マネージャーのコミュニケーション

自身のチームに加え、マネージャーは他のマネージャーとも協力してリソースを共有し、部門間のコミュニケーションを円滑にし、企業全体が目標に向けて前進していけるように努めています。しかし残念ながら、マネージャー間のコミュニケーションにつきものなのが、ばらばらのメールや会議、見つけづらく、情報の古い文書。でもAsana では、会議のための会議や延々と続くメールスレッドをなくし、マネージャー間のコミュニケーションや情報共有を非公開で簡単に行う方法を提供します。

「マネジメント」チームの作り方

  • Asana で、マネージャー用のチームを作成しましょう。サイドバーの下部にある「新規チームの作成」または、既存のチームの横にある + ボタンをクリックして、マネージャーのみを招待し、そのチームは非表示になるようにします。
  • マネージャーチームの中でマネージャー用リソースのためのプロジェクトを作成します。各リソースは個別のタスクに入れます (タスクは必ずしもアクションに関連しなければいけないわけではありません!)。たとえば次のようなリソースをプロジェクトに入れましょう。
    • オンボーディング資料やトレーニング文書
    • 業務評価テンプレート
    • コーチングQ&A
    • 業務改善計画テンプレート
    • 人材育成リソース
  • 機密情報やマネージャー対象のアップデートの共有、他のマネージャーからアドバイスを仰ぐ際にチーム会話を利用しましょう。
    • マネジメントチームのコミュニケーションをメールから Asana の会話に切り替えましょう。スレッドのフォローやフォローの解除は容易にできます。
    • 会話から直接、実行可能なタスクを作成します。

Asana のマネージャー用リソースプロジェクト

組織図を Asana に保存し、プロジェクトを作成します。マネージャーごとにセクションを作り、直属の部下の名前の入ったタスクを入れてください。人事に入れ替わりがあれば、タスクを他のセクションに移動する、名前を変える、削除などを行います。

管理職会議計画のヒント

管理職会議は時間ばかりかかって、次のとるべきステップもはっきりしない、ということも起こります。Asana を使用すれば、明確な会議の議題のもとに、次に何が必要かを記録しながら、全員が順調に会議についてこられます。

  1. Asana の管理職チームに移動し、トップバーの「クイック追加」ボタン、または既存の管理職チームプロジェクトの横にある** + **ボタンを使用して、管理職会議や役員会議のための新しいプロジェクトを作成します。会議の出席者をプロジェクトメンバーとして追加してください。

  2. Asana での他の会議の計画と同様に、セクションを使用して管理職会議の議題を整理することができます。 参加者は、事前に準備を整え協議事項も理解しておくことができます。たとえば: .

    • 定期的 (定期的な期日を使用するとこれらが毎回表示されます)
    • 今週の議題
    • あとで確認
    • アクションアイテム
  3. トピックを別々のタスクとして投稿、関連文書を添付し、タスクの説明に必要情報を追加してください。また、会話とコメントを使用して、メンバーの間でディスカッションを行えば、会議の時間を節約することもできます。

  4. 会議中に記録者を指名し、参照用または欠席者用に議事録をタスクに保存します。必要なアクションアイテムがあれば、必ずその管理者に割り当ててください。

Asana の管理職会議プロジェクト

マネージャーには数多くの責任がありますが、実際にチームとして機能するために必要な単一のコラボレーションスペースがないことがよくあります。Asana は余分な作業を増やさず、マネージャーが互いに学び、コミュニケーションをとり、コラボレーションをして企業目標を達成するためのスペースを提供します。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。