顧客管理

セールスチームやカスタマーサクセスチームにとって、信頼できる顧客管理は大変重要です。Asana を使うことで、見込み客や顧客の追跡から顧客のステータス確認、各顧客の担当者の把握などを簡単に行えます。

顧客管理プロジェクトの作成方法

  1. プロジェクトを新規作成します。“顧客管理” という名前を付けて、プロジェクトをセールスチームまたはカスタマーサクセスチームに追加します。
  2. パイプラインや顧客ステージに基づいてカスタムフィールドを作成します。このフィールドは、たとえばセールスチームの場合はファネルステージ、カスタマーサクセスチームの場合はチームサイズやライフサイクルステージになります。プロジェクトの上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックしてカスタムフィールドを作成します。カスタムフィールドを作成したら、ビューを変更してカスタムフィールドでソートします。
    • 反応を得られない見込み客や取引が終了した顧客のフィールドも追加すると、アクティブでない顧客も引き続き追跡できます。
  3. チームメイトが複製できるようテンプレートタスクを作成し、“テンプレート(複製用)- 新規顧客” という名前を付けます。すべての顧客に対してタスクを作成します。関係が継続する間はこのタスクを完了にしないかもしれませんが、問題ありません。Asana では、すべてのタスクをすぐに完了にする必要はありません。
    • テンプレートタスクにサブタスクを作成して、どの顧客に対しても行っている標準的なアクティビティを追跡することもできます。
  4. 顧客の担当者が決まったら、タスクをその人に割り当て、この顧客との関係の責任者が全員に明らかになります。
    • 顧客の担当者が変わった場合は、新しい担当者に割り当て直します。
  5. タスクの説明タスクのコメントや添付を使って、顧客ライフサイクルの各段階に関連するファイルや顧客に関するメモを追加します。こうすることで、誰もが顧客のステータスを確認したり、より詳しい情報を読んだりすることができます。
  6. 作成したら、プロジェクトをテンプレートとして保存します。具体的には、プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存を選択します。新しい顧客用にテンプレートを簡単に複製するには、プロジェクトを新規作成し、テンプレートタブからアクセスします。

セールスチームやカスタマーサクセスチームで Asana を使って顧客管理

顧客管理プロジェクトを管理するためのヒント

Salesforce を Asana と統合する

Salesforce とのパートナー連携を利用することで、Asana と Salesforce 間でデータやプロセスを同期し、セールスライフサイクルを加速化することができます。セールスチームもそれ以外のチームも、「信頼できる唯一の情報源」を基に、ワークフローに合ったツールを使って仕事ができるようになります。

リストビューをカスタマイズする

プロジェクトのビューをカスタマイズすれば、顧客管理タスクをソートすることができます。たとえば、アルファベット順、担当者別、カスタムフィールド別、完了/未完了タスクでソートして、名前や担当者、取引の状態などで顧客をすばやく確認することができます。

ドロップダウンがハイライトされたカスタマイズビュー

カスタムフィールドを活用する

顧客を絞り込んだり整理したりする手段がさらに必要な場合は、顧客管理プロジェクトにカスタムフィールドを作成しましょう。たとえば、以下のフィールドがあります。

  • 顧客の規模
  • 顧客関係の健全性
  • 地理的な位置
  • 業界

高度な検索レポート

顧客の表示方法をカスタマイズする必要がある場合は、高度な検索を使います。たとえば、特定の営業担当者が獲得した取引、今期作成されたアップグレード案件、特定のチームメンバーが担当する顧客、またはカスタムフィールド別で表示するよう検索条件を設定することができます。レポートをサイドバーサイドバー サイドバーを使うと、ダッシュボード、星を付けたアイテム、プロジェクト、チームに移動することができます。サイドバーは折り畳むことができます。 続きを読む に保存すれば、いつでもアクセスできます。

高度な検索レポートについて、詳しくはレポートに関する記事をご覧ください。

ウェブフォームをセットアップする

見込み客や顧客が入力する WufooGoogle フォームを作成すると、顧客情報を Asana に取り込むことができます。ウェブフォームが送信されると、各フィールドの情報は自動的に Asana のタスクにマッピングされるため、必要な情報が手元に揃います。また、Asana のカスタムフィールドに対応するようウェブフォームのフィールドを設定することも可能です。

メールを Asana に転送する

顧客とのやり取りにメールを使っている場合、GmailOutlook のメール連携を利用することで、メールの受信トレイから直接フォローアップタスクを作成し、会話を実行可能にすることができます。また、重要な通信内容を Asana に転送すれば、プロジェクト内にすべて保持され、メールの受信トレイで管理する必要がなくなるため、Asana で追跡している他の仕事の検索や参照がより簡単になります。

メールでフォローアップすることを覚えておきたい場合は、そのタスクを開き、右ウィンドウのトップにあるタスクアクションボタンをクリックして「フォローアップタスクを作成」を選択します。

Asana を使って顧客管理を行うことで、顧客ごとに必要となる作業とともに顧客情報を効果的に管理することができます。チームは顧客の履歴を明確に把握し、将来の案件を計画できます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。