透明性とプライバシーのバランスを取る
Asana では、会社と製品の両方において透明性が重要だと考えています。見える化によって個人やチームの説明責任が果たされやすくなり、情報が縦割りになることを防ぎます。
自分の仕事に誰でもアクセスできると理解すると、自然にチームに対して説明責任を強く感じるようになります。また、自分の仕事がチームの目標や会社全体の目標にどう当てはまるのかが見えれば、仕事への意欲が高まります。これはマイクロマネジネメントの対極にあるやり方です。これを実現するために Asana のプロジェクトは公開することがデフォルトで、チームの誰もが見られるようになっています。
透明性と説明責任
誰がどの仕事の責任者かチームにわかりやすくするため、各タスクに割り当てられるのは 1 名の担当者のみ。直接責任者 (DRI) を各タスクに割り当てることで、チームはコミュニケーションのミスがなくなり、誰かが責任者や仕事の期日を把握していなかったために締め切りに間に合わないといった事態が起こりません。
チームが責任範囲を把握すると、プロジェクトの成功のために全員の意欲が高まります。
公開 vs 非公開
Asana ではあらゆる仕事を追跡できますが、より機密性が高い仕事もあります。デフォルトでは Asana 上の仕事は組織に公開されていますが、非公開プロジェクトを作成して、見る必要があるメンバーだけに情報公開を制限できます。
一部のチームメイトだけに公開される非公開プロジェクトを作成するには Asana Premium ユーザーである必要があります。
Asana で仕事を見つける
仕事を Asana で公開することによって、チームは今何が起きているのかを見たり、今までに完了した仕事を振り返って情報や背後関係を把握できます。原則的に、Asana では通常、仕事は公開し、誰でも探してアクセスできるようにすることをおすすめしています。Asana 内の仕事は簡単な検索で見つけられます。
特定の検索基準がある場合は高度な検索を使うと、担当者、期日、フォロワー、完了ステータスなどの基準にマッチするタスクのリストを表示できます。
高度な検索機能を使って、チームの他のメンバーが何を (いつ) しているかを見ることができ、仕事が順調に進むようにレポートを作成することもできます。
高度な検索でできること
- 担当者や期日、タイムフレームで検索し、直属の部下やチームメイトが今作業しているタスクや、すでに完了したタスクを見ることができます。
- 「今日」「近日中」「後日」に振り分けられたタスクを検索することで、直属の部下が優先順位を付けたタスクを確認できます。
- 期日に間に合わない可能性のあるプロジェクトやタスクを確認できます (週末までに期日のあるタスクなど)。
- 他のチームメイトに割り当てた未完了のタスクを検索し、フォローアップが必要か判断できます。
- “優先度高” カスタムフィールドカスタムフィールドAsana のタスクにさらに多くのデータを追加できます。フィールド名、タイプ、値をカスタマイズできるため、ワークフローに特化したフィールドを作成できます。続きを読むの全タスクを検索し、それらに担当者が割り当てられ、期日までに確実に完了できるかを確認できます。
仕事を非公開にする
当然、一部の情報は取り扱いに注意が必要なため、こうした情報のために非公開チームや非公開プロジェクトを作成できます。非公開チームやプロジェクトは、たとえば財務、法務といった機密情報を扱うチームや、従業員の勤務評定のフィードバックを行うマネージャー、1on1 ミーティングなどに適しています。
プロジェクトを非公開にするには
- プロジェクト上部の + ボタンをクリックします。
- 「非公開」を選択します。
コメント限定プロジェクト
プロジェクトが公開でも非公開でも、作成したプロジェクトが変更されないようにしたい場合があります。プロジェクトをコメント限定に設定すれば、一部のプロジェクトメンバーのみに編集を許可できます。その他のメンバーはタスクにコメントし、自分に割り当てられた仕事を行うことだけが可能です。ケースバイケースで、各自のアクセス権の設定を変更できます。
Asana を最大限利用することで、チームによってはその透明性のレベルに驚くかもしれません。しかし、Asana では結果を出すためには、仕事はオープンに行うべきだと考えています。各分野に責任を持つ担当者をチームが把握し、チームの目標や優先順位に全員が納得すれば、個々のメンバーは自分のポテンシャルをフルに発揮する意欲が高まるからです。
How to Asana で詳しく見る
How to Asana のウェビナーで、Asana での非公開タスク、プロジェクト、チームの作成方法をマスターしましょう。
