キャンパスイベントプランニング
キャンパスイベントの計画は、手に余るほどの To-Do、膨大なメール、たくさんの締切などが発生し、とてもストレスフルな仕事です。イベント参加者が 10 人でも 1 万人でも、Asana はクラスメートと協力し、イベントをつつがなく開催するための理想的なプランニングツールです。
イベントプロジェクトをセットアップ
- イベントのための新規プロジェクトを作成しましょう。「秋のハッカソン」や「チャリティコンサート」のようにわかりやすい名前を付けます。全体の概要を含め、プロジェクトの説明プロジェクトの説明 プロジェクトの説明は、プロジェクトの目標や概要をチームメイトに伝えるための場所です。 続きを読む を追加します。
- イベントプランナーや他のクラスメートを招待してプロジェクトメンバープロジェクトメンバー プロジェクトに対するアクセス権を持ち、プロジェクトに関する通知を受け取るユーザーのことです。 続きを読む になってもらいましょう。これにより、全員がタスクの割り当て、完了ができ、重要な更新情報をフォローできます。
- イベントプランニングタイムラインの整理にはワークバックカレンダーに基づくセクションセクション セクションを使って、タスクリストを整理します。プロジェクトやマイタスクリストをカテゴリー、ワークフローのステージ、または優先度に基づいて分類できます。 続きを読む を使用しましょう。「1 か月前」「1 週間前」「前日」等のヘッダーを使用すると便利です。
- 各セクションにタスクを追加したら、期日、担当者を設定し、関連のファイルを添付します。また、わかりやすい説明を加えましょう。こうすることで誰がいつまでに何をするかを全員が把握できます。
- イベント当日は、設営、ベンダーの到着、ゲストの到着、ディナー等各ステップごとに締め切り時間を設定したタスクを追加することで Asana を使ってスケジュールを視覚化できます。イベントの進行に合わせ、チームはモバイルデバイスからタスクを完了し、スケジュール通りであることを確認できます。
iOS や Android のための Asana アプリをダウンロードし、イベントプランニングチーム間でスムーズなイベント当日の調整を行いましょう。
イベントプランニングに Asana をもっと活用
スポンサーの追跡
イベントプロジェクトで簡単にスポンサーの追跡ができます。スポンサーごとにタスクを作成し、サブタスクを利用して打診、プレゼンの電話、資料、連絡先、ロゴやメッセージなどのスポンサーアセットなど、プロセスのステップごとに追跡しましょう。スポンサーに関するアイデアを募ったり、イベントの資金集めの進捗を追跡するにも最適です。Asana の顧客管理の例も参考にしてください。
イベントプロジェクトのコピー
連続するイベントや、定期的に同じイベントを開催するなら、複製用のプロジェクトテンプレートを作成できます。過去のイベントで学んだ教訓に基づき、テンプレートに項目を追加しましょう。新しいイベントごとにプロジェクトテンプレートをコピーして使用します。テンプレートがあれば卒業時にイベントプランニングを引き継ぐのも簡単です。
ゲストリストの管理
Asana でゲストリストを管理しましょう。ゲストの参加確認には Google フォームを使用し、イベントプロジェクトか新規プロジェクトに統合します。ゲストが参加の有無を回答すると、氏名が Asana のタスクとして表示されます。さらにこのプロジェクトは受付リストとしても利用できます。ゲストがイベントに到着するたびに、モバイルデバイスからタスクを完了しましょう。
外部ベンダーの管理
プロジェクトを使って外部ベンダーとのやり取りを管理しましょう。ベンダーごとにタスクを作成し、見積もり作成、契約締結、タイムラインの確認、請求書支払いなどプロセスのステップごとにサブタスクを設定します。請求書をメールで受取ったら、メール転送機能を使って Asana にタスクを作成します。
クリップボードやメールでイベント管理を行っていた時代はもう過去のこと。Asana があれば、チームは次のイベントに向けて準備万全、イベント参加者に心から満足してもらえるのは間違いありません。
