アカウント管理
セールスチームやカスタマーサクセスチームにとって、信頼できるアカウント管理は大変重要です。Asana を使うことで、見込み客やアカウントの追跡からアカウントのステータス確認、各アカウントの担当者の把握などが容易になります。
アカウント管理プロジェクトの作成方法
- プロジェクトを新規作成します。「アカウント管理」という名前を付けて、プロジェクトをセールスチームまたはカスタマーサクセスチームに追加します。
- パイプラインや顧客ステージに基づいてカスタムフィールドを作成します。このフィールドは、たとえばセールスチームの場合はファネルステージ、カスタマーサクセスチームの場合はチームサイズやライフサイクルステージになります。プロジェクトの上部にある青色の「カスタムフィールドを追加」リンクをクリックしてカスタムフィールドを作成します。カスタムフィールドを作成したら、ビューを変更してカスタムフィールドでソートします。
- 反応を得られないリードや取引が終了したアカウントのフィールドも追加すると、アクティブでないアカウントも引き続き追跡できます。
- チームメイトが複製できるようテンプレートタスクを作成し、「テンプレート (複製用): 新規アカウント」という名前を付けます。すべてのアカウントに対してタスクを作成します。関係が継続する間はこのタスクは未完了のままになりますが、問題はありません。Asana では、すべてのタスクをすぐに完了にする必要はありません。
- テンプレートタスクにサブタスクを作成して、どのアカウントに対しても行っている標準的なアクティビティを追跡することもできます。
- アカウントの担当者が決まったら、タスクをその人に割り当てれば、このアカウントとのやりとりの責任者が全員に明らかになります。
- アカウントの担当者が変わった場合は、新しい担当者に割り当て直します。
- タスクの説明、タスクのコメントや添付を使って、アカウントライフサイクルを通じて関連するファイルやアカウントに関するメモを追加します。こうすることで、誰もがアカウントのステータスを確認したり、より詳しい情報を読んだりすることができます。
- 作成したら、プロジェクトをテンプレートとして保存します。具体的には、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、「テンプレートに変換」を選択します。新しいアカウント用にテンプレートを簡単に複製するには、プロジェクトの新規作成画面を開き、「テンプレート」タブからアクセスします。
アカウント管理プロジェクトを管理するためのヒント
Salesforce を Asana と連携する
Salesforce とのパートナー連携を利用することで、Asana と Salesforce 間でデータやプロセスを同期し、セールスライフサイクルを加速できます。セールスチームもそれ以外のチームも、「信頼できる唯一の情報源」を基に、ワークフローに合ったツールを使って仕事ができるようになります。
プロジェクトの絞り込みとソート
プロジェクトのビューをカスタマイズすれば、アカウント管理タスクをソートできます。たとえば、アルファベット順、担当者別、カスタムフィールド別、完了 / 未完了タスクでソートして、名前や担当者、取引の状態などでアカウントをすばやく確認できます。
カスタムフィールドを使ってアカウント詳細を追跡する
アカウントを絞り込んだり整理したりする手段がさらに必要な場合は、アカウント管理プロジェクトにカスタムフィールドを追加で作成しましょう。たとえば、以下のフィールドが考えられます。
- アカウントの規模
- アカウントの健全性
- 所在地
- 業種
フォームを使って顧客情報を集める
リードや顧客が入力するフォームを作成すると、顧客情報を Asana に取り込むことができます。ウェブフォームが送信されると、その情報は自動的に Asana のタスクと設定済みの対応するカスタムフィールドにマッピングされるため、必要な情報が手元に揃います。フォームのリンクを送信すると、その受信者は Asana ユーザーでなくてもフォームを送信できます。
メールを Asana に転送する
お客様とのやり取りにメールを使っている場合、Gmail や Outlook のメール連携を利用することで、メールの受信トレイから直接フォローアップタスクを作成し、会話をアクションに変換できます。また、重要な通信内容を Asana に転送し、すべてをプロジェクト内に保持すれば、メールの受信トレイで管理する必要がなくなり、見つけたり、Asana で追跡している他の仕事を参照したりすることがより簡単になります。
メールをフォローアップするためのリマインダーを作成するには、そのタスクを開き、右ウィンドウの上部にあるタスクアクションボタンをクリックして「フォローアップタスクを作成」を選択します。
Asana を使ってアカウント管理を行うことで、アカウントごとに必要となる作業とともにアカウント情報を効果的に管理できます。チームはアカウントの履歴を明確に把握し、将来の案件を計画できます。
