ワークフローとは
概要
日々追われる仕事には混乱することもしばしば。しかし、実際にはその多くが予想可能な形で繰り返されています。たとえば、新入社員のオンボーディングは決まった手順で行います。新たな仕事の依頼は、一連の決まったステージをたどります。仕事の進め方には、繰り返されるパターンがあるのです。
これらがワークフローです。
ワークフローとは？
ワークフローは、道路に例えられます。
仕事は、まさに自動車のように目的地を目指して流れていきます。ワークフローは、自宅から角のお店までの生活道路のように細く短いものもあれば、都道府県をまたがる高速道路のようにスケールの大きいものもあります。
まさに道路のように、ワークフローは渋滞したり、途中で道に迷ったり、時には壊れていることもあります。
Asana ワークグラフ
Asana 独自の「ワークグラフ」で、混乱しがちなメールやスプレッドシートでの作業を自動化されたプロセスに変換するパワフルなワークフローを構築できます。
ワークフローを綿密にマッピングする
一定の反復的な手順に従う仕事なら、ほぼ何でもワークフローに変換できます。
Asana でワークフローを構築するための最初のステップとして、現在の仕事の進め方のプロセスを綿密にマッピングします。
ワークフローの開始と終了のポイントを特定します。
たとえば、顧客からのフィードバックを管理するチームであれば、ワークフロー開始のポイントは、対顧客チームからフィードバックを受けたときになるでしょう。ワークフロー終了のポイントは、そのフィードバックに対してアクションを起こし、その顧客対応チームに返答する準備ができたときでしょう。
開始から終了までのステップを構築します。
この際、誰が何をしていて、どのツールを使っているか明確にします。
ステップをまとめてステージにグループ化します。
たとえば、「受け付け」「処理中」「解決済み」などのステージにまとめます。
一般的なワークフローのステージ
ワークフローはそれぞれに特徴がありますが、それでも多くは以下のコアステージを経ています。
プランニング
プランニングステージでのアクションの例:
- アイデア出しや情報収集
- リクエストの受け付け
- プロジェクトの優先度付けとリソースの振り分け
実行
実行ステージでのアクションの例:
- 開発
- 成果物のレビュー
- 仕事の進捗状況のトラッキング
レビュー
レビューステージでのアクションの例:
- フィードバック & 成果物の承認
- ステークホルダーへの報告
いくつかの例を示します。
仕事のリクエスト
スプリントプランニング
応募者のトラッキング
ワークフローのマッピングが完了したら、ワークフローの土台を構築します。このシリーズの次の記事をご覧ください。
