アイデアとブレインストーミング

Asana のタスクには To-Do や覚えておきたいことも入力できるため、アクションを伴わないタスクも作成することが可能です。ブレインストーミングをする際に Asana をデジタルホワイトボードとして使えば、アイデアを書き込んだり、投票したり、さまざまなグループに分類したりすることができます。

Asana でブレインストーミングのボードを作成する方法

ブレインストーミングテンプレートを利用すると、すぐに始めることができます。

初めから独自のブレインストーミングプロジェクトを構築する場合、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認するには、このステップをご覧ください。

Asana でブレインストーミングを行うためのヒント

生み出せるアイデアに制限はありませんが、その整理には次のヒントが役立ちます。

1. プロジェクトメンバーとして追加することで誰でもアイデアを出せるようにする

1 つの部屋で全員を先導しながらブレインストーミングを行う場合でも、定められた期間内で自由にアイデアを追加してもらう場合でも、全員がブレインストーミングプロジェクトにアクセスできるようにしましょう。プロジェクトメンバーを追加するには、プロジェクトタイトルの隣の円をクリックし、招待したいチームメイトの名前を入力します。

プロジェクトメンバーを Asana プロジェクトに追加する方法の GIF

2. アイデアを整理する

きちんと整理しなければ、良いアイデアはすぐ見失われてしまうもの。プロジェクトのセクションや列に加えて、カスタムフィールドを使えばカテゴリーを好きなだけ用意してアイデアをソート、整理できます。たとえば、次のカスタムフィールドを作成できます。

3. タスクにいいねしてチームのお気に入りを確認する

アイデアを絞り込んだり選んだりする必要がある場合は、チームメイトにタスク内のいいねをクリックしてもらって投票を行うことができます。その後、いいねでプロジェクトをソートすれば、最も多くいいねされたものを確認できます。これは、チームの好みや人気のアイデアを知る場合に役立ちます。

いいねでプロジェクトを絞り込んでいるスクリーンショット

4. まだホワイトボードや付箋を使っている場合は、Asana モバイルを使って Asana に入力する

ここ Asana でも、アイデアを視覚化したり絞り込んだりするためにいまだに付箋や物理的なホワイトボードを使っています。しかし紙に書き込んだ後は、アクションを起こしたりずっと後になってからでも参照できるように Asana に戻すことが大切。そのとき、写真を撮って校正機能を使えば、画像にコメントを加えることができます。

写真に対して校正機能を使っているスクリーンショット

5. 割り当てることでアイデアを具体的な行動に変える

アイデアをアクションに変える準備ができたら、適当なチームメイトに割り当てるか、リクエストプロジェクトに追加して仕事を任せるチームに優先度を設定してもらいましょう。そうすれば、アイデアをソリューションや結果に変えることができます。ドキュメントに書き込んだだけで忘れられてしまうようなことにはなりません。

6. Chrome 拡張機能を使ってウェブからインスピレーションやアイデアを集める

ウェブを閲覧していてインスピレーションやアイデアが生まれた場合は、それを簡単に Asana のタスクに変えてチームと共有することができます。リンクを Asana にすばやく追加するには、Asana の Chrome 拡張機能を使います。タスクの説明に詳細を入力すれば、具体的なコンテキストを共有することができます。

Asana の「興味深い記事」プロジェクトのスクリーンショット

ブレインストーミングプロジェクトに縛り付けるのではなく、誰でも閲覧したり参照したりできるように「興味深い記事」を独自のプロジェクトに整理することもできます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。