Sophos: Asana で全体像がよりクリアに

Sophosのオフィス
  • Sophos ロゴ
  • 従業員数
    • 3000名
  • 事業展開している国の数
    • 119
  • 6か月間で割り当てられるタスク数
    • 11,000件

Sophosの巨大なマーケティング組織は世界中に展開し、互いに連携しています。そのため、社内のサポートが必要な自社スタッフを受け付けるためだけでも、フロントデスクとなる仕組みが必要なほど。

Sophosは英国を本拠とする企業向けサイバーセキュリティ会社で、119か国で3000名を超える従業員が働いています。そのマーケティング組織は製品マーケティング、プログラムやイベントを担当するフィールドマーケティング、マーケティング運営、コーポレートマーケティングなど一般的なチームに分かれています。

コーポレートマーケティングチームは、Sophosブランドの一貫性を保ち、方針を決定します。シニアグローバルプログラムマネジャーのDawn Jansen氏はチームの役目をこう表現します。「Sophosのブランドアンバサダーですね。ブランドとトーンを決め、全員がお客様に同じ説明ができるようにしています」

Sophosブランドにかかわるすべては、コーポレートマーケティングチームを通さなければなりません。ウェブやブランドのアセット、プロモーション素材、UXデザインに関するすべてのリクエストを処理します。彼らがそうしたリクエストを処理するスピードによって、他チームの士気が高まったり、反対にやる気が停滞したりします。

Dawn氏は「コーポレートマーケティングコンシェルジュ」として、リクエストを管理し、リソースを確保します。チームがリクエストの収集と分類にAsanaを使い始めてすぐに、入ってくるリクエストの種類や量が見える化されました。これによってマーケティングスタッフに対するサポートが改善し、管理職にとってもコーポレートマーケティングを正しい方向へ導くために必要なデータをふんだんに入手できるようになりました。

ブラックボックス

以前は、コーポレートマーケティングチームがリクエストを処理するやり方は、誰にも中身が分かっていませんでした。マーケティングスタッフはメールをエイリアスに送信して、リクエストを行っていましたが、

「処理が遅く、信頼性も低くて、何週間も誰も返事をしないこともあるかと思えば、ある日突然、リクエストしたアセットが届いたり。プロセスの透明性はゼロで、かかるべき時間以上に時間がかかっていました」とDawn氏は振り返ります。

Asanaで見える化を達成

そこでコーポレートマーケティングチームが決定したのが、チームと他の部門との連携を改善するため、Asanaを使って「フロントデスク」を設けることでした。

メールエイリアスの代わりにAsanaと連携のフォームを導入しました。現在はマーケティングスタッフがフォームに記入すると、リクエストはAsanaのプロジェクトに入り、投稿されたすべてのフォームがプロジェクトのタスクに変換されます。コーポレートマーケティングチームがリクエストを処理する間、ウェブやブランドのアセットをリクエストしたスタッフはそれを追跡できます。

Sophosのオフィス

“すぐに透明性とコミュニケーションが改善しました」とDawn氏は言います。「フィールドマーケティングチームは、レスポンスの早さと、こうして新たにリクエスト処理の見える化が実現したことに大喜びでした」

こうした改善が見られた後、チームはフォームを改良してさらに詳細な質問ができるようにしました。これによって、コーポレートマーケティングチームはプロジェクトをより詳しく検討し、全体の作業発注をクリアにすることが可能になりました。

現在、コーポレートマーケティングチームの社内スタッフへのサポートは改善し、処理するリクエスト数もずっと多くなっています。「このシステムで、社員がいち早く手を上げてヘルプを求められるようになりました」とDawn氏は言います。

コーポレートマーケティング組織の舵を取る

Asanaは、コーポレートマーケティングチームが組織として改善するためにも役立っています。

メールエイリアスシステムではデータを集める方法はなく、管理職がリクエストの分量を評価することは困難でした。「チームに仕事をどう与えるか分からなくては、チームを構築することはできません。その頃はチームがどんなワークフローに従っているのか、何の仕事が実施されているのかを掴めませんでした」

Asanaによってコーポレートマーケティングチームの管理職はリソース計画を改善し、チームのプロセスをより明確に把握できるようになりました。さらにリクエストの大小を分類することもできます。「Asanaのおかげで、簡単なスペルミスの修正のような『いつもの仕事』ともっと複雑な業務を全員が区別する手段ができたのです」

さらに、Asanaは経営陣に出すデータの数値化にも役立っています。Dawn氏は次のように語ります。「Asanaを使って、6ヶ月でおよそ11,000件のタスクがあったことが分かりました。これは大変な数です。このデータをもとに、パターンの特定はもちろん、追加のリソースや新しいプロセス、あるいはリードタイムがもっと必要になりそうな問題を突き止められます」

非効率なプロセスを見つけて改善する

コーポレートマーケティングチームは、Asanaを使って、仕事の重複を見つけ、トップダウンで改善したり、チームのコラボレーションを促したりといったことも行っています。

あるとき、Dawn氏の上司は、コーポレートマーケティングチームに届く署名ファイル、つまりメールの最後に添付する画像ファイルのリクエストが多すぎるような気がしました。「Asanaで検索 して、いくつあるのか確認したら、すごい数でした」とDawn氏。これをきっかけに、コーポレートマーケティングチームで社員全員用の標準バージョンを作成し、ブランドの一貫性の向上に貢献しました。

Sophosは世界展開しているため、複数の国で仕事が重複することもあります。たとえば毎年、翌年のロードマップをパートナー企業に示す恒例のキックオフミーティングとして、京都からドブロブニクまで12都市でパートナーカンファレンスを主催していますが、

今年、SophosはAsanaを使って、各国のカンファレンス運営者によるプランをすべて1つのプロジェクトに入れ、他都市の計画担当者が行ったことを見られるようにしました。「カスタムフィールドを使って、各カンファレンスの開催地を追跡しました。どこの開催地でも必要なことは同じなので、Asanaの中で複数のプロジェクトを行き来するよりも、1つのプロジェクトを使って、その中に開催地をすべてリストすることにしたのです」とDawn氏は説明します。

Sophos オフィスレセプション

また、イベント運営会社とも協力したため、Asanaの カスタムフィールド を使って、作成から承認までの製作物のプロセスを見える化しました。こうすることで、全員が進捗を把握できたといいます。

Asanaのカスタムフィールドとタスクのための中心となるプロジェクトによって、Sophosはイベントプランニングプロセスに一貫性を見出し、社内外を問わず、世界中のチームでプロセスの標準化を行っています。

チームの組織力を向上させるウェルカムデスク

アセットリクエストプロセスを新たに見える化したことで、コーポレートマーケティングチームは、今やフィールドマーケティングチームにとって強力なパートナーになりました。マーケティングアセットの供給にスピードと一貫性、そして透明性をもたらすことで、彼らの士気を高めています。

「Sophosのコーポレートマーケティングとフィールドマーケティングのチームが緊密に連携を取れていることに満足しています」とDawn氏は言います。このシステムの成功により、コーポレートマーケティングチームは拡大して IT人事 の各チームの リクエストも処理しています。

データの増加によって、コーポレートマーケティングチームには、組織の今後の方向性を決め、リソースの配分を最適化し、効率を高める手段が生まれました。チームは4大陸にわたって活動していますが、今ほど結束が高まったことはないといいます。頼りになるフロントデスクはパートナーたちの士気を高めるだけでなく、自分たちのやる気も引き出しています。

“すぐに透明性とコミュニケーションが改善しました。フィールドマーケティングチームは、リクエストの見える化が新たに実現したことに大喜びでした。.”
—Dawn Jensen氏 Sophos シニアグローバルプログラムマネジャー

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!