学生組織の運営

Asana は、授業の課題の管理や、組織、クラブ、またはその他の課外活動の運営に利用できます。Asana では、組織の大事な情報、メモ、および To-Do リストを保管することができ、それにより会議や活動の事前、最中、および事後のコラボレーションがより緊密になります。新規メンバーの追加や既存メンバーの卒業などによる変更も、簡単に一元管理できます。

ワークスペースを作成する

  1. 組織またはクラブ用の新規ワークスペースを作成しましょう。これは、あなたのグループに関係するタスクおよび情報をすべて保管し、全員が Asana 上でコラボレーションを行うためのスペースとなります。
  2. ワークスペースに組織のリーダーを招待しましょう。Asana であなたの組織のさまざまな活動分野におけるプロジェクトをどのように構成するかは、ここから決定できます。
  3. プロジェクトを作成しましょう。会計、会議の議題、メモ、資金集め、今後のイベント、イベントプランニングなどのプロジェクトが考えられます。可能性は無限大です。

ワークスペースを作成し、Asana で初めてのプロジェクトを作成

他のメンバーを招待する

  1. いくつかプロジェクトを作成したら、組織の他のメンバーを招待します。トップバートップバートップバーは、Asana の最上部 (ヘッダーの上) に表示されます。続きを読む+ ボタンをクリックすれば招待できます。メンバーが登録したら、キックオフミーティングを開催し、Asana の使い方を紹介して全員が使えるようにしましょう。
  2. 既存のプロジェクトおよびタスクへの追加をメンバーに行ってもらい、次に各メンバーに自身のプロジェクトおよびタスクを作成するよう働きかけます。全員がアイデアを加えた時点で、Asana でのコラボレーションを開始できます。
  3. タスクを完了および追加し続けることに加え、質問、最新ステータスの確認、または情報周知により全員の認識を一致させるために、常にコメントコメントタスクや会話にコメントを追加して、ヘルプを申し出たり、質問に答えたり、仕事の進行をサポートしたりすることができます。続きを読むを追加して会話を開始するようメンバーに働きかけます。いったん全員が常にタスクを更新するようになれば、週次の会議やメールで簡単な連絡にたくさんの時間を費やす必要はなくなり、代わりに Asana で最新の情報を瞬時に得られます。

Asana の使用や、グループでの使用方法について質問するようにメンバーに念を押しましょう。Asana の使用を広げ、その勢いを維持するためのヒントについては、ガイド記事をご参照ください。

Asana で会議を運営する

  1. 会議の議題用にプロジェクトを作成します。議題を管理し、議題の各アイテムに対しタスクを作成するには、セクションセクションセクションを使って、タスクリストを整理します。プロジェクトやマイタスクリストをカテゴリー、ワークフローのステージ、または優先度に基づいて分類できます。続きを読むを使用します。各タスクに確実に対応するために、会議日と同じ期日を設けることができます。
  2. 会議の出席者全員をプロジェクトメンバープロジェクトメンバープロジェクトに対するアクセス権を持ち、プロジェクトに関する通知を受け取るユーザーのことです。続きを読むとして追加すれば、出席者も議題をタスクとして追加し、会議で話し合うことができます。
  3. 会議の前に、組織のリーダーが議題のトピック (プロジェクトのタスク) を確認して優先順位を付けましょう。ドラッグ & ドロップでタスクを優先度順に並べ替えることができます。
  4. 会議中に Asana の会議の議題プロジェクトを参照することで、全員が今何が話し合われているかを把握できます。フォーカスモードフォーカスモードフォーカスモードでは、タスクの詳細がブラウザーウィンドウ全体に表示されます。続きを読む (ショートカット: Tab + X) を使えば、それぞれのタスクを大画面に表示して、全員で見ることができます。
  5. 会議中に次のステップを割り当てます。話し合いが終わったらタスクに完了のチェックマークを入れていきましょう。フォローアップが必要な項目には、担当するメンバーにタスクを割り当てます。会議中に新しいタスクを作成すれば、全員に次に何をすべきか周知できます。

Asana で会議の議題プロジェクトを作成し、ディスカッション、アクションアイテム、メモを追跡

Asana で組織や会議を運営すれば、誰が何をいつまでにやるのかを全員が簡単に知ることができるため、会議の時間を有効に使うことができます。現状把握や話し合うべきことの確認に時間を費やすのではなく、学生生活にインパクトを与えられるような仕事に取り組みましょう。

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