プロジェクトの提案と単発リクエスト

リクエストやプロジェクトのアイデアは社内のあらゆる場所から舞い込んでくるため、見落としが発生したり、チームが過負荷になってしまいがち。そこで、すべてをこなそうとしたり忘れやすいバックログに追加したりする代わりに、仕事リクエストのプロジェクトを構築しましょう。

仕事リクエストプロジェクトの構築方法

このプロセスを使うと、単発リクエスト (誤字脱字の修正やすぐに回答できない質問など) や新しいプロジェクトブリーフの提出をすべて 1 か所で管理できます。次の方法で始めましょう。

  1. 仕事リクエストのテンプレートを使います。
  2. 送られてくるリクエストの追跡に現在使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザーや、初めから独自のリクエストプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい方は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

リクエストを管理および実行するためのヒント

プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせてプロジェクトを管理しましょう。

1. リクエストをテンプレート化し、フォームを使って対応のスピードを上げる

基本的なリクエストの詳細の確認でもたついたり明確なプロジェクトブリーフがない状態でプロジェクトに着手すると、仕事が遅くなってしまう恐れがあります。そこでフォームを作成して、プロジェクトブリーフ単発リクエストの正確な詳細を把握しましょう。フォームはリクエストプロジェクトに直結しているため、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を基に作業を始められます。

Asana で作成されたクリエイティブリクエストフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを受取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信できます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新規タスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。

ここに説明されている手順に従ってフォームを作成します。次に、プロジェクトルールを追加して、送信されたフォームのタスクをクリエイティブの制作者またはチームリーダーに自動的に割り当てて、送信されたリクエストが確実に優先されるようにします。

大規模な部門間プロジェクトや複雑なプロジェクト /イニシアチブのリクエストがきた場合は、タスクをプロジェクトに変換すればより効果的に管理できます。

2. 会話やメールのリクエストをアクションにつなげる

チャットやメール経由で多くのリクエストを受け取る場合は、フォームのリンクをリクエスト元に送信するほかに、連携を利用して会話からすばやくアクションをとることができます。

Outlook と Gmail の Asana 連携のスクリーンショット

メールの場合は、Asana for GmailOutlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを使います。チャットの場合は、Asana for Slack の連携を試してみましょう。

実行すべき仕事や質問をチャットやメールで受け取ったら、それを受信トレイやメッセージから直接 Asana に追加し、タスクとして割り当てたり、リクエストプロジェクトに追加したりすることができます。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

3. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う

フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリーでソートできます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれませんが、カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、プロジェクトマネージャーやチームリーダーはもちろん、それ以外のメンバーも仕事のコンテキストの中でこの情報を追跡できます。

フォームに「チーム」フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールドにマッピングできます。こうすることでフォームが送られたときに、どのチームがリクエストをサポートする必要があるかが新規タスクで指定されるため、その範囲や関係者をすばやく判断できます。

「優先度」カスタムフィールドを使うと、マネージャーは他の仕事との関連でリクエストの優先度を判断できるため、急なリクエストが来ても惑わされることなくチームの仕事を順調に進められます。

4. より明確なレビューと承認で期日を守る

キャンペーンのフィードバックをより簡単に提供し、それを反映できるかどうかで、プロジェクトの目標達成に大きな違いが生まれます。以下の手順に従ってすばやく明確に承認を得て、仕事を進捗させましょう。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。承認待ちや承認済みの仕事を示すことができる

  1. プロジェクトルールを追加して、自動的にタスクを適切なメンバーに割り当てて完了させたり、進行具合に合わせて別のプロジェクトセクションに移動させたりしましょう。
  2. カスタムフィールド通知を使って、進捗についての最新情報を関係者に欠かさず伝えましょう。たとえば、フィールドが「フィードバック待ち」から「承認済み」に更新されると関係者に通知が送信されます。

リクエストに対するレポートとスタッフ配置のヒント

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトの進捗をモニタリングし、タスクの割り当てを管理する

プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合もあります。そこですべての主要なプロジェクトと単発リクエストのプロジェクトが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗や期限、優先度をすべて 1 か所で確認できます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による作業の割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、重要な仕事を順調に進められます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

リクエストを追跡するためのリソース

ビデオのほうが学習しやすい方や、Asana のお客様がどのように運営を管理しているかを知りたい方のために、以下にリソースをご用意しました。

リソース リンク
仕事リクエストテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
ケーススタディウェビナー Asana でリクエストを管理する New Relic。その手法をご覧ください。
ケーススタディ ニュージランド最大の民間不動産会社 Barfoot & Thompson が Asana を使ってその運営を管理している方法についてお読みください
コミュニティとつながる 次のトレーニングに参加](https://events.asana.com) または [コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる (https://forum.asana.com) 

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。