セールスチームとアカウント管理チームのための Asana

顧客アカウントを管理するチームは、メールSalesforce といったツールを使用していますが、お客様のライフサイクル全体で価値を提供するために必要なすべての仕事を必ずしも 1 か所で計画して実行できるわけではありません。この記事では、顧客アカウントを管理しているチームに役立つ Aasna の使用方法についてヒントを紹介します。

アカウント管理プロジェクトに使える一般的なヒント

これらのヒントはプロジェクト管理の基本的なベストプラクティスを土台とし、セールスチームとアカウント管理チームが引き継ぎをスムーズに行い、プラットフォーム全体のコミュニケーションを管理し、アクションアイテムを追跡するのに役立ちます。これらのヒントは、パイプラインの追跡や一般的なアカウント管理を開始する際にも役立ちます。

取引成立前のサポート時に使うワークフローの例および各ステップの処理に役立つ Asana の機能を示したスクリーンショット

基本的なアカウント管理のフロー

取引成立前のプロセスの各ステップに使える Asana の機能があり、仕事を先に進めるのに役立ちます。

Asana と Salesforce の連携で Asana タスクに変換される Salesforce のアカウント To-Do を示したスクリーンショット

Salesforce と Asana の連携

  1. Salesforce と Asana の連携を使用すれば、新しいアカウントのプロセスをスケーリングし、自動化できるので、引き継ぎがスムーズに行えます。Asana と Salesforce 間で情報が同期されるので、両サイドが更新された状態になります。
  2. 頻繁に使用するカスタマーサクセス用のプレイブックやセールスモーションがある場合は、カスタムテンプレートを作成することで、時間を節約でき、引き継ぎがスムーズに行えます。
  3. セールスプロジェクト用テンプレートまたはカスタマーサクセスプロジェクト用テンプレートから始めると、時間を節約できる上に、独自のカスタムテンプレートを整理するヒントが得られます。

Asana のパイプラインプロジェクトでカスタムフィールドを設定し、それを使いフィールドによってプロジェクトをソートする GIF

CRM ツールを使用しない場合は、Asana のアカウント追跡用テンプレートをお試しください。

Asana for Outlook または Asana for Gmail との連携によりメールからタスクの作成や、コメントの追加などをしているスクリーンショット

Asana とメール

大切なお客様の詳細やアクションアイテムがメールの中に埋もれてしまわないように対策しましょう。Gmail または Outlook アカウントを連携すると、メールでの会話を直接 Asana のタスクやコメントに変換できます。

お客様オンボーディングプロジェクトのヒント

お客様のオンボーディングはチームが能力を発揮し、すばやく価値を提供する非常に大切な機会です。これをスムーズに行う最適な方法の 1 つとしてお客様オンボーディング用プロジェクトをセットアップします。Asana を以下のようにご活用ください。

お客様とのミーティングを対象とした Asana ミーティング議題プロジェクトのスクリーンショット

  • オンボーディングテンプレートを作成すれば、それぞれのお客様について、正しいステップでよりすばやくオンボーディングを開始できます。たとえば、Salesforce 連携を使用すれば、Salesforce での商談が取引成立に移るときに、Asana のテンプレートから自動的にお客様のオンボーディングプロジェクトを生成できます。
  • お客様がメールで大切な情報を見落とすことなく、1 か所でトレーニング資料を見つけ、期日を確認し、チームと連絡をとれるように、お客様を Asana のオンボーディングプロジェクトに招待することを検討してください。
  • プロジェクトに会議の議題をまとめるセクションを作成すれば、次のミーティングで話し合うトピックを追加し、共有できます。
  • 他のプロジェクトの既存タスクをオンボーディングプロジェクトで活用できる場合は、仕事を重複させることなくタスクを複数のプロジェクトに追加できます。
  • Asana のモバイルアプリを使用すれば、オンサイトで、またはミーティング中に簡単な To-Do をオンボーディングプロジェクトのタスクとして取り込んだり、メモや関連する仕事を確認したりできます。

お客様フィードバックプロジェクトのヒント

お客様との関係が深まると、改善、バグの対処、お客様重視のインサイトをもとにしたロードマップの計画などに使える関連性のあるフィードバックを受けることがあるかもしれません。Asana では以下のように表示されます。

センチメントによってフィードバックを一目で評価することにより Asana のお客様フィードバックをソートする GIF

  • カスタムフィールドソート機能を使えば、フィードバックを統一した方法で追跡し、傾向を見つけられます。たとえば、同じ内容のフィードバックを送信したお客様の数を追跡するためのフィールドや、フィードバックを「ポジティブ」「中立」「ネガティブ」に分けて表示するドロップダウンフィールドを作成できます。
  • フィードバックにすぐ対応する必要がある場合は、タスクを割り当てて、期日を設定します。タスクには担当者が必要とするすべての背景情報が含まれているので、スピーディに解決できます。
  • フォームを作成すれば、お客様にもっと簡単にフィードバックを提出していただけます。提出されたフォームはすぐにフィードバックプロジェクトのタスクに変換されるので、アクションを取ることができます。
  • 組織全体の他部門の関係者たちとプロジェクトを共有しましょう。たとえば、製品チームのメンバーを招待すれば、招待された人はお客様から得られたインサイトを計画プロセスに盛り込むことができます。この情報は、フィードバックの内容と関連性があるチームを示すカスタムフィールドを作成して追跡することもできます。

セールスチーム、カスタマーサクセスチーム、アカウント管理チームに役立つ他のリソース

ビデオのほうが理解しやすい、あるいは Asana のお客様がそれぞれのお客様のためにどのように業務を遂行しているのかを知りたい、という方のために、以下のリソースをご用意しました。

リソース リンク
チーム別のテンプレート セールス用テンプレートを検索するまたはカスタマーサクセス用テンプレートを検索する 
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
ケーススタディ GoSpotCheckStride、および Social Factor が Asana でカスタマージャーニーを管理している方法についてお読みください
コミュニティとつながる 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる 

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。