Asana で世界とつながる Meliá Hotels International

Asana で世界とつながる Meliá Hotels International
  • Asana で世界とつながる Meliá Hotels International
  • 世界中のホテルの数
    • 374
  • 本社
    • スペイン、マヨルカ島
  • EMEA 担当 IT チームの人数
    • 10

世界中のホテルに WiFi を配備する

タンザニアのセレンゲティ平原は、光ファイバーのインターネットに接続できる最寄りの街から車で 8 時間かかります。それでも Meliá Hotel のセレンゲティロッジには WiFi が完備され、部屋から見える朝日の景色をいつでも写真で投稿することができます。

スペインのマヨルカ島を本拠地とする Meliá Hotels International は、四大陸で計 374 のホテルを経営しています。Meliá Hotels の EMEA 担当 IT ディレクターである Tomeu Fiol は、10 名から成るチームを指揮し、WiFi およびその他のテクノロジーをヨーロッパ、中東、アフリカに点在する 85 のホテルに配備しています。その中で最近営業を開始したホテルが、このセレンゲティロッジです。

Meliá Hotels のサービスとビジネス成長において、テクノロジーは非常に重要な役割を持ちます。チェックインの手続きに、スタッフが使用する POS 端末とコンピューターは欠かせません。また、顧客は高速なインターネット接続が使えるものと思ってホテルに宿泊します。

「快適な WiFi を無料で提供できなければ、収益を上げることはできません」と Tomeu は言います。「また、インターネットで直接予約できるウェブページやアプリをきちんと用意しなければ、予約客の獲得に必要なコミッションを削減できません。高度な IT インフラを装備すれば、コストの節約になります。また、宿泊予約の時点から顧客に優れた体験を提供することによって、ビジネスの成長を促す必要もあるのです」

たとえば、Meliá の客室にあるテレビでは、宿泊客がショーや映画を鑑賞できるほか、Meliá Hotels の宣伝(MeliáRewards のキャンペーン広告など)も放映されます。そのほか、客室に設置したタブレットでブラインドや照明、エアコンを操作できるアプリなどの高度な機能も Tomeu のチームが配備しています。

彼らの役割は、EMEA にある 85 のホテルのシステムを保守することと、各ホテルのスタッフから届く単発的な依頼に応えること、そして、EMEA 全体で 1 年に 5 件から 7 件ほどオープンする新しいホテルのために IT の設備を整えることです。ただし、Meliá ホテルの 95% は現場に IT 管理者を配置しないため、作業は基本的にリモートからの指示によって行われます。

不可能を可能にする

Tomeu のチームはそれぞれロンドン、デュッセルドルフ、ミュンヘン、マドリード、ドバイ、パリ、テネリフェ島、マヨルカ島の各地に勤務し、世界中のホテルを移動しながら働いています。全員がこれほど離れた場所に移動していると、作業の調整は極めて困難になります。各メンバーの作業を把握したり、進捗を管理することも、決して簡単ではありません。

「新しいホテルに IT インフラを配備するにも、ヨーロッパ中で 85 を超えるホテルのシステムを保守するにも、Asana があれば現在行っている作業や、次に何をするべきかを、チーム全員でリアルタイムに把握できます」

どのプロジェクトもかなり複雑です。たとえば、新しいホテルをオープンさせるには、 まず 1 年半かけて IT インフラの設計をリモートで行った後、現地で設置作業を 4 週間から 5 週間ほどで集中して行って、全体の 8 割程度の作業を完了させます。セレンゲティロッジでの設置作業は特に複雑で、最初に IT 装置を飛行機とトラックで現地まで運び、衛星インターネットを配備し(ファイバー回線を利用できないため)、消費電力や太陽光発電について検討し、現地スタッフへのトレーニングプログラムを用意する、といった流れで作業を進める必要がありました。

「ホテルを建設する場所、国、サプライヤーの数、チームのメンバーによっては、プロジェクトが非常に複雑になる場合もあります」

仕事の担当を明確に

Tomeu のチームは MS Excel と MS Project を使ってタスクを追跡し、レポートは紙に出力していましたが、それではプロジェクトの進捗について最新の情報を常に確認することができませんでした。そこですべてのプロジェクトを Asana に移行し、作業の割り当てや進捗管理を簡単に行い、タスクが完了すると同時にアップデートが確認できるようにしました。

「仕事を分担して確実に進められるのは本当に助かります。Asana ならどのプロジェクトのどんなタスクでもチームメンバーに割り当てられるので、共同作業の効率が大幅に上がります」と Tomeu は言います。「メンバー同士が別々の場所で働くチームにはこの上ないほど適したコラボレーションツールです。以前は Microsoft Project を使っていましたが、Asana はリアルタイムであること、モバイル機能があること、そして操作が非常に簡単なことが大きく違う点ですね」

新しいホテルのオープン

Tomeu のチームは Asana でテンプレートを作成し、ホテルのオープンに必要なプロセスで使うようになりました。ホテルはどれもそれぞれに異なりますが、各要件に合わせてテンプレートを調整することも簡単です。

新しいホテルは、次のような 3 つの段階を経てオープンへと向かいます。そのため、テンプレートもこれら 3 つのセクションに分けて作成されます。

  1. デザインと予算: ホテルの建設計画を検討し、GM やオーナーと要件について話し合います。その後、WiFi、POS、タブレット、およびその他のシステムを設計し、見積もりを確認して必要なハードウェアを発注します。
  2. 設置作業: この段階で、チームのメンバーが現地へ移動します。プリンタ、コンピュータ、WiFi、ラップトップ、POS 端末などのハードウェアやネットワーク装置を設置した後、サーバーの構成やスタッフのトレーニングなどを数週間という短い期間で行って準備を整えます。
  3. オープン後のフェーズ: ホテルのオープンから 2 週間ないし 3 週間はシステムのサポートを行い、すべてが適切に機能していることを確認します。また、1 - 2 か月ほど過ぎた頃に検査を行い、合格すするとプロジェクトが完了します。

メンバーは互いに離れた場所でタスクを完了し、ステータスを更新します。「Asana を見れば、プロジェクトのどの時点でどの作業が必要かを全員が正確に理解できます」と Tomeu は言います。「ホテルの設計、準備、オープンに必要なプロセスをすべて明確に把握することができます」

ホテルスタッフへのサポート

Tomeu のチームにはもう一つ大変な役割があります。現在 85 か所まで増えている全ホテルのスタッフから、サーバーや WiFi の再起動などの依頼を受け取り、対応する必要があるのです。この面においても、Asana は重宝していると Tomeu は言います。「依頼はメールや電話で受け取ることもあればホテルで直接頼まれることもありますが、すべてを Asana で管理しているので、確実に対応することができます」

リクエストは Asana のプロジェクト「Demand(要求)」に集められます。タスクは「オープン」「分析中」「実施中」「クローズ」などのステータスに分類して管理されています。

「タグやカスタムフィールドも簡単に作成できます」と Tomeu は言います。リクエストが届くたびに、以下をはじめとする情報をタグやカスタムフィールドに記録します。

  • ホテル ID
  • 依頼者
  • 費用
  • 必要なシステム
  • 見積りステータス
  • サプライヤー名

Asana をリクエスト対応のためのコントロールセンターとして使用することで、仕事を効率良くこなすと同時に、問題が見つかった場合にも状況を正確に理解し、作業を明確に分担して早期に解決できるようになりました。

Meliá ホテルの成長

Tomeu の IT チームは、2017 年に新しく 6 つの素晴らしいホテルをオープンさせ、EMEA にある 85 のホテルに新しいシステムを展開するプロジェクトも完璧にこなしました。Tomeu は Meliá ホテルチェーンの発展について次のように言います。「私たちはさらに大きく前進し、ホスピタリティ企業として成長を続けていきます」Meliá 全体で収益が向上し、またウェブサイトを利用してますます多くの人が MeliáRewards プログラムに会員登録しています。「Meliá Hotels の一員としてビジネス拡大に貢献できたことを誇りに思います」

なお、セレンゲティロッジでは皆さまからの宿泊予約を受け付けていますので、どうぞご利用ください。

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!