二者ミーティング

二者ミーティング は、マネージャーがチームメンバーとつながりを深め、コーチングやコミュニケーションなどに特化した快適な空間を作るために重要な手段です。有能なマネージャーは、部下が自分は正当に評価されていると感じ、自信が持てるように努力しますが、二者ミーティングはこうした前向きな対話に役立ちます。Asana は、二者ミーティングの計画はもちろん、横道にそれないように会話を導くことや、話し合いから発生したアクションアイテムの追跡にも役立ちます。

Patreon は、二者ミーティングに Asana を利用しています

 

二者ミーティングプロジェクトの作成方法

  1. 非公開プロジェクト を設定して、部下のみ招待します。

  2. プロジェクトにセクションを作成して、議題を整理します。たとえば : .

    • 今週の議題
    • 後で
    • 問題点とよい点
    • 目標
    • アクションアイテム
  3. 二者ミーティングが終わったら次のミーティングの前に、プロジェクトに新しいトピックを投稿します (マネージャーと部下の両方で議題を追加してください)。

    • 話す内容を忘れないようにタスクに説明を追加します。
    • タスクにコメントを追加して、ミーティングの前後にも仕事について話し合いを行います。
    • 二者ミーティングプロジェクトに他のプロジェクトからタスクを追加 し、前後関係を踏まえて話し合いを行います。
  4. アクションアイテムのセクションにタスクを割り当て、次回のミーティング前に完了するよう、適切な期日を設けます。

  5. 二者ミーティングプロジェクトを作成したら、テンプレートとして保存します。プロジェクトヘッダーのドロップダウンをクリックし、テンプレートに変換を選択します。これで社内の誰でも二者ミーティングプロジェクトを容易に作成できるようになります。

Asana で作成された二者ミーティングプロジェクトに関わるマネージャー用にチームメイトが作成したタスクのスクリーンショット

毎週、話し合うトピックには繰り返し期日を使用します。こうしたトピックを「今週の議題セクション」に入れておくと、毎週表示されます。

二者ミーティングプロジェクト管理のヒント

二者ミーティングの目的は、スケジュールにまた一つ会議を増やすことではありません。Asana で二者ミーティングプロジェクトを設定したら、次の方法でミーティングを最大限に活用しましょう。

  • あらかじめ議題を設定しておくことで、トピックを事前に検討し、その場の思い付きではなく、徹底的に深掘りできます。
  • 1 週間かけてアイデアを投稿しておけば、ミーティング中に何を話すべきか考える時間を省けます。
  • ミーティングはチームメンバーの考えをお互いに話し合うことが目的です。前もって、率直で安心な話のできる雰囲気を作るため、部下に議題や優先順位に対して意見を述べるように推奨しましょう。
  • 目標やキャリア計画、成長のための機会について定期的に確認し、それらを達成するための取り組みを強化します。

二者ミーティングのための時間を設けることは、有能なチームリーダーにとって重要な役割。そこから得られる一貫した率直なフィードバックによって、部下の長所が最大限に引き出されます。人材育成を重視し、問題を話し合いで乗り越え、一緒にアイデアの優先順位をつけることで、個人のキャリアと組織全体によい影響をもたらします。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。