情報を事前に集め、管理も 1 か所でまとめてできます。

クリエイティブブリーフを提出するために Asana で作成したフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。

フォームはこちらのステップでセットアップできます

4. Premium の主要機能

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使うと、各タスクまたはポートフォリオ内のプロジェクトの具体的な詳細を一様に追跡できます—スプレッドシートの列と同じです。プロジェクトやポートフォリオの絞り込みやソートまたはリスクのある仕事や承認などの報告に利用できます。

フィールド名や値はカスタマイズ可能なので、ステージ、優先度、コストなどワークフロー、チーム、会社にとって重要な事項ごとにフィールドを作成できます。また、カスタムフィールドに変更があった際に通知を受けるので、プロジェクトを進め承認を明確にすることができます。

カスタムフィールドを作成するには、プロジェクト上部にある、青字で書かれたカスタムフィールドの追加リンクをクリックします。

Asana プロジェクトの上部にある青いリンクをクリックすることでカスタムフィールドを作成する方法を示す GIF 画像

Asana Business ではカスタムフィールドをロックできるので、全員が正しいフィールドを使うように設定でき、組織内で Asana の使用頻度が高くなった場合でも一貫性を維持できます。

テンプレート

Asana が作成したテンプレートを利用するか独自のカスタムテンプレートを作成し保存することで、チームの共通するプロセスを統一することができます。これにより、プロジェクトのセットアップにかかる時間を節約し、毎回見落としなく同じステップを踏むことができます。 すべてのテンプレートはこちらからご覧いただけます

また、CSV インポート機能を使えば、数回のクリックで既存のスプレッドシートをプロジェクトに変えることができます。

開始日

開始日は、最後になって慌てることなく期日を守るために仕事を始めるべき日を表します。またスケジュールに思わぬ問題が発生しないよう、具体的な期日のあるプロジェクトを計画する際にも役立ちます。

ブログの投稿記事を書いたり動画を作成したりと、何日かにまたがって作業をするタスクに開始日を使用します。

タスクの依存関係

複雑なプロジェクトを計画通り進め、仕事が予定通りに完了するように、タスクに別のタスクに対する待機状態を持たせます。この機能は明確なプロセスを構築し、混乱を最小限に抑えるのに役立ちます。全員の進捗が管理できるため、依存関係を使えば時間の節約にもなります。

下書きが終わってからレビューする、最終的な品質保証を終えてからウェブページを公開するなど、決められた順序で実行する必要のあるタスクに依存関係を使用します。

タイムライン

プロジェクトのすべてを一目で確認できる美しいリアルタイムビューを作成し、プロジェクトを順調に進めましょう。タイムラインがあれば、プロジェクトプランを数分で確認、共有、調整できます。

Asana のタイムラインはガントチャート式ビューと同じですが、全ての仕事がつながっているため、それより使いやすいものになっています。期日のあるプロジェクトの計画および管理に利用します

タイムラインは仕事のつながりを視覚化できるため、依存関係や開始日のあるタスクに威力を発揮します。仕事の進捗に伴い、ドラッグアンドドロップしてスケジュールを見たり矛盾がないか確認したりできます。

これで終了ではありません!Premium 機能のすべてその仕組みをご確認ください

5. 疑問を解決する

Premium および Business を使ううちに出てくる疑問には、次のリソースを参照してください。

ログイン

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パスワードを忘れた場合

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会社用のメールアドレスを入力すると、Asana でチームとつながることができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。