クリエイティブブリーフと単発リクエスト

クリエイティブリクエストプロジェクトの構築方法

このプロセスを使うと、大規模なプロジェクト (キャンペーンの始動など) のための単発クリエイティブリクエスト (SNS 用の画像など) やクリエイティブブリーフをすべて 1 か所で管理できます。このプロセスをすばやく構築するには、次の方法があります。

  1. クリエイティブリクエストのテンプレートプロジェクトを使います。
  2. 現在クリエイティブリクエストの追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザー、一から独自のクリエイティブリクエストプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

クリエイティブリクエストを管理および作成するためのヒント

クリエイティブリクエストプロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせてプロジェクトを管理しましょう。

1. クリエイティブブリーフとリクエストをテンプレート化し、フォームを使ってその対応をスピードアップする

仕事の優先度を適切に設定し、指示内容に対して全員に共通認識を持たせるためには、クリエイティブブリーフが完全であることやリクエストの詳細が明確であることが欠かせません。目標が漠然としたまま着手したり、ファイルタイプなどの問題に手間取ると、制作サイクルが長引きます。

そうならないように、クリエイティブブリーフ用や単発クリエイティブリクエストフォームを作成しましょう。フォームはクリエイティブ制作プロジェクトに直結するため、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を持って作業に着手できます。

フォームは、フォームリンクを受取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信できます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新規タスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。

フォームのセットアップ方法はこちらです

大規模な部門間プロジェクトや複雑なプロジェクト /イニシアチブのリクエストがきた場合は、タスクをプロジェクトに変換すればより効果的に管理できます。

2. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と絞り込みを行う

フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使って、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリーでソートできます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、プロジェクトマネージャーはもちろん、それ以外のメンバーも、仕事のコンテキストの中でそうした情報を追跡できます。

フォームに「チーム」フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールドにマッピングできます。こうすることでフォームが送られたときに、どのチームがリクエストをサポートする必要があるかが新規タスクで指定されるため、その範囲や関係者をすばやく判断できます。

「優先度」カスタムフィールドを使うと、プロデューサーやマネージャーは他の仕事との関連でリクエストの優先度を判断できるため、急なリクエストが来ても惑わされることなくチームの仕事を順調に進められます。

3. より明確なレビューと承認で期日を守る

キャンペーンのフィードバックをより簡単に提供し、それを反映できるかどうかで、クリエイティブの目標達成に大きな違いが生まれます。以下の手順に従ってすばやく明確に承認を得て、仕事を進捗させましょう。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。承認待ちや承認済みの仕事を示すことができる

  1. プロジェクトルールを追加して、自動的にタスクを適切なメンバーに割り当てて完了させたり、進行具合に合わせて別のプロジェクトセクションに移動させましょう。
  2. カスタムフィールド通知を使って、進捗についての最新情報を関係者に欠かさず伝えましょう。たとえば、フィールドが「フィードバック待ち」から「承認済み」に更新されると関係者に通知が送信されます。
  3. レビュアーは校正機能を使用して画像にフィードバックを直接残すことができます。フィードバックの各事項は実行可能なサブタスクとして作成され、作成者は必要に応じてフィードバックを追跡したり実行に移すことができます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

4. クリエイティブの要件やリクエストの詳細を Adobe Creative Cloud に表示させてコンテキストを把握する

一旦作業に着手すると、Adobe Photoshop CC、Illustrator CC、または InDesign CC などのプログラムを使ってクリエイティブアセットを作成している担当者は、こうした主要な詳細、要件、フィードバックを把握し続けることが難しいこともあります。ツールの切り替えで時間を無駄にしたり重要なコンテキストを失ったりしないように、クリエイターは Asana のタスクを Adobe Creative Cloud のアプリ内に開いておくことができます。

Adobe Creative Cloud の連携により Asana のタスクが Adobe プログラム内に表示されているスクリーンショット

クリエイティブリクエストの仕事と進捗を報告するためのヒント

まだ Asana を使い始めたばかりなら、ステータス更新レポートに関する全般的なベストプラクティスをご確認ください。

1. 高度な検索レポートを使ってリスクのある仕事を確認し、チームメイトをフォローする

カスタムフィールドを使って優先度や承認を追跡するもう 1 つのメリットに、この情報を使って高度な検索レポートを実行できることがあります。高度な検索レポートでは Asana 上のあなたのすべての仕事から情報が呼び出されるため、「リスクのある優先事項は?」や「フィードバック待ちのアセットは?」などの質問に、手動で検索や編集を行うことなくリアルタイムで答えることができます。検索レポートはどんなことに関しても作成できますが、リスクのある仕事レポートと承認レポートを活用すれば、発生する前に障害を特定できます。レポートからは、タスクにコメントして直接タスク担当者や関係者をフォローすることもできます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

その他のタイプの高度な検索レポートの作成方法については、こちらをご覧ください。

2. ポートフォリオとワークロードで進捗をモニタリングし、クリエイティブ作業の割り当てを管理する

クリエイティブプロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、製品チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合も。そこですべてのクリエイティブ作業とリクエストのプロジェクトが入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やリリース日、優先度をすべて 1 か所で確認できます。

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてクリエイティブチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による作業の割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、クリエイティブ作業を順調に進められます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

3. 請求やリソース計画の作業時間を追跡する

多くのクリエイティブチームは、作業にかかった時間数を正確に把握する必要があります。エージェンシーやフリーランサー、またはプロジェクトのスタッフ配置を行うマネージャーであればなおさらです。推測で見積もったり必要以上に追跡を複雑にしたりする代わりに、クリエイティブチームは Harvest などの時間追跡アプリを Asana に連携できます。この場合 Harvest のタイマーが Asana のタスクに組み込まれるため、作業しながらタスクの時間を追跡できます。

時間追跡アプリ Harvest と Asana を連携したスクリーンショット

時間追跡アプリと Asana の統合については、こちらの短いチュートリアルビデオをご覧ください。

クリエイティブプロセスを計画、管理するためのリソース

ビデオのほうがとっつきやすい方や、Asana のお客様がクリエイティブ制作やリクエストをどのように運営しているかを知りたい方のために、以下にリソースをご用意しました。

リソース リンク
クリエイティブおよび単発リクエストのテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディとウェビナー Sony MusicStance、および Autodesk が Asana でクリエイティブリクエストを管理する方法をご覧ください
コミュニティとつながる 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる 

仕事をスケジュールと予算通りに進めるためには、強力なクリエイティブブリーフを用意してプロジェクトに着手することが大切です。一方で、クリエイティブチームは他のチームからの単発のリクエストをしっかり管理する必要もあります。次のプロセスを使うと、クリエイティブ制作はさらに効率的になります。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止できます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle ドライブBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換できます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは最近の割り当てリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定できます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握できます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、エディトリアルカレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理できます。

タスクの行で Tab+N を押せば新しいセクションを作成できます。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認できます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めできます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応できます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールできます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。