アカウント管理

セールスチームやカスタマーサクセスチームにとって、信頼できるアカウント管理は大変重要です。Asana を使うことで、見込み客やアカウントの追跡からアカウントのステータス確認、各アカウントの担当者の把握などが容易になります。

アカウント管理プロジェクトの作成方法

  1. プロジェクトを新規作成します。「アカウント管理」という名前を付けて、プロジェクトをセールスチームまたはカスタマーサクセスチームに追加します。
  2. パイプラインや顧客ステージに基づいてカスタムフィールドを作成します。このフィールドは、たとえばセールスチームの場合はファネルステージ、カスタマーサクセスチームの場合はチームサイズやライフサイクルステージになります。プロジェクトの上部にある青色の「カスタムフィールドを追加」リンクをクリックしてカスタムフィールドを作成します。カスタムフィールドを作成したら、ビューを変更してカスタムフィールドでソートします。
    • 反応を得られないリードや取引が終了したアカウントのフィールドも追加すると、アクティブでないアカウントも引き続き追跡できます。
  3. チームメイトが複製できるようテンプレートタスクを作成し、「テンプレート (複製用): 新規アカウント」という名前を付けます。すべてのアカウントに対してタスクを作成します。関係が継続する間はこのタスクは未完了のままになりますが、問題はありません。Asana では、すべてのタスクをすぐに完了にする必要はありません。
    • テンプレートタスクにサブタスクを作成して、どのアカウントに対しても行っている標準的なアクティビティを追跡することもできます。
  4. アカウントの担当者が決まったら、タスクをその人に割り当てれば、このアカウントとのやりとりの責任者が全員に明らかになります。
    • アカウントの担当者が変わった場合は、新しい担当者に割り当て直します。
  5. タスクの説明タスクのコメントや添付を使って、アカウントライフサイクルを通じて関連するファイルやアカウントに関するメモを追加します。こうすることで、誰もがアカウントのステータスを確認したり、より詳しい情報を読んだりすることができます。
  6. 作成したら、プロジェクトをテンプレートとして保存します。具体的には、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、「テンプレートに変換」を選択します。新しいアカウント用にテンプレートを簡単に複製するには、プロジェクトの新規作成画面を開き、「テンプレート」タブからアクセスします。

セールスチームやカスタマーサクセスチームで Asana を使ってアカウント管理

アカウント管理プロジェクトを管理するためのヒント

Salesforce を Asana と連携する

Salesforce とのパートナー連携を利用することで、Asana と Salesforce 間でデータやプロセスを同期し、セールスライフサイクルを加速化できます。セールスチームもそれ以外のチームも、「信頼できる唯一の情報源」を基に、ワークフローに合ったツールを使って仕事ができるようになります。

プロジェクトの絞り込みとソート

プロジェクトのビューをカスタマイズすれば、アカウント管理タスクをソートできます。たとえば、アルファベット順、担当者別、カスタムフィールド別、完了 / 未完了タスクでソートして、名前や担当者、取引の状態などでアカウントをすばやく確認できます。

ドロップダウンでハイライトされたカスタマイズビュー

カスタムフィールドを使ってアカウント詳細を追跡する

アカウントを絞り込んだり整理したりする手段がさらに必要な場合は、アカウント管理プロジェクトにカスタムフィールドを追加で作成しましょう。たとえば、以下のフィールドが考えられます。

  • アカウントの規模
  • アカウントの健全性
  • 所在地
  • 業種

フォームを使って顧客情報を集める

リードや顧客が入力するフォームを作成すると、顧客情報を Asana に取り込むことができます。ウェブフォームが送信されると、その情報は自動的に Asana のタスクと設定済みの対応するカスタムフィールドにマッピングされるため、必要な情報が手元に揃います。フォームのリンクを送信すると、その受信者は Asana ユーザーでなくてもフォームを送信できます。

フォームのセットアップ方法はこちらです

メールを Asana に転送する

お客様とのやり取りにメールを使っている場合、GmailOutlook のメール連携を利用することで、メールの受信トレイから直接フォローアップタスクを作成し、会話をアクションに変換できます。また、重要な通信内容を Asana に転送し、すべてをプロジェクト内に保持すれば、メールの受信トレイで管理する必要がなくなり、見つけたり、Asana で追跡している他の仕事を参照したりすることがより簡単になります。

メールをフォローアップするためのリマインダーを作成するには、そのタスクを開き、右ウィンドウの上部にあるタスクアクションボタンをクリックして「フォローアップタスクを作成」を選択します。

Asana を使ってアカウント管理を行うことで、アカウントごとに必要となる作業とともにアカウント情報を効果的に管理できます。チームはアカウントの履歴を明確に把握し、将来の案件を計画できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。