オペレーションチームのための Asana

オペレーションチームは、Asana を使えばプロジェクトとプロセスを構築し、スケーリングし、合理化できます。この記事は、Asana プロジェクトの基本を知り、効率アップに取り組んでいると同時に、有料機能を試すことを検討しているチームを対象に書かれています。上のリンクから特定のユースケースに移動するか、下の基本的なヒントからお読みください。

Asana プロジェクトが初めての方は、整理の仕方を知るためにオペレーションプロジェクト用のテンプレートから始めるか、すでにオペレーション作業の計画に使用している スプレッドシートをインポートして、プロジェクトをすばやく Asana にマッピングしていただけます。

オペレーションプロジェクト用の基本的なヒント

これらのヒントはさまざまなオペレーションプロジェクトでプロジェクト計画、タイムライン、ステータス更新、優先度をより簡単に管理することに役立ちます。

ポートフォリオを使って一連のプロジェクト、タイムライン、チームの余力を管理し、モニタリングします。

オペレーションチームのプロジェクトを Asana ポートフォリオでステータス別にリスト表示し、タイムライン上に表示したあと、ワークロードに切り替えて従業員の余力を確認する様子を示す GIF

  • ポートフォリオは、一連のグループのステータスをモニタリングして、注意が必要が部分を把握するのに役立ちます。たとえば、導入されているすべてのソフトウェアを含めたポートフォリオを作成すれば、それぞれの状況をモニタリングできます。
  • プロジェクトマネージャーとリーダーは、定期的なステータス更新を投稿し、それがポートフォリオに表示されるようにしましょう。
  • プロジェクトのスケジュールをタイムラインで確認するには、ポートフォリオに追加して、「タイムライン」タブを開きます。こうすればスケジュールがオーバーラップすることはありません。このポートフォリオを四半期またはその年用のマスターオペレーションカレンダーとしても使用できます。
  • チームの進行中プロジェクトをポートフォリオに追加し、「ワークロード」タブに移動してスケジュールを確認すれば、チームの余力を管理し、適切な情報に基づいてタスクを割り当てられます。

タスクの優先度設定と整理を行う

依存するタスクの優先度カスタムフィールドを「高」に設定し、Asana のオペレーションプロジェクトを優先度カスタムフィールドによってソートした結果、最も優先度の高いタスクが一番上に表示されているのを示す GIF

  • カスタムフィールドは、ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドを使って各タスクの情報を一貫して取得できます。たとえば、タスクの進捗、コスト、優先度などを追跡するためのフィールドを作成できます。
  • カスタムフィールドを使うと、スプレッドシートで列を順に並べるように、プロジェクトをカスタムフィールドでソートし、フィールドによってタスクをグループ分けできます。また、フィールドを使ってリスクのあり得るタスクを示すレポートを作成することもできます。
  • 依存関係を使えば、タスクが必ず正しい順に行われます。誰かが予定よりも早くタスクを始めてしまったり、どのタイミングで始めればよいのかを疑問に思ったりすることはありません。
  • プロジェクトでルールを設定すれば、作業を自動化できます。たとえば、オペレーションリクエストプロジェクトに追加される新しいタスクの優先順位を付けるために使うルールや、タスクが一定のステージに達するときにフォロワーを追加するためのルールなどを設定できます。

プロジェクトの提案やリクエストプロジェクトのためのヒント

オペレーションチームは他のチームから仕事のリクエスト、質問、仕事の提案をたくさん受けていますか?これらのヒントを使えば、最初にすべての詳細を確認し、最終的な承認を合理化することで、より迅速にリクエストに対応できます。

Asana で仕事リクエストを処理するプロセスを最初から最後まで示したグラフィック

  • フォームを使えばリクエストを標準化できます。リクエストとその要件について何度もやりとりをする代わりに、誰もが入力できるフォームを作成すれば、チームは適切な詳細情報を得られます。
  • チームメイトへのリクエストの割り当ては期日を設定して行い、優先度カスタムフィールドの設定はタスクに優先度が付けられたときにのみ行うようにして、チームの時間を大切にしましょう。そうすれば、チームはランダムな質問攻めやリクエスト攻めに遭ったり、それを他の仕事に合わせてどのように優先順位を付ければよいのかと悩まなくて済みます。

ベンダーをオンボーディングするためのヒント

オペレーションチームが新しいベンダーの選定やオンボーディングを担当している場合は、ベンダーの承認からロールアウトまでのすべてを Asana で実行できます。次にその方法を解説します。

Asana でベンダーのオンボーディングを実行するプロセスを最初から最後まで示したグラフィック

  • Asana for Gmail または Outlook との連携を使用すれば、ベンダーの選定とオンボーディングプロセスの際にメールをアクションに変換できるため、ステップを逃すことはありません。
  • オンボーディングプロジェクトを作成すれば、チームは明確な導入計画を立てられます。このプロジェクトを使ってコミュニケーションをとり、質問をし合えば、すべての情報を 1 か所にまとめられます。
  • Asana に請負業者をゲストとして招待すれば、請負業者はオンボーディングプロジェクトの中でそれぞれの実行可能な To-Do を確認し、チームからの質問に回答できます。

Asana for Gmail の連携を示す画像

目標計画のヒント

オペレーションチームがチームや会社の中期目標と長期目標の計画を担当することは多々あります。この目標計画用のフローを活用すれば、四半期の計画でも、その年度の計画でも、部門をまたいだ計画が簡単に立てられます。

Asana でチームや会社の目標がたどるプロセスを最初から最後まで示したグラフィック

  • テンプレートで時間を節約しましょう。一般的に中期目標と長期目標は定期的に設定します。Asana テンプレートを使うか、独自のカスタムテンプレートを保存しておけば、必要な詳細がすべて揃った状態ですばやく目標設定に取りかかれます。
  • 承認タスクを作成することで承認リクエストを明確化および合理化できます。承認者はフィードバックをタスクに書き込むことができます。承認リクエストが完了になれば、承認されたのか (されなかったのか)、そしてその理由を明確にした記録が残ります。
  • 目標を設定したら、目標の達成に貢献する主要なプロジェクトの進捗を追跡できるポートフォリオを作成して、進捗とタイムラインを確認します。プロジェクトマネージャーとチームリーダーは、それぞれの担当する目標について定期的なステータス更新を行ってください。

Asaka タスクの承認方法を示す GIF

Asana で承認タスクを作成する方法

オペレーションチームが使えるその他のリソース

ビデオのほうが理解しやすい、あるいは Asana のお客様がオペレーションをどのように合理化しているのかを知りたい、という方のために、以下のリソースをご用意しました。

リソース リンク
オペレーションチーム用のテンプレート オペレーション用の全テンプレートを見る
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
ケーススタディ Epitaph RecordsBarfoot & Thompson および Morning Coworking が Asana を使ってオペレーションを管理している方法についてお読みください。
コミュニティとつながる 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる 

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。