カスタム連携を構築する

Asana はシンプルでフレキシブルでありながら、どんなチームやワークフローにも対応するパワフルなツール。もっと多くの、多様な仕事を追求したいチームは、Asana API によるカスタム連携を検討しましょう。実は現在使用できる多くの 連携はカスタム連携となっています。

カスタム連携を構築する理由

グラフィックデザイナーにも製品エンジニアにも、たとえ自分で構築しなくてもカスタム連携のメリットがあります。カスタム連携によってワークフローとデータを取り込み、プロセスを自動化して新たな機能を持たせることで Asana をさらに便利に使うことができます。

カスタム連携によって可能になること

  • 必須ツールと統合する : たとえば、セールスチームが独自の CRM を開発したら、データの破壊の心配やデータ移行の必要もなく、Asana と CRM との間でシームレスにコミュニケートできます。
  • チームメイトの Asana への移行を容易に : 連携によって、使い慣れたツールを使いながら、情報と仕事がどのように Asana に移行されるかを理解できます。
  • Asana をまだ使っていない他チームとコラボレーション : 組織全体が Asana を導入していなくても、あなたは他チームの使っているツールとデータベースからチーム外の仕事やデータにアクセスできます。他チームも Asana を導入するメリットに気付くかも知れません!
  • 新しい機能を持たせる : Asana の設計には明確な目的がありますが、ユーザーは自由に自分のニーズに沿った機能を追加できます。欲しい機能がなくても我慢せず、自分で作ってしまいましょう。
  • Asana の価値を高める : 意思決定権を持つ上司や役員を巻き込みたいときは、カスタム連携の内容を見てもらうことで、組織全体に役立つ洗練されたツールとしての Asana の価値を理解してもらえるはず。API はカスタムレポートにも使用できます。

カスタム連携を構築する

カスタム Asana 連携の基本は次の 3 つの機能です。

  • 他アプリから Asana にデータを取得する : 今後も使用するデータ (ウェブフォーム、リード、アラートなど) に便利です。
  • 他アプリから Asana にデータを取得する : レポート生成などに利用できます。
  • Asana と他アプリ間の双方向のデータフロー : ワークフローを他アプリと統合し、両者のあいだにトリガーを設定できます。たとえば、トリガーによって他アプリ上の仕事に基づいて新規タスクを作成させたり、仕事が完了したらタスク完了のマークを表示させることができます。

連携を始める

連携を作成する決まった方法はありませんが、始める前にセットアップのための手順と注意点をご説明します。

  • API へのアクセスを次の 2 つの内 1 つの方法で認証します:
    1. Asana のプロフィール設定アプリタブから OAuth アプリケーションに登録します。これによって他の Asana ユーザーがあなたのアプリに対して自分の Asana 内データにアクセスする許可を与えることができます。
    2. 個人アクセストークンを作成します。自分の全データをバックアップしたい時など、より個人的な使用に適しています。あなたの取るアクションはすべてあなたのユーザー ID によって行われます。
  • API 参照 を開いて資料を参照し、エクスプローラーでさまざまな可能性をお試しください。
  • プログラム言語を選択し、クライアントライブラリから使用できるビルド済みコードをご確認ください。

いったん使い方に慣れれば、Asana API をさらに活用できるようになります。

詳しい情報、説明、資料については、開発者ページを参照してください。ご質問はスタックオーバーフローページも合わせてご利用いただけます。

活用例

カスタム連携にはさまざまな使い方がありますが、他のユーザーの作成したカスタム連携の成功例をご紹介します。

  • アプリでのアクションを Asana のタスクに変換。
  • Asana のタスクを別のアプリのアクションに変換。
  • アプリを離れることなく Asana のタスクを作成。
  • 別のアプリ上で Asana タスクを表示。

Asana の本当のパワーを活用できるのはここから。ワークフロー全体にこうしたシンプルなアクションを組み込みましょう。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。