キャンパスイベントプランニング

キャンパスイベントの計画は、手に余るほどの To-Do、膨大なメール、たくさんの締切などが発生し、とてもストレスフルな仕事です。イベント参加者が 10 人でも 1 万人でも、Asana はクラスメートと協力し、イベントをつつがなく開催するための理想的なプランニングツールです。

イベントプロジェクトをセットアップ

  1. イベントのための新規プロジェクトを作成しましょう。「秋のハッカソン」や「チャリティコンサート」のようにわかりやすい名前を付けます。全体の概要を含め、プロジェクトの説明プロジェクトの説明 プロジェクトの説明は、プロジェクトの目標や概要をチームメイトに伝えるための場所です。 続きを読む を追加します。
  2. イベントプランナーや他のクラスメートを招待してプロジェクトメンバープロジェクトメンバー プロジェクトに対するアクセス権を持ち、プロジェクトに関する通知を受け取るユーザーのことです。 続きを読む になってもらいましょう。これにより、全員がタスクの割り当て、完了ができ、重要な更新情報をフォローできます。
  3. イベントプランニングタイムラインの整理にはワークバックカレンダーに基づくセクションセクション セクションを使って、タスクリストを整理します。プロジェクトやマイタスクリストをカテゴリー、ワークフローのステージ、または優先度に基づいて分類できます。 続きを読む を使用しましょう。「1 か月前」「1 週間前」「前日」等のヘッダーを使用すると便利です。
  4. 各セクションにタスクを追加したら、期日、担当者を設定し、関連のファイルを添付します。また、わかりやすい説明を加えましょう。こうすることで誰がいつまでに何をするかを全員が把握できます。
  5. イベント当日は、設営、ベンダーの到着、ゲストの到着、ディナー等各ステップごとに締め切り時間を設定したタスクを追加することで Asana を使ってスケジュールを視覚化できます。イベントの進行に合わせ、チームはモバイルデバイスからタスクを完了し、スケジュール通りであることを確認できます。

iOSAndroid のための Asana アプリをダウンロードし、イベントプランニングチーム間でスムーズなイベント当日の調整を行いましょう。

Asana プロジェクトを使ってキャンパスイベントを計画

イベントプランニングに Asana をもっと活用

スポンサーの追跡

イベントプロジェクトで簡単にスポンサーの追跡ができます。スポンサーごとにタスクを作成し、サブタスクを利用して打診、プレゼンの電話、資料、連絡先、ロゴやメッセージなどのスポンサーアセットなど、プロセスのステップごとに追跡しましょう。スポンサーに関するアイデアを募ったり、イベントの資金集めの進捗を追跡するにも最適です。Asana の顧客管理の例も参考にしてください。

イベントプロジェクトのコピー

連続するイベントや、定期的に同じイベントを開催するなら、複製用のプロジェクトテンプレートを作成できます。過去のイベントで学んだ教訓に基づき、テンプレートに項目を追加しましょう。新しいイベントごとにプロジェクトテンプレートをコピーして使用します。テンプレートがあれば卒業時にイベントプランニングを引き継ぐのも簡単です。

ゲストリストの管理

Asana でゲストリストを管理しましょう。ゲストの参加確認には Google フォームを使用し、イベントプロジェクトか新規プロジェクトに統合します。ゲストが参加の有無を回答すると、氏名が Asana のタスクとして表示されます。さらにこのプロジェクトは受付リストとしても利用できます。ゲストがイベントに到着するたびに、モバイルデバイスからタスクを完了しましょう。

外部ベンダーの管理

プロジェクトを使って外部ベンダーとのやり取りを管理しましょう。ベンダーごとにタスクを作成し、見積もり作成、契約締結、タイムラインの確認、請求書支払いなどプロセスのステップごとにサブタスクを設定します。請求書をメールで受取ったら、メール転送機能を使って Asana にタスクを作成します。

クリップボードやメールでイベント管理を行っていた時代はもう過去のこと。Asana があれば、チームは次のイベントに向けて準備万全、イベント参加者に心から満足してもらえるのは間違いありません。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。