IT ヘルプデスク

Asana で IT ヘルプデスク向けリクエストプロジェクトを作成する方法

プロジェクトをすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. IT ヘルプデスクテンプレートをチームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 現在リクエストの追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポート します。

慎重な対応が必要な IT 関連の問題については、IT チームのみが閲覧できる 非公開のプロジェクト を作成することができます。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザー、一から独自のヘルプデスクプロジェクトを構築したい方、Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい方は、こちらをご覧ください。

IT リクエストを追跡するためのヒント

1. フォームを使ってリクエストの収集を統一化し、対応をスピードアップする

基本的なヘルプリクエストの詳細の確認に手間取ると、仕事の効率が低下します。そこで、フォームを作成して毎回 IT リクエストの詳細を正確に把握しましょう。フォームはリクエストプロジェクトに直結するため、チームは必要な情報を基に作業に着手することができます。また、依頼する側もスムーズに情報を提供できます。

Asana で作成された IT リクエストフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを受取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信できます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新しいタスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。

フォームタブから、誰でもフォームにアクセス可能な共有リンクをコピーしているGIF

フォームのセットアップ方法はこちらです

2. 会話やメールのリクエストをアクションにつなげる

チャットやメール経由で多くのリクエストを受け取る場合は、フォームのリンクをリクエスト元に送信するほかに、連携を利用して会話からすばやくアクションをとることができます。

Outlook と Gmail の Asana 連携のスクリーンショット

実行すべき仕事や質問をチャットやメールで受け取ったら、それを受信トレイやメッセージから直接 Asana に追加し、タスクとして割り当てたり、リクエストプロジェクトに追加したりすることができます。

メールの場合は、Asana for GmailOutlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを使います。チャットの場合は、Asana for Slack の連携を試してみましょう。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

3. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う

フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリーでソートすることができます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、プロジェクトマネージャーやチームリーダーはもちろん、それ以外のメンバーも仕事のコンテキストの中でこの情報を追跡することができます。

フォームに「リクエスト種別」フィールドを追加すれば、プロジェクト内の同じカスタムフィールドに割り当てられます。こうすることでフォームが送られたときに、たとえばチームの誰かが技術的な問題のトラブルシューティングを行っているのか、新しいハードウェアの手配をしているのかなどが新しいタスクに明記されます。

4. 複数のプロジェクトでリクエストタスクを追跡することで仕事の重複を避ける

大規模な IT 案件やイニシアチブに関連する IT リクエスト の場合は、個別にタスクを作成する代わりに複数のプロジェクトにタスクを保存して両方のプロジェクトで仕事を追跡することができます。仕事が重複することなく、それぞれの背景に紐付く正確な情報を得られるためとても便利です。

コンテンツカレンダーやローンチプロジェクト用の複数の Asana プロジェクトに同じタスクを複数所属させている GIF

  1. タスクを開き、「Tab + P」を押してタスクの追加先のプロジェクトの名前を入力します。

たとえば、IT チームが 非公開プロジェクトで貸与用のコンピューターを追跡していた場合、貸与を希望する新規リクエストが届くと、そのタスクを IT リクエストおよび貸与コンピュータープロジェクトの双方に保存できます。この際、貸与プロジェクトは非公開のままにすることが可能です。

5. 期日に確実に守る

急ぎで対応が必要なリクエストには、 締め切り時間 を設定することができます。重要なプレゼンテーションやデモ、出張などの前に問題を解決したい場合に有効です。タスクから「期日」をクリックし、締め切り時間を追加で時間を選択してください。

定期的に完了する必要があるタスクは、繰り返しタスクとして設定 することができます。アカウントの更新や毎月の注文サイクルなどの設定に便利です。

決まった時刻までに対応が必要な仕事に、Asana で締め切り時間と繰り返しタスクを設定する GIF

リクエストに対するレポートと人員配置のヒント

ポートフォリオとワークロードでプロジェクトの進捗をモニタリングし、IT 作業の人員配置を管理する

プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、IT チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合も。そこですべての主要な IT プロジェクトと IT ヘルプデスクが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗や期限、優先度をすべて 1 か所で確認することができます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、重要な IT 関連の仕事を順調に進めることができます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

IT ヘルプデスクのリソース

もっとヒントが欲しい、ビデオのほうがわかりやすい、あるいは Asana のお客様が IT リクエストをどのように管理しているか見てみたい、という方は、こちらのリソースをご参照ください。

IT リクエストのリソース リンク
IT リクエストテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴 : 一般的な仕事リクエストについて学ぶ
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録 : 一般的な仕事リクエストについて学ぶ
ケーススタディとウェビナー Asana で IT リクエストを管理している Meliá Hotels International の事例を見る
コミュニティとつながる 次回トレーニングに参加またはコミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。