MakeSchool は Asana を使用して、資格を得たエンジニアに学士号を認定しています

Make School は、職を得られた場合にのみ授業料を支払う制度を採用した学士号取得プログラムを立ち上げた最初のカレッジです。21 世紀を見据えたカレッジである Make School では、生徒が実際にプロジェクトや製品開発を経験しながら情報工学を学んでいます。Make School のチームは Dominican University of California と連携し、生徒が在学中に高等教育を受けて学士号を取得することのできる画期的なプログラムを開発しました。

Make School のエンジニアリング部長である Alena Dagneau 氏は、この新しいプログラムとカリキュラムに必要なテクノロジーをチームで開発しました。ほとんどの機能を一から作る必要があり、その作業には Make School と Dominican University の多数の異なる部門間による密接なコラボレーションが必要でした。

取得単位を移行するシステムの構築プロジェクト全体を管理するために、彼らはそれまで使用していた JIRA を Asana に切り替えました。それによって開発のスプリントを追跡したり、組織内のさまざまな部門の重要な関係者と容易にコミュニケーションを取ることができるようになりました。

コミュニケーションの壁

インキュベーションパートナーシップ を利用しての学士号取得プログラムの立ち上げには、多くのガイドラインや要件が用意されており、彼女のエンジニアリングチームは気が遠くなるほど細かく情報を追跡する必要がありました。また、注意を要する繊細な問題に関する重要な議論や、開発者、デザイナー、プロジェクトマネージャーなど大勢のメンバーの間で、恐ろしい数のチケットの割り当てなどあちこちで行われていました。

しかも、チームは米国、ブラジル、カナダと広範囲に分散しており、重要な情報を漏れなく伝えるだけでも非常に困難な状況でした。

それに加えてプログラムを開始させるためには、Make School のグロースチーム、マーケティングチーム、法務部、そして提携大学の関係者全般やマーケティングチーム、入学事務局などの異なる部門の多くの関係者の協力が不可欠でした。

「状況が次々と変化する中で、あまりにも多くの人々からの質問に答えなくてはならず、何度も逃げだしたい気持ちになりました。」と Alena 氏は言います。「中でも特に大変だったのは、すべての詳細の管理でした。」

エンジニアリングプロジェクト管理ツール探し

Make School のエンジニアリングチームは当初 JIRA を使用していました。Alena 氏も前職では JIRA を使っていましたが、JIRA は扱いにくいので別のツールに変えて欲しいと、エンジニアから何度も頼まれおり、何かよいものはないかと頭を悩ませていました。

Make School のグロースチームとオペレーションチームで Asana が活用されていたこともあり、Alena 氏の上司は Asana を推薦しました。しかし、彼女はエンジニアが Asana を使うことに違和感を感じ、採用してよいか迷いました。そこで彼女は Asana について調査を行い、あるスプリントで試してみることにしました。

「JIRA と Asana には連携機能があったので、移行はとても簡単でした。数週間のお試しのはずが、いつまにか数か月が経っており、その頃には Asana のおかげで肩の荷がすっかり下りて、大きな安堵感を得ていました。」

エンジニアリングチームは正式に Asana を採用してスプリントを行い、プロジェクト全体を Asana で管理するようになりました。To-Do リストも要件も話し合いもすべて管理できるだけでなく、各部門と連携してエンジニアリングを進めることも可能になりました。

Asana を使ってエンジニアリングのスプリントを行う Make School の手法

まず Alena 氏は、Asana のボードレイアウトのプロジェクトを利用して、単位認定プロセスのためのチケットを作成、参加が必要なメンバーや、通知を送る必要のあるメンバーを追加します。2 週間単位の新しいスプリントが開始されるたびにプロジェクトを新規作成し、『スプリント 29』など名前を決めて期間を設定します。

続いて、チケットをバックログからスプリントに追加します。各チケットはスプリントで開発する機能を表し、Asana のプロジェクトにタスクとして表示されます。タスクにはサブタスクがあり、それぞれデザインや実装などの段階を表します。

ここでチームは作業を開始します。チームに作業を割り当てます。タスクはまず最初のサブタスクであるワイヤフレームと仕様の作成を行うプロダクトマネージャーに割り当てられます。それが終わると、チェックオフして次の人、つまりデザイナーにタスクを割り当てます。デザインが終わりレビューが必要な段階になると、デザイナーはタスクをプロジェクトマネージャーまたは責任者に送ります。最終的にこれあらのタスクが Alena 氏の元に届くと、彼女はエンジニアリングレビューを行い、次の段階としてタスクを開発者に割り当てます。スプリントはこのような流れで続いていきます。

ストーリーポイントについても、その予測と実際の結果をカスタムフィールドで追跡しました。また、機能の追加を依頼したプロジェクトマネージャーや責任者をスプリントプロジェクトのフォロワーに追加し、開発の開始または終了時に通知が届くようにしました。

「Asana のおかげで、複数のチームで連携して作業するのがとても楽になりました」と Alena 氏は言います。「その使いやすさには本当に助けられています。タスクが完了した時に飛んでくるユニコーンやドラゴンも楽しいです。」

個々の強化でチーム全体の成長を図る

Alena 氏のチームは Asana を使うことで、簡単に各メンバーの To-Do リストを管理したり、バックログを分割して解決したり、質問を送ることができるようになりました。

• マイタスクとバックログ: マイタスクでは、自分に割り当てられたタスクだけを見ることができます。「これは本当に便利です」と Alena 氏は言います。「かつてはスプリントのボードにチームのタスクが一覧で表示されていましたが、今は自分の分だけを確認できます。」また、Asana ではバックログをチームごとに分けて表示できます。つまり、プロジェクト全体に対して 1 つのスプリントボードだけではないので、自分のチームのタスクを画面上で探す必要がありません。その上、リクエストの並び替えや優先度の設定も簡単で、重要な情報を見落とす心配がありません。

• 受信トレイ: Asana の受信トレイには、新しいイベント、ディスカッション、タスクの割り当てに関する通知が各個人に送られます。Alena 氏は言います。「メールによる通知はオフに設定しています。Asana の受信トレイを見れば、必要な情報がすべて揃っているからです。これなら、通知をあちこちで受け取らずに済みます。」

• 会話: 非同期のコミュニケーション機能を利用し、離れた場所にいるエンジニアリングチームと要件やアイデアを交換できます。チケットをまだ発行していない要件についても、この機能で話し合うことができます。

「Asana は驚くほど操作性に優れています」と Alena は言います。「タスクを次々と移動したり、ドラッグ & ドロップで順番を入れ替えたり。インターフェイスがスムーズで、何でもすばやく読み込みます。動作が軽いのも魅力の一つです。」

学士号取得プログラムの完成

42 に渡るスプリントと何千というチケットの後に、Make School のエンジニアリングチームは、学士号取得プログラムのシステムを無事に立ち上げました。いくつもの部門が関わる巨大なプロジェクトも、そのタスクや詳細情報、会話をすべて取り込むことができる Asana のおかげで作業を着々と進め、どんなに小さな要件も見落とすことなくクリアし、完成させることができました。

最初は導入をためらっていた Alena 氏ですが、今では社内で彼女ほど Asana を信頼する人はいないと言います。「PPI でも、振り返りでも、1on1 ミーティングでも、バックログでも、すべてに Asana を利用し、1 か所で管理しています。本当に助かっています。」

「エンジニアたちから新しいソリューションを考えてほしいと頼まれていました。そこで、あるスプリントで Asana を試してみようと考えたのです。はじめは数週間のお試しのつもりが、いつまにか数か月が経っていました。Asana のおかげで肩の荷がすっかり下りて、大きな安堵感を得ることができました。」- Make School エンジニアリング部長、Alena Dagneau