Asanaで人生を変えるOpen Door Rehabilitation Center

Asanaで人生を変えるOpen Door Rehabilitation Center
  • Asanaで人生を変えるOpen Door Rehabilitation Center
  • 設立年
    • 1963年、イリノイ州サンドイッチ
  • クライアント数
    • 130
  • 従業員数
    • 90

タコに入れ墨したらどうなるでしょう?

入れ墨したタコ、それはオッド。 Open Door Rehabilitation Centerが推進するバランスのとれた生活のシンボルである、フレンドリーなタコのマスコットです。オッドの足にはそれぞれ、健康と運動、コミュニティ、人間関係、自己イメージといった、人生の大切な要素を象徴するタトゥーが記されています。Open Doorは発達障害のある成人をサポートし、さまざまなアクティビティ、職業訓練、コミュニティ住宅などを通じてクライアントの生活にこうした調和をもたらすことに取り組んでいます。

Open Door Rehabilitation Centerのマスコット

「私たちの目標は、クライアントそれぞれの人生をオッドのようにバランスのとれたものにすることです」と、Open Doorのプログラム・ディレクターRita Potter氏は言います。「1本の足が長すぎれば、オッドはちゃんと泳げません。私たちのコミュニティにいる人たちも同じです」

イリノイ州に本拠を置くOpen Doorの運営スタッフはたった6名。その全員が1年を通じて新しいプログラムを次々に思いつきます。130名のクライアント向けのアクティビティは、絵画のワークショップから、ゴルフ、地元の催し物訪問、ウォーキングクラブ、見知らぬ人に親切なことをするRandom Acts of Kindnessクラブなど多岐にわたります。スタッフ全員がアイデアを出し合うので、チームの全員を巻き込み、育てることが大切です。「Open Doorは動きの遅い、古い組織であってほしくないのです。若々しく、エネルギッシュで、常に変化し続ける組織であろうと努力しています」とRita氏は言います。

オッドとOpen Doorのマネジメントチーム

よりインパクトの大きな仕事に集中する

Rita氏のスタッフが少ないことには訳があります。非営利団体であるため、Open Doorでは少ないリソースのほとんどを、クライアントと直接かかわるケースワーカーに振り向けているのです。多忙なチームにとって、全員が同じ情報を常に把握し続けるのは簡単ではありません。「一度にさまざまなことが動いていて、スケジュールもバラバラ。チーム全員が集まるミーティングは月1回がせいぜいです」とRita氏は説明します。

このため、毎月の会議と会議の間に取組むべき仕事についてチームの足並みをそろえるのが困難で、リーダーのRita氏も、すべてを把握するのに苦労しています。さらに、リソースが非常に限られているため、個々のスタッフが仕事の優先順位付けをし、特に重要な仕事に注力する必要があります。1日の初めにメールと問い合わせの山に圧倒されることも少なくありません。

多忙なチームを結束させるソリューション

チームはすべてのイニシアチブを1か所にまとめ、全員がすべてを把握し、多くのプロジェクトについてもっと細かく進捗を追跡できるツールを探し始めました。技術チームはコラボレーションソフトウェアの導入を提案し、3つか4つのプラットフォームを検討したあとに選んだのがAsanaでした。

現在、チーム全員がAsanaを使ってオッドの8本足にかかわる全プログラムやイニシアチブを追跡しています。さらに次のミーティングまでの期間のコミュニケーションにも役立てています。

「何でもAsanaを利用しています。月1回の時に比べて、ずっとグループとしてのコミュニケーションが向上しました。メールの数もずいぶん減り、メールの会話を遡って調べる必要もなく、Asanaのおかげでプロジェクトそのものを追いかけられるようになっています。びっくりするほど時間の節約になり、毎日、まずメッセージを片付ける代わりに、タスクにすぐ取りかかれます」

完璧なプロジェクトの実行

オッドの足の一本ずつに専門チームが割り当てられています。新しいプログラムを計画すると、それをAsanaにプロジェクトとして設定します。

たとえば、コミュニティチームが年1回の障がい者ダンスパーティの出席者をコーディネートする場合は、Asanaで計画の詳細を、たとえばどのクライアントがドレスやヘアカットが必要かに至るまでAsanaで追跡します。およそ10名のチームメイトが同じ情報を追いかける必要がありますが、詳細がすべて同じ場所にあることで、全員が簡単に進捗状況を把握していることができます。

「障がい者ダンスパーティ」をプロジェクトにすれば、「ドレス」や「ヘアカット」がタスクになり、サブタスクはドレスが必要なクライアントの名前になります。添付機能で、チームはドレスの写真を共有し、全員で写真にコメントをつけられます。

コラボレーションの追跡

Open DoorのチームはAsanaを使って組織内のコミュニケーションや運営の効率を高めています。

  • ミーティングの追跡: 数週間をかけて毎月の会議の議題をAsanaで作成しています。「誰かが議題を思いついたら、ポストイットにメモしたり、メールを送る必要がありませんから」とRita氏。さらに、議事録にもAsanaを使っています。
  • 二者ミーティング: Rita氏はAsanaで従業員との二者ミーティングを継続的に行っています。スケジュールの調整や質問の他、同僚とのトラブルを内密に解決したり、特定のプロジェクトに関連しないタスクを割り当てたり、といったことに使用します。
  • マネジメントチームへの質問: スタッフがマネジメントチームへの質問を投稿できます。これにより、毎週のマネジメント会議でRita氏と同僚は複雑な問題や、数名から同時に意見を聞くことが必要な問題などを話し合うことができます。
  • 特別な注意が必要なクライアントのモニタリング: クライアントに特別な医療上や行動上の問題がある場合、Asanaのタスクで薬の変更や、いつまでに専門家を受診すべきかなど、重要な情報を全員が常に把握しておくことができます。
  • 月齢プロジェクト監査: 月に1度、Rita氏とチームメイトはAsanaですべてのプロジェクトのレビューを行い、プロジェクトの進捗状況を確認します。「遅れているプロジェクトには、状況を尋ねるメッセージを投稿して、チームのやる気を起こさせます」とRita氏は言います。

コミュニティへの影響力を高める

Asanaを導入してから、チームのコミュニケーションが楽になり、以前に増して行届いたプロジェクトが行えるようになりました。「Asanaのおかげでワークフローが変わり、効率が非常に上がりました。達成できることがずっと増えたのです」とRita氏は強調します。

“テクノロジーに投資しないわけにはいかないと思います。残念ながら、非営利団体の多くは‘テクノロジーにお金をかけるということは、それだけ助けられる人が減る’と考えがちですが、それは間違いだと分かってもらわなくてはいけません。テクノロジーは大きな価値を生み出します。Open Doorのリソースは限られていますが、Asanaのおかげで時間もお金も節約できています。”

Asanaによって、Open Doorの運営チームのメンバーはもっと多くのプログラムを立ち上げ、それぞれの役割の中で成長し、個の才能を仕事に生かすことができています。「以前よりもさらにコラボレーションが活発な組織になりました」とRita氏は言います。「古めかしいピラミッド型のシステムで、何でも承認が必要といったメンタリティを捨て去りました。もっと多くの人が仕事に関わり、チーム全体でリーダーシップを取っていけるようになったのです」

Open Doorの事務局長に就任する準備中のRita氏にとって、管理職としての監督業務は一層重要になります。「就任の準備をしながら、すべてを把握していられるのは本当に助かります。Open Doorで人々の人生がよりよく変わっていくのを見てきたことは、やりがいのある仕事でした。元々は2、3年ここで働いたら別のキャリアを求めるつもりだったんですが、27年もたって、まだ私はここにいます。スタッフも喜んでくれていますし、私たちはここで頑張り続けます」

そんなOpen Doorに変化をもたらしたのはAsanaでした。Open Doorというタコにタトゥーを施すとき、スタッフとクライアントの人生にいっそう素晴らしい調和が実現されるのです。

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!