透明性とプライバシーのバランスを取る

Asana では、会社と製品の両方において透明性が重要だと考えています。見える化によって個人やチームの説明責任が果たされやすくなり、情報が縦割りになることを防ぎます。

自分の仕事に誰でもアクセスできると理解すると、自然にチームに対して説明責任を強く感じるようになります。また、自分の仕事がチームの目標や会社全体の目標ににどう当てはまるのかが見えれば、仕事への意欲が高まります。これはマイクロマネジネメントの対極にあるやり方です。これを実現するために Asana は公開することがデフォルトで、チームの誰もが見られるようになっています。

透明性と説明責任

誰がどの仕事の責任者かチームにわかりやすくするため、各タスクに割り当てられるのは 1 名の担当者のみ。直接責任者 (DRI) を各タスクに割り当てることで、チームはコミュニケーションのミスがなくなり、誰かが責任者や仕事の期日を把握していなかったために締切に間に合わないといった事態が起こりません。

チームが責任の所在を把握すると、プロジェクトの成功のために全員の意欲が高まります。

公開 vs 非公開

Asana ではあらゆる仕事を追跡できますが、より機密性が高い仕事もあります。デフォルトでは Asana 上の仕事は組織に公開されていますが、非公開プロジェクトを作成して、見る必要があるメンバーだけに情報公開を制限できます。

一部のチームメイトだけに公開される非公開プロジェクトを作成するには Asana Premium ユーザーである必要があります。

Asana で仕事を見つける

仕事を Asana で公開することによって、チームは今何が起きているのかを見たり、今までに完了した仕事を振り返って情報や背後関係を把握できます。原則的に、Asana では通常、仕事は公開し、誰でも探してアクセスできるようにすることをおすすめしています。Asana 内の仕事は簡単な検索で見つけることができます。

特定の検索基準がある場合は高度な検索を使うと、担当者、期日、フォロワー、完了ステータスなどの基準にマッチするタスクのリストを表示できます。

Asana の高度な検索機能を使ってレポートを作成

高度な検索機能を使って、チームの他のメンバーが何を (いつ) しているかを見ることができ、仕事が順調に進むようにレポートを作成することもできます。

高度な検索でできること

  • 担当者や期日、タイムフレームで検索し、直属の部下やチームメイトが今作業しているタスクや、すでに完了したタスクを見ることができます。
  • 「今日」、「近日中」、「後日」に振り分けられたタスクを検索することで、直属の部下が優先順位を付けたタスクを確認できます。
  • 期日に間に合わない可能性のあるプロジェクトやタスクを確認できます (週末までに期日のあるタスクなど)。
  • 他のチームメイトに割り当てた未完了のタスクを検索し、フォローアップが必要か判断できます。
  • “優先度高” カスタムフィールドカスタムフィールド Asana のタスクにさらに多くのデータを追加できます。フィールド名、タイプ、値をカスタマイズできるため、ワークフローに特化したフィールドを作成できます。 続きを読む の全タスクを検索し、それらに担当者が割り当てられ、期日までに確実に完了できるかを確認できます。

仕事を非公開にする

当然、一部の情報は取り扱いに注意が必要なため、こうした情報のために非公開チームや非公開プロジェクトを作成できます。非公開チームやプロジェクトは、たとえば財務、法務といった機密情報を扱うチームや、従業員の勤務評定のフィードバックを行うマネージャー、二者ミーティングなどに適しています。

プロジェクトを非公開にするには

  1. プロジェクト上部の** + ボタン**をクリックします。
  2. 非公開を選択します。

Asana でプロジェクトを非公開にする

コメント限定プロジェクト

プロジェクトが公開でも非公開でも、作成したプロジェクトが変更されないようにしたい場合があります。プロジェクトをコメント限定に設定すれば、一部のプロジェクトメンバーのみに編集を許可できます。その他のメンバーはタスクにコメントし、自分に割り当てられた仕事を行うことだけが可能です。ケースバイケースで、各自のアクセス権の設定を変更できます。

Asana を最大限利用することで、チームによってはその透明性のレベルに驚くかもしれません。しかし、Asana では結果を出すためには、仕事はオープンに行うべきだと考えています。責任の所在をチームが把握し、チームの目標や優先順位に全員が納得すれば、個々のメンバーは自分のポテンシャルをフルに発揮する意欲が高まるからです。

How to Asana でさらに詳しく

How to Asana のウェビナーで、Asana での非公開タスク、プロジェクト、チームの作成方法をマスターしましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。