Wix が Asana を使用してローンチのタイムラインをスピードアップし、ワークフローを合理化

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  • 拠点
    • テルアビブに本社を置き、10 か国に 19 のオフィス
  • リーチ
    • 世界 190 か国に 1 億 8000 万人を超えるユーザー

Asana が与えたインパクト

  • 新しい Editor X 製品をグローバルにリリースし、マーケティング資料および参考資料の新しいパッケージを開発
  • クロスファンクショナルチームに、プロジェクトで共同作業を行い、同じ情報に基づいて作業する能力を提供
  • 製品チームと開発者がバグや機能のバックログを処理する際の効率を向上

Wix は、ウェブサイトの構築を容易にすることで世界中に知られています。 また、新しい Editor X プラットフォームにより、プロのデザイナーは高度な CSS エディターと拡張されたビジネス機能で一段とパワーアップできます。

Wix のテルアビブ本社 (イスラエル) では、マーケティングオペレーション部門長である Paula Ximena Mejia 氏が、組織の人員の 10% を抱えるマーケティングチームをまとめ、戦略を実行できるようにしています。彼女のチームは最近、マーケターとデザイナーの専任チーム全体で Editor X のリリースを調整し、会社全体のメール、ソーシャルメディア、PR、インフルエンサー、動画の各チームと緊密に連携して、リリースに向けた大規模な部門横断の取り組みを推進しました。

リリース前、各 Wix チームはスプレッドシートやメールスレッドからさまざまなワークマネジメントツールまで、独自のツールを使用して仕事を管理していました。情報はサイロ化され、チームは全員に最新情報を周知するための「仕事のための仕事」に多くの時間を浪費しました。その結果、彼らは以下の問題を抱えていました。

  • すべての関係者の優先順位が明確でなく、リソースを管理できなかった

  • 誰が、またはどの部門がプロジェクトに関与したかを理解できなかった

  • プロジェクトのステータス、マイルストーン、およびワークロードを、関係者が確認できなかった

  • スプレッドシートの管理に時間がかかり、バージョン管理に問題があったため、すばやく仕事を進められず、依存関係をマッピングできなかった

  • 各チームが取り組んでいることとプロジェクトの進捗の概要をリーダーに提示できなかった

Wix は、プロジェクトを合理化し、チームをつなぐために、より優れた部門横断的なワークマネジメントツールを必要としていました。この間、彼らはさまざまな製品やオーディエンスが機敏さを保つことができるように、マーケティング部門を社内の複数の新しいチーム (バーティカル) に再編成しました。これらのバーティカルチームは、独自の優先順位とリソースを管理する責任を持ちます。

“一元管理ツールがないと、混乱が生じます。誰が何に取り組んでいるのかは尋ねないとわからず、尋ねてもその時点での答えしか得られません。物事の動くスピードが速いので、現在の状況と今後の状況を確認できるように、すべてがリアルタイムで更新される場所が必要でした。”- Paula Ximena Mejia 氏、マーケティングオペレーションおよびパートナーシップ部門長

簡単な UI を備えたプラットフォームの検索

Paula さんは何かを変える必要があるとわかっていました。彼女はチームリーダーと話をし、ステータスの即時更新、期日の明確化、およびコラボレーションチームの説明責任の提供ができるプラットフォームが必要だと気づきました。Asana を試してみると、直感的なユーザーインターフェイスと複数のプロジェクトにタスクを追加する機能により、Paula さんは、マーケティング部門全体および複数部門のパートナーで採用できると確信しました。

しかし、恩恵を受けるのは Paula さんのマーケティングチームだけではありませんでした。プロダクトマネージャーの Lior Lahav 氏は、Editor X の開発作業を管理するために Jira を使用していましたが、彼女はより高い可視性と他のチームのコラボレーターを参加させる方法を必要としていました。

Lior さんは以前に Asana を使用していましたが、Paula さんの場合と同様に、彼女の配下または部門横断のチームメンバーの多くはこれまでワークマネジメントプラットフォームを使用したことがありませんでした。二人は、Asana のわかりやすい UI なら、チームメートが簡単にワークマネジメントを始められることがわかっていました。

“Asana の UI と UX がとても気に入っています。プロダクトマネージャーとして、これらがプラットフォームの最も重要な側面の 1 つだと思います。”— Lior Lahav 氏、プロダクトマネージャー

Asana ですばやく強化

Paula さんは、スプレッドシートをボードレイアウトの Asana プロジェクトに移行することで、Asana の実装を開始しました。Wix チームは、ボードの使用方法とタスクの追加方法を示すために、短い導入セッションを開催しました。彼らは、新しいプロジェクトを開始するときにボードの使用を指示するなど、Wix で Asana を使用して作業するためのガイドラインを提供し、ロールアウトを単純かつ簡単なものにしました。Asana チームも、チームが成功するための準備が整うように、オンサイトトレーニングを提供しました。

チームメイトからフィードバックを集め、これらのフィードバックを Asana に集約しました。そして、時間の経過とともに、新しい Asana 機能を展開し、Wix は Asana プラットフォームの使用を深めて前進させることができました。たとえば、Lior さんは Asana と Slack の連携を使って時間を節約する方法に関するワークショップを開催しました。これにより、チームは Slack メッセージを Asana のタスクとコメントに変換したり、Slack を離れることなく Asana プロジェクトの更新を受信して処理できます。

“やるべきことがたくさんあるので、Slack 連携により効率がアップするのが最大のメリットです。多くの情報があるので、各プラットフォームの情報に一貫性を持たせるためにこれを簡素化するよう取り組んでおり、大きな助けになります。”— Lior Lahav 氏

Wix のダブリンオフィスの写真

ワークフローの合理化と可視性の向上

Editor X は独立した新しいブランドであったため、マーケティングおよびカスタマーサポートの資料はすべてゼロから作成する必要がありました。短いガイドやハウツー動画から、ランディングページ、マイクロサイト、インフルエンサープロモーション動画などのアセットまで、すべて Asana を通じて管理しました。

プロジェクトのステータスを綿密に追跡する機能は、リリースを成功させるために不可欠でした。毎日の締め切りのリマインダーは、多くのことが同時に起こっている仕事を順調に進めるのに役立ちました。今回のリリースを主導したマーケティングオペレーションマネージャーの Polin Abuaf 氏と彼女のチームは、タスクをメンバーに割り当て、コメントを介してコンテキストを提供することで、説明責任を果たすことができました。

“Wix のすべてのバーティカルには、現在、信頼できる唯一の情報源があります。それは Asana です。”- Paula Ximena Mejia 氏、マーケティングオペレーションおよびパートナーシップ部門長

一方、Lior さんの製品チームは、Asana のボードビューを使用して、開発プロセスを管理し、作業に優先順位を付けていました。今日、彼らはチームがどのバグに取り組んでいるのか、最も重要なプロジェクト、そしてコードレビューの内容をすばやく確認できます。製品の更新は Asana を介してロードマップで管理され、チームはカスタムフィールドとセクションを使用して、四半期、優先度、および機能リクエストの送信元ごとに各機能を定義します。

チームはスプリントに Asana を使用し、個人はリストビューを使用して自分の作業に優先順位を付けました。これにより、バックログプロジェクトの納品がより効率化になりました。Lior さんのチームはより効果的にリソースを管理できるようになり、製品の納品速度が向上していることがわかりました。

Asana を使用すると、Wix チームの作業はもはやサイロ化されなくなり、チーム間の透明性が高まります。チームの全員が同じ情報にアクセスでき、コミュニケーションを改善し、信頼できる唯一の情報源を作成します。全員が、自分に何が期待され、期日がいつであるかを正確に知っています。Asana は過去の作業のアーカイブでもあり、チームはこれを簡単に参照して、今後のプロジェクトをより適切に計画できます。

Wix と Editor X の今後は?

Paula さんのチームは、Asana で Editor X ブランドの管理を継続する一方で、全員が Asana をより快適に使えるようにすることで、Wix での Asana の普及を促進していきたいと考えています。目標は、すべてのプロジェクトの基盤として Asana を使用することであり、チーム間の情報アクセスの障壁を低くし、すべての情報のリポジトリを提供することです。

“私たちは、それぞれ小規模な事業を行っているバーティカルのすべてが、チームとリソースを管理し、互いにコミュニケーションをとる方法を提供することができました。これは大きな成果です。”- Paula Ximena Mejia 氏、マーケティングオペレーションおよびパートナーシップ部門長

Wix は今年、リッチテキストの強化やウェブサイトのヘッダーの更新など、意欲的な製品アップデートを予定しており、ウェブ開発からローカリゼーションまでマーケティングチーム全体が参加しています。Asana にあるこの更新のロードマップには「インスピレーション」セクションがあり、Wix の顧客や従業員からの機能リクエストや楽しいアイデアを集めています。このように、世界中のコミュニティが Wix の改善に貢献していて、それらはそれぞれ Asana プロジェクトで管理されています。