Asanaをもっと多くのチームに紹介する

Asanaはチームにとって有益ですが、組織の全員で仕事を追跡できる場合、さらに威力を発揮します。あなたのチームがAsanaを導入すれば、他のチームがAsanaに参加することによりさらに効率的になるポイントが明確になります。以下に、Asanaを導入して全員でそのメリットを享受するヒントをご紹介します。

なぜ他のチームに紹介するのか?

Asanaを会社の他チームに紹介するとき、それが自分のチームにどんな得があるだろうと考えるかもしれません。でも時間を投資してAsanaを他チームに紹介すれば、最終的には自チームのメリットにもなるのです。

  • 仕事をつなげる—自分の仕事が他のチームがやっていることとどうつながるのかを簡単に確認し、プロジェクトをつなげ、プロジェクトの進捗に合わせて仕事の履歴を把握することができます。
  • 時間の節約—仕事のための仕事が減ります。仕事の進捗確認のためのミーティングが減り、誰が何をいつまでにするのか明確化され、仕事の詳細の追跡の代わりに仕事をすることができます。これまで以上にチームの効率が上がり、仕事を前に進めるための見える化が可能になります。
  • コラボレーションの改善—コラボレーションのチャンスを見出しやすくなり、他のチームの仕事を活用し、過去のプロジェクトを参考にできるほか、他チームが何をしているか把握できるようになります。

チーム間でAsanaを展開する

AsanaはすべてのチームがAsanaを使って仕事を追跡している場合に、最も威力を発揮します。全員でAsanaを使用した場合、個々のチームにとってのAsanaのメリットに加え、次のような明らかなメリットがあります:

  • 全体的な目標の達成における会社の現状を把握できます。組織全体に共通の情報をAsanaで公開することにより、全社的な目標への進捗を示す重要な情報、会話、プロジェクトに全員がアクセスできます。これによって、全員が同じ目的に向かって一体感を得ることができます。

  • 完全なワークフローを構築できます。多くの場合、チームの仕事は他チームと関わりがあるものです。全員が同じ情報を把握できれば、誰が何をしているのかが明確になり、指示内容をAsanaで設定し、詳細を説明することができます。

  • 1か所で正しい情報が得られます。いつ参加した従業員も、公開プロジェクト、チーム、会話にアクセスでき、その仕事をそれまで追跡していなくても前後の事情を素早く把握できます。@メンションを使って、いつでもこの情報を提供できます。

  • 社内全体で延々と続くメールスレッドを廃止できます。スタッフチームを作成し、会社の全員を追加しましょう。スタッフチームの会話を開始して、全員が対象となる重要な更新を通知したり、社内パーティのお知らせを送ったりと用途は様々です。

Asanaを他チームに紹介する

自分のチームがAsanaを使うことのメリットを理解した今、他チームにAsanaを導入することの意義を主張する根拠には事欠きません。以下のAsanaを他チームに紹介するためのヒントを参考にしましょう:

  • 初めて数名のチームメイトを招待したときと同様に、他チームの信頼できる同僚やチームリーダーを招待しましょう。彼らと一緒にAsanaを使い、概要を理解してもらってから、それぞれのチームに紹介してもらいましょう。

  • 他チームをあなたの組織に招待するのはやめましょう。メンバーをタスクフォロワーとして追加し、プロジェクトを共有し、タスクコメントで@メンションを送るのがおすすめです。そうすることで彼らはすぐに参加でき、既存のプロジェクトやタスクがAsanaでどう機能しているのか見ることができます。

  • 既存のテンプレートを使用するよう勧めましょう。そうすればAsanaからのヒントを参考に一からワークフローをAsanaに移すことができます。Asanaオンボーディングテンプレートプロジェクトを使用するように勧めれば、スピーディーに導入を行うこともできます。

  • 他チームで使用できるワークフローの例を送り、 リストプロジェクトボードプロジェクトを見てもらえば、他チームもAsanaを使ってあなたのチームとコラボレーションを始められます。

  • 他チームとの次のミーティングにAsanaを導入し、議事録として使用しましょう。

  • 新規に招待する人にクイックスタートAsanaレッスンを紹介すれば、15分でAsanaを学び、使用を始められます。

  • YouTubeのHow to Asanaシリーズも視聴してもらいましょう。新規ユーザーやAsanaの導入を検討している人を対象としているリソースです。また、チームメイトを招待するためのビデオもあります:

もっと多くのチームを作成する

他チームが興味を持ち、彼らを招待できる段階になったら、他チームのためにチームを作成したり、それぞれに作成してもらいましょう。チームは一般的に、部門、ワークグループなど複数のプロジェクトで一緒に働いている人たちのグループに使用されます。

チームを作成するには、サイドバーの下までスクロールし、新規チームを作成をクリックするか、既存のチームの隣にある+ボタンをクリックします。

チームが作成されたらチームメイトを招待し、そのチーム特有のプロジェクトを作成するほか、その他のチームやプロジェクトに参加することができます。

Asanaに参加するチームが増えて仕事を追跡するようになるにつれ、誰と働くとしても、もっと多くの仕事をつなげることや、シームレスなコラボレーションが可能になり、プロジェクトを前に進めるために必要な仕事の見える化が進みます。組織全体をAsanaで運営できるのです。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。