Asana で世界とつながる Meliá Hotels International

Asana で世界とつながる Meliá Hotels International
  • Asana で世界とつながる Meliá Hotels International
  • 世界中のホテルの数
    • 374
  • 本社
    • スペイン、マヨルカ島
  • ヨーロッパ、中東、アフリカを担当する IT チームの規模
    • 10

世界中のホテルに WiFi を配備する

タンザニアのセレンゲティ平原は、光ファイバーのインターネットに接続できる最寄りの街まで車で約 8 時間かかる場所に位置しています。しかし Meliá Hotel のセレンゲティロッジには WiFi が完備されており、部屋から見える朝日の景色をいつでも写真で投稿できます。

スペインのマヨルカ島を本拠地とする Meliá Hotels International は、四大陸で計 374 のホテルを経営しています。Meliá Hotels のヨーロッパ、中東、アフリカ担当の IT ディレクターである Tomeu Fiol 氏は、10 名から成るチームを指揮し、WiFi およびその他のテクノロジーをヨーロッパ、中東、アフリカに点在する 85 のホテルに配備しています。セレンゲティロッジはその中に最近追加されたホテルのひとつです。

Meliá Hotels のサービスとビジネス成長において、テクノロジーは非常に重要な役割を持ちます。チェックインの手続きに、スタッフが使用する POS 端末とコンピューターは欠かせません。また、ホテルのゲストはそのインターネット環境を期待してホテルに宿泊します。

「快適な WiFi を無料で提供できなければ、収益を上げることはできません」と Tomeu 氏は言います。「また、インターネットで直接宿泊予約できるウェブページやアプリがなければ、予約毎に発生する手数料の削減も見込めません。高度な IT インフラを装備すれば、コストの削減になりますし、滞在中はもちろん、予約時から上質な体験をゲストに提供することは、ビジネスの成功にもつながります。」

たとえば、Meliá の客室にあるテレビでは、宿泊客がテレビ番組や映画を鑑賞できるほか、Meliá Hotels の宣伝(MeliáRewards のキャンペーン広告など)も放映されます。そのほか、客室に設置したタブレットでブラインドや照明、エアコンを操作できるアプリなどの高度な機能まで Tomeu 氏のチームが配備を行いました。

彼らの役割は、ヨーロッパ、中東、アフリカにある 85 のホテルのシステムを保守することと、各ホテルのスタッフから届く単発的なリクエストに応えること、そして、ヨーロッパ、中東、アフリカ全体で 1 年に 5 軒から 7 軒ほどオープンする新しいホテルのために IT の設備を整えることです。ただし、Meliá ホテルの 95% は現場に IT マネージャーがいないため、作業は基本的にリモートからの指示によって行われます。

不可能を可能にする

Tomeu 氏のチームはそれぞれロンドン、デュッセルドルフ、ミュンヘン、マドリード、ドバイ、パリ、テネリフェ島、マヨルカ島の各地に勤務し、世界中のホテルを移動しながら働いています。全員がこれほど離れた場所に移動していると、作業の調整は極めて困難になります。各メンバーの作業を把握したり、進捗を管理することも、決して容易ではありません。

「新しいホテルに IT インフラを配備するにも、ヨーロッパ中で 85 を超えるホテルのシステムを維持するにも、Asana があれば現在行っている作業や、次に何をするべきかを、チーム全員でリアルタイムに把握できます。」

どのプロジェクトも非常に複雑なものです。たとえば、新しいホテルをオープンさせるには、 まず 1 年半かけて IT インフラの設計をリモートで行った後、現地で設置作業を 4 週間から 5 週間ほどで集中して行って、全体の 8 割程度の作業を完了させます。セレンゲティロッジでの設置作業は特に複雑で、最初に IT 装置を飛行機とトラックで現地まで運び、ファイバー回線が近くになかったため、衛星インターネットを配備し、消費電力や太陽光発電について検討し、現地スタッフへのトレーニングプログラムを用意する、といった流れで作業を進める必要がありました。

「ホテルを建設する場所、国、サプライヤーの数、チームのメンバーなどの要件によって、プロジェクトが非常に複雑になる場合もあります。」

仕事の担当を明確に

Tomeu 氏のチームは MS Excel と MS Project を使ってタスクを追跡し、レポートは紙に出力していましたが、それではプロジェクトの進捗について最新の情報を常に確認することができませんでした。そこですべてのプロジェクトを Asana に移行し、作業の割り当てや進捗管理を簡単に行い、タスクが完了すると同時にアップデートが確認できるようにしました。

「仕事を分担して確実に進められるのは本当に助かります。Asana ならどのプロジェクトのどんなタスクでもチームメンバーに割り当てられるので、コラボレーションの効率が大幅に上がります」と Tomeu 氏は言います。「メンバー同士が別々の場所で働くチームにはこの上ないほど適したコラボレーションツールです。以前は Microsoft Project を使っていましたが、Asana はリアルタイムであること、モバイル機能があること、そして操作が非常に簡単なことが大きく違う点です。」

新しいホテルのオープン

Tomeu 氏のチームは Asana でテンプレートを作成し、ホテルのオープンに必要なプロセスで使うようになりました。ホテルはどれもそれぞれに異なりますので、要件に合わせてテンプレートを調整することを行いました。

新しいホテルは、通常 3 つの段階を経てオープンに至ります。そのため、テンプレートもそれらに対応した 3 つのセクションに分けて作成されています。

  1. デザインと予算: ホテルの建設計画を検討し、支配人やオーナーと必要なものについて話し合います。その後、WiFi、POS、タブレット、およびその他のシステムを設計し、見積もりを確認して必要なハードウェアを発注します。
  2. 設置作業: この段階で、チームのメンバーが現地へ出向します。プリンタやコンピュータ、WiFi、ラップトップ、POS 端末などのハードウェアやネットワーク装置を設置した後、サーバーの構成やスタッフのトレーニングなどを数週間という短い期間で行って準備を整えます。
  3. オープン後: ホテルのオープンから 2 週間ないし 3 週間はシステムのサポートを行い、すべてが適切に機能していることを確認します。また、1 - 2 か月ほど過ぎた頃に再度検査を行い確認作業を完了します。

メンバーは互いに離れた場所でタスクを完了し、ステータスを更新します。「Asana を見れば、プロジェクトのどの時点でどの作業が必要かを全員が正確に理解できます」と Tomeu 氏は言います。「ホテルの設計、準備、オープンに必要なプロセスをすべて明確に把握できます。」

ホテルスタッフへのサポート

Tomeu 氏のチームにはもう一つ重大な役割があります。現在 85 か所まで増えている全ホテルのスタッフから、サーバーや WiFi の再起動などの依頼を受け取り、対応する必要があるのです。この面においても、Asana を重宝していると Tomeu 氏は言います。「依頼はメールや電話で受け取ることもあればホテルで直接頼まれることもありますが、すべてを Asana に取り込んで管理しているので、確実に処できます。」

リクエストは Asana のプロジェクト「リクエスト」に集められます。タスクは「未対応」「分析中」「対応中」「完了」などのステータスに分類して管理されています。

「タグやカスタムフィールドも簡単に作成できます」と Tomeu 氏は言います。リクエストが届くたびに、以下をはじめとする情報をタグやカスタムフィールドに記録します。

  • ホテル ID
  • 依頼者
  • 費用
  • 利用システム
  • 見積り状況
  • 関連サプライヤー

Asana をリクエスト対応のための管理センターとして使用することで、仕事を効率良くこなすと同時に、問題が見つかった場合にも状況を正確に理解し、作業を明確に分担して早期に解決できるようになりました。

Meliá Hotels の成長

Tomeu 氏の IT チームは、2017 年に新しく 6 つの素晴らしいホテルをオープンさせ、ヨーロッパ、中東、アフリカにある 85 のホテルに新しいシステムを展開するプロジェクトも完璧にこなしました。Tomeu 氏は Meliá ホテルチェーンの発展について次のように言います。「私たちはさらに大きく前進し、ホスピタリティ企業として成長を続けていきます」Meliá 全体で収益が向上し、またウェブサイトを利用してますます多くの人が MeliáRewards プログラムに会員登録しています。「Meliá Hotels の一員としてビジネス拡大に貢献できたことを誇りに思います。」

なお、セレンゲティロッジでは皆さまからの宿泊予約を受け付けていますので、どうぞご利用ください。

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