スプリントプランニング

製品チームやエンジニアリングチームの多くが、アジャイル型のスプリントサイクルを採用して一貫した効率的な製造スケジュールを維持しています。しかし、スプリントのプランニングは時間がかかる上に、結局は 1 回限りのスプレッドシートやボードを作って終わってしまいます。Asana なら現状のスクラムに応じた形で柔軟に導入でき、その後の変更も可能。Asana でスプリントのプランニングを行うことで、プランやマイルストーン、発売日、バックログの管理がはるかに便利に。タスクとコミュニケーションが 1 か所にまとまるので、作業効率もぐんと高まります。

記事に沿ってプランニングプロジェクトを構築しましょう。また、記事の下にあるリソースもご利用ください。

スプリントプランの作成に役立つリソース リンク
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スプリントプランニングプロジェクトの作成方法

  1. まずはスプリント専用の新規 プロジェクト (リストまたは ボード) を作成し、プロジェクトマネージャーまたは技術系のプロジェクトマネージャーをプロジェクトオーナーに設定してください。
  2. プロジェクトメンバーを追加 し、ステータスの更新に応じて通知が来るよう設定します。
    • 各スプリントの開始時と終了時(または必要に応じて)にはプロジェクトオーナーが ステータス更新 を行い、進捗を共有することが大切です。
    • 各メンバーは必要に応じて、スプリントのマイルストーンタスクにコメントを残して情報を共有することができます。
  3. セクション (リストレイアウト) または カラム (ボードレイアウト) を追加して、スプリントごと、または「着手可能」「完了」「バックログ」などのカテゴリごとに作業を整理することができます。チームの進捗が進むたびに、タスクを次のセクションやカラムに進めましょう。
  4. カスタムフィールド をスプリントに追加して、作業の完了期限、所要時間、優先度などを追跡できるようにします。スプリントプランニングプロジェクトにカスタムフィールドを追加するには、画面上部にある青色の カスタムフィールドを追加 リンクをクリックします。
  5. 次に、スプリントのマイルストーンに紐付くタスクを作成し、それぞれのオーナーに割り当てます。スプリント内に任意の期日を設けるか、マイルストーンの期日をスプリントの最終日に設定してください。開始日 を起点とすることで、スプリントの進行中に作業が必要な期間がわかりやすくなります。
  6. また、他のプロジェクトにマイルストーンのタスクを入れ込む ことで、常に目標を可視化できます。
  7. 作成したスプリントプランニングプロジェクトはテンプレートとして保存します。プロジェクトヘッダードロップダウン をクリックし、テンプレートとして保存 を選択します。その後テンプレートの複製を作成すればすぐにスプリントのプランニングが可能です。

Asana ボードでスプリントのプランを作成

チームで定期的にプロジェクトの確認や更新を行うことで、スタンドアップミーティングの回数が減る、スプリントプランのミーティング時間が短縮できる、などのメリットも。はるかに業務効率が上がっていることが実感できます。

スプリントプロジェクトを管理するためのヒント

タイムラインでスプリントを計画する

プロジェクトの タイムライン タブを開いてスプリントのマッピングを行い、優先すべき仕事をすべて配置できるかどうかを確認します。スプリントタスクの依存関係を見て、競合するタスクがあった場合はドラッグ&ドロップで移動できます。タイムライン は、スプリントで進行中のすべての要素を俯瞰し、スプリント終了時までに目標達成が可能かどうかを見極めるのに最適です。タイムラインをカスタムフィールドで絞り込むと、優先度の高いタスクが予定通りに進んでいるかも確認できます。

ポートフォリオとワークロードでスプリントの仕事量を管理し、スプリントプロジェクトの進捗をモニタリングする

チームの余力を測ってスプリント計画を立てるために、リーダーはコストや時間、点数を手作業で、しかも複数の会議をまたいで追跡する場合がありますが、これは時間がかかる上に正確さにも問題が生じがち。なのでその代わりに、すべてのスプリントプロジェクトが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成しましょう。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを視覚化することが可能。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、重要なスプリント作業を順調に進めることができます。ポートフォリオを使えば、進捗や期限、優先度をすべて 1 か所でリアルタイムに確認することができます。

ワークロードビューで複数の担当者間の仕事量を調整し直しているスクリーンショット

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします (訳注: 現在は Tab+N でセクションを作成します)。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。