Asana をもっと多くのチームに紹介する
Asana はチームにとって有益ですが、組織の全員で仕事を追跡することで、さらに威力を発揮します。あなたのチームが Asana を導入することで、他のチームが Asana に参加するとさらに効率的になるポイントが明確になります。以下に、Asana を導入して全員でそのメリットを享受するヒントをご紹介します。
なぜ他のチームに紹介するのか?
Asana を会社の他チームに紹介すると自分のチームにどんな得があるだろうと思うでしょうか。でも時間を投資して Asana を他チームに紹介すれば、最終的には自チームのメリットにもなるのです。
- 仕事をつなげる: 自分の仕事が他のチームの仕事とどうつながるのかを容易に確認し、プロジェクトをつなげ、プロジェクトの進捗に合わせて仕事の履歴を把握できます。
- 時間の節約: 仕事のための仕事が減ります。仕事の進捗確認のためのミーティングが減り、誰が何をいつまでにするのか明確になり、仕事の詳細を追跡する代わりに仕事そのものをすることができます。これまで以上にチームの効率が上がり、仕事を前に進めるために必要な見える化が達成されます。
- コラボレーションの改善: コラボレーションのチャンスを見出しやすくなり、他のチームの仕事を活用したり過去のプロジェクトを参考にできるほか、他チームが何をしているか把握できるようになります。
複数のチームで Asana を使う
Asana はすべてのチームが Asana を使って仕事を追跡している場合に、最も威力を発揮します。全員で Asana を使用すると、個々のチームにとっての Asana のメリットに加え、次のような明らかなメリットがあります:
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全体的な目標の達成に対する会社の現状を把握できます。組織全体に共通の情報を Asana で公開することにより、全社的な目標への進捗を示す重要な情報、会話、プロジェクトに全員がアクセスできます。これによって、全員が同じ目的に向かって一体感を得られます。
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完全なワークフローを構築できます。多くの場合、チームの仕事は他チームと関わりがあるものです。全員が同じ情報を把握できれば、誰が何をしているのかが明確になり、指示内容を Asana で設定したり、説明したりすることができます。
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1 か所で正しい情報が得られます。いつプロジェクトに参加しても、公開プロジェクト、チーム、会話にアクセスでき、それまで追跡していなかった仕事の前後の事情をすばやく把握できます。また、@メンションを使えば、いつでもこうした情報を提供できます。
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社内全体で延々と続くメールスレッドを廃止できます。スタッフチームを作成し、会社の全員を追加しましょう。スタッフチームの会話を開始して、重要な更新を全員に通知したり、社内パーティのお知らせを送ったりと用途はさまざまです。
Asana を他チームに紹介する
自分のチームが Asana を使うことのメリットを理解した今、Asana を導入するよう他チームを説得する材料はたくさんあるはず。次に挙げる、Asana を他チームに紹介するためのヒントも参考にしましょう。
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初めて数名のチームメイトを招待したときと同様に、他チームの信頼できる同僚やチームリーダーを招待します。彼らと一緒に Asana を使い、概要を理解してもらってから、それぞれのチームに紹介してもらいましょう。
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他チームを単純にあなたの組織に招待するのはやめましょう。メンバーをタスクフォロワーとして追加し、プロジェクトを共有し、タスクコメントで @メンションを送るのがおすすめです。そうすることで彼らはすぐに参加でき、既存のプロジェクトやタスクが Asana でどう機能しているのか見ることができます。
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既存のテンプレートを使用するよう勧めましょう。そうすれば Asana からのヒントを参考に一からワークフローを Asana に移すことができます。Asana オンボーディングテンプレートプロジェクトを使用するように勧めれば、スピーディーに導入を行うこともできます。
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他チームで使用できるワークフローの例を送り、リストプロジェクトやボードプロジェクトを見てもらえば、他チームも Asana を使ってあなたのチームとコラボレーションを始められます。
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他チームとの次のミーティングに Asana を導入し、議題として使用しましょう。
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新規に招待する人にクイックスタート や Asana レッスンを紹介すれば、たった 15 分で Asana を学び、使用を始められます。
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YouTube の How to Asana シリーズも視聴してもらいましょう。新規ユーザーや Asana の導入を検討中の人が対象のリソースです。また、チームメイトを招待するための動画もあります。
もっと多くのチームを作成する
他チームが興味を持ち、彼らを招待できる段階になったら、他チームのためにチームを作成したり、自分たちで作成してもらいましょう。チームは一般的に、部門、ワークグループなど複数のプロジェクトで一緒に働くことになる人たちのグループに使用されます。
チームを作成するには、サイドバーの下までスクロールし、「新規チームを作成」をクリックするか、既存のチームの横にある + ボタンをクリックします。
チームを作成したら、チームメイトを招待したり、そのチーム独自のプロジェクトを作成したり、別のチームやプロジェクトに参加したり、といったことができます。
Asana に参加して仕事を追跡するチームが増えると、誰と一緒に働くとしても、もっと多くの仕事をつなげることや、シームレスなコラボレーションが可能になり、プロジェクトを前に進めるために必要な仕事の見える化が進みます。組織全体を Asana で運営できるのです。
