クリエイティブブリーフと単発リクエスト

クリエイティブリクエストプロジェクトの構築方法

このプロセスを使うと、大規模なプロジェクト (キャンペーンの始動など) のための単発クリエイティブリクエスト (SNS 用の画像など) やクリエイティブブリーフをすべて 1 か所で管理できます。このプロセスをすばやく構築するには、次の方法があります。

  1. クリエイティブリクエストのテンプレートプロジェクトを使います。
  2. 現在クリエイティブリクエストの追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana テンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザー、一から独自のクリエイティブリクエストプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

クリエイティブリクエストを管理および作成するためのヒント

クリエイティブリクエストプロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせてプロジェクトを管理しましょう。

1. クリエイティブブリーフとリクエストをテンプレート化し、フォームを使ってその対応をスピードアップする

仕事の優先度を適切に設定し、指示内容に対して全員に共通認識を持たせるためには、クリエイティブブリーフが完全であることやリクエストの詳細が明確であることが欠かせません。目標が漠然としたまま着手したり、ファイルタイプなどの問題に手間取ると、制作サイクルが長引きます。

そうならないように、クリエイティブブリーフ用や単発クリエイティブリクエストフォームを作成しましょう。フォームはクリエイティブ制作プロジェクトに直結するため、チームは (自分たちにわかる言葉で表現された) 必要な情報を持って作業に着手できます。

フォームは、フォームリンクを受取った人なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) 送信できます。送信されたフォームの回答はプロジェクトの新規タスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。

フォームのセットアップ方法はこちらです

大規模な部門間プロジェクトや複雑なプロジェクト /イニシアチブのリクエストがきた場合は、タスクをプロジェクトに変換すればより効果的に管理できます。

2. カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と絞り込みを行う

フォームのセットアップ後は、カスタムフィールドを使って、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリーでソートできます。スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。カスタムフィールドはそれよりも強力な機能で、プロジェクトマネージャーはもちろん、それ以外のメンバーも、仕事のコンテキストの中でそうした情報を追跡できます。

フォームに「チーム」フィールドを追加した場合、これをプロジェクトの同じカスタムフィールドにマッピングできます。こうすることでフォームが送られたときに、どのチームがリクエストをサポートする必要があるかが新規タスクで指定されるため、その範囲や関係者をすばやく判断できます。

「優先度」カスタムフィールドを使うと、プロデューサーやマネージャーは他の仕事との関連でリクエストの優先度を判断できるため、急なリクエストが来ても惑わされることなくチームの仕事を順調に進められます。

3. より明確なレビューと承認で期日を守る

キャンペーンのフィードバックをより簡単に提供し、それを反映できるかどうかで、クリエイティブの目標達成に大きな違いが生まれます。以下の手順に従ってすばやく明確に承認を得て、仕事を進捗させましょう。

Asana のカスタムフィールドを使った承認ワークフローの GIF。承認待ちや承認済みの仕事を示すことができる

  1. プロジェクトルールを追加して、自動的にタスクを適切なメンバーに割り当てて完了させたり、進行具合に合わせて別のプロジェクトセクションに移動させましょう。
  2. カスタムフィールド通知を使って、進捗についての最新情報を関係者に欠かさず伝えましょう。たとえば、フィールドが「フィードバック待ち」から「承認済み」に更新されると関係者に通知が送信されます。
  3. レビュアーは校正機能を使用して画像にフィードバックを直接残すことができます。フィードバックの各事項は実行可能なサブタスクとして作成され、作成者は必要に応じてフィードバックを追跡したり実行に移すことができます。

Asana の画像校正ワークフローの GIF

4. クリエイティブの要件やリクエストの詳細を Adobe Creative Cloud に表示させてコンテキストを把握する

一旦作業に着手すると、Adobe Photoshop CC、Illustrator CC、または InDesign CC などのプログラムを使ってクリエイティブアセットを作成している担当者は、こうした主要な詳細、要件、フィードバックを把握し続けることが難しいこともあります。ツールの切り替えで時間を無駄にしたり重要なコンテキストを失ったりしないように、クリエイターは Asana のタスクを Adobe Creative Cloud のアプリ内に開いておくことができます。

Adobe Creative Cloud の連携により Asana のタスクが Adobe プログラム内に表示されているスクリーンショット

クリエイティブリクエストの仕事と進捗を報告するためのヒント

まだ Asana を使い始めたばかりなら、ステータス更新レポートに関する全般的なベストプラクティスをご確認ください。

1. 高度な検索レポートを使ってリスクのある仕事を確認し、チームメイトをフォローする

カスタムフィールドを使って優先度や承認を追跡するもう 1 つのメリットに、この情報を使って高度な検索レポートを実行できることがあります。高度な検索レポートでは Asana 上のあなたのすべての仕事から情報が呼び出されるため、「リスクのある優先事項は?」や「フィードバック待ちのアセットは?」などの質問に、手動で検索や編集を行うことなくリアルタイムで答えることができます。検索レポートはどんなことに関しても作成できますが、リスクのある仕事レポートと承認レポートを活用すれば、発生する前に障害を特定できます。レポートからは、タスクにコメントして直接タスク担当者や関係者をフォローすることもできます。

Asana の高度な検索レポート結果のスクリーンショット

その他のタイプの高度な検索レポートの作成方法については、こちらをご覧ください。

2. ポートフォリオとワークロードで進捗をモニタリングし、クリエイティブ作業の割り当てを管理する

クリエイティブプロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、製品チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合も。そこですべてのクリエイティブ作業とリクエストのプロジェクトが入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やリリース日、優先度をすべて 1 か所で確認できます。

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてクリエイティブチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による作業の割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、クリエイティブ作業を順調に進められます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

3. 請求やリソース計画の作業時間を追跡する

多くのクリエイティブチームは、作業にかかった時間数を正確に把握する必要があります。エージェンシーやフリーランサー、またはプロジェクトのスタッフ配置を行うマネージャーであればなおさらです。推測で見積もったり必要以上に追跡を複雑にしたりする代わりに、クリエイティブチームは Harvest などの時間追跡アプリを Asana に連携できます。この場合 Harvest のタイマーが Asana のタスクに組み込まれるため、作業しながらタスクの時間を追跡できます。

時間追跡アプリ Harvest と Asana を連携したスクリーンショット

時間追跡アプリと Asana の統合については、こちらの短いチュートリアルビデオをご覧ください。

クリエイティブプロセスを計画、管理するためのリソース

ビデオのほうがとっつきやすい方や、Asana のお客様がクリエイティブ制作やリクエストをどのように運営しているかを知りたい方のために、以下にリソースをご用意しました。

リソース リンク
クリエイティブおよび単発リクエストのテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴する
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディとウェビナー Sony MusicStance、および LA Rams が Asana でクリエイティブリクエストを管理する方法をご覧ください
コミュニティとつながる 次回のトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる 

仕事をスケジュールと予算通りに進めるためには、強力なクリエイティブブリーフを用意してプロジェクトに着手することが大切です。一方で、クリエイティブチームは他のチームからの単発のリクエストをしっかり管理する必要もあります。次のプロセスを使うと、クリエイティブ制作はさらに効率的になります。

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