トライアルを始める

Asana を初めてご利用になる方も無料版をご利用中の方でも、Asana PremiumAsana Business の機能を知るには、まずトライアル版をご利用いただくのがおすすめです。Premium と Business はどちらもビジネス用に設計されており、プロジェクトを管理し、個人的な To-Do から会社全体の大きなイニシアチブまでを順調に進めるのに役立ちます。この記事は Asana のすべて をカバーするわけではありませんが (その目的にはクイックスタートを参照してください)、Premium と Business の強力な機能をすぐに理解するのに役立ちます。

無料トライアルに登録する場合は、Premium または Business を選択し、この記事をスタートガイドとして参照してください。

最初に以下の手順に従ってください。そのあと、さらに詳細をご説明します。

  1. Asana のドメインチームを招待し、チームを作成します。
  2. チームで一緒に取り組むパイロットプロジェクトを選択します。Asana テンプレートを使うとすぐに始められます。
  3. [Premium 機能]](/guide/team/advanced/premium-overview)および Business 機能を使用します。以下の機能の概要で、使用例や使用方法を確認してください。
  4. iOS または Android アプリをダウンロードすれば、どこにいても、さらにはオフライン (英語) でも、仕事をして、最新情報を確認できます。
  5. プロジェクトを進めながらフィードバックを収集してルールを設定し、何がチームにとって効果的なのかを把握します。

1. トライアルを始める前に知っておくべきこと

Asana は、生産性、コラボレーション、チームや組織間の調整を向上させるために作られた、世界トップクラスの共同ワークマネジメントツールです。すべてをメール、ファイル、終わりのないミーティング、チャットで管理しようとする代わりに、Asana を使えば、仕事の計画、管理、監視を 1 か所で行うことができます。また、他のコラボレーションツールと統合できるため、仕事が分断されることはありません。

Asana の構造の概要

トライアルをスムーズに始めるために、まず Asana の基本をご確認ください。

トライアル期間中にチームメンバーを招待し、全員が Asana を使い、評価できるようにしましょう。

2. テンプレートの利用

Asana の感じをつかむには、まずいつものプロジェクトやプロセスで使ってみるのが一番です。具体的なプロセスはチームにより異なりますが、Asana には数多くのテンプレートがあるため、すぐに始めることができます。人気があるのは、仕事リクエストテンプレート、コンテンツカレンダーテンプレート、製品リリーステンプレートなどです。

スプレッドシートで仕事やプロジェクトの計画を管理している場合は、CSV インポート機能を使用して数回のクリックで Asana に取り込むことができます。

無料版の Asana をご利用中なら、既存のタスクやプロジェクトで Premium 機能や Business 機能を試してみてください。その場合でも、どのプロジェクトで機能を試すか、どのようにテストするかを具体的に考えることをおすすめします。たとえば、優先度のカスタムフィールドデザインリクエストプロジェクトで使用したり、依存関係イベントプランで使用したりすることが考えられます。そして、それらのプロジェクトをポートフォリオに追加し、すべてを管理できるようにしてみましょう。

実際の使用の様子や例を見るには、Asana のプロジェクト例使用例のベストプラクティスやヒントお客様のケーススタディをご覧ください。

3. Business の主要機能

最初のプロジェクトを選んだら、トライアルを最大限に活用しましょう。PremiumBusiness には下記に紹介する以上の機能がありますが、どれも簡単に連携できてすぐに使い始めることができるものばかりです。

ポートフォリオ (Business 限定機能)

ポートフォリオは、特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するのに最適の手段です。よくアクセスするプロジェクトを簡単にファイリングして整理し、プロジェクトオーナーや期限、ステータス、優先度などでソートすることができます。

ポートフォリオを作成するには、サイドバーで「ポートフォリオ」をクリックした後に「新規ポートフォリオ」をクリックし、追加するプロジェクト名を入力します。

ポートフォリオは主なイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するための最適な手段

ポートフォリオの URL をコピーすればドメイン内の任意の Asana ユーザーとポートフォリオを共有できます。

ワークロード (Business 限定機能)

プロジェクトマネージャーやリーダーが苦労する仕事量の管理。複雑なシステムを駆使したり、メールや文書、会議などからの情報を手作業でつなぎ合わせたりしていたのでは、時間がかかって仕方ありません。ワークロードを使えば、Asana ですでに割り当てられている仕事に基づいてチームの余力を正確にそして一目で確認できます。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による作業の割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、イニシアチブを順調に進められます。

ワークロードはポートフォリオと連動して機能します。余力をモニタリングしたいプロジェクトをポートフォリオに追加すると、仕事量のデータが反映されます。

ワークロードビューで複数の担当者間で仕事量を調整し直しているスクリーンショット

ワークロードを使い始める方のためのわかりやすいチュートリアルをご用意しました。

校正 (Business only)

校正機能を使うと、関係者は画像に具体的かつ実行可能なフィードバックを残すことができるため、チームメイトはフィードバックを取り入れるためにすべきことを把握できます。Asana の校正機能を使うと、レビュアーはアセットに直接コメントできるため、コンテキストのあるフィードバックが提供されることになります。各コメントは実行可能なサブタスクに変換されるため、作成者はどのように反映するかを判断できます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

これにより、レビュアーは自分の考えを明確にし、作成者はフィードバックを反映するかどうかを決められるため、フィードバックのやり取りのプロセスがさらに簡単になります。その上、すべての記録を 1 か所に残すことができます。

フォーム

リクエストの送信やプロジェクト要件の説明に文書やメールを使うことに慣れているかもしれませんが、この情報はしばしばまとまりがなく不完全なため、見落とされなかったとしても、混乱と減速の原因になります。代わりにフォームを作成し、リクエストのプロセスを統一しましょう。送信されたフォームは特定のプロジェクトに紐付けられ、必要な情報を事前に集め、管理も 1 か所でまとめてできます。

クリエイティブブリーフを提出するために Asana で作成したフォームのスクリーンショット

フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) フォームを送信することができます。送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。

フォームはこちらの手順でセットアップできます

4. Premium の主要機能

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使うと、各タスクまたはポートフォリオ内のプロジェクトの具体的な詳細を、スプレッドシートの列のように一様に追跡できます。プロジェクトやポートフォリオの絞り込みやソート、またはリスクのある仕事や承認などのレポートに利用できます。

フィールド名や値はカスタマイズ可能なので、ステージ、優先度、コストなど、ワークフロー、チーム、会社にとって重要な事項ごとにフィールドを作成できます。また、カスタムフィールドに変更があった際に通知を受け取ることができるので、プロジェクトを進め、承認を明確にすることができます。

カスタムフィールドを作成するには、プロジェクト上部にある、青字の「カスタムフィールドの追加」リンクをクリックします。

Asana プロジェクトの上部にある青いリンクをクリックすることでカスタムフィールドを作成する方法を示す GIF 画像

Asana Business ではカスタムフィールドをロックできるので、全員が正しいフィールドを使うように設定でき、組織内で Asana の使用が増えた場合でも一貫性を維持できます。

テンプレート

Asana テンプレートを利用するか独自のカスタムテンプレートを作成し保存することで、チームの共通するプロセスを統一できます。これにより、プロジェクトのセットアップにかかる時間を節約し、毎回見落としなく同じステップを踏むことができます。すべてのテンプレートはこちらからご覧いただけます

また、CSV インポート機能を使えば、数回のクリックで既存のスプレッドシートをプロジェクトに変換できます。

開始日

開始日は、最後になって慌てることなく期日を守るために仕事を始めるべき日を表します。またスケジュールに思わぬ問題が発生しないよう、具体的な期日のあるプロジェクトを計画する際にも役立ちます。

ブログの投稿記事を書いたり動画を作成したりと、何日かにまたがって作業をするタスクに開始日を使用します。

タスクの依存関係

複雑なプロジェクトを計画通り進め、仕事が予定通りに完了するように、タスクに別のタスクに対する待機状態を持たせます。この機能は明確なプロセスを構築し、混乱を最小限に抑えるのに役立ちます。全員の作業の開始と完了の進捗が管理できるため、依存関係を使えば時間の節約にもなります。

下書きが終わってからレビューする、最終的な品質保証を終えてからウェブページを公開するなど、決められた順序で実行する必要のあるタスクに依存関係を使用します。

タイムライン

プロジェクトのすべてを一目で確認できる美しいリアルタイムビューを作成し、自信を持って作業を開始し、プロジェクトを順調に進めましょう。タイムラインがあれば、プロジェクトプランを数分で確認、共有、調整できます。

Asana のタイムラインはガントチャート式ビューに似ていますが、すべての仕事がつながっているため、それより使いやすいものになっています。タイムラインを期日のあるプロジェクトの計画および管理に利用します

タイムラインは仕事のつながりを視覚化できるため、依存関係や開始日のあるタスクに威力を発揮します。仕事の進捗に伴い、ドラッグ & ドロップしてスケジュールを見たり矛盾がないか確認したりできます。

5. 疑問を解決する

Premium および Business を使ううちに出てくる疑問については、以下のリソースを参照してください。

*このオファーは地域や言語によって異なります。チームが対象になるかどうかを確認するには、カスタマーサクセスチームにお問い合わせください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。