ワークフローとは

概要

日々追われる仕事には混乱することもしばしば。しかし、実際にはその多くが予想可能な形で繰り返されています。たとえば、新入社員のオンボーディングは決まった手順で行います。新たな仕事の依頼は、一連の決まったステージをたどります。仕事の進め方には、繰り返されるパターンがあるのです。

これらがワークフローです。

ワークフローとは?

ワークフロー

ワークフローは、道路に例えられます。

仕事は、まさに自動車のように目的地を目指して流れていきます。ワークフローは、自宅から角のお店までの生活道路のように細く短いものもあれば、都道府県をまたがる高速道路のようにスケールの大きいものもあります。

まさに道路のように、ワークフローは渋滞したり、途中で道に迷ったり、時には壊れていることもあります。

Asana ワークグラフ

ワークグラフ

Asana 独自の「ワークグラフ」で、混乱しがちなメールやスプレッドシートでの作業を自動化されたプロセスに変換するパワフルなワークフローを構築できます。

ワークフローを綿密にマッピングする

一定の反復的な手順に従う仕事なら、ほぼ何でもワークフローに変換できます。

Asana でワークフローを構築するための最初のステップとして、現在の仕事の進め方のプロセスを綿密にマッピングします。

マッピング

ワークフローの開始と終了のポイントを特定します。

たとえば、顧客からのフィードバックを管理するチームであれば、ワークフロー開始のポイントは、対顧客チームからフィードバックを受けたときになるでしょう。ワークフロー終了のポイントは、そのフィードバックに対してアクションを起こし、その顧客対応チームに返答する準備ができたときでしょう。

ローカルフィールド

開始から終了までのステップを構築します。

この際、誰が何をしていて、どのツールを使っているか明確にします。

ステージ

ステップをまとめてステージにグループ化します。

たとえば、「受け付け」「処理中」「解決済み」などのステージにまとめます。

一般的なワークフローのステージ

ステージ

ワークフローはそれぞれに特徴がありますが、それでも多くは以下のコアステージを経ています。

  1. プランニング

    プランニングステージでのアクションの例:
  • アイデア出しや情報収集
  • リクエストの受け付け
  • プロジェクトの優先度付けとリソースの振り分け
  1. 実行

    実行ステージでのアクションの例:
  • 開発
  • 成果物のレビュー
  • 仕事の進捗状況のトラッキング
  1. レビュー

    レビューステージでのアクションの例:
  • フィードバック & 成果物の承認
  • ステークホルダーへの報告

いくつかの例を示します。

仕事リクエスト

仕事のリクエスト

スプリント

スプリントプランニング

応募者

応募者のトラッキング

ワークフローのマッピングが完了したら、ワークフローの土台を構築します。このシリーズの次の記事をご覧ください。

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