採用面接

新しいチームメンバーの採用をスムーズに進めるには、社内の複数の人々とうまく連携を取る必要があります。Asana では面接官、リクルーター、人事マネージャーが連携して各応募者に向けた一連の質問を作成することが可能。質問を Asana 上で整理すればすべての応募者に同じ質問ができるうえ、内容が重複してしまう心配も避けられます。インタビューを効率的に運営することで、面接する側もプロフェッショナルな印象を演出できます。Asana は面接の時間を有効に使いたい、事前に準備を進めたいという場合にぴったりのツールです。

面接の質問テンプレートを使ってプロジェクトを作成する

まずはすぐに使える面接準備テンプレートが便利です。

  1. 募集中の職種や役職に対してこのテンプレートから新しいプロジェクトを作成し、そのプロジェクトに「デザイン部長の面接の質問」などのタイトルを付けます。プロジェクトの説明には仕事の説明へのリンクを追加します。また面接官向けの説明には、自分たちにタスクを割り当て、質問への回答が得られたらタスクにチェックを付けるよう指示を入力します。

  2. プロジェクト右上の + ボタンを使って、採用マネージャーや面接に関わるチームメイトを招待します。

  3. この役職の応募者に尋ねたいすべての質問をタスクとして採用マネージャーに追加してもらいます。

  4. プロジェクトの会話を利用して他の質問のアイディアを募ります。会話から直接タスクを作成して、質問をリストに追加することができます。

  5. 作成したら 、プロジェクトをテンプレートとして保存します。プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、テンプレートとして保存 を選択してください。保存後は、プロジェクトの新規作成時に テンプレート タブを開けば、テンプレートを複製できます。

  6. 面接官は、各応募者への質問を自分たちに割り当て、質問への回答が得られたらタスクを完了します。

    Asana の面接質問プロジェクト

Asana で面接用の一連の質問を作成したら、その質問を面接官に割り当てます。これによって各面接官が尋ねる内容が明確になるため、それぞれの候補者をより深く評価することができます。

面接用の質問テンプレートプロジェクトを管理するためのヒント

カスタムフィールドを作成する

面接テンプレート上にカスタムフィールドを作成することができます。作成したフィールドは、テンプレートプロジェクトを複製する際も反映されます。また、数字のカスタムフィールドを作成し、質問の回答具合により 1 から 5 までのスコアをつけることも可能です。

Asana で面接質問テンプレートを作成

プロジェクトの上部にある青色の カスタムフィールドを追加 リンクをクリックしてカスタムフィールドを追加してください。ここで質問のスコアなど追跡が必要なその他のデータに関連するカスタムフィールドを作成・管理することができます。

コメントでのコミュニケーション

各質問のタスクにメモを追加したいときはコメント機能が便利です。また、面接についてのフィードバックを求められた場合などは、新規タスクにメモを追加してシェアすることもできます。

セクションを利用する

プロジェクトにセクションを追加してみましょう。たとえば。「行動」「技術」「管理」など、それぞれの役職ごとにカテゴリを作成して該当する質問を分類していくと便利です。

マスタープロジェクトを作成する

基本となる質問を記載したマスタープロジェクトを作成してみましょう。このプロジェクトから必要な質問を流用して、いつでも新規テンプレートを作成することができます。

過去の学びを活用する

次回の採用でも Asana の利用をお試しください。Asana に情報を保管しておくことで、次回同様の職種に空きが出た場合は前回のテンプレートを参考にして改善を図ることができます。

Asana で面接の質問を管理することで、面接全体のプロセスを整理し、効率的に会話を進めることができます。候補者の評価精度も上がるため、求める人材を見つけやすくなるのもメリットです。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。