製品リリース

Asana での製品リリースプロジェクトの作成方法

プロジェクトをすばやく作成する方法はいくつかあります。

  1. 製品リリーステンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 現在、製品リリースの管理を行なっている既存のスプレッドシートをインポートします。
  3. 製品リリースごとにプロジェクトを作成します。下のレポートに関するセクションで、プロジェクトを 1 つのビューで管理する方法を説明しています。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザー、一から独自の製品リリースプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。

製品リリースを管理するヒント

1. タイムラインで製品リリースを計画し、変更に合わせて調整する

大半のリリース計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるもの。タイムラインで計画を立てれば、すべてのピースがぴたりとはまり、スムーズなリリースが実現します。

Asana のタイムライン機能を使ったプロジェクト計画作成の GIF

タイムラインで計画を作成する方法

  1. 製品リリースのすべてのToDoについてタスクをリストビューで作成します。
  2. プロジェクト上部の タイムライン タブをクリックして、タイムラインビューに切り替えます。
  3. タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
  4. 開始日と期日を追加して担当者が締切に向けてスケジュールの管理をしやすくします。
  5. タスクを決まった順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、ドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば、計画がとん挫する前に、すぐ問題に対処できます。たとえば、ベータ版の使用者の獲得に予想以上に時間がかかる場合は、タイムラインで依存関係にあるタスクを移動しましょう。タスクの担当者には、締切日が調整されたことが自動的に通知されます。混乱が起きたり、会議が増えたり、手遅れになることなく、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。

3. ステータス更新を一元管理し、コミュニケーションをより明確にする

製品リリースには部門間でのコラボレーションが多く必要になるため、すべての会議やメールスレッドに全員を参加させたくなります。ところが、その結果、誤解や時間の無駄の原因になることも。

タスクと関係者への @ メンションを入れて Asana の進捗ビューでステータス更新を投稿しているスクリーンショット

そうならないように、チームメイトに進捗ビューでステータス更新を定期的に投稿してもらいましょう。この更新はすべてのプロジェクトメンバーに伝わり、ポートフォリオに表示されます。チームメイトやタスク、他のプロジェクトに @ メンションすることで、相手に呼びかけたり前後の情報を提供したりすることができます。

すばやくステータス更新をするには、プロジェクトのマイルストーンを作成して、大きなリリース目標や完了する必要がある仕事の重要なフェーズを進捗ビューから直接モニタリングしましょう。その後、完了しているか、リスクがあるかなど、自分の更新の中でこれらを簡単に参照することができます。

3. 製品プロトタイプにアクションに移せるフィードバックを直接作成する

プロトタイプやアセットに関するフィードバックを反映しやすくなれば、製品リリースの成功につながります。Asana の校正機能 を使用すると、レビュアーはビジュアルアセットに直接コメントを付けられるので、コンテキストに基づくフィードバックを提供できます。各コメントを実際の作業のためのサブタスクに変換して、クリエイターが指摘をどう反映するかを決めることができます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

Adobe クリエイティブクラウドの連携と組み合わせることで、クリエイターは Illustrator、Photoshop、InDesign で直接フィードバックを呼び出して参考にできるため、コンテキスト情報の把握やツールの切り替えに時間をかけずに済みます。

4. テンプレートを使って毎回のリリースで時間を節約し、重要なステップの見逃しを防ぐ

リリースごとにそれぞれ違いがあっても、必ず中心となる共通のチェックリストがあるものです。毎回、リストを作り直したり、実際の仕事とは別に文書に保存したりする代わりに、Asana でリリーステンプレートを構築、保存することができます。

再利用するために Asana のプロジェクトをテンプレートとして保存している GIF

  1. 中心となる製品リリースチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ担当者が同じタスクを行う場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
  2. プロジェクトヘッダーの「」をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
  3. コメント限定プロジェクトにすることで、テンプレートの編集や変更を防ぎます
  4. リリースのたびに、「+ 新規ボタン」、「プロジェクト」をクリックし、組織の保存済みテンプレートのタブを開いてテンプレートを選択します。
  5. 製品リリースチェックリストが改善されるのに合わせてテンプレートを更新することで、ミスを繰り返したり古い方法をとることがなくなります。

2. Slack の連携で製品リリース日のリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にリリース当日は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、両方を一緒に使うことができます。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

たとえば、チームメイトがブログ投稿のリンク切れについて Slack で連絡してきたら、Slack の会話から Asana タスクを直接作成すれば、うっかり忘れることなく、前後関係をすべて把握しておけます。

リリース関連の仕事と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、製品リリースに向けた進捗状況を分析する方法は こちらをご覧ください。

製品リリースに向けたステータス更新の追跡や投稿方法は こちらをご覧ください。

1. ポートフォリオとワークロードで複数のリリースの進捗をモニタリングし、人員配置を管理する

リリースの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、製品チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合も。そこですべての製品リリースプロジェクトが入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やリリース日、優先度をすべて 1 か所で確認することができます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づき、全リリースに関して製品マーケティングチームのキャパシティを可視化します。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、リリースを順調に進めることができます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

2. カスタムフィールドで優先度を管理し、リリース作業を整理する

スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりして重要な情報を確認しやすくしているでしょう。でもカスタムフィールドはそれよりもずっと強力な機能で、プロジェクトマネージャーはもちろん、それ以外のメンバーも、仕事のコンテキストの中でそうした情報を追跡することができます。

たとえば、「優先度」カスタムフィールドをリリースプロジェクトに追加した場合、各タスクの優先度を設定できるため、何に注力するべきかがすべてのチームメイトにとって明確になります。そして、優先度でプロジェクトをソートすれば、優先度が特に高いタスクがトップに表示されるため、これらのタスクが順調に進んでいるかを確認することができます。

タスクをタイムライン上でカスタムフィールド別に表示することで、計画の視認性が向上し、色で障害となっている問題を特定することができます。

3. 高度な検索レポートを使ってリスクのある仕事を確認し、チームメイトをフォローする

カスタムフィールドを使って優先度やタスクのステータスを追跡するもう 1 つのメリットに、この情報で高度な検索レポートを作成できることがあります。高度な検索レポートでは Asana 上 のあなたのすべての仕事から情報が呼び出されるため、「リスクのある優先事項は?」や「フィードバック待ちの仕事は?」といった疑問に、手動で検索や編集を行うことなくリアルタイムで答えることができます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

検索レポートはどんなことに関しても作成できますが、リスクのある仕事レポートと承認レポートを活用すれば、起こる前にリリースの障害を特定することができます。このレポートからは、タスクにコメントすることで直接タスク担当者や関係者をフォローすることもできます。

その他のタイプの高度な検索レポートの作成方法については、こちらをご覧ください。

製品リリースのためのリソース

もっとヒントが欲しい、ビデオのほうがわかりやすい、あるいは Asana のお客様が製品リリースをどのように管理しているか見てみたい、という方は、こちらのリソースをご参照ください。

製品リリースのためのリソース リンク
製品リリーステンプレート テンプレートを使用
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディとウェビナー StanceInVisionGivenchy による Asana での製品リリースの管理の実例をご覧ください。
製品リリースのヒント (ブログ) ブログを読む
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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。