オペレーションチームのための Asana

オペレーションチームは、Asana を使えばプロジェクトとプロセスを構築し、スケーリングし、合理化できます。この記事は、Asana プロジェクトの基本を知り、効率アップに取り組んでいると同時に、有料機能を試すことを検討しているチームを対象に書かれています。上のリンクから特定のユースケースに移動するか、下の基本的なヒントからお読みください。

Asana プロジェクトが初めての方は、整理の仕方を知るためにオペレーションプロジェクト用のテンプレートから始めるか、すでにオペレーション作業の計画に使用している スプレッドシートをインポートして、プロジェクトをすばやく Asana にマッピングしていただけます。

オペレーションプロジェクト用の基本的なヒント

これらのヒントはさまざまなオペレーションプロジェクトでプロジェクト計画、タイムライン、ステータス更新、優先度をより簡単に管理することに役立ちます。

ポートフォリオを使って一連のプロジェクト、タイムライン、チームの余力を管理し、モニタリングします。

オペレーションチームのプロジェクトを Asana ポートフォリオでステータス別にリスト表示し、タイムライン上に表示したあと、ワークロードに切り替えて従業員の余力を確認する様子を示す GIF

  • ポートフォリオは、一連のグループのステータスをモニタリングして、注意が必要が部分を把握するのに役立ちます。たとえば、導入されているすべてのソフトウェアを含めたポートフォリオを作成すれば、それぞれの状況をモニタリングできます。
  • プロジェクトマネージャーとリーダーは、定期的なステータス更新を投稿し、それがポートフォリオに表示されるようにしましょう。
  • プロジェクトのスケジュールをタイムラインで確認するには、ポートフォリオに追加して、「タイムライン」タブを開きます。こうすればスケジュールがオーバーラップすることはありません。このポートフォリオを四半期またはその年用のマスターオペレーションカレンダーとしても使用できます。
  • チームの進行中プロジェクトをポートフォリオに追加し、「ワークロード」タブに移動してスケジュールを確認すれば、チームの余力を管理し、適切な情報に基づいてタスクを割り当てられます。

タスクの優先度設定と整理を行う

依存するタスクの優先度カスタムフィールドを「高」に設定し、Asana のオペレーションプロジェクトを優先度カスタムフィールドによってソートした結果、最も優先度の高いタスクが一番上に表示されているのを示す GIF

  • カスタムフィールドは、ドロップダウン、数字、またはテキストフィールドを使って各タスクの情報を一貫して取得できます。たとえば、タスクの進捗、コスト、優先度などを追跡するためのフィールドを作成できます。
  • カスタムフィールドを使うと、スプレッドシートで列を順に並べるように、プロジェクトをカスタムフィールドでソートし、フィールドによってタスクをグループ分けできます。また、フィールドを使ってリスクのあり得るタスクを示すレポートを作成することもできます。
  • 依存関係を使えば、タスクが必ず正しい順に行われます。誰かが予定よりも早くタスクを始めてしまったり、どのタイミングで始めればよいのかを疑問に思ったりすることはありません。
  • プロジェクトでルールを設定すれば、作業を自動化できます。たとえば、オペレーションリクエストプロジェクトに追加される新しいタスクの優先順位を付けるために使うルールや、タスクが一定のステージに達するときにフォロワーを追加するためのルールなどを設定できます。

プロジェクトの提案やリクエストプロジェクトのためのヒント

オペレーションチームは他のチームから仕事のリクエスト、質問、仕事の提案をたくさん受けていますか?これらのヒントを使えば、最初にすべての詳細を確認し、最終的な承認を合理化することで、より迅速にリクエストに対応できます。

Asana で仕事リクエストを処理するプロセスを最初から最後まで示したグラフィック

  • フォームを使えばリクエストを標準化できます。リクエストとその要件について何度もやりとりをする代わりに、誰もが入力できるフォームを作成すれば、チームは適切な詳細情報を得られます。
  • チームメイトへのリクエストの割り当ては期日を設定して行い、優先度カスタムフィールドの設定はタスクに優先度が付けられたときにのみ行うようにして、チームの時間を大切にしましょう。そうすれば、チームはランダムな質問攻めやリクエスト攻めに遭ったり、それを他の仕事に合わせてどのように優先順位を付ければよいのかと悩まなくて済みます。

ベンダーをオンボーディングするためのヒント

オペレーションチームが新しいベンダーの選定やオンボーディングを担当している場合は、ベンダーの承認からロールアウトまでのすべてを Asana で実行できます。次にその方法を解説します。

Asana でベンダーのオンボーディングを実行するプロセスを最初から最後まで示したグラフィック

  • Asana for Gmail または Outlook との連携を使用すれば、ベンダーの選定とオンボーディングプロセスの際にメールをアクションに変換できるため、ステップを逃すことはありません。
  • オンボーディングプロジェクトを作成すれば、チームは明確な導入計画を立てられます。このプロジェクトを使ってコミュニケーションをとり、質問をし合えば、すべての情報を 1 か所にまとめられます。
  • Asana に請負業者をゲストとして招待すれば、請負業者はオンボーディングプロジェクトの中でそれぞれの実行可能な To-Do を確認し、チームからの質問に回答できます。

Asana for Gmail の連携を示す画像

目標計画のヒント

オペレーションチームがチームや会社の中期目標と長期目標の計画を担当することは多々あります。この目標計画用のフローを活用すれば、四半期の計画でも、その年度の計画でも、部門をまたいだ計画が簡単に立てられます。

Asana でチームや会社の目標がたどるプロセスを最初から最後まで示したグラフィック

  • テンプレートで時間を節約しましょう。一般的に中期目標と長期目標は定期的に設定します。Asana テンプレートを使うか、独自のカスタムテンプレートを保存しておけば、必要な詳細がすべて揃った状態ですばやく目標設定に取りかかれます。
  • 承認タスクを作成することで承認リクエストを明確化および合理化できます。承認者はフィードバックをタスクに書き込むことができます。承認リクエストが完了になれば、承認されたのか (されなかったのか)、そしてその理由を明確にした記録が残ります。
  • 目標を設定したら、目標の達成に貢献する主要なプロジェクトの進捗を追跡できるポートフォリオを作成して、進捗とタイムラインを確認します。プロジェクトマネージャーとチームリーダーは、それぞれの担当する目標について定期的なステータス更新を行ってください。

Asaka タスクの承認方法を示す GIF

Asana で承認タスクを作成する方法

オペレーションチームが使えるその他のリソース

ビデオのほうが理解しやすい、あるいは Asana のお客様がオペレーションをどのように合理化しているのかを知りたい、という方のために、以下のリソースをご用意しました。

リソース リンク
オペレーションチーム用のテンプレート オペレーション用の全テンプレートを見る
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
ケーススタディ Epitaph RecordsBarfoot & Thompson および Morning Coworking が Asana を使ってオペレーションを管理している方法についてお読みください。
コミュニティとつながる 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる 

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