透明性とプライバシーのバランスを取る

Asanaでは、会社と製品の両方において透明性が重要だと考えています。見える化によって個人やチームの説明責任が果たされやすくなり、情報が縦割りになることを防ぎます。

自分の仕事に誰でもアクセスできると理解することで、自然にチームに対して説明責任を強く感じるようになります。また、自分の仕事がチームの目標や会社全体の目標ににどう当てはまるのかが見えると、もっと意欲が高まります。これはマイクロマネジネメントの対極にあるやり方です。これを実現するためにAsanaは公開がデフォルトで、チームの誰もが見られるようになっています。

透明性と説明責任

誰がどの仕事の責任者かチームに分かりやすくするため、各タスクに割り当てられるのは 1名の担当者のみ。直接責任者(DRI)を各タスクに割り当てることで、チームはコミュニケーションのミスがなくなり、誰かが責任者や仕事の期日を把握していなかったために締切超過が起こることもありません。

チームが責任の所在を把握すると、プロジェクトの成功のために全員の意欲が高まります。

公開vs.非公開

Asanaを使ってすべての仕事を追跡できますが、より機密性が高い仕事もあります。デフォルトではAsana上の仕事は組織に公開されていますが、非公開プロジェクトを作成して、見る必要があるメンバーだけに情報公開を制限することができます。

一部のチームメイトだけに公開される非公開プロジェクトを作成するにはAsana Premiumユーザーである必要があります。

Asanaで仕事を見つける

仕事をAsanaで公開することによって、チームは今何が起きているのかを見たり、今までに完了した仕事を振り返って情報やコンテキストを把握することができます。原則的に、Asanaでは仕事は公開し、誰でも探してアクセスできるようにすることをお勧めしています。Asana内の仕事は簡単な検索で見つけることができます。

特定の検索基準がある場合は高度な検索を使うと、担当者、期日、フォロワー、完了ステータスなどの基準にマッチするタスクのリストを表示することができます。

Asanaの高度な検索機能を使ってレポートを生成

高度な検索機能を使って、チームの他のメンバーが何を(いつ)やっているかを見ることができ、仕事が順調に進むようにレポートを作成することも可能です。

高度な検索の活用法:

  • 担当者や期日、タイムフレームで検索し、直属の部下やチームメイトが今作業しているタスクや、すでに完了したタスクを見ることができます。
  • 今日、近日中、後日に振り分けられたタスクを検索することで、直属の部下が優先順位を付けたタスクを確認できます。
  • 期日に間に合わない可能性のあるプロジェクトやタスクを確認できます(例:週末前に期日のあるタスク)。
  • 他のチームメイトに割り当てた未完了のタスクを検索し、フォローアップが必要か判断できます。
  • “優先度高” カスタムフィールドカスタムフィールド Asana のタスクにさらに多くのデータを追加できます。フィールド名、タイプ、値をカスタマイズできるため、ワークフローに特化したフィールドを作成できます。 続きを読む の全タスクを検索し、それらに担当者が割り当てられ、期日までに確実に完了できるかを確認できます。

仕事を非公開にする

当然、一部の情報は取り扱いに注意が必要です。こうした情報のために非公開チームや非公開プロジェクトを作成できます。たとえば財務、法務といった機密情報の保護を担当するチームや、従業員の勤務評定のフィードバックを行う管理職、二者ミーティングなどで使用することが考えられます。

プロジェクトを非公開にするには

  1. プロジェクト上部の+ボタンをクリックします。
  2. 非公開を選択します。

Asanaでプロジェクトを非公開にする

コメント限定プロジェクト

プロジェクトが公開でも非公開でも、作成したプロジェクトが変更されないようにしたい場合があります。プロジェクトをコメント限定に設定すれば、一部のプロジェクトメンバーのみに編集を許可することができます。その他のメンバーはタスクにコメントし、自分に割り当てられた仕事を行うことだけが可能です。ケースバイケースで、各自のアクセス権の設定を変更できます。

Asanaを最大限利用することは、チームによってはこれまでにないほどの透明性を獲得することでもあります。しかし、Asanaでは結果を出すためには、仕事はオープンで行うべきだと考えています。責任の所在をチームが把握し、チームの目標や優先順位に全員が納得すれば、個々のメンバーは自分のポテンシャルをフルに発揮する意欲が高まります。

Asana の使い方について詳しく見る

How to Asanaのウェビナーで、Asanaでの非公開タスク、プロジェクト、チームの作成方法をマスターしましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。