Asana を利用してエンジニアに学士号取得プログラムを提供する Make School

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  • Make School logo
  • マイノリティグループに属する生徒の割合
    • 45%
  • 教育を受けた生徒の数
    • 2,000 人以上
  • 設立年
    • 2011

Make School は、学士号取得プログラムを立ち上げた最初のカレッジです。ここには、職を得られた場合にだけ授業料を支払う制度があります。21 世紀を見据えたカレッジである Make School では、生徒が実際にプロジェクトや製品開発を経験しながら、コンピューターサイエンスを学んでいます。Make School のチームは Dominican University of California と連携し、生徒が在学中に高等教育を受けて学士号を取得する画期的なプログラムを開発しました。

Make School のエンジニアリング部長である Alena Dagneau は、この新しいプログラムとカリキュラムに必要なテクノロジーをチームで開発しました。ほとんどの機能を一から作る必要があり、その作業には Make School と Dominican University の多数の部署間による密接なコラボレーションが必要でした。

取得単位を移行するシステムの構築プロジェクト全体を管理するために、彼らはそれまで使用していた JIRA を Asana に切り替えました。そうすることが、開発のスプリントを追跡したり、組織のさまざまな部署にいる重要な意思決定者とコミュニケーションを取るために必要だったのです。

コミュニケーションの壁

学士号取得プログラムの立ち上げには、インキュベーションパートナーシップを利用しましたが、そのガイドラインが数多く用意されており、エンジニアリングチームは要件を整理するために、気が遠くなるほど細かく情報を追跡する必要がありました。また、エッジケースについて重要な話し合いを行うために、開発者、デザイナー、プロジェクト管理者など大勢のメンバーの間で、恐ろしい数のチケットが割り当てられてもいました。

しかも、チームは米国、ブラジル、カナダと広範囲に分散しており、重要な情報を漏れなく伝えるだけでも非常に困難な状況でした。

それに加えて、プログラムを両校で一度に開始するために、Make School からは成長チーム、マーケティングチーム、法務チーム、そして Dominican University からは学部や学科、マーケティング、入学事務を担当する部署など、各方面の意思決定者にプロジェクトに参加してもらう必要もありました。

Make School のチーム

「状況が次々と変化する中で、あまりにも多くの人からの質問に答えなくてはならず、逃げだしたい気持ちになりました」と Alena は言います。「中でも特に大変だったのは、すべてを細部まで管理したことです」

エンジニアリングプロジェクト管理ツールを探す

Make School のエンジニアリングチームは当初 JIRA を使用していました。Alena も前職では JIRA を使っていましたが、JIRA は面倒なので別のツールに変えて欲しいと、エンジニアから何度も頼まれ、何か良いものはないかと頭を悩ませていました。

Make School の成長チームとオペレーションチームで Asana が活用されていたこともあり、Alena の上司は Asana を推薦しました。しかし、Alena はエンジニアが Asana を使うことに違和感を感じ、採用してよいか迷います。そこで彼女は Asana を調査し、あるスプリントで試してみることにしました。

「JIRA と Asana には連携機能があったので、移行はかなり簡単でした。数週間ないし数か月が経った頃には、大きな安堵と同時に肩の荷が下りたような気がしましたよ」

エンジニアリングチームは正式に Asana を採用してスプリントを行い、プロジェクト全体を Asana で管理するようになりました。Todo も要件も、ディスカッションもすべて管理できるだけでなく、各部署と連携してエンジニアリングを進めることも、Asana を使うことで可能になりました。 Make School での Asana を使用したスプリントの進行は次のようなものでした。

まず Asana のプロジェクトを作成し、ボードレイアウトで開発プロセスのチケットを保持します。また、プロセスに参加するメンバーや、通知を送る必要のあるメンバーをプロジェクトに追加します。2 週間単位でスプリントが開始されるたびにプロジェクトを新規作成し、名前(「スプリント 29」など)や期間を指定します。

続いて、チケットをバックログからスプリントに追加します。チケットはスプリントで開発する各機能を表し、Asana のプロジェクトではタスクとして表示されます。タスクにはサブタスクがあり、それぞれデザインや実装などの手順を表します。

その後、チームに作業を割り当てます。タスクはまずプロダクトマネージャーに割り当てられ、最初のサブタスクであるワイヤフレームと仕様の作成が、プロダクトマネージャーによって行われます。それが終わると、チェックオフして次の人、つまりデザイナーにタスクを割り当てます。デザインが終わってレビューが必要になると、デザイナーはタスクを PM、または意思決定者に送ります。これらの手順の最後にタスクが Alena の元に届くと、彼女はエンジニアリングレビューを行い、次の段階としてタスクを開発者に割り当てます。スプリントはこのような流れで行われていました。

ストーリーポイントについても、予測と実際の結果をカスタムフィールドで追跡しました。また、機能の追加を要求した PM や意思決定者をスプリントプロジェクトのフォロワーに追加し、開発が開始または終了した時に通知が届くようにしました。

「Asana のおかげで、複数のチームで連携して作業するのがとても楽になりました」とAlena は言います。「簡単に使えて本当に助かっています。あと、タスクが完了した時に飛んでくるユニコーンやドラゴンも嬉しいですね」

個々を強化してチームを強化

Alena のチームは Asana を使うことで、簡単に各メンバーの Todo を管理したり、バックログを分割して整理したり、質問を送ることができるようになりました。

  • マイタスクとバックログ: マイタスクでは、自分に割り当てられたタスクだけを見ることができます。「これは本当に便利です」と Alena は言います。「かつてはスプリントのボードにチームのタスクが一覧で表示されていましたが、今は自分の分だけを確認できます」また、Asana ではバックログをチームごとに分けて表示できます。つまり、1 つのスプリントボードにプロジェクト全体が表示されないので、自分のチームのタスクを画面上で探す必要がありません。その上、リクエストの並び替えや優先度の指定も簡単で、重要な情報を見落とす心配がありません。

  • 受信トレイ: Asana の受信トレイには、新しいイベント、ディスカッション、タスクの割り当てに関する通知が各個人に送られます。Alena は言います。「メールによる通知はオフに設定しています。Asana の受信トレイを見れば、必要な情報がすべて揃っているからです。これなら、通知をあちこちで受け取らずに済みます」

  • 会話: 非同期のコミュニケーション機能を利用し、離れた場所にいるエンジニアリングチームと要件やアイデアを交換することができます。チケットをまだ発行していない要件についても、この機能で会話ができます。

「Asana は驚くほど操作性に優れています」と Alena は言います。「タスクを次々と移動したり、ドラッグアンドドロップで順番を入れ替えたり。インターフェイスがスムーズで、何でもすばやく読み込みます。動作が軽いのも魅力の一つですね」

学士号取得プログラムの完成

Make School のエンジニアリングチームは、スプリントを 42 回行い、何千というチケットを完了させた後、学士号取得プログラムのシステムを無事に立ち上げました。いくつもの部署が絡む巨大なプロジェクトのタスクや詳細情報、会話をすべて Asana に取り込むことで作業は着々と進み、どんなに小さな要件でも見落とすことはありませんでした。

最初は導入をためらっていた Alena ですが、今では社内で彼女ほど Asana を信頼する人はいないと言われるそうです。「PPI でも、レトロスペクティブでも、1on1 ミーティングでも、バックログでも、何でも Asana 利用し、すべてを 1 か所で管理しています。本当に助かっています」

「私は、エンジニアたちから新しいソリューションを考えてほしいと頼まれていました。そこで、あるスプリントで Asana を試してみようと考えたのです。数週間ないし数か月が経った頃には、肩の荷が下りて大きな安堵感を感じました。今では、あらゆることに Asana を活用しています」- Make School エンジニアリング部長、Alena Dagneau

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!