Asana で人生を変える Open Door Rehabilitation Center

Asana で人生を変える Open Door Rehabilitation Center
  • Asana で人生を変える Open Door Rehabilitation Center
  • 設立年
    • 1963年、イリノイ州サンドイッチ
  • クライアント数
    • 130
  • 従業員数
    • 90

タコに入れ墨したら何が得られるでしょうか?

入れ墨のあるタコ、その名はオッド。 Open Door Rehabilitation Centerが推進するバランスのとれた生活のシンボルである、フレンドリーなタコのマスコットです。オッドの足にはそれぞれ、健康と運動、コミュニティ、人間関係、自己イメージといった、人生の大切な要素を象徴する入れ墨が入っています。 Open Door は発達障害のある成人をサポートし、さまざまな活動や職業訓練、コミュニティ住宅などを通じてクライアントの生活にこれらの調和をもたらすことに取り組んでいます。

 Open Door Rehabilitation Center のマスコット

「私たちの目標は、クライアントそれぞれの人生をオッドのようにバランスのとれたものにすることです」と、 Open Door のプログラムディレクターである Rita Potter 氏は言います。「もし 1 本の足だけが長すぎてしまったら、タコはうまく泳ぐことができません。私たちのコミュニティにいる人たちも同じです。」

イリノイ州に本拠を置く Open Door の運営スタッフはたったの6名。その全員が 1 年を通じて新しいプログラムを次々に思いつきます。 130 名のクライアント向けのアクティビティは、アートワークショップやゴルフ、地元の催し物や散歩クラブや見知らぬ人に親切なことをする Random Acts of Kindness クラブへの参加など多岐にわたります。スタッフ全員がインスピレーションやアイデアを出すため、チームの全員を巻き込み、ともに成長していくことが大切です。「 Open Door には動きの遅い、古くさい組織であってほしくないのです。若々しく、活気があって常に進化し続ける組織であろうと努力しています。」と Rita 氏は言います。

オッドと Open Door のマネジメントチーム

よりインパクトの大きな仕事に集中する

Rita 氏のスタッフが少ないことには訳があります。非営利団体であるため、 Open Door では少ない人員のほとんどを、クライアントと直接かかわるケースワーカーに振り分けているのです。多忙なチームにとって、全員が同じ情報を常に把握し続けるのは簡単ではありません。「一度にさまざまなことが動いていて、スケジュールもバラバラ。チーム全員が集まることのできるミーティングは月に 1 回くらいしか行えません。」と Rita 氏は説明します。

このため、毎月の会議と会議の間に取組むべき仕事についてチームの足並みをそろえるのは難しく、リーダーである Rita 氏はそのすべてを把握するのに苦労していました。さらに、人員が限られているため、個々のスタッフはそれぞれの仕事を優先し、そこに注力する必要がありました。 1 日の始まりからメールや問い合わせの山の対応に追われてしまうことも少なくありませんでした。

多忙なチームを結束させるソリューション

チームはすべての構想を 1 か所にまとめておけて、全員が確認ができ、数多のプロジェクトも進捗状況をもっと細かく追跡できるツールを探し始めました。技術チームはコラボレーションソフトウェアの導入を提案し、彼らがそこから 3 つか 4 つのプラットフォームを検討したあとに選んだのが Asana でした。

今ではチームの全員が Asana を使ってオッドの8本足に関わるすべてのプログラムや構想を追跡しています。さらに次のミーティングまでの期間のコミュニケーションにも役立てています。

「すべてに Asana を利用しています。月 1 回の時に比べて、ずっとグループとしてのコミュニケーションが向上しました。メールの数もずいぶん減り、 Asana のおかげでメールの会話を遡ったりせずともプロジェクトの管理ができるようになりました。びっくりするほど時間の節約ができて、毎朝メッセージの対応に追われることなく、すぐタスクに取りかかることができています。」

完璧なプロジェクトの実行

オッドの足の一本ずつに専門チームが割り当てられています。新しいプログラムを計画した際は、 Asana にもプロジェクトを作成します。

たとえば、コミュニティチームが年 1 回の障がい者プロムパーティの出席者のコーディネートをする場合は、どのクライアントがドレスやヘアカットが必要かに至るまでの計画の詳細を Asana で追跡します。およそ 10 名のチームメイトが同じ情報を追いかける必要がありますが、情報がすべて同じ場所にあるため、全員から簡単に進捗状況の把握ができます。

「障がい者プロムパーティ」をプロジェクトにすれば、「ドレス」や「ヘアカット」がタスクになり、サブタスクはドレスが必要なクライアントの名前になります。添付機能で、チームはドレスの写真を共有し、全員で写真にコメントをつけられます。

コラボレーションの追跡

Open Door のチームは Asana を使って組織内のコミュニケーションや運営の効率を高めています。

  • ミーティングの追跡 : 数週間をかけて毎月の会議の議題を Asana で作成しています。「誰かが議題を思いついた際にも、ポストイットにメモしたり、メールを送る必要がなくなりました」と Rita 氏。さらに、議事録にも Asana を活用しています。
  • 二者ミーティング : Rita 氏は Asana で従業員との二者ミーティングを継続的に行っています。スケジュールの調整や質問の他、同僚とのトラブルを内密に解決したり、特定のプロジェクトに関連しないタスクを割り当てたり、といったことに使用しています。
  • マネジメントチームへの質問 : スタッフがマネジメントチームへの質問を投稿できます。これにより、毎週のマネジメント会議で Rita 氏とチームは複雑な問題や、数名の意見を要する問題などを話し合うことができます。
  • 特別な注意が必要なクライアントのモニタリング : クライアントに特別な医療または行動上の注意がある場合にも Asana のタスクで共有し、薬の変更や、いつまでに専門家を受診すべきかなど、重要な情報を全員が常に把握しておくことができます。
  • 月齢プロジェクト監査 : 月に 1 度、 Rita 氏とチームメイトは Asana ですべてのプロジェクトのレビューを行い、プロジェクトの進捗状況を確認します。「遅れているプロジェクトには、状況を尋ねるメッセージを投稿して、チームのやる気を起こさせます」と Rita 氏は言います。

コミュニティへの影響力を高める

Asana を導入してから、チームのコミュニケーションが楽になり、以前に増して注意の行き届いたプロジェクトを行えるようになりました。「 Asana のおかげでワークフローが変わり、効率が非常に上がりました。達成できることがずっと増えたのです」と Rita 氏は強調します。

“テクノロジーに投資しないわけにはいかないと思います。残念ながら、非営利団体の多くは‘テクノロジーにお金をかけることで、助けられる人が減る’のではと考えがちですが、それは間違いだとわかってもらわなくてはいけません。テクノロジーは大きな価値を生み出します。 Open Door の人員は限られていますが、 Asana のおかげで時間もお金も節約できています。”

Asana によって、 Open Door の運営チームのメンバーはさらに多くのプログラムを立ち上げ、それぞれの役割の中で成長し、個の才能を仕事に生かすことができています。「以前よりもさらにコラボレーションが活発な組織になりました」と Rita 氏は言います。「古めかしいピラミッド型のシステムで、何でも承認が必要といったメンタリティは捨て去りました。もっと多くの人が仕事に関わり、チーム全体でリーダーシップを取っていけるようになったのです。」

Open Door の事務局長の就任が決まっている Rita 氏にとって、管理職としての監督業務は一層重要になります。「就任の準備をしながら、すべてを把握していられるのは本当に助かります。 Open Door で人々の人生がよりよく変わっていくのを見てきました。とてもやりがいのある仕事だと感じています。元々は 2 、 3 年ここで働いたら別のキャリアへ転向するつもりだったんですが、 27 年もたって、まだ私はここにいます。スタッフも喜んでくれていますし、私たちはここで頑張り続けます。」

そんな Open Door に変化をもたらしたのは Asana でした。 Open Door というタコに入れ墨を施すとき、スタッフとクライアントの人生にいっそう素晴らしい調和が実現されるのです。

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握できます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握できます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現できます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化できます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認できます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡できます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着できます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!