管理職のコミュニケーション

自身のチームに加えて、管理職は他の管理職とも協力してリソースを共有し、部署間のコミュニケーションを円滑にし、企業全体が目標に向けて前進していけるように努めます。しかし残念ながら、管理職間のコミュニケーションというと多くの場合で、散在しているEメールや会議、見つけづらかったり、古すぎる文書であったりします。Asanaでは、管理職間での会議についての会議や延々と続くEメールスレッドをなくし、簡単かつ非公開で情報をやり取りし共有する方法を提供します。

「マネジメント」チームの作り方

  • Asanaで、管理職用のチームの作成 を行います。サイドバーの下部にある 新規チームの作成または、既存のチームの横にある + ボタンをクリックして、管理職のみを招待、そのチームは非表示になるようにします。
  • 管理職チームの中で管理職用リソースのためのプロジェクトを作成します。そのリソースを個人のタスクに収容します(タスクは必ずしも実行可能でなければいけないわけではありません!) 例えば次のような事を組み込むと良いでしょう: .
    • 新人研修の資料やトレーニング文書
    • 業務評価テンプレート
    • 指導Q&A
    • 業務改善計画テンプレート
    • 人材育成リソース
  • 機密情報の共有や管理職への適切な報告、他の管理職からアドバイスを仰ぐ際にチーム会話を利用しましょう。
    • マネジメントチームのEメール送信リストをAsanaの会話に切り替えましょう。スレッドのフォローやフォローの解除は容易にできます。
    • 会話から直接タスクを作成して実行可能なものに変換する。

Asanaの管理職プロジェクトに関するリソース

組織図をAsanaに保存。各管理職ごとに直属の部下の名前の入ったタスクとプロジェクトやセクションの作成をします。人事に変化があった場合には、タスクを他のセクションに移動、改名または削除を行います。

管理職会議計画のコツ

管理職会議は非効率的で、長く、そして次のステップについては不明確になることすらあります。Asanaを使用することで、明確な会議の議題と次に何が必要かを記録して、全員の進捗状況を把握できます。

  1. Asanaの管理職チームに移動し、トップバーの** クイック追加 ボタン、または既存の管理職チームプロジェクトの横にある + **ボタンを使用して、管理職用または役員会議のための新しいプロジェクトを作成します。会議の出席者をプロジェクトメンバーとして追加します。

  2. Asanaでの他の会議の計画と同様に、セクションを使用して管理職会議の議題を整理することができます。 参加者は、準備万端で協議事項も理解した上で参加をします。例えば: .

    • 定期的 ( 定期的な期日を使用するとこれらが毎回表示されます)
    • 今週議論する
    • あとで確認
    • 実行する
  3. トピックを別々のタスクとして投稿、関連文書を添付し、タスクの説明に必要情報を追加してください。また、会話 とコメントを使用して、会議の時間を節約するための非同期ディスカッションを生成することもできます。

  4. 会議中に記録者を指定し、参照用または欠席者用に議事録をタスクに保存します。関連する実行項目を必ずその管理者に割り当ててください。

Asanaの管理職会議プロジェクト

管理職には数多くの責任がありますが、実際にチームとして機能するために必要な単一の共同作業スペースがないことがよくあります。Asanaは、余分な作業を追加することなく、管理職が互いに学び、コミュニケーションをとり、共同作業をして企業目標を達成するためのスペースを提供します。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。