タスクの作成、割り当て、応答

タスクとは?

タスクは、誰がいつまでに何を担当するのかを明確にするための実行可能なステップや To-Do を表しますが、アイデア参照用の資料に使うこともできます。チームメイトに何かを聞く必要があるたびにメールを送っているという方は、代わりにタスクを利用することをお試しください。

たとえば、近いうちに行われるキャンペーン用のビデオを制作するタスクがあり、他のチームメイトがその企画を担当するとします。この場合、これらのタスクはキャンペーン管理プロジェクトで追跡できます。

タスクには、関係するすべてのファイル、会話、指示が格納されるため、情報を 1 つの適切な場所にキープしておけます。通常、タスクはプロジェクトの一部なので、チームメイトはタスクを簡単に見つけて確認できます。

チュートリアルを視聴する

短いチュートリアルシリーズの How to Asana を視聴すると、Asana の使い方を短時間で学習できます。また、Asana レッスンも短くておすすめのチュートリアルです。

タスクの作成方法

Asana のタスク作成の GIF

タスクを作成する主な方法には以下の 3 通りがあります。

  1. トップバーのオレンジ色の + ボタンから。
  2. プロジェクトの「タスクを追加」ボタンから。
  3. タスクリスト内をクリックし、Enter を押して入力する。

メールSlack メッセージからタスクを作成することもできます。Asana とよく使われているツールを連携させることで、時間を節約し、タスクをさらに管理しやすくすることができます。

タスクのヒントとベストプラクティス

優れたタスクを作成する方法と、自分に割り当てられたタスクに応答する方法について、いくつかのヒントをご紹介します。

優れたタスクの作成

仕事を管理するために担当者、期日、説明、添付がある Asana タスクのスクリーンショット

  1. わかりやすくて実行可能なタスク名を付けます。たとえば、単に「ブログ記事」とするよりも「ブログ記事の初稿を完成させる」とします。
  2. タスクを自分やチームメイトに割り当てます。タスクに設定される担当者は 1 人のみなので、担当が曖昧になることはありません。
  • タスクを完了させるために複数の担当者による作業が必要な場合は、タスクをサブタスクに分割できます。
  1. 開始日と期日を追加してタスクの期間と最終期限を示します。チームメイトは、より効果的に時間をタスクに割り当てて、いつまでにそのタスクを終わらせればよいかを把握できます。
  2. タスクの説明に、詳細、手順、背景情報などを記入します。これにより、仕事の開始から完了までに必要なすべての情報が担当者に伝わります。
  3. 必要なファイルを添付します。Asana は、Google ドライブDropboxOneDriveBox連携しているため、使用中のツールから簡単にファイルを添付できます。
  4. タスクによっては、先に他の仕事が終わるまで着手できないものもあるでしょう。そのような場合はタスクの依存関係を設定することで、仕事を適切な順序とタイミングで進められます。
  5. 最後に、タスクにコラボレーターを追加できます (メールの CC のようなものです)。コラボレーターは、タスクのアクティビティに関する通知を受け取ります。コラボレーターはいつでも追加または削除できます。
  6. タスクを完了させたら、タスク名の横にあるチェックマークをクリックします。チームメイトに成果を伝えるには、コメントを投稿します。

大きなプロジェクト目標 (収益目標の達成など) や、次のフェーズに進むために必要な大きな仕事 (イベント会場の決定など) を表すために、タスクのマイルストーンを作成することもできます。

プロジェクト、タスク、またはサブタスクのどれを作成すればよいのか?

多くのお客様がこの質問をされており、その答えは、お客様が何を達成しようとしているのか、そしてどのように情報を表示したいのかによります。以下のフレームワークと、正しい方法の選択に役立ついくつかのポイントをチェックしてみてください。

組織からチーム、プロジェクト、タスク、サブタスクに至る Asana の階層構造の画像と、各階層の例

プロジェクトを作成するべき場合... タスクを作成するべき場合... サブタスクを作成するべき場合...
工数量 複数の関係者が協力して作業する、長期間目標に向けた規模の大きい取り組みである。または、作業を追跡するための中心的な場所が必要である。 数分〜数日で達成できる一人分の単発的な To-Do アイテムを記録して管理したい。 タスクが複数の人に分担され、それぞれがタスクの完了に貢献している。 プロジェクト: エディトリアルカレンダー
タスク: ブログ記事を投稿する
サブタスク: ブログ用にお客様の声を収集する
ビュー プロジェクトとそのタスクをさまざまなビュー (リスト、ボード、タイムライン、カレンダー) で確認し、それらをポートフォリオやダッシュボードで報告したい。 タイムライン、ダッシュボード、またはワークロードのいずれかのビューで作業を表示したい (サブタスクはここでは表示されません)。 タイムラインビュー、ダッシュボードビュー、ワークロードビューでサブタスクを表示する必要はない。(表示したい場合は、親タスクをプロジェクトに変換してください。) プロジェクト: 製品の発売
タスク: 市場調査の実施
サブタスク: マーケティング用のリサーチサマリーの作成
複雑さ 作業には多くのステップ、ステージ、関係者、または段階がある。 (プロジェクト全体ではなく) 特定の作業について、一部の関係者とコミュニケーションを取りたい。 タスクをより小さな作業に分割したい。(ただし、異なる関係者に割り当てられたサブタスクが 5 つ以上あるような場合は、そのタスクをプロジェクトとすべきではないかを検討してください)。 プロジェクト: 新春キャンペーン
タスク: キャンペーンメッセージの最終決定
サブタスク: キャンペーンメッセージのレビュー

タスクへの応答とコラボレーション

タスクは、Asana のドメインにいる全員が作成し、全員に対して割り当てることができます。次のヒントを活用してコラボレーションをさらに盤石にしましょう。

  • タスクを割り当てられたら、いいねをして、タスクを確認したことと開始する意思を示すことができます。
  • 自分がそのタスクに適任ではない場合は、他のユーザーに再割り当てするか、タスクのコメントで話し合うことができます。
  • タスクの途中でタスクのコメントに更新情報を入力すれば、タスクのコラボレーターがそれに応答したり、進捗を把握したりすることができます。
  • コメントに大切な情報や最終的な決定事項が含まれる場合は、すぐに確認できるようにトップにピン留めできます。
  • タスクまたはコメントに他のユーザーの注意を引くには、@メンションを使います。相手は通知を受けるので、そのタスクにすばやくアクセスできます。タスクで @メンションされたメンバーは、自動的にコラボレーターとして追加されます。
  • プロジェクト、タスク、会話の名前を @メンションして、仕事同士を関連付けて参照しやすくすることもできます。

チームメイトを @メンションするには、コメントまたは説明フィールドに @ とチームメイトの名前を入力します

タスクをマスターするためのその他のリソース

以下のリソースでは、視覚的に学んだり、掘り下げたトレーニングを受けたりすることができます。

リソース リンク
Asana レッスン タスクの基礎を 5 分で学ぶ
タスクのビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
タスク管理のオンデマンドコース Asana アカデミーに登録
コミュニティとつながる 近日中に開催されるトレーニングに参加するかコミュニティフォーラムでタスクに関するスレッドをはじめる

申し訳ありませんが、このブラウザーはサポートされていません

Asana は現在お使いのインターネットブラウザーに対応していません。こちらの対応ブラウザーのいずれかを使ってご登録ください。

言語を選択

言語を選択すると asana.com の言語および / またはコンテンツが変更されます。