Asana Premiumクイックスタート

Asana Premium の機能は数多くありますが、トライアルのメリットを活用し、Premiumをスムーズに導入するために、使い始めてすぐに Premium の価値を実感できる主要な機能をご紹介します。以下、使用方法、使用例、簡単なビデオで概要を説明します。

すべての Premium機能の一覧を参照しましょう。

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使って、各タスクでより多くの情報を追跡できるようになります。ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドで、カテゴリー別の詳細を取得して進捗やステータスなどを追跡することが可能です。またカスタムフィールドでプロジェクトの絞り込みやソートをしたり、高度な検索もできます。

カスタムフィールドの作成方法および追加方法

プロジェクトの上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックしてカスタムフィールドを追加してください。ここで追跡が必要な情報に応じてカスタムフィールドを作成・管理することができます。

追加すると、フィールドはプロジェクトのリストビュー、ボードビュー、カレンダービュー、タイムラインビューで表示されます。また、タスクの説明でも表示されます。フィールドを更新するには、ドロップダウンをクリックするか、タスクから入力します。

カスタムフィールドの例

カスタムフィールドは、ほぼ無限に活用方法があります (ヘルプ記事で例をご覧ください) が、簡単な使用例を以下にご紹介します。

  • 特定のデータをプロジェクトのすべてのタスクに追加する(例、コストや時間)
  • プロジェクト間のタスクを管理するために必要な基本情報がある (優先度や工程など)
  • プロジェクトの各タスクの特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしい(デザインチーム向けの新しい 仕事のリクエスト
  • 特定のデータフィールドや値を検索したり、そのレポートを作成する必要がある

Asanaでカスタムフィールドを作成する方法

開始日

開始日は、最後になって慌てることなく期日を守るために仕事を始めるべき日を表します。また、これを元にプロジェクトマネージャーはプロジェクトの全体的なスケジュールを把握できます。

開始日の使い方

タスクの日付選択をクリックし、開始日を追加を選択して作業の開始日を選択します。カーソルを期日に移動させると、タスクを完了させるために必要となる期間を選択できます。

Calendarまたはタイムラインビューで、タスクの期間を表示し、簡単に短縮/延長することができます。

開始日の使用例

開始日はどのタスクでも便利に使えますが、タイムラインで計画するプロジェクトやカレンダーで表示したいプロジェクトで特に有用です。次の場合に開始日を設定することがおすすめです。

  • 次のようなプロジェクトの全タスク: イベントプランニングキャンペーン製品リリースなど、期日厳守のタスク
  • 創作物にかかわるタスク(ブログの執筆、デザインの作成、機能のコーディングなど)
  • 戦略にかかわるタスク(フィードバックやリサーチ)で、最終判断の前に熟考する時間が必要な場合

 

依存関係

タスクの依存関係は、どのタスクが着手可能で、どのタスクが保留中かを明確にします。そのためチームメイトは、始められる作業の有無や引き継ぎ忘れがないか気を揉むことなく、正しいタイミングで仕事に着手できます。

タスクの依存関係の作成方法

他の仕事が終わるのを待っているタスクに移動し、右ウィンドウ右ウィンドウ 右ウィンドウには、タスクや会話の詳細が表示されます。 続きを読む からタスクのアクションメニュー (三点リーダーアイコン) をクリックし、依存関係を持たせる…を選択します。次に、現在のタスクに着手する前に完了する必要があるタスクを検索し、選択します。依存関係は必要なだけタスクに追加できます。

タイムラインビュー を使用すると、同じプロジェクトのタスク間に依存関係を設定し、タスクがすべて同じプロジェクト内にある場合は、スケジュールの競合を解決することができます。

タスクを開始する準備が整ったら、その旨の通知がマイ受信トレイマイ受信トレイ マイ受信トレイには、ユーザーがフォローしているタスク、プロジェクト、会話のアクティビティが表示されます。 続きを読む に届きます。

依存関係の例

依存関係の活用例をいくつかご紹介します。

  • 製品リリース: 「全ユーザーにリリース」が「ベータテスターからのフィードバックを反映」を待機
  • 投稿カレンダー: 「公開に向けてブログを最終化」が「校閲を反映」を待機
  • イベント計画: 「会場を確保」が「予算の承認」を待機
  • バグ追跡: 「修正の優先度を設定」が「バグを再現」を待機
  • デザインレビュー: 「デザインを開始」が「カラーパレットを選択」を待機
  • 新入社員の入社手続き: “口座振込の設定”が“給与処理サービスのログインを取得”を待機

Asana の依存関係は待機中のタスク、その期日、およびタスクの担当者を表示。

タイムライン

タイムラインは計画のさまざまなピースがぴたりと組み合わさり、期日通りに完了するまでを確認できる美しいリアルタイムビューです。Asanaの仕事に結びつき、常に最新情報が更新されているので、特別パワフルなガントチャートと言ってもいいでしょう。

タイムラインの使い方

タイムラインはどのAsanaのプロジェクトでも参照できるプロジェクトビューです。タスクに開始日、期日、依存関係を追加すると、スケジュールが視覚化され、タイムラインの実力が発揮されます。プロジェクト名の下にあるタイムラインタブをクリックしてはじめましょう。

タスクをタイムラインにドラッグアンドドロップしてプランの作成や調整が可能です。リストやボードでプランを変更すると、タイムラインも更新されます。

タイムラインで計画するプロジェクトの例

タイムラインは現在進行中よりも期日が設定されているプロジェクトでの利用に最適です。下のユースケースをクリックしてAsanaのテンプレートを使い、簡単にプロジェクトを計画してみましょう。

プロジェクトプランが完成したら、計画全体を組織の関係者に共有

テンプレート

チームが日常的に行っているワークフローがある場合、毎回そうしたタスクやプロジェクトをAsanaで作成する必要はありません。独自のカスタムテンプレートを作成するか、Asanaテンプレートを利用すれば、ワークフローを簡単に設定できるため、プロセスを最初から作り直したり、手順の見落としを心配することもなくなります。

テンプレートの作成方法

  1. 新規プロジェクトを作成し、適切なタスク、セクションまたはカスタムフィールドを追加し、作業を明確に整理し分類します。
  2. 毎回テンプレートプロジェクトにタスクを割り当て、添付やタスクの説明を追加する必要がある場合、前もって済ませておくことができます。
  3. プロジェクトテンプレートを作成したら、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。

誤って変更されるのを防ぐため、テンプレートの作成者だけがテンプレートを編集できます。編集者は必要に応じて追加できます。

既存のプロジェクトをカスタムテンプレートに変換

  1. 現在の仕事のために使用したプロジェクトがあるなら、期日、担当者、添付などの不要な情報を消去します。
  2. プロジェクトから不要な情報を取り除いたら、プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。

テンプレートを元に新しいプロジェクトを作成する

  1. 独自のテンプレートを使用するには、トップバーの+ボタンをクリックして新規プロジェクトを作成します。
  2. 新規プロジェクト画面でテンプレートタブをクリックします。カスタムテンプレートはチームごとにまとめられます。またここからAsanaテンプレートにアクセスできます。
  3. 使用したいテンプレートを見つけたら、テンプレートを使用を選び、テンプレートを使ってプロジェクトを作成します。テンプレートから新規プロジェクトを作成したら、そこからカスタマイズできます。

テンプレートプロジェクトの例

以下にテンプレートプロジェクトの作成例をご紹介します:

プロジェクトヘッダードロップダウンをクリックし、「テンプレートとして保存」を選択して任意のプロジェクトをテンプレートとして保存します。

Asana 内の検索はとても簡単で、トップバーの検索バーに入力するだけです。検索条件を絞り込んだりレポートを作成したりする場合は、高度な検索を利用します。完了日や担当者からカスタムフィールド、タスク作成者まで何でも検索することができます。

高度な検索レポートは、特にプロジェクトマネージャーやチームのリーダー、管理者に役立つ機能です。チームの余力や進捗を確認し、リスクがある仕事をすばやく明確に見つけることができます。

高度な検索レポートの作成

レポートを作成するには、検索バーをクリックし、ドロップダウンから高度な検索を選択します。ここで検索条件や検索語を指定します (検索語は必ずしも必要ではありません)。検索フィルターはいくつでも使う (または使わない) ことができます。

検索後、ヘッダーの星をクリックすると検索を保存できます。保存することで、サイドバーからいつでもレポートにアクセスできるようになります。なお、検索結果は常に自動で更新されます。

Asana で実行できる高度な検索の例

以下は、作成できるレポートの例です。

  • 余力の確認—チームメイトに割り当てられている今後 1 週間以内に期限のあるタスクを検索し、チームメイトの余力をすばやく確認。
  • フォローする必要がある仕事—自分が他のチームメイトに対して作成したタスクのうち、未完了のものを検索。
  • リスクのあるタスク—今日または明日が期限の「高優先度」カスタムフィールドが設定されたタスクを検索。プロジェクトマネージャーがプロジェクトの推進力を維持する場合に有効。
  • 今期自分が完了した仕事—自分に割り当てられたタスクのうち、特定の日付範囲に完了したものを検索。自分の仕事ぶりを確認したり証明したりすることが可能。
  • プロジェクトの進捗—特定のプロジェクトの完了済みタスクを検索し、これまでの進捗を確認。

 

プライバシー機能

非公開プロジェクトと非公開チーム

基本的に、Asanaは説明責任と透明性を向上させるために仕事を見える化するものです。その一方で、機密性の高い仕事の場合は、Premiumプランではプロジェクトやチームのプライバシー設定を調整して必要な人しかアクセスできないようにすることが可能です。

非公開プロジェクトと非公開チームが有効な例:

  • 二者ミーティング
  • パフォーマンスレビュー
  • 法務や経理または企業に関わる機密情報
  • マネージャーまたはリーダーのグループ
  • 会社の抜き打ち計画
  • 人事関連

コメント限定プロジェクト では、プロジェクトを編集できるユーザーを指定できるため、プロジェクトの情報を共有しつつ、プロジェクトが誤って変更されることを防げます。

アクセスコントロール

Asanaに入れる情報が増えるほど、情報の安全や、ITチームによるデータ管理の確実性が求められます。チームメイトの入れ替わりや、ゲストの追加に合わせて、メンバーの他のチームやプロジェクトへのアクセスをコントロールし、またメンバーをドメインから完全に削除することができます。セキュリティ違反があった場合は、管理者はパスワードのリセットを強制して、Asana内の情報を安全に保つことができるようになっています。

Premiumの主な機能を駆け足で見てきましたが、ワークフローにこうした機能を組み込めば、仕事やチームにもたらされるメリットがすぐに実感できるでしょう。いつでもPremium機能の一覧を参照し、ガイドで多くのヒントをご確認ください。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。