IT ヘルプデスク

Asana で IT ヘルプデスク向けリクエストプロジェクトを作成する方法

プロジェクトをすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. IT ヘルプデスクテンプレート をチームの需要に合わせてカスタマイズします。
  2. 現在リクエストの追跡で使っている 既存のスプレッドシートをインポート します。

慎重な対応が必要な IT 課題については、IT チームのみが閲覧できる 非公開のプロジェクト を作成することができます。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザーの場合、一から独自のヘルプデスクプロジェクトを構築したい場合、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、 こちら をご覧ください。

IT リクエストを追跡するためのヒント

1. リクエストを均等に取り込み、フォームを使ってその対応をスピードアップする

基本的なヘルプリクエストの詳細の確認でもたつくと、仕事が遅くなってしまう恐れがあります。そうならないように、 フォームを作成 して毎回 IT リクエストの詳細を正確に受信できるようにしましょう。フォームはリクエストプロジェクトに直結するため、チームで必要な情報を持って作業に着手することができます。また、依頼する側にとってもスムーズな情報提供が可能です。

Asana で作成された IT リクエストフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新しいタスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。

フォームタブから、誰でもフォームにアクセス可能な共有リンクをコピーしているGIF

フォームはこちらのステップでセットアップできます

2. 会話やメールのリクエストを実行可能に保つ

チャットやメール経由で多くのリクエストを受け取る場合は、その都度フォームのリンクをリクエスト元に送信しても構いませんが、連携を利用すれば会話にすばやく対応できます。

Outlook と Gmail のメールを Asana と連携したスクリーンショット

実行可能な仕事や質問をチャットやメールで受け取ったら、それを受信トレイやメッセージから直接 Asana に追加し、タスクとして割り当てたり、リクエストプロジェクトに追加したりすることができます。

メールの場合は、Asana for GmailOutlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを使います。チャットの場合は、Asana for Slack の連携を試してみましょう。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

3. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う

フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリーでソートすることができます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、(プロジェクトマネージャーやチームリーダーだけが見ることができる場所ではなく) 仕事のコンテキストの中でこの情報を追跡することができます。

フォーム に「リクエスト種類」フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールドにマッピングできます。こうすることでフォームが送られたときに、チームが技術的な問題のトラブルシューティングや新規ハードウェアの手配に着手しているかどうかが新規タスクに記載されます。

4. 複数のプロジェクトでリクエストタスクを追跡することで仕事の重複を避ける

大規模な IT 案件や施策に関連する IT リクエスト の場合は、個別のタスクを 2 つ作成する代わりに 複数のプロジェクトにタスクを保存 して両方のプロジェクトで仕事を追跡することができます。タスクが重複することなく、それぞれの背景に紐付く正確な情報を得られるためとても便利です。

コンテンツカレンダーやローンチプロジェクト用の複数の Asana プロジェクトに同じタスクを複数所属させている GIF

  1. タスクを開き、Tab + P を押してタスクを追加したいプロジェクトの名前を入力します。

たとえば、IT チームが 非公開のプロジェクト で貸与用のコンピューターを追跡していたとしましょう。貸与を希望する新規リクエストが届くと、そのタスクを IT リクエストおよび貸与コンピュータープロジェクトの双方に保存できます。この場合でも貸与プロジェクトは非公開のままにすることが可能です。

5. 迫る期日も忘れず追跡

急ぎで対応が必要なリクエストには、 締め切り時間 を設定することができます。重要なプレゼンテーションやデモ、出張などの前に問題を解決したい場合に有効です。タスクから「期日」をクリックし、締め切り時間を追加 で時間を選択してください。

定期的に完了する必要があるタスクは、 反復タスクとして設定 することができます。アカウントの更新や毎月の注文サイクルなどの設定に便利です。

特定の時間に対応が必要な仕事に、Asana で締め切り時間と反復タスクを設定する GIF

リクエストに対する報告と人員配置のヒント

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトの進捗をモニタリングし、IT 作業の人員配置を管理する

プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、IT チームのリーダーは通常、会議やメール、スプレッドシートなどの情報をつなぎ合わせていますが、これは時間がかかる上に正確さにも問題が生じがち。そこですべての主要な IT プロジェクトと IT ヘルプデスクが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、進捗や期限、優先度をすべて 1 か所でリアルタイムに確認することができます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを視覚化することが可能。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、重要な IT 作業を順調に進めることができます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

IT ヘルプデスクのリソース

Asana のお客様が IT リクエストをどのように管理しているかを視覚的に学ぶには、こちらのリソースをご参照ください。

IT リクエストのリソース リンク
IT リクエストテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴 - 通常の仕事リクエストについて学ぶ
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録 - 通常の仕事リクエストについて学ぶ
ケーススタディとウェビナー Asana で IT リクエストを管理している Meliá Hotels International の事例を見る
コミュニティでつながる 次のトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。