新しいクライアントのオンボーディング

新しいクライアントのオンボーディングには多くの調整が伴います。そのためメールやスプレッドシートを使ってチーム間で調整している間に、物事の見落としが発生する可能性も。クライアントのオンボーディングと管理に関係するチームの作業を Asana で追跡すれば、クライアントと明確なコミュニケーションを継続し、関係をますます発展させることができます。

Hello Social が新規クライアントのオンボーディングを Asana で 20% 効率化した手法とは?詳しくはケーススタディをご覧ください。

顧客登録テンプレートプロジェクトの作成方法

プロジェクトは、チームの内部で使用するものと、チームとクライアントで使用するものの 2 つをセットアップします。

クライアントと顧客マネージャー用の社内および社外向けのオンボーディングプロジェクト

パート 1 : 顧客登録テンプレートプロジェクトを作成する

このプロジェクトは、クライアントオンボーディングが計画通りに進んでいることを確認するための、社内チーム向けのプロジェクトです。

  1. 複製用の顧客登録[テンプレート]として使うための[プロジェクトを新規作成](/guide/help/projects/basics)します。. Name the project “Internal implementation.” (And every time you create a new project from the template, change the name to start with your client’s name.)
  2. 一般的なクライアントオンボーディングのステップをすべて網羅するタスクタスク タスクは Asana における仕事の基本単位です。タスクを使うと、あらゆる類の仕事を表現し、仕事を小さな要素に分割したり情報を格納したりできます。 続きを読む を作成します。ステップは組織によって大きく異なりますが、以下にいくつか例を挙げます。

    • 契約を結ぶ
    • 顧客側の主要連絡先を設定する
    • 顧客データを読み込む
    • 戦略開発
      • チームと話し合ってすべてのオンボーディングステップがプロジェクトに反映されていることを確認しましょう。
  3. パート 1 からセクションを作成し、オンボーディングのステップを分類します。手順としては、Tab + N を入力するだけです。
  4. 社外登録プロジェクトに適用されるタスクについては (パート 2 を参照)、[タスクを複数のプロジェクトに格納]しても構いません。Tab + P を押して + ボタンをクリックすると、別のプロジェクトに追加できます。
  5. 社内登録テンプレートを作成したら、新しいクライアントのオンボーディング時にカスタムテンプレートからプロジェクトを新規作成するようチームメイトに伝えます。このとき、クライアントの名前に合わせてプロジェクト名を変更し、クライアントの名前やプロセスに合うようにタスクやタスクの説明を更新します。
  6. プロジェクトでクライアントに対する仕事を追跡したり、必要に応じてステータス更新を行ったりできるよう、社内の関係者をプロジェクトメンバーとして招待します。

Asana で複製用の社内登録テンプレートを作成

パート 2 : 社外登録プロジェクトテンプレートを作成する

クライアントがオンボーディングの進捗を確認したり、その過程でタスクや質問をチームに送ることができるように、このテンプレートはクライアントと共有します。

  1. 「顧客管理」または「クライアント」という名前のチームを作成します。ここに、クライアントが目にする登録および顧客プロジェクトをすべて格納します。
  2. プロジェクトを新規作成します。プロジェクトの名前は「社外登録」にします。
  3. プロジェクトの説明プロジェクトの説明 プロジェクトの説明は、プロジェクトの目標や概要をチームメイトに伝えるための場所です。 続きを読む を追加し、プロジェクトの各セクションの説明、顧客マネージャーの連絡先情報、およびクライアントが Asana についてわからないことがあったときに利用できるガイド(/guide)へのリンク (必要な場合) を入力します。
  4. セクションセクション セクションを使って、タスクリストを整理します。プロジェクトやマイタスクリストをカテゴリー、ワークフローのステージ、または優先度に基づいて分類します。 続きを読む を作成し、「参考」、「未解決の質問」、「アクションアイテム」という名前を付けます。そして、顧客ベースに役立つタスク (たとえば、キックオフミーティングやデータの読み込みなど) を作成します。
  5. 社内登録の場合と同様、作成したら、プロジェクトをテンプレートとして保存します。具体的には、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。新しい社外登録プロジェクトの作成時は、一から作るのではなくテンプレートを利用するようチームメイトに周知しましょう。
  6. プロジェクトを作成したら、新しい顧客ごとにテンプレートを複製し、クライアントやそのチームメイトをプロジェクトメンバーとして招待します (ただし、招待された人は組織のゲストになります)。チーム側からは、顧客マネージャーやその他の関係者をプロジェクトメンバープロジェクトメンバー プロジェクトに対するアクセス権を持ち、プロジェクトに関する通知を受け取るユーザーのことです。 続きを読む として招待し、必要に応じてタスクの追加や、進捗の追跡、ステータスの更新を行えるようにします。
    • 各クライアントが閲覧できるのは、自分が招待されたチーム内のプロジェクトのみです。他の顧客の情報が表示されることはありません。
  7. お客様の参考用に、このプロジェクトに社内プロジェクトからタスクを追加するには、タスク上で Ctrl/Cmd + P を押し、続いて社外向けのプロジェクト名を入力します。問い合わせの際には「未解決の質問」セクションにタスクを追加するよう、お客様に伝えます。チームまたはクライアントが対応する仕事が発生した場合や、電話や会議のフォローアップアイテムがある場合は、タスクを「アクションアイテム」に追加します。
  8. Asana を活用して、ファイルの共有やステータス更新の伝達、クライアントとの会議の運営、仕事のリクエスト、一般的なコミュニケーションを一元管理しましょう。
  9. 進捗ビュー進捗ビュー 進捗ビューでは、プロジェクト内のタスクの完了、およびプロジェクトオーナーからのステータス更新を確認できます。 続きを読む を使ってステータスを更新すると、チームメイトやクライアントがオンボーディングの進捗を確認できます。

Asana で複製用の社外登録テンプレートを作成

パート 3 : クライアントとのキックオフミーティング

クライアントを社外向けのプロジェクトに招待したら、キックオフミーティングを開き、両チームが Asana でコラボレーションする計画を立てましょう。 このとき、タスクの作成効果的なコミュニケーションの取り方など、Asana の基本的な使い方を紹介すると良いでしょう。また、プロジェクト内に格納されている情報や、ステータス更新の投稿方法、質問やリクエストの送信方法なども説明します。

顧客登録テンプレートプロジェクトを管理するためのヒント

ポートフォリオでクライアントのプロジェクトを一元管理する

この 2 つのオンボーディングプロジェクトが、クライアントと数多くのプロジェクトに取り組むきっかけになるかもしれません。各クライアントのすべてのプロジェクトを適切に管理できるよう、クライアントごとにポートフォリオを作成しましょう。ポートフォリオには、プロジェクトのリアルタイムのステータス、優先度、進捗が表示されるため、そのクライアントと共有する目標に向けた進捗を正確に把握できます。問題が発生しても、すぐにそれを特定し、クライアントとの関係を維持することができます。また社内では、各クライアントの主要イニシアチブのステータスを監視し報告するためにポートフォリオが役に立ちます。

Google スプレッドシートでレポートを作成する

クライアントオンボーディングプロジェクトをポートフォリオに追加したら、Google スプレッドシートのポートフォリオレポートを使うと、すべてのオンボーディングプロジェクトを比較して順調なクライアントや注意が必要なクライアントを確認できます。Asana のプロジェクトデータを視覚的に整理しカスタムレポートを作成することで、クライアントのオンボーディングにかかる時間や各チームメイトのオンボーディングに対する貢献度、改善が必要なポイントなどを理解できます。

依存関係を使用して、オンボーディングプロセスを適切な順序で進める

社内外のオンボーディングプロジェクトを構築したら、依存関係を使ってタスク間の待機関係を示しましょう。一つのタスクが完了すると、ワークフローで待機中の次のタスクを開始できることが通知されます。チームとクライアントの双方が、遅れの有無や、次の仕事を始めるタイミングを確認することができます。 たとえば、クライアントがオンボーディングフォームに入力するまでクライアントのデータを読み込むことができない場合、あなたが作業を待機していることがクライアントにもわかるため、催促する必要はありません。

カスタムフィールドを追加してあらゆる情報の追跡を統一する

カスタムフィールドをプロジェクトに追加すると (テンプレートに組み込むことも可能)、Asana で追加情報の分類、絞り込み、表示が可能になります。カスタムフィールドを使えば、仕事の優先度や仕事のステージを示したり、テキストフィールドによる連絡先情報、顧客の健全性、顧客タイプなどを取り込むことができます。チームにとってもクライアントにとってもあらゆる情報の追跡が簡単になり、また情報の取得方法が統一されます。カスタムフィールドを追加するには、プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックします。

自社とクライアント間のあらゆる仕事を Asana で追跡すると、誰がいつまでに何をしているのかを全員が把握することができます。受信トレイのメール件数を増やすことなく、クライアントとの関係を強化しさらに発展していくために必要な作業に集中できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。