ボランティアの管理とオンボーディング

多くの非営利団体にとって、ボランティアは目標の達成に欠かせない原動力です。Asana を使えば、ボランティアがうまくやっていくために必要な情報やオンボーディングを確実に提供すると同時に、社内チームにはボランティアの進捗やプロジェクトの情報を知らせることができます。

この記事では、2 種類のボランティア関連プロジェクトの作成方法と管理方法を紹介します。1 つ目はボランティア応募の受付用、2 つ目はボランティアのオンボーディング用です。その後で、ボランティアを効果的に管理するための一般的なヒントも紹介します。

Asana でボランティアの応募内容を選考して採用する

ボランティアを始めるには、まず応募して採用されなければなりません。ボランティア採用プロジェクトを使えば、ボランティア応募フォームの作成、応募者の採用、ボランティアのパイプラインの確認まで、すべて 1 か所で行うことができます。

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まずはプロジェクトを新しく作成するか、この仕事の追跡に現在使用しているスプレッドシートをインポートして、ボードに「新規応募」「選考中」「採用」「不採用」のセクションを作成します。これにより候補者のプロセス移行と選考段階の確認が簡単になります。

「候補」のセクションを追加すれば、組織のメンバーが誰でも自由に適任と思われるボランティアをリストに追加できるようになります。また、今回「不採用」となった応募者も、今後適任となる可能性がある場合は「候補」に移動することもできます。

1. カスタムフィールドで詳細の追跡と管理をより簡単に

ボランティアのニーズはさまざまです。そこでプロジェクトにカスタムフィールドを追加すると、応募者のスキルや興味、予定などの情報を一目でチェックでき、組織のニーズにマッチしていることを確認できます。

たとえば、「スキル」というようなフィールドを作成して、「グラフィックデザイン」「ソーシャルメディア」「資金調達」などのオプションを設定できます。もう一つフィールドを作成して、毎週のボランティア可能時間数を表示すると、事前のスケジュール把握にも役立ちます。

これらのフィールドは、次のステップで紹介するボランティア応募フォームで使用するフィールドに対応しています！

2. ボランティア応募フォームを作成する

ボランティア応募者の追跡を始めるには、まず情報を入力するフォームを作成します。これにより、最初から必要な情報すべてを考慮して選考を進めることができます。

1. プロジェクトの一番上にあるフォームタブをクリックします。
2. フォームをカスタマイズして、先述のステップで作成したフィールドを追加し、他にも判断材料となるフィールドを作成します。たとえば、添付資料のフィールドを作成すると履歴書やカバーレターを添付できるようになります。日付選択を追加してボランティア可能日を確認することもできます。
3. フォームが完成したら、フォームをアクティブにしてリンクを応募者と共有したり、ウェブサイトで公開しましょう。Asana のアカウントを持っていなくても、誰でもフォームを送信できます。
4. フォームが送信されると、そのフォームはボランティア採用プロジェクトのタスクに変換されます。
5. 今度はチームが応募内容を選考し、採用する番です。変換されたタスクを担当者に割り当て、期限を設定します。必ず担当者にはタスクを適切なセクションに移動してもらい、選考段階が一目でわかるようにしましょう。

ルールを設定して、フォーム送信プロセスの一部を自動化してみましょう。たとえば、新規応募をチームメイトに自動で割り当てて確認してもらうことができます。他にも、応募者がソーシャルメディアのスキルを持っていたなら、応募タスクを自動でソーシャルメディアのプロジェクト内に置くことでチームに認知してもらうことができます。

ボランティアが採用されたら、次はオンボーディングです！このまま手順に従ってください。

ボランティアのオンボーディング

1. ボランティアオンボーディングテンプレートを使用する

ボランティアがうまくやっていくには、たくさんの情報が必要です。オンボーディングテンプレートをセットアップすることで、オンボーディングのプロセスを合理化して調整できます。ボランティアをゲストとしてドメインに招待して、1 日目から必要なものがすべてそろった状態で、ボランティアが安心して作業を始められるようにしましょう。

オンボーディングテンプレートでプロジェクトを始動させて、必要に合わせてカスタマイズを行い、自分だけのカスタムテンプレートとして保存しましょう。

2. メールの代わりに「会話」を使って情報を共有する

ボランティア全員に送信される一括メールはやがて混乱を招き、重要な情報が埋もれがちです。言うまでもなく、繰り返されるやり取りやメールへの返信でチームの時間も失われてしまいます。代わりに Asana の「会話」と「ステータス」を使いましょう。

• チームの「会話」は、チーム全体へのアナウンスや、大きな成果のお祝い、複数のプロジェクトについてまとめて話し合う場合に最適です。
• ステータス更新はすでに完了した仕事、近日のタスクやマイルストーン、障害となり得るものも合わせて、最近の状況をメンバーに知らせるために使います。チームメイトを @メンションして、功績を称賛することもできます。

これらの更新は受信トレイに表示され、誰でも返答することができます。重要なコメントはディスカッションの一番上にピン留めすることで、最も重要な情報が見つけやすくなります。

3. ボランティアに Asana の基礎を教える

ほとんどの組織には独自の Asana のルールとオンボーディングプロセスがありますが、独自のものが存在しない場合は、新しいボランティアにライブトレーニングウェビナーに登録してもらうとスムーズかもしれません。

短いビデオチュートリアルを視聴したり、Asana ガイド (このページ) を読んで自分のペースで学んでもらうのもいいでしょう。

ボランティアの工数とキャパシティの管理

これで Asana にボランティアが加わりました。ボランティアのプロジェクトは、すべて 1 か所で確認できます。

ポートフォリオを使えば、複数のプロジェクトの仕事をまとめて整理し、モニタリングできます。さらにポートフォリオでは、ワークロードでチームのキャパシティを明確に把握できます。まずはポートフォリオを作成し、それからまとめたいプロジェクトを追加しましょう。

定期的なステータス更新が重要となるのはこのためです。ステータス更新はここにまとめて表示されるので、問題が発生していないか一目で確認できます。