Asana で全体像がよりクリアなった Sophos

Sophos のオフィス
  • Sophos ロゴ
  • 従業員数
    • 3000 人
  • 事業展開している国の数
    • 119
  • 6か月間で割り当てられるタスク数
    • 11000 件

Sophos の巨大なマーケティング組織は世界中に展開し、連携をしています。そのため、社内のサポートが必要な自社スタッフを受け付けるためだけでも、窓口となる仕組みが必要なほどです。

Sophos は英国を本拠とする企業向けサイバーセキュリティ会社で、 119 か国で 3000 名を超える従業員が働いています。そのマーケティング組織は、製品マーケティング、プログラムやイベントを担当するフィールドマーケティング、マーケティング運営、コーポレートマーケティングなど一般的なチームに分かれています。

コーポレートマーケティングチームは、Sophos ブランドの一貫性を保ち、方針を決定します。シニアグローバルプログラムマネジャーの Dawn Jansen 氏はチームの役目をこう表現します。「 Sophos のブランドアンバサダーですね。ブランドとトーンを決め、全員がお客様に同じ説明ができるようにしています」

Sophos ブランドにかかわるすべては、コーポレートマーケティングチームを通さなければなりません。ウェブやブランドのアセット、プロモーション素材、 UX デザインに関するすべてのリクエストを処理します。彼らがそうしたリクエストを処理するスピードによって、他チームの士気が高まったり、反対にやる気が停滞したりします。

Dawn 氏は「コーポレートマーケティングコンシェルジュ」として、リクエストを管理し、リソースを確保します。チームがリクエストの収集と分類に Asana を使い始めてすぐに、入ってくるリクエストの種類や量が見える化されました。これによってマーケティングスタッフに対するサポートが改善し、管理職にとってもコーポレートマーケティングを正しい方向へ導くために必要なデータをより多く入手できるようになりました。

ブラックボックス

以前は、コーポレートマーケティングチームがリクエストを処理するやり方は、誰にも中身がわかっていませんでした。マーケティングスタッフはメールをエイリアスに送信して、リクエストを行っていました。

「処理が遅く、信頼性も低くて、何週間も誰も返事をしないこともあるかと思えば、ある日突然、リクエストしたアセットが届いたり。プロセスの透明性はゼロで、必要時間以上に時間がかかっていました。」と Dawn 氏は振り返ります。

Asana で見える化を実現

そこでコーポレートマーケティングチームが決定したのが、チームと他の部門との連携を改善するため、 Asana を使って「窓口」を設けることでした。

メールエイリアスの代わりに Asana と連携のフォームを導入しました。現在はマーケティングスタッフがフォームに記入すると、リクエストは Asanaのプロジェクトに入り、投稿されたすべてのフォームがプロジェクトのタスクに変換されます。コーポレートマーケティングチームがリクエストを処理する間、ウェブやブランドのアセットをリクエストしたスタッフはそれを追跡できます。

 Sophos のオフィス

“すぐに透明性とコミュニケーションが改善しました」と Dawn 氏は言います。「フィールドマーケティングチームは、返事の早さと、こうして新たにリクエスト処理の見える化が実現したことに大喜びでした。」

こうした改善が見られた後、チームはフォームを改良してさらに詳細な質問ができるようにしました。これによって、コーポレートマーケティングチームはプロジェクトをより詳しく検討し、全体の作業発注をクリアにすることが可能になりました。

現在、コーポレートマーケティングチームの社内スタッフへのサポートは改善し、処理するリクエスト数もずっと多くなっています。「このシステムで、従業員がいち早く手を上げて助けを求められるようになりました」と Dawn 氏は言います。

コーポレートマーケティング組織の舵を取る

Asana は、コーポレートマーケティングチームが組織として改善するためにも役立っています。

メールエイリアスシステムではデータを集める方法はなく、管理職がリクエストの分量を評価することは困難でした。「チームに仕事をどう与えるかわからなくては、チームを構築することはできません。その頃はチームがどんなワークフローに従っているのか、何の仕事が行われているのかを掴めませんでした。」

Asana によってコーポレートマーケティングチームの管理職はリソース計画を改善し、チームのプロセスをより明確に把握できるようになりました。さらにリクエストの大小を分類することもできます。「 Asana のおかげで、簡単なスペルミスの修正のような『いつもの仕事』ともっと複雑な業務を全員が区別する手段ができたのです。」

さらに、 Asana は経営陣に出すデータの数値化にも役立っています。 Dawn 氏は次のように語ります。「 Asana を使って、 6 か月でおよそ 11000 件のタスクがあったことがわかりました。これは大変な数です。このデータをもとに、パターンの特定はもちろん、追加のリソースや新しいプロセス、あるいはリードタイムがもっと必要になりそうな問題を突き止められます」

非効率なプロセスを見つけて改善する

コーポレートマーケティングチームは、 Asana を使って、仕事の重複を見つけ、トップダウンで改善したり、チームのコラボレーションを促したりといったことも行っています。

あるとき、 Dawn 氏の上司は、コーポレートマーケティングチームに届く署名ファイル、つまりメールの最後に添付する画像ファイルのリクエストが多すぎるような気がしました。「 Asana で検索 して、いくつあるのか確認したら、すごい数でした」と Dawn 氏。これをきっかけに、コーポレートマーケティングチームで社員全員用の標準バージョンを作成し、ブランドの一貫性の向上に貢献しました。

Sophos は世界展開しているため、複数の国で仕事が重複することもあります。たとえば Sophos は毎年、翌年のロードマップをパートナー企業に示す恒例のキックオフミーティングとして、京都からドブロブニクまで12都市でパートナーカンファレンスを主催しています。

今年は Sophos は Asana を使って、各国のカンファレンス運営者によるプランをすべて 1 つのプロジェクトに入れ、他都市の計画担当者が行ったことを見られるようにしました。「カスタムフィールドを使って、各カンファレンスの開催地を追跡しました。どこの開催地でも必要なことは同じなので、 Asana の中で複数のプロジェクトを行き来するよりも、 1 つのプロジェクトを使って、その中に開催地をすべてリストすることにしたのです。」と Dawn 氏は説明します。

Sophos オフィスレセプション

また、イベント運営会社とも協力したため、 Asana の カスタムフィールド を使って、作成から承認までの製作物のプロセスを見える化しました。こうすることで、全員が進捗を把握できたといいます。

Asana のカスタムフィールドとタスクのための中心となるプロジェクトによって、 Sophos はイベントプランニングプロセスに一貫性を見出し、社内外を問わず、世界中のチームでプロセスの標準化を行っています。

チームの組織力を向上させるウェルカムデスク

アセットリクエストプロセスを新たに見える化したことで、コーポレートマーケティングチームは、今やフィールドマーケティングチームにとって強力なパートナーになりました。マーケティングアセットの供給にスピードと一貫性、そして透明性をもたらすことで、彼らの士気を高めています。

「 Sophos のコーポレートマーケティングとフィールドマーケティングのチームが緊密に連携を取れていることに満足しています」と Dawn 氏は言います。このシステムの成功により、コーポレートマーケティングチームは拡大して IT人事 の各チームの リクエストも処理しています。

データの増加によって、コーポレートマーケティングチームには、組織の今後の方向性を決め、リソースの配分を最適化し、効率を高める手段が生まれました。チームは4大陸にわたって活動していますが、今ほど結束が高まったことはないといいます。頼りになるフロントデスクはパートナーたちの士気を高めるだけでなく、自分たちのやる気も引き出しています。

“すぐに透明性とコミュニケーションが改善しました。フィールドマーケティングチームは、リクエストの見える化が新たに実現したことに大喜びでした。.”
—Dawn Jensen 氏、Sophos シニアグローバルプログラムマネジャー

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!