プロジェクトの提案と単発リクエスト
リクエストやプロジェクトのアイデアは社内のあらゆる場所から舞い込んでくるため、見落としが発生したり、チームが過負荷になってしまいがち。そこで、すべてをこなそうとしたり忘れやすいバックログに追加したりする代わりに、仕事リクエストのプロジェクトを構築しましょう。
仕事リクエストプロジェクトの構築方法
このプロセスを使うと、単発リクエスト (誤字脱字の修正やすぐに回答できない質問など) や新しいプロジェクトの要旨の提出をすべて 1 か所で管理できます。次の方法で始めましょう。
- 仕事リクエストのテンプレートを使います。
- 送られてくるリクエストの追跡に現在使っている既存のスプレッドシートをインポートします。
すべての Asana テンプレートへのアクセス方法
無料ユーザーや、初めから独自のリクエストプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい方は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。
リクエストを管理および実行するためのヒント
プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせてプロジェクトを管理しましょう。
1. リクエストをテンプレート化し、フォームを使って対応のスピードを上げる
基本的なリクエストの詳細の確認でもたついたり明確なプロジェクトの要旨がない状態でプロジェクトに着手すると、仕事が遅くなってしまう恐れがあります。そこでフォームを作成して、プロジェクトの要旨や単発リクエストの正確な詳細を把握しましょう。フォームはリクエストプロジェクトに直結しているため、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を基に作業を始められます。
フォームは、フォームリンクを受取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信できます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新規タスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。
ここに説明されている手順に従ってフォームを作成します。次に、プロジェクトルールを追加して、送信されたフォームのタスクをクリエイティブの制作者またはチームリーダーに自動的に割り当てて、送信されたリクエストが確実に優先されるようにします。
大規模な部門間プロジェクトや複雑なプロジェクト /イニシアチブのリクエストがきた場合は、タスクをプロジェクトに変換すればより効果的に管理できます。
2. 会話やメールのリクエストをアクションにつなげる
チャットやメール経由で多くのリクエストを受け取る場合は、フォームのリンクをリクエスト元に送信するほかに、連携を利用して会話からすばやくアクションをとることができます。
メールの場合は、Asana for Gmail、Outlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを使います。チャットの場合は、Asana for Slack の連携を試してみましょう。
実行すべき仕事や質問をチャットやメールで受け取ったら、それを受信トレイやメッセージから直接 Asana に追加し、タスクとして割り当てたり、リクエストプロジェクトに追加したりすることができます。
3. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う
フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定して、それをカテゴリでソートできます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているのではないでしょうか。
たとえば、プロジェクトマネージャーは、「優先度」カスタムフィールドを使えば、タスクの緊急度を担当者に伝えることができると同時に、各リクエストの優先度を現実的に設定することができます。
4. より明確なレビューと承認で期日を守る
キャンペーンのフィードバックをより簡単に提供し、それを反映できるかどうかで、プロジェクトの目標達成に大きな違いが生まれます。以下の手順に従ってすばやく明確に承認を得て、仕事を進捗させましょう。
- プロジェクトルールを追加して、自動的にタスクを適切なメンバーに割り当てて完了させたり、進行具合に合わせて別のプロジェクトセクションに移動させたりしましょう。
- カスタムフィールド通知を使って、進捗についての最新情報を関係者に欠かさず伝えましょう。たとえば、フィールドが「フィードバック待ち」から「承認済み」に更新されると関係者に通知が送信されます。
リクエストに対するレポートとタスクの割り当てのヒント
ポートフォリオとワークロードでプロジェクトの進捗をモニタリングし、タスクの割り当てを管理する
プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合もあります。そこですべての主要なプロジェクトと単発リクエストのプロジェクトが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗や期限、優先度をすべて 1 か所で確認できます。
続いて「ワークロード」タブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による作業の割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、重要な仕事を順調に進められます。
ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。
リクエストを追跡するためのリソース
動画のほうが学習しやすい方や、Asana のお客様がどのように運営を管理しているかを知りたい方のために、以下にリソースをご用意しました。
| リソース | リンク |
|---|---|
| 仕事リクエストテンプレート | テンプレートを使用 |
| ビデオチュートリアル | How to Asana を視聴 |
| ケーススタディウェビナー | Asana でリクエストを管理する New Relic。その手法をご覧ください。 |
| ケーススタディ | ニュージランド最大の民間不動産会社 Barfoot & Thompson が Asana を使ってその運営を管理している方法についてお読みください |
| コミュニティとつながる | 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる |
