応募者の追跡
採用は企業にとっても応募者にとっても、長期で複雑なプロセスになりがちです。Asana で応募者の状況を追跡すると、チームメンバー間で採用の進捗、応募者の連絡先情報や履歴書の保管、面接内容のフォローアップが可能になります。社内の採用ワークフローが整備されていることで、応募者にもよい印象を与えることができます。
セットアップをスキップして Asana 応募者追跡テンプレートを利用しましょう。
応募者追跡プロジェクトの作成方法
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プロジェクトを新規作成します。名前を「応募者追跡」とし、プロジェクトの説明を「全社の採用応募者状況」などのように入力します。
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新規応募者ごとに複製するテンプレートタスクを追加します。タイトルは「[複製用]応募者を追加」などとしてください。タスクの説明には、複製する際に名前を変更すること、履歴書 (およびその他の関連文書) を添付すること、応募者のメールアドレス、電話番号などを記載することなどの注意書きを入力します。
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各応募者が応募している職位、面接のステージ (リクルーターのスクリーニング、電話面接、社内面接、決定待ち)、採用ステータス (採用、不採用、内定承諾、内定辞退) についてのカスタムフィールドを作成します。各応募者の状況が進むごとにフィールドも更新してください。カスタムフィールドを追加するには、プロジェクトの上部にある青色の「カスタムフィールドを追加」リンクをクリックします。
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プロジェクトにセクションを追加し、応募者を部署やチームごとに振り分けます。採用を辞退した、または不採用となった応募者のセクションも参考として作成することもできます。
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このプロジェクトを管理するプロジェクトオーナーを指名します。オーナーは応募者を適切なセクションに移す、採用マネージャーにタスクを割り当てる、コメント機能を使って質問へのフォローアップを求めるなどのアクションを行う必要があります。人事採用担当が応募者の進捗に応じてタスクを更新することもできます。
Premium プランなら、Asana の応募者追跡テンプレートを使ってセットアップなしでプロジェクトを作成できます。
応募者追跡プロジェクトを管理するためのヒント
カスタムフィールドをさらに追加する
各応募者についてさらに多くの情報を追跡したい場合は、その分だけカスタムフィールドを追加できます。たとえば、応募者の居住都市を入力するテキストフィールドや地元居住者かどうかのはい /いいえ式ドロップダウン、個人のウェブサイト /ポートフォリオの入力欄など、さまざまな可能性が考えられます。
リマインダータスクを設定
応募者が現在の募集職種に最適ではないが将来的に採用を検討できそうな場合は、今日から 6 か月後を期日とするタスクを自身に割り当ててフォローアップを行うことができます。期日の前日になるとマイタスクリストの「今日」のセクションに自動表示されるため、忘れずに応募者に連絡をとることができます。この情報をフォローアップセクションやカスタムフィールドに保存しておくことも可能です。
紹介用ウェブフォーム
人材紹介用の Wufoo フォーム または Google フォーム を作成してみましょう。フォーム内のフィールドは Asana タスクのフィールドと連動しており、フォームが送信されると紹介プロジェクトの中にタスクが作成されます。必要な情報はすべてタスクに記載されるため、情報を転記する必要もありません。
Asana は応募者の採用プロセスを進めながら、同時に社内の関係者にその状況を周知できる柔軟なツールです。優れた人材の雇用は会社の成功に直結します。雇用プロセスをシンプルにしてシームレスなシステムを作ることで、最高の応募者を勝ち取りましょう。
