Asana で全体像がよりクリアなった Sophos

Sophos のオフィス
  • Sophos ロゴ
  • 従業員数
    • 3000 人
  • 事業展開している国の数
    • 119
  • 6か月間で割り当てられるタスク数
    • 11000 件

Sophos の巨大なマーケティング組織は世界中に展開し、連携をしています。そのため、社内のサポートが必要な自社スタッフを受け付けるためだけでも、窓口となる仕組みが必要なほどです。

Sophos は英国を本拠とする企業向けサイバーセキュリティ会社で、 119 か国で 3000 名を超える従業員が働いています。そのマーケティング組織は、製品マーケティング、プログラムやイベントを担当するフィールドマーケティング、マーケティング運営、コーポレートマーケティングなど一般的なチームに分かれています。

コーポレートマーケティングチームは、Sophos ブランドの一貫性を保ち、方針を決定します。シニアグローバルプログラムマネジャーの Dawn Jansen 氏はチームの役目をこう表現します。「 Sophos のブランドアンバサダーですね。ブランドとトーンを決め、全員がお客様に同じ説明ができるようにしています」

Sophos ブランドにかかわるすべては、コーポレートマーケティングチームを通さなければなりません。ウェブやブランドのアセット、プロモーション素材、 UX デザインに関するすべてのリクエストを処理します。彼らがそうしたリクエストを処理するスピードによって、他チームの士気が高まったり、反対にやる気が停滞したりします。

Dawn 氏は「コーポレートマーケティングコンシェルジュ」として、リクエストを管理し、リソースを確保します。チームがリクエストの収集と分類に Asana を使い始めてすぐに、入ってくるリクエストの種類や量が見える化されました。これによってマーケティングスタッフに対するサポートが改善し、管理職にとってもコーポレートマーケティングを正しい方向へ導くために必要なデータをより多く入手できるようになりました。

ブラックボックス

以前は、コーポレートマーケティングチームがリクエストを処理するやり方は、誰にも中身がわかっていませんでした。マーケティングスタッフはメールをエイリアスに送信して、リクエストを行っていました。

「処理が遅く、信頼性も低くて、何週間も誰も返事をしないこともあるかと思えば、ある日突然、リクエストしたアセットが届いたり。プロセスの透明性はゼロで、必要時間以上に時間がかかっていました。」と Dawn 氏は振り返ります。

Asana で見える化を実現

そこでコーポレートマーケティングチームが決定したのが、チームと他の部門との連携を改善するため、 Asana を使って「窓口」を設けることでした。

メールエイリアスの代わりに Asana と連携のフォームを導入しました。現在はマーケティングスタッフがフォームに記入すると、リクエストは Asanaのプロジェクトに入り、投稿されたすべてのフォームがプロジェクトのタスクに変換されます。コーポレートマーケティングチームがリクエストを処理する間、ウェブやブランドのアセットをリクエストしたスタッフはそれを追跡できます。

 Sophos のオフィス

“すぐに透明性とコミュニケーションが改善しました」と Dawn 氏は言います。「フィールドマーケティングチームは、返事の早さと、こうして新たにリクエスト処理の見える化が実現したことに大喜びでした。」

こうした改善が見られた後、チームはフォームを改良してさらに詳細な質問ができるようにしました。これによって、コーポレートマーケティングチームはプロジェクトをより詳しく検討し、全体の作業発注をクリアにすることが可能になりました。

現在、コーポレートマーケティングチームの社内スタッフへのサポートは改善し、処理するリクエスト数もずっと多くなっています。「このシステムで、従業員がいち早く手を上げて助けを求められるようになりました」と Dawn 氏は言います。

コーポレートマーケティング組織の舵を取る

Asana は、コーポレートマーケティングチームが組織として改善するためにも役立っています。

メールエイリアスシステムではデータを集める方法はなく、管理職がリクエストの分量を評価することは困難でした。「チームに仕事をどう与えるかわからなくては、チームを構築することはできません。その頃はチームがどんなワークフローに従っているのか、何の仕事が行われているのかを掴めませんでした。」

Asana によってコーポレートマーケティングチームの管理職はリソース計画を改善し、チームのプロセスをより明確に把握できるようになりました。さらにリクエストの大小を分類することもできます。「 Asana のおかげで、簡単なスペルミスの修正のような『いつもの仕事』ともっと複雑な業務を全員が区別する手段ができたのです。」

さらに、 Asana は経営陣に出すデータの数値化にも役立っています。 Dawn 氏は次のように語ります。「 Asana を使って、 6 か月でおよそ 11000 件のタスクがあったことがわかりました。これは大変な数です。このデータをもとに、パターンの特定はもちろん、追加のリソースや新しいプロセス、あるいはリードタイムがもっと必要になりそうな問題を突き止められます」

非効率なプロセスを見つけて改善する

コーポレートマーケティングチームは、 Asana を使って、仕事の重複を見つけ、トップダウンで改善したり、チームのコラボレーションを促したりといったことも行っています。

あるとき、 Dawn 氏の上司は、コーポレートマーケティングチームに届く署名ファイル、つまりメールの最後に添付する画像ファイルのリクエストが多すぎるような気がしました。「 Asana で検索 して、いくつあるのか確認したら、すごい数でした」と Dawn 氏。これをきっかけに、コーポレートマーケティングチームで社員全員用の標準バージョンを作成し、ブランドの一貫性の向上に貢献しました。

Sophos は世界展開しているため、複数の国で仕事が重複することもあります。たとえば Sophos は毎年、翌年のロードマップをパートナー企業に示す恒例のキックオフミーティングとして、京都からドブロブニクまで12都市でパートナーカンファレンスを主催しています。

今年は Sophos は Asana を使って、各国のカンファレンス運営者によるプランをすべて 1 つのプロジェクトに入れ、他都市の計画担当者が行ったことを見られるようにしました。「カスタムフィールドを使って、各カンファレンスの開催地を追跡しました。どこの開催地でも必要なことは同じなので、 Asana の中で複数のプロジェクトを行き来するよりも、 1 つのプロジェクトを使って、その中に開催地をすべてリストすることにしたのです。」と Dawn 氏は説明します。

Sophos オフィスレセプション

また、イベント運営会社とも協力したため、 Asana の カスタムフィールド を使って、作成から承認までの製作物のプロセスを見える化しました。こうすることで、全員が進捗を把握できたといいます。

Asana のカスタムフィールドとタスクのための中心となるプロジェクトによって、 Sophos はイベントプランニングプロセスに一貫性を見出し、社内外を問わず、世界中のチームでプロセスの標準化を行っています。

チームの組織力を向上させるウェルカムデスク

アセットリクエストプロセスを新たに見える化したことで、コーポレートマーケティングチームは、今やフィールドマーケティングチームにとって強力なパートナーになりました。マーケティングアセットの供給にスピードと一貫性、そして透明性をもたらすことで、彼らの士気を高めています。

「 Sophos のコーポレートマーケティングとフィールドマーケティングのチームが緊密に連携を取れていることに満足しています」と Dawn 氏は言います。このシステムの成功により、コーポレートマーケティングチームは拡大して IT人事 の各チームの リクエストも処理しています。

データの増加によって、コーポレートマーケティングチームには、組織の今後の方向性を決め、リソースの配分を最適化し、効率を高める手段が生まれました。チームは4大陸にわたって活動していますが、今ほど結束が高まったことはないといいます。頼りになるフロントデスクはパートナーたちの士気を高めるだけでなく、自分たちのやる気も引き出しています。

“すぐに透明性とコミュニケーションが改善しました。フィールドマーケティングチームは、リクエストの見える化が新たに実現したことに大喜びでした。.”
—Dawn Jensen 氏、Sophos シニアグローバルプログラムマネジャー

Asana のサクセスストーリー