応募者の追跡

採用は企業にとっても応募者にとっても、長期で管理しにくいプロセスになりがちです。Asana で応募者の状況が追跡できるため、チームメンバー間で採用の進捗、応募者の連絡先や履歴書の保管、面接内容のフォローアップが可能に。社内のワークフローが整備されていること、面接がスムーズに進むことで、応募者にも企業に良い印象を与えることができます。

セットアップをスキップしてAsana 応募者追跡テンプレートを利用しましょう。

応募者追跡プロジェクトの作成方法

  1. プロジェクトを新規作成します。名前を「応募者追跡」、プロジェクトの説明を「全社での採用応募者情報」などのように入力します。

  2. テンプレート タスクを追加し、新規応募者ごとに複製します。タイトルを付け「複製」をクリックして応募者を追加します。タスクの説明にはコピーを作成する際にテンプレート名を変更すること、履歴書(およびその他の関連文書)を添付すること、応募者のメールアドレス、電話番号、応募元を記載する旨の注意書きを入力します。

  3. 各応募者が応募している役職、面接のステージ(リクルーターのスクリーニング、電話面接、アサインメント、実地面接、決定待ち)、採用ステータス(採用、不採用、内定承諾、内定辞退)についてのカスタムフィールドを作成します。各応募者の状況が進むごとにフィールドの値も更新してください。カスタムフィールドを追加するには、プロジェクトの上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックします。

  4. プロジェクトにセクションを追加し、候補者を部署やチームごとに分類します。採用を辞退した、または不採用となった応募者のセクションも参考として作成することもできます。

  5. このプロジェクトを管理するプロジェクトオーナーを指名します。オーナーは応募者を適切なセクションに移す、採用マネージャーにタスクを割り当てる、コメント機能を使って質問へのフォローアップを求めるなどのアクションを行う必要があります。リクルーターが応募者の進捗に応じてタスクを更新することも可能です。

Premium プランなら、 Asana の応募者追跡テンプレートを使ってセットアップなしでプロジェクトを作成することができます。

Asana の応募者追跡プロジェクト

応募者追跡プロジェクトを管理するためのヒント

カスタムフィールドをさらに追加する

各応募者についてさらに多くの情報を追跡したい場合は、 その分だけカスタムフィールドを追加することができます。たとえば、応募者の居住都市を入力するテキストフィールド(地元出身者の場合ははい/いいえ式のドロップダウンなど)や、個人のウェブサイト/ポートフォリオの入力欄を追加するのもよいでしょう。

プロジェクトの上部の青色のリンクをクリックし、カスタムフィールドを作成

リマインダータスクを設定

応募者が現在の募集職種に最適ではないが将来的に採用を検討できそうな場合は、今日から 6 か月後を期日とするタスクを自身に割り当ててフォローアップを行うことができます。期限の前日になるとマイタスクリストの「今日」のセクションに自動移動されるため、応募者とのやり取りを忘れずに続けることができます。この情報をフォローアップセクションやカスタムフィールドに保存しておくことも可能です。

紹介用ウェブフォーム

人材紹介用の Wufoo フォーム または Google フォーム を作成してみましょう。フォーム内のフィールドは Asana タスクのフィールドと連携しており、フォームが送信されると紹介プロジェクトの中にタスクが作成されます。必要な情報はすべてタスクに記載されるため、情報を転記する必要もありません。

Asana は応募者の採用プロセスを進めながら、同時に社内の関係者にその状況を周知できる柔軟なツールです。優れた人材の雇用は会社の成功に直結します。雇用プロセスをシンプルにしてシームレスなシステムを作ることで、最高の応募者を惹きつけて採用することができます。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。