社内リソース

会社やチームの参考資料がメールやチャット、ファイル共有ツールにまたがって点在していると、必要な時に必要な情報を見つけることは無理ではなくとも大変です。代わりに、Asana プロジェクトを社内 Wiki またはリソースセンターとして利用しましょう。休暇に関する規則からブランドカラーまで、全社員が最も正確で最新の企業情報を見つけられる場所になります。

社内リソースプロジェクトの作成方法

Asana では、タスクに担当者を割り当てず、アクションが不要な参考資料として利用できます。こうしたタスクは、プロジェクト内で参照するほか、検索を使って簡単にアクセスできます。社内リソースのライブラリを作成するには、次の手順に従ってください。

  1. 「社内リソース」または「会社参考資料」という名前で新規 プロジェクトを作成してください。

  2. 「IT リソース」や「ブランドリソース」「ポリシー」などのセクションを追加して、リソースを整理します。

  3. 各セクションに参照タスクを追加して、自分のコンピューターや Google ドライブBoxDropbox からそのタスクに該当ファイルを添付します。Asana の他の重要なプロジェクトやタスクに@メンションします。

  4. プロジェクトにカスタムフィールドを追加して、さまざまなカテゴリで資料を簡単に検索できるようにします。リソースタイプ、読むために必要な時間などのフィールドを作ることができます。プロジェクト上部にある、青色の「カスタムフィールドの追加」リンクをクリックして、カスタムフィールドを追加しましょう。[カスタムフィールドでプロジェクトをソート] ((/guide/help/premium/custom-fields#gl-sorting)するとすべてのタスクがフィールドで整理され、リソースを簡単に探したり、評価できます。

  5. プロジェクトにチームメンバーを招待 して、参考リソースがあれば、適切なセクションにタスクとして追加するように促します。

  6. オンボーディングテンプレートに、社内リソースプロジェクトへのリンクを入れたタスクを追加します。すべての新入社員が初日から情報を探せるようになります。

    Asana の社内リソースプロジェクト

    The John Lewis Partnership 部門が社員プログラム、トレーニング、コーチングをサポートするために社内ソリューションを作成した経緯をご覧ください。

社内リソースプロジェクトを管理するためのヒント

タスクの更新

参考文書や情報に変更があったら、該当タスクを更新します。チームメイトはタスク履歴をみることができ、いつ、どんな理由で変更されたのかを知ることができます。

ファイルビュー

ファイルビューを使用して、リソースプロジェクトのすべてのファイルや文書をギャラリー表示します。

チーム固有の参考資料

チーム固有の参考資料のために別のプロジェクトを作成します。会社全体のリソースプロジェクトと特定のチームプロジェクトの両方にタスクを保存できます。たとえば、すべてのデザインアセットをデザインリソースプロジェクトに保存した場合は、最も重要なもの (ロゴなど) を社内リソースプロジェクトにも合わせて保存できます。

会社の重要な文書を探すのにかかる時間と手間を省きます。Asana のすべてのタスクが実行可能または割り当てられている必要はありません。参照タスクは、社内資料を整理して一元管理するため、チームはより多くの作業に費やすことができ、情報を探す時間が短縮されます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。