新しいクライアントのオンボーディング

新しいクライアントのオンボーディングには多くの調整が伴います。メールやスプレッドシートを使ってチーム間で調整している間に、物事の見落としが発生する可能性があります。クライアントのオンボーディングと管理に関するチームの作業を Asana で追跡すれば、クライアントと明確かつ持続的なコミュニケーションを取り、関係をますます発展させることができます。

顧客登録テンプレートプロジェクトの作成方法

プロジェクトは、チームの内部に対するものと、チームとクライアントの間で取り組むものの 2 つをセットアップします。

クライアントと顧客マネージャー用の社内および社外向けのオンボーディングプロジェクト

パート 1: 顧客登録テンプレートプロジェクトを作成する

このプロジェクトは、クライアントオンボーディングが計画通りに進んでいることを確認するための、社内チーム向けのプロジェクトです。

  1. 複製用の顧客登録[テンプレート]として使うための[プロジェクトを新規作成](/guide/help/projects/basics)します。. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. 一般的なクライアントオンボーディングのステップをすべて網羅するタスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む を作成します。組織によって大きく異なりますが、以下にいくつか例を挙げます。

    • 契約を結ぶ
    • 顧客の主要窓口を設定する
    • 顧客データを読み込む
    • 戦略を構築する
      • チームと話し合ってすべてのオンボーディングステップがプロジェクトに反映されていることを確認しましょう。
  3. パート 1 からセクションを作成し、オンボーディングのステップを分類します。手順としては、タスク名の後ろにコロン ( : ) を入力するだけです。
  4. 社外登録プロジェクトに適用されるタスクについては (パート 2 を参照)、[タスクを複数のプロジェクトに格納]しても構いません。Tab + P を押して + ボタンをクリックすると、別のプロジェクトに追加できます。
  5. 社内登録テンプレートを作成したら、新しいクライアントのオンボーディング時にカスタムテンプレートからプロジェクトを新規作成するようチームメイトに伝えます。このとき、クライアントの名前に合わせてプロジェクト名を変更し、クライアントの名前やプロセスに合うようにタスクやタスクの説明を更新します。
  6. プロジェクトでクライアントに対する仕事を追跡したり、必要に応じてステータス更新を行ったりできるよう、社内の関係者をプロジェクトメンバーとして招待します。

Asana で複製用の社内登録テンプレートを作成

パート 2: 社外登録プロジェクトテンプレートを作成する

クライアントがオンボーディングの進捗を確認したり、その過程でタスクや質問をチームに送ることができるように、このテンプレートはクライアントと共有します。

  1. “顧客管理” または “クライアント” という名前のチームを作成します。ここに、クライアントが目にする登録および顧客プロジェクトをすべて格納します。
  2. プロジェクトを新規作成します。プロジェクトの名前は “社外登録” にします。
  3. プロジェクトの説明プロジェクトの説明 プロジェクトの説明は、プロジェクトの目標や概要をチームメイトに伝えるための場所です。 続きを読む を追加し、プロジェクトの各セクションの説明、顧客マネージャーの連絡先情報、およびクライアントが Asana についてわからないことがあったときに利用できるガイド(/guide)へのリンク (必要な場合) を入力します。
  4. セクションセクション セクションを使って、タスクリストを整理します。プロジェクトやマイタスクリストをカテゴリー、ワークフローのステージ、または優先度に基づいて分類します。 続きを読む を作成し、“参考”、“未解決の質問”、“アクションアイテム” という名前を付けます。そして、顧客ベースに役立つタスク(たとえば、キックオフミーティングやデータの読み込みなど)を作成します。
  5. 社内登録の場合と同様、作成したら、プロジェクトをテンプレートとして保存します。具体的には、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。新しい社外登録プロジェクトの作成時は、一から作るのではなくテンプレートを利用するようチームメイトに周知しましょう。
  6. プロジェクトを作成したら、新しい顧客ごとにテンプレートを複製し、クライアントやそのチームメイトをプロジェクトメンバーとして招待します (ただし、組織のゲストになります)。チーム側からは、顧客マネージャーやその他の関係者をプロジェクトメンバープロジェクトメンバー プロジェクトに対するアクセス権を持ち、プロジェクトに関する通知を受け取るユーザーのことです。 続きを読む として招待し、必要に応じてタスクを追加したり、進捗の追跡やステータスの更新をしたりできるようにします。
    • 各クライアントが閲覧できるのは、自分が招待されたチーム内のプロジェクトのみです。他の顧客の情報が表示されることはありません。
  7. 顧客の参考用に、このプロジェクトに社内プロジェクトからタスクを追加します。タスク上で Ctrl/Cmd + P を押し、続いて社外向けのプロジェクト名を入力します。自社へ問い合わせる場合は “未解決の質問” セクションにタスクを追加するよう、顧客に伝えます。チームまたはクライアントが対応する仕事が発生したとき、または電話や会議のフォローアップアイテムがある場合は、タスクを “アクションアイテム” に追加します。
  8. ファイルの共有やステータス更新の伝達、クライアントとの会議の運営、仕事のリクエスト、一般的なコミュニケーションの一元管理システムとして Asana を使います。
  9. 進捗ビュー進捗ビュー 進捗ビューでは、プロジェクト内のタスクの完了、およびプロジェクトオーナーからのステータス更新を確認できます。 続きを読む を使ってステータスを更新すると、チームメイトやクライアントがオンボーディングの進捗を確認できます。

Asana で複製用の社外登録テンプレートを作成

パート 3: クライアントとのキックオフミーティング

クライアントを社外向けのプロジェクトに招待したら、両チームが Asana でコラボレーションする計画を立てるためのキックオフミーティングを開きましょう。 このとき、タスクの作成効果的なコミュニケーションの取り方など、Asana の基本的な使い方を紹介すると良いでしょう。また、プロジェクト内に格納されている情報や、ステータス更新の投稿方法、質問やリクエストの送信方法なども説明します。

顧客登録テンプレートプロジェクトを管理するためのヒント

ポートフォリオでクライアントのプロジェクトを一元管理する

この 2 つのオンボーディングプロジェクトを皮切りに、クライアントと数多くのプロジェクトに取り組むことになるかもしれません。各クライアントのすべてのプロジェクトを適切に管理できるよう、クライアントごとにポートフォリオを作成しましょう。ポートフォリオには、プロジェクトのステータス、優先度、進捗がリアルタイムに表示されるため、特定のクライアントと共有する目標の進捗を正確に把握できます。問題が発生した場合は、すぐにそれを特定してクライアントとの関係を良好に保つことができます。また社内では、各クライアントの主要プロジェクトのステータスを監視し報告するためにポートフォリオが役に立ちます。

Google スプレッドシートでレポートを作成する

クライアントオンボーディングプロジェクトをポートフォリオに追加したら、Google スプレッドシートのポートフォリオレポートを使うと、すべてのオンボーディングプロジェクトを比較して順調なクライアントや注意が必要なクライアントを確認できます。Asana のプロジェクトデータを視覚的に整理しカスタムレポートを作成することで、クライアントのオンボーディングにかかる時間や各チームメイトのオンボーディングに対する貢献度、改善が必要な領域などを理解できます。

依存関係を使用して、オンボーディングプロセスを適切な順序で進める

社内外のオンボーディングプロジェクトを構築したら、依存関係を使ってタスク間の待機関係を示しましょう。待機しているタスクが完了すると、ワークフローで次のタスクの開始準備ができた旨の通知を受け取ります。チームとクライアントの双方が、問題の有無や、次の仕事を始めるタイミングを確認することができます。 たとえば、クライアントがオンボーディングフォームを入力するまでクライアントのデータを読み込むことができない場合、あなたが作業を待機していることがクライアントもわかるため、催促する必要はありません。

カスタムフィールドを追加してあらゆる情報の追跡を統一する

カスタムフィールドをプロジェクトに追加すると (テンプレートに組み込むことも可能)、Asana で追加情報の分類、絞り込み、および表示が可能になります。カスタムフィールドを使えば、仕事の優先度や仕事のステージを示したり、テキストフィールドによる連絡先情報、顧客の健全性、顧客タイプなどを取り込むことができます。チームにとってもクライアントにとってもあらゆる情報の追跡が簡単になり、また情報の取得が統一されます。カスタムフィールドを追加するには、プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックします。

自社とクライアント間のあらゆる仕事を Asana で追跡すると、誰がいつまでに何をしているのかを全員が把握することができます。受信トレイのメール件数を増やすことなく、クライアントとの関係を強化しさらに発展していくために必要な作業に集中できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。