Mais qu’est-ce qu’un outil de collaboration ?
Besoin de collaborer en vue de poursuivre des objectifs communs ? Les outils de collaboration en ligne jouent un rôle essentiel. Certains, comme les applications de messagerie et les messageries instantanées, améliorent simplement la communication au sein des équipes ou leur permettent de partager leur travail. D’autres encore proposent des fonctionnalités plus avancées, qui vous aident à gérer votre travail et à collaborer plus efficacement.
Pourquoi utiliser des outils de collaboration en ligne ?
Collaborer n’est pas une mince affaire, et ce pour de nombreuses raisons. Peut-être que vos collègues ne travaillent pas tous du même endroit, ni aux mêmes heures. Ou peut-être que le travail de chacun est dispersé sur plusieurs applications. Le résultat ?
Un manque de visibilité
Les managers, responsables et membres d’équipe ratent souvent les dernières informations importantes tout simplement par manque de visibilité.
Des objectifs confus
Chacun perd du temps à chercher des informations ou déterminer les priorités, et certaines tâches sont effectuées en double.
Une planification médiocre
Les managers ne savent pas sur quoi travaillent leurs équipes et perdent alors du temps en réunions de suivi.
Les outils de collaboration renforcent les équipes
Les meilleurs logiciels de collaboration permettent d’éliminer le cloisonnement de la communication et des informations en regroupant tout le travail au même endroit. Chacun sait qui fait quoi, les membres d’équipe peuvent facilement discuter du travail ou partager des idées, et les projets sont réalisés à temps.
Fonctionnalités de l’outil de collaborationQuel est l’outil idéal pour mon équipe ?
Cela dépend bien sûr de vos propres besoins. Mais dans tous les cas, un bon outil de collaboration doit vous permettre de :
Partager des fichiers
Le partage de fichiers (documents Google, PDF, JPG, etc.) est essentiel pour collaborer et créer une source unique de référence qui permet aux équipes de trouver les informations dont elles ont besoin. Vous devez aussi pouvoir commenter les fichiers partagés pour garder toutes les données au même endroit.
Planifier des projets et des tâches
La possibilité d’attribuer ou de réattribuer des tâches permet à chacun de connaître les priorités, tandis que le Calendrier et les autres fonctionnalités de planification aident les équipes à collaborer sur les plans et à rester informées de la progression et des changements.
Coordonner le travail
Vous devez visualiser les tâches, les dépendances et les jalons pour définir les échéances, ajuster les plans lorsque cela est nécessaire et aider votre équipe à travailler efficacement. Les meilleurs outils de collaboration surveillent la progression et vous préviennent lorsque les échéances arrivent à leur terme ou que le travail prend du retard.
Communiquer en toute simplicité
Regrouper toutes les discussions autour des projets et listes de tâches aide les équipes à concrétiser leurs idées et prendre en compte les retours. La solution choisie doit également s’intégrer à vos applications de messagerie et d’e-mails pour prendre en charge les moyens de communication préférés de votre équipe.
Les projets d’envergure comportent de nombreux éléments, parties prenantes et tâches à accomplir. Asana nous aide à tout planifier, à suivre le travail et à rester informés de la progression de chacun.
—Maggie Green, directrice de projet chez 1A Auto
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