Asana をもっと多くのチームに紹介する

Asana はチームにとって有益ですが、組織の全員で仕事を追跡することで、さらに威力を発揮します。あなたのチームが Asana を導入することで、他のチームが Asana に参加するとさらに効率的になるポイントが明確になります。以下に、Asana を導入して全員でそのメリットを享受するヒントをご紹介します。

なぜ他のチームに紹介するのか?

Asana を会社の他チームに紹介すると自分のチームにどんな得があるだろうと思うでしょうか。でも時間を投資して Asana を他チームに紹介すれば、最終的には自チームのメリットにもなるのです。

  • 仕事をつなげる : 自分の仕事が他のチームの仕事とどうつながるのかを容易に確認し、プロジェクトをつなげ、プロジェクトの進捗に合わせて仕事の履歴を把握できます。
  • 時間の節約 : 仕事のための仕事が減ります。仕事の進捗確認のためのミーティングが減り、誰が何をいつまでにするのか明確になり、仕事の詳細を追跡する代わりに仕事そのものをすることができます。これまで以上にチームの効率が上がり、仕事を前に進めるために必要な見える化が達成されます。
  • コラボレーションの改善 : コラボレーションのチャンスを見出しやすくなり、他のチームの仕事を活用したり過去のプロジェクトを参考にできるほか、他チームが何をしているか把握できるようになります。

複数のチームで Asana を使う

Asana はすべてのチームが Asana を使って仕事を追跡している場合に、最も威力を発揮します。全員で Asana を使用すると、個々のチームにとっての Asana のメリットに加え、次のような明らかなメリットがあります:

  • 全体的な目標の達成に対する会社の現状を把握できます。組織全体に共通の情報を Asana で公開することにより、全社的な目標への進捗を示す重要な情報、会話、プロジェクトに全員がアクセスできます。これによって、全員が同じ目的に向かって一体感を得られます。

  • 完全なワークフローを構築できます。多くの場合、チームの仕事は他チームと関わりがあるものです。全員が同じ情報を把握できれば、誰が何をしているのかが明確になり、指示内容を Asana で設定したり、説明したりすることができます。

  • 1 か所で正しい情報が得られます。いつプロジェクトに参加しても、公開プロジェクト、チーム、会話にアクセスでき、それまで追跡していなかった仕事の前後の事情をすばやく把握できます。また、@ メンションを使えば、いつでもこうした情報を提供できます。

  • 社内全体で延々と続くメールスレッドを廃止できます。スタッフチームを作成し、会社の全員を追加しましょう。スタッフチームの会話を開始して、重要な更新を全員に通知したり、社内パーティのお知らせを送ったりと用途はさまざまです。

Asana を他チームに紹介する

自分のチームが Asana を使うことのメリットを理解した今、Asana を導入するよう他チームを説得する材料はたくさんあるはず。次に挙げる、Asana を他チームに紹介するためのヒントも参考にしましょう。

  • 初めて数名のチームメイトを招待したときと同様に、他チームの信頼できる同僚やチームリーダーを招待します。彼らと一緒に Asana を使い、概要を理解してもらってから、それぞれのチームに紹介してもらいましょう。

  • 他チームを単純にあなたの組織に招待するのはやめましょう。メンバーをタスクフォロワーとして追加し、プロジェクトを共有し、タスクコメントで @ メンションを送るのがおすすめです。そうすることで彼らはすぐに参加でき、既存のプロジェクトやタスクが Asana でどう機能しているのか見ることができます。

  • 既存のテンプレートを使用するよう勧めましょう。そうすれば Asana からのヒントを参考に一からワークフローを Asana に移すことができます。Asana オンボーディングテンプレートプロジェクトを使用するように勧めれば、スピーディーに導入を行うこともできます。

  • 他チームで使用できるワークフローの例を送り、 リストプロジェクトボードプロジェクトを見てもらえば、他チームも Asana を使ってあなたのチームとコラボレーションを始められます。

  • 他チームとの次のミーティングに Asana を導入し、議題として使用しましょう。

  • 新規に招待する人にクイックスタートAsana レッスンを紹介すれば、たった 15 分で Asana を学び、使用を始められます。

  • YouTube の How to Asana シリーズも視聴してもらいましょう。新規ユーザーや Asana の導入を検討中の人が対象のリソースです。また、チームメイトを招待するためのビデオもあります。

もっと多くのチームを作成する

他チームが興味を持ち、彼らを招待できる段階になったら、他チームのためにチームを作成したり、自分たちで作成してもらいましょう。チームは一般的に、部門、ワークグループなど複数のプロジェクトで一緒に働くことになる人たちのグループに使用されます。

チームを作成するには、サイドバーの下までスクロールし、新規チームを作成をクリックするか、既存のチームの横にある + ボタンをクリックします。

チームを作成したら、チームメイトを招待したり、そのチーム独自のプロジェクトを作成したり、別のチームやプロジェクトに参加したり、といったことができます。

Asana に参加して仕事を追跡するチームが増えると、誰と一緒に働くとしても、もっと多くの仕事をつなげることや、シームレスなコラボレーションが可能になり、プロジェクトを前に進めるために必要な仕事の見える化が進みます。組織全体を Asana で運営できるのです。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします (訳注: 現在は Tab+N でセクションを作成します)。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。