クリエイティブブリーフと特別なリクエスト

クリエイティブリクエストプロジェクトの構築方法

このプロセスを使うと、大規模なプロジェクト (キャンペーンの始動など) のための特別なクリエイティブリクエスト (ソーシャルメディア用の画像など) やクリエイティブブリーフをすべて 1 か所で管理することができます。このプロセスをすばやく構築するには、次の方法があります。

  1. クリエイティブリクエストのテンプレートプロジェクトを使います。
  2. 現在クリエイティブリクエストの追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザーの場合、一から独自のクリエイティブリクエストプロジェクトを構築したい場合、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

クリエイティブリクエストを管理および制作するためのヒント

クリエイティブリクエストプロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用してプロジェクトを管理すれば仕事を軌道に乗せることができるでしょう。

1. クリエイティブブリーフとリクエストをテンプレート化し、フォームを使ってその対応をスピードアップする

仕事の優先度を適切に設定し、指示内容に対して全員に共通認識を持たせるためには、クリエイティブブリーフが完全であることやリクエストの詳細が明確であることが欠かせません。明確な目標を欠いて着手したり、ファイルタイプなどの問題でぐずぐずしていると、制作サイクルにかかる時間が長くなってしまいます。

そうならないように、クリエイティブブリーフ用のフォーム特別なクリエイティブリクエストを作成しましょう。フォームはクリエイティブ制作プロジェクトに直結するため、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を持って作業に着手することができます。

Asana で作成されたクリエイティブリクエストフォームのスクリーンショット

フォームは、フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信することができます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新しいタスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。

フォームはこちらのステップでセットアップできます

大規模、クロスファンクショナル、または複雑なプロジェクト/イニシアチブのリクエストが入ってきた場合は、タスクをプロジェクトに変換すればより効果的に管理することができます。

2. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と絞り込みを行う

フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリーでソートすることができます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、(クリエイティブプロデューサーやプロジェクトマネージャーだけが見ることができる場所ではなく) 仕事のコンテキストの中でこの情報を追跡することができます。

フォームに「チーム」フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールドにマッピングできます。こうすることでフォームが送られたときに、どのチームがリクエストをサポートする必要があるかが新規タスクに指定されるため、その範囲や関係者をすばやく判断することができます。

「優先度」カスタムフィールドを使うと、プロデューサーやマネージャーは他の仕事に対するリクエストの優先度を判断できるため、急なリクエストが来ても惑わされることなくチームの仕事を順調に進めることができます。

3. クリエイティブの要件やリクエストの詳細を Adobe Creative Cloud に表示させてコンテキストを維持する

一旦作業に着手すると、Adobe Photoshop CC、Illustrator CC、または InDesign CC などのプログラムを使ってクリエイティブアセットに取り組んでいる制作者は、こうした主要な詳細、要件、フィードバックを手元に維持しておくことが困難になる場合があります。ツールの切り替えで時間を無駄にしたり重要なコンテキストを失ったりしないように、制作者は Asana のタスクを Adobe Creative Cloud のアプリ内に開いておくことができます。

Adobe Creative Cloud の連携により Asana のタスクが Adobe プログラム内に表示されているスクリーンショット

4. クリエイティブアセット上に直接明確かつ実行可能なフィードバックを作成する

アセットがフィードバック段階に入ったら、校正機能を使うことで同一のタスク内にアセットを簡単に添付してレビューすることができます。Asana の校正機能を使うと、レビュアーはアセットに直接コメントすることができるため、コンテキストのあるフィードバックが提供されることになります。各コメントは実行可能なサブタスクに変換されるため、作成者はどのように反映するかを判断できます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

Adobe Creative Cloud の連携と組み合わせることで、作成者はフィードバックを作業している Adobe のプログラムに直接呼び出すことができます。これにより、コンテキストを読み取りながら作業できるほか、ツールを切り替える時間を節約できます。

これにより、レビュアーは自分の提案を明確にすることができ、作成者はフィードバックを反映するかどうかを決めることができる (そしてすべての記録を 1 か所に残すことができる) ため、フィードバックのやり取りのプロセスがさらに簡単になります。

5. カスタムフィールド通知で承認をよりスムーズかつ速くする

クリエイティブ制作の期限は厳しく、不明確な引き継ぎやわかりづらいレビューサイクルはコストを増やします。そこで、承認ワークフローを使えばすべての作業ファイル、フィードバック、指示内容を明確にすることができます。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。承認待ちや承認済みを示すことができる

  1. プロジェクト上部にある青色のカスタムフィールドを追加リンクをクリックすることで、Asana が作成した「承認ステージ」カスタムフィールドをプロジェクトに追加します。
  2. アセットのレビュー準備が完了したら、作成者はフィールドをレビュー準備完了に設定し、タスクをレビュアーに割り当てます
  3. レビュアーは、レビューを始められるようになった旨の通知を受け取ります。
  4. レビューが終わったら、カスタムフィールドを承認済みまたは要修正設定し、タスクを作成者に割り当て直します。
  5. 作成者は、承認された、または更新が必要な旨の通知を受け取ります。この通知からフィードバックを確認し、フィードバックを反映する必要があるファイルにアクセスすることができます。

クリエイティブリクエストの作業と進捗を報告するためのヒント

まだ始めたばかりであれば、ステータス更新レポートに関する全般的なベストプラクティスをご確認ください。

1. 高度な検索レポートを使ってリスクのある仕事を確認し、チームメイトをフォローする

カスタムフィールドを使って優先度や承認を追跡するもう 1 つのメリットに、この情報を使って高度な検索レポートを実行できることがあります。高度な検索レポートでは Asana のすべての仕事から情報が呼び出されるため、「リスクのある優先事項は?」や「フィードバック待ちのアセットは?」などの質問に、手動で検索や編集を行うことなくリアルタイムに答えることができます。検索レポートはどんなことに関しても作成できますが、リスクのある仕事レポートと承認レポートを活用すれば、問題に発展する前に障害を特定することができます。このレポートからは、タスクにコメントすることで直接タスク担当者や関係者をフォローすることもできます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

その他のタイプの高度な検索レポートの作成方法については、こちらをご覧ください。

2. ポートフォリオとワークロードで進捗をモニタリングし、クリエイティブ作業の人員配置を管理する

クリエイティブプロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、クリエイティブプロデューサーやリーダーは通常、会議やメール、スプレッドシートなどの情報をつなぎ合わせていますが、これは時間がかかる上に正確さにも問題が生じがち。そこですべてのクリエイティブ作業とリクエストプロジェクトが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、進捗やローンチ日、優先度をすべて 1 か所でリアルタイムに確認することができます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてクリエイティブチームのキャパシティを視覚化することが可能。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、クリエイティブ作業を順調に進めることができます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

3. 請求やリソース計画のために作業にかかった時間を追跡する

多くのクリエイティブチームは、作業にかかった時間数を正確に把握する必要があります。エージェンシーやフリーランサー、またはプロジェクトの人員配置を行うマネージャーであれば特にです。推測で見積もったり必要以上に追跡を複雑にしたりする代わりに、制作者は Harvest などの時間追跡アプリを Asana に連携することができます。この場合 Harvest のタイマーが Asana のタスクに組み込まれるため、作業しながらタスクの時間を追跡することができます。

時間追跡アプリ Harvest と Asana を連携したスクリーンショット

時間追跡アプリと Asana の統合については、こちらの短いチュートリアルビデオをご覧ください。

クリエイティブプロセスを計画および管理するためのリソース

Asana のお客様がクリエイティブの制作やリクエストをどのように管理しているかを知りたい場合は、こちらのリソースを使って視覚的に学ぶことができます。

リソース リンク
クリエイティブおよび特別なリクエストのテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディとウェビナー Asana でクリエイティブリクエストを管理する Sony MusicStanceScripps。その手法をご確認ください
コミュニティでつながる 次のトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

仕事をスケジュールと予算通りに進めるためには、強力なクリエイティブブリーフを用意してプロジェクトに着手することが大切です。一方で、クリエイティブチームは他のチームからの特別なリクエストをしっかり管理する必要もあります。次のプロセスを使うと、クリエイティブ制作はさらに効率的になります。

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。