製品リリース

Asana での製品リリースプロジェクトの作成方法

プロジェクトをすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. 製品リリーステンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 現在、製品リリースの管理を行なっている既存のスプレッドシートをインポートします。
  3. 製品リリースごとにプロジェクトを作成します。下のレポートに関するセクションで、プロジェクトを 1 つのビューで管理する方法を説明しています。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザー、一から独自の製品リリースプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。

製品リリースを管理するヒント

1. タイムラインで製品リリースを計画し、変更に合わせて調整する

大半のリリース計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるもの。着手前にタイムラインで計画を立てれば、すべてのピースがぴたりとはまり、スムーズなリリースが実現します。

Asana のタイムライン機能を使ったプロジェクト計画の GIF

タイムラインで計画を作成する方法

  1. 製品リリースのすべての To-Do についてタスクをリストビューで作成します。
  2. プロジェクト上部の「タイムライン」タブをクリックして、タイムラインビューに切り替えます。
  3. タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
  4. 開始日と期日を追加して担当者が締め切りに向けてスケジュールの管理をしやすくします。
  5. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それからドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば、計画がとん挫する前に、すぐ問題に対処できます。たとえば、ベータ版の使用者の獲得に予想以上に時間がかかる場合は、タイムラインで依存関係にあるタスクを移動しましょう。タスクの担当者には、締切日が調整されたことが自動的に通知されます。混乱が起きたり、会議が増えたり、手遅れになることなく、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。

3. ステータス更新を一元管理し、コミュニケーションをより明確にする

製品リリースには部門間でのコラボレーションが多く必要になるため、すべての会議やメールスレッドに全員を参加させたくなります。ところが、その結果、誤解や時間の無駄の原因になることも。

タスクと関係者に @メンションして Asana の進捗ビューにステータス更新を投稿しているスクリーンショット

そうならないように、チームメイトに、「進捗ビュー 」にステータス更新を定期的に投稿してもらいましょう。この更新はすべてのプロジェクトメンバーに伝わり、ポートフォリオに表示されます。チームメイトやタスク、他のプロジェクトに @メンションすることで、相手に呼びかけ、背景情報を提供することもできます。

すばやくステータス更新をするには、プロジェクトのマイルストーンを作成して、大きなリリース目標や完了する必要がある仕事の重要なフェーズを「進捗ビュー」から直接モニタリングしましょう。その後、完了しているか、リスクがあるかなど、自分の更新の中でこれらを簡単に参照できます。

3. 製品プロトタイプにアクションに移せるフィードバックを直接作成する

プロトタイプやアセットに関するフィードバックを反映しやすくなれば、製品リリースの成功につながります。Asana の校正機能 を使用すると、レビュアーはビジュアルアセットに直接コメントを付けられるので、コンテキストに基づくフィードバックを提供できます。各コメントを実際の作業のためのサブタスクに変換して、クリエイターが指摘をどう反映するかを決めることができます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

Adobe クリエイティブクラウドの連携と組み合わせることで、クリエイターは Illustrator、Photoshop、InDesign で直接フィードバックを呼び出して参考にできるため、コンテキスト情報の把握やツールの切り替えに時間をかけずに済みます。

4. テンプレートを使って毎回のリリースで時間を節約し、重要なステップの見逃しを防ぐ

リリースごとにそれぞれ違いがあっても、必ず中心となる共通のチェックリストがあるものです。毎回、リストを作り直したり、実際の仕事とは別に文書に保存したりする代わりに、Asana でリリーステンプレートを構築、保存できます。

再利用するために Asana のプロジェクトをテンプレートとして保存している GIF

  1. 中心となる製品リリースチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ担当者が同じタスクを行う場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
  2. プロジェクトヘッダーの「...」をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
  3. コメント限定プロジェクトにすると、テンプレートの編集、変更を防止できます。
  4. リリースのたびに、オレンジ色の + ボタン、「プロジェクト」をクリックし、組織の保存済みテンプレートのタブを開いてテンプレートを選択します。
  5. 製品リリースチェックリストが改善されるのに合わせてテンプレートを更新することで、ミスを繰り返したり古い方法をとることがなくなります。

2. Slack の連携で製品リリース日のリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にリリース当日は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、両方を一緒に使うことができます。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

たとえば、チームメイトがブログ投稿のリンク切れについて Slack で連絡してきたら、Slack の会話から Asana タスクを直接作成すれば、うっかり忘れることなく、前後関係をすべて把握しておけます。

イベント関連の仕事と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、製品リリースに向けた進捗状況を分析する方法は こちらをご覧ください。

製品リリースに向けたステータス更新の追跡や投稿方法は こちらをご覧ください。

1. ポートフォリオとワークロードで複数のリリースの進捗をモニタリングし、タスクの割り当てを管理する

リリースの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、製品チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合も。そこですべての製品リリースプロジェクトが入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やリリース日、優先度をすべて 1 か所で確認できます。

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づき、全リリースに関して製品マーケティングチームのキャパシティを可視化します。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、リリースを順調に進められます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

2. カスタムフィールドで優先度を管理し、リリース作業を整理する

スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりして重要な情報を確認しやすくしているでしょう。カスタムフィールドはそれよりもずっと強力な機能です。情報を確認できるのはプロジェクトマネージャーだけ、という状況にはならず、全員が実際の仕事のコンテキストの中でそうした重要な情報を追跡できます。

たとえば、「優先度」カスタムフィールドをリリースプロジェクトに追加した場合、各タスクの優先度を設定できるため、何に注力するべきかがすべてのチームメイトにとって明確になります。そして、優先度でプロジェクトをソートすれば、特に優先度が高いタスクがトップに表示されるため、これらのタスクが順調に進んでいるかを確認できます。

タスクをタイムライン上でカスタムフィールドでソートして表示することで、計画の視認性が向上し、障害となっている問題を色で特定できます。

3. 高度な検索レポートを使ってリスクのある仕事を確認し、チームメイトをフォローする

カスタムフィールドを使って優先度やタスクのステータスを追跡するもう 1 つのメリットに、この情報で高度な検索レポートを作成できることがあります。高度な検索レポートでは Asana 上のあなたのすべての仕事から情報が呼び出されるため、「リスクのある優先事項は?」や「フィードバック待ちの仕事は?」といった疑問に、手動で検索や編集を行うことなくリアルタイムで答えることができます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

検索レポートはどんなことに関しても作成できますが、リスクのある仕事レポートと承認レポートを活用すれば、起こる前にリリースの障害を特定できます。このレポートからは、タスクにコメントすることで直接タスク担当者や関係者をフォローすることもできます。

その他のタイプの高度な検索レポートの作成方法については、こちらをご覧ください。

製品リリースのためのリソース

もっとヒントが欲しい、ビデオのほうがわかりやすい、あるいは Asana のお客様が製品リリースをどのように管理しているか見てみたい、という方は、こちらのリソースをご参照ください。

製品リリースのためのリソース リンク
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