最初のタスクを追加する

タスクとは?

タスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む は、Asana で作業を分割し追跡する方法です。

タスクは単体で使うこともプロジェクトプロジェクト プロジェクトとは、さまざまなタスクがリスト化されたものです。 続きを読む 内にまとめることもできます。プロジェクトはタスクをグループ化する方法で、Asana のチーム内で整理されます。たとえば、ブログの投稿を作成するタスクはあなたが、レビューは別のチームメイトが担当するとします。このタスクは 投稿カレンダープロジェクトで管理でき、Asana のマーケティングおよびコミュニケーションチームに格納されます。

タスクの基本を 5 分間の Asana レッスンで学びましょう。

タスクを追加する方法

新規タスクをすばやく追加するには、トップバーにあるオレンジ色の + ボタンをクリックします。またはプロジェクトのリストビューマイタスクリストからも追加することができます。

タスクを追加する方法

自分のタスクを作成することから始めます。するべきことをリストアップして、期限(今日、明日、今週、今月の終わり頃)を設定します。 たとえば、「Asana の使い方に関する記事をすべて読む」「Katrina とのミーティングの予定を組む」「プレゼンテーション資料の下書きをする」など、オーナーと結果が明確なタスクを書き出します。 それから情報の共有、作業に関するフィードバックの提供、質問への回答などのタスクをチームメイトに割り当てます。

最初のタスクを他の人に割り当てる

組織の中で最初に Asana を使う場合、タスクの割り当てフィールドにチームメイトのメールアドレスを入力し、Asana に招待します。招待されたユーザーは、登録するとすでに割り当てられているタスクが表示されるので、すぐに取り掛かることができます。

Asana を試すことに関心を持って楽しめるチームメイトを選び、小さいグループから始めます。

チームですでに Asana を使っている場合は、タスクの担当者フィールドをクリックし、チームメイトの名前とメールアドレスを入力します。タスクが開いている時にキーボードショートカット Tab + Aを使い担当者を選択することもできます。タスクを割り当てたチームメイトには通知が届きます。

タスクを作成する

タスクをクリックすると、右ウィンドウがタスクの詳細と共に表示されます。タスクの詳細には主に担当者担当者 タスクまたはサブタスクを担当する人です。タスクまたはサブタスク 1 件につき、割り当てることができる担当者は 1 人です。 続きを読む 期日期日 タスクやサブタスクの完了期限となる日です。 続きを読む タスクの説明タスクの説明 タスクの説明は、ユーザーがタスクに詳細やコンテキストを追加できるテキストフィールドです。 続きを読む コメントコメント タスクや会話にコメントを追加して、助言したり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。 続きを読む フォロワーフォロワー タスクにフォロワーを追加します。フォロワーはそのタスクの更新に関する通知を受け取ります。 続きを読む などが含まれます。

タスクの作成は簡単です。

  1. 仕事の内容を表すような分かりやすいタスク名を付けましょう。たとえば、「デザインの作成」ではなく「デザインレビューのフィードバックを反映させる」とすれば、作業はあやふやで漠然としたものから明確で管理しやすいものになります。
  2. 次にタスクを自分自身またはチームメイトに割り当てます。タスクの担当者は 1 人だけなので、誰がいつまでに何をするかが明白です。作業を完成させるのに複数の人間が必要な場合は、タスクをサブタスクに分けることもできます。
  3. 開始日と期日を追加してタスクの期間と最終期限を示します。チームメイトは、より効果的に時間をタスクに割り当てていつまでにそのタスクを終わらせれば良いかを把握することができます。
  4. タスクの説明エリアに、詳細、指示、タスクの前後関係を記すことで、担当者は何を求められているかを把握できます。また、タスクを完了させるために必要または役に立つファイルを添付します。
  5. 最後に、タスクにフォロワーを追加します (メールの CC のようなものです)。フォロワーは、タスクのアクティビティに関する通知を受け取ります。フォロワーはいつでも追加/削除できます。
  6. タスクを完了したら、タスク名の隣のチェックマークをクリックし、必要な場合は他のメンバーが使用または参照できるように最終版のファイルを添付します。これで、仕事が終わったことが全員に周知されます。

また、大きなプロジェクト目標 (収益目標の達成など) や次のフェーズのブロックを解除する仕事 (イベントの現場の確認など) を示すためにタスクのマイルストーンを作成することもできます。

マイタスクで仕事を整理し完了させる

マイタスクはミッションコントロールで、仕事を終わらせ整理された状態を維持するために役立ちます。割り当てられた仕事はマイタスクで一覧表示されるため、タスクリストを確認するところから 1 日を始めることをお勧めします。

マイタスクで仕事を整理整頓

毎日新規タスクを確認する

  • 新規タスクは上部の新規タスクに表示されます。誰もがあなたにタスクを割り当てることができ、また自分で作成することもできます。
  • 新規タスクが溜まっていくのを避けるため、新規タスクセクションに置くタスクは常に 10 までと決めましょう。

Asana のやり方で 1 日をプランし、ヒントを参考にタスクを掌握します。

タスクに優先順位を付ける

  • キーボードショートカット Tab-Y を使い、今日中に終わらせる必要のあるタスクに今日と印をつけます。 残りのタスクを近日 (Tab-U) または後日 (Tab-L) と印をつけます。このセクションにタスクをドラッグすることもできます。
  • 理想的なのは「今日」になっているタスクが 3〜5 である状態です。1 日の始めに優先度を見直し、自分の仕事を把握します。「近日」のタスクも確認して頭の片隅に置き、時間ができ次第始められるようにします。

「後日」に移動したタスクには必ず期限を設けましょう(だいたいの日付でも可)。期限の前日に「今日」に自動的に移動します。

今日、近日、後日にドラッグしタスクに優勢順位を付ける

マイタスクを整理する

  • 「近日」や「後日」リストをセクションに分割することもできます(たとえば、優先度、期日、タスクのカテゴリー別)

  • デフォルトでは「後日」のセクションは折りたたまれているので、将来のタスクが今日の仕事の邪魔をすることはありませんが、すばやくアクセスできます。

  • マイタスクは、右上の絞り込みアイコンをクリックすることで、期日、プロジェクト、完了別に整理することができます。

  • カレンダービューでカレンダー上のタスクを表示し、過負荷になっている日がないか確認したり、次の仕事を把握したりします。モバイルでも簡単に確認することができます。

タスクの更新

  • タスクを割り当てられたら、いいねをするか、あらかじめ用意されている簡単返信機能を使って、タスクを確認し開始する意思を示します。
  • タスクの途中にタスクのコメントで更新をすれば、タスクのフォロワーやプロジェクトの関係者がステータスを把握し、フィードバックを提供したり、質問に答えたりできます。

詳しく見る : マイタスクの使用方法

Asana を利用して、操作が容易なシステムを早めに組織に構築することで、あなたやチームが長期的に発展し続けられるような予定を毎日立てることができます。

Asana にタスクを追加したら、最初のチームプロジェクトを作成する準備は完了です。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。