タスクの作成、割り当て、応答

タスクとは?

タスク通常、誰がいつまでに何を担当するのかを明確にするための実行可能なステップや To-Do を表しますが、アイデア参照用の資料に使うこともできます。タスクには、関係するすべてのファイル、会話、指示が格納されるため、情報を 1 つの適切な場所にキープできます。通常、タスクはプロジェクトの一部なので、チームメイトはタスクを簡単に見つけて確認できます。

たとえば、あなたには近いうちに行われるキャンペーン用のビデオを制作するタスクがあり、他のチームメイトがそのレビューを担当するとします。この場合、Asana のこれらのタスクは「マーケティング・コミュニケーション」チームのキャンペーン管理プロジェクトで追跡できます。

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短いチュートリアルシリーズの How to Asana を視聴すると、Asana の使い方を短時間で学習できます。また、Asana レッスンも短くておすすめのチュートリアルです。

タスクの作成方法

Asana のタスク作成の GIF

タスクを作成する主な方法には以下の 3 通りがあります。 1. トップバーのオレンジ色の + ボタンから。 2. プロジェクトの「タスクを追加」ボタンから。 3. タスクリスト内をクリックし、Enter を押して入力する。

メールSlack メッセージからタスクを作成することもできます。Asana とよく使われているツールを連携させることで、時間を節約し、タスクをさらに管理しやすくすることができます。

タスクのヒントとベストプラクティス

優れたタスクを作成する方法と、自分に割り当てられたタスクに応答する方法について、いくつかのヒントをご紹介します。

優れたタスクの作成

仕事を管理するために担当者、期日、説明、添付がある Asana タスクのスクリーンショット

  1. わかりやすくて具体的なタスク名を付けます。たとえば、単に「ブログを書く」とするよりも「ブログ記事の初稿を完成させる」とします。
  2. タスクを自分やチームメイトに割り当てます。タスクに設定される担当者は 1 人のみなので、担当が曖昧になることはありません。
    • タスクを完了させるために複数の担当者による作業が必要な場合は、タスクをサブタスクに分割できます。
  3. 開始日と期日を追加してタスクの期間と最終期限を示します。チームメイトは、より効果的に時間をタスクに割り当てて、いつまでにそのタスクを終わらせれば良いかを把握できます。
  4. タスクの説明に、詳細、手順、背景情報などを記入します。これにより、仕事の開始から完了までに必要なすべての情報が担当者に伝わります。
  5. 必要なファイルを添付します。Asana は、Google DriveDropboxOneDriveBox連携しているため、使用中のツールから簡単にファイルを添付できます。
  6. タスクによっては、先に他の仕事が終わるまで着手できないものもあるでしょう。そのような場合はタスクの依存関係を設定することで、仕事を適切な順序とタイミングで進められます。
  7. 最後に、タスクにフォロワーを追加できます (メールの CC のようなものです)。フォロワーは、タスクのアクティビティに関する通知を受け取ります。フォロワーはいつでも追加または削除できます。
  8. タスクを完了させたら、タスク名の横にあるチェックマークをクリックします。チームメイトに成果を伝えるには、コメントを投稿します。

大きなプロジェクト目標 (収益目標の達成など) や次のフェーズに進むために必要な大きな仕事 (イベント会場の決定など) を表すために、タスクのマイルストーンを作成することもできます。

タスクへの応答とコラボレーション

タスクは、Asana のドメインにいる全員が作成し、全員に対して割り当てることができます。次のヒントを活用してコラボレーションをさらに盤石にしましょう。

  • タスクを割り当てられたら、いいねをして、タスクを確認したことと開始する意思を示すことができます。
  • 自分がそのタスクに適任ではない場合は、他のユーザーに再割り当てするか、タスクのコメントで話し合うことができます。
  • タスクの途中でタスクのコメントに更新情報を入力すれば、タスクのフォロワーがそれに応答したり、進捗を把握したりすることができます。
  • コメントに大切な情報や最終的な決定事項が含まれる場合は、すぐに確認できるようにトップにピン留めできます。 *タスクまたはコメントへの他のユーザーの注意を引くには、@メンションを使います。相手は通知を受けるので、そのタスクにすばやくアクセスできます。タスクで @メンションされたメンバーは、自動的にフォロワーとして追加されます。
  • プロジェクト、タスク、会話の名前を @メンションして、仕事同士を関連付けて参照しやすくすることもできます。

チームメイトを @メンションするには、コメントまたは説明フィールドに @ とチームメイトの名前を入力します

タスクをマスターするためのその他のリソース

以下のリソースでは、視覚的に学んだり、掘り下げたトレーニングを受けたりすることができます。

リソース リンク
Asana レッスン タスクの基礎を 5 分で学ぶ
タスクのビデオチュートリアル How to Asana を視聴
タスク管理のオンデマンドコース Asana アカデミーに登録
コミュニティでつながる 近日中に開催されるトレーニングに参加またはコミュニティフォーラムでタスクに関するスレッドを開始

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。