社内リソース
会社やチームの参考資料がメールやチャット、ファイル共有ツールにまたがって点在していると、必要な時に必要な情報を見つけることは無理ではなくとも大変です。代わりに、Asana プロジェクトを社内 Wiki またはリソースセンターとして利用しましょう。休暇に関する規則からブランドカラーまで、全社員が最も正確で最新の企業情報を見つけられる場所になります。
社内リソースプロジェクトの作成方法
Asana では、タスクに担当者を割り当てず、アクションが不要な参考資料として利用できます。こうしたタスクは、プロジェクト内で参照するほか、検索を使って簡単にアクセスできます。社内リソースのライブラリを作成するには、次の手順に従ってください。
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「社内リソース」または「会社参考資料」という名前で新規 プロジェクトを作成してください。
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「IT リソース」や「ブランドリソース」「ポリシー」などのセクションを追加して、リソースを整理します。
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各セクションに参照タスクを追加して、自分のコンピューターや Google ドライブ、Box、Dropbox からそのタスクに該当ファイルを添付します。Asana の他の重要なプロジェクトやタスクに@メンションします。
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プロジェクトにカスタムフィールドを追加して、さまざまなカテゴリで資料を簡単に検索できるようにします。リソースタイプ、読むために必要な時間などのフィールドを作ることができます。プロジェクト上部にある、青色の「カスタムフィールドの追加」リンクをクリックして、カスタムフィールドを追加しましょう。カスタムフィールドでプロジェクトをソートするとすべてのタスクがフィールドで整理され、リソースを簡単に探したり、評価できます。
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プロジェクトにチームメンバーを招待 して、参考リソースがあれば、適切なセクションにタスクとして追加するように促します。
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オンボーディングテンプレートに、社内リソースプロジェクトへのリンクを入れたタスクを追加します。すべての新入社員が初日から情報を探せるようになります。
The John Lewis Partnership 部門が社員プログラム、トレーニング、コーチングをサポートするために社内ソリューションを作成した経緯をご覧ください。
社内リソースプロジェクトを管理するためのヒント
タスクの更新
参考文書や情報に変更があったら、該当タスクを更新します。チームメイトはタスク履歴をみることができ、いつ、どんな理由で変更されたのかを知ることができます。
ファイルビュー
ファイルビューを使用して、リソースプロジェクトのすべてのファイルや文書をギャラリー表示します。
チーム固有の参考資料
チーム固有の参考資料のために別のプロジェクトを作成します。会社全体のリソースプロジェクトと特定のチームプロジェクトの両方にタスクを保存できます。たとえば、すべてのデザインアセットをデザインリソースプロジェクトに保存した場合は、最も重要なもの (ロゴなど) を社内リソースプロジェクトにも合わせて保存できます。
会社の重要な文書を探すのにかかる時間と手間を省きます。Asana のすべてのタスクが実行可能または割り当てられている必要はありません。参照タスクは、社内資料を整理して一元管理するため、チームはより多くの作業に費やすことができ、情報を探す時間が短縮されます。
