Stabilire le convenzioni d'uso di Asana

Ora che hai presentato Asana al tuo team, vorrai assicurarti che tutti siano d'accordo sulle convenzioni fondamentali. Decidere in anticipo qual è il modo migliore di utilizzare Asana per il tuo team garantirà un successo duraturo e, più avanti, ti aiuterà a sfruttare al massimo le funzionalità di Asana Premium. Inoltre, concordare alcune convenzioni aiuterà il tuo team a usare Asana al meglio.

Ti suggeriamo di discutere delle convenzioni subito dopo aver presentato Asana ai membri del tuo team. In questo modo, tutti avranno il tempo di familiarizzare con lo strumento, ma senza acquisire necessariamente delle abitudini di utilizzo. Osserva cosa funziona meglio per loro e come preferiscono usare Asana. Organizza una riunione per definire le convenzioni e crea un progetto in Asana prima della vostra riunione:

Ogni team ha le sue preferenze ma di seguito troverai alcuni consigli che ti aiuteranno a definire le convenzioni del tuo team.

Convenzioni relative alle attività

Creare le attività

Ti consigliamo di incoraggiare tutti a creare attività e assegnarle ai membri del team (anche i collaboratori possono assegnare attività ai manager). Asana è più utile quando tutti possono contribuire con le proprie idee per poi passare all'azione.

Assegnare un nome alle attività

Ti consigliamo di assegnare alle attività dei nomi specifici e che indicano un'azione. Per esempio, invece di "Post per il blog", crea un'attività chiamata "Scrivere post per il blog [titolo]" e un'altra chiamata "Pubblicare post per il blog [titolo]", così l'incaricato saprà già cosa fare.

Puoi stabilire delle convenzioni sulla denominazione per un progetto specifico se le attività fanno parte di un determinato flusso di lavoro.

Come scrivere correttamente un'attività

Il tuo team dovrebbe stabilire quali informazioni sono necessarie per creare correttamente un'attività. Ogni attività ha uno spazio in cui inserire la descrizione, la data di scadenza, l'incaricato, i collaboratori, le sottoattività e i commenti. Ti consigliamo di includere il contesto e i dettagli importanti per fare in modo che l'incaricato abbia tutte le informazioni necessarie per completarla:

• Nella descrizione, aggiungi i link rilevanti @menzionando attività, progetti o messaggi pertinenti.
• Allega dei file quando fai riferimento a un documento.
• Imposta date di scadenza realistiche per i tuoi colleghi non appena ne vieni a conoscenza o cerca di calcolarle nel miglior modo possibile.
• Aggiungi date di inizio e fine, in modo che l'incaricato sappia quando deve iniziare a lavorare per completare l'attività in tempo.
• Aggiungi i colleghi del team come collaboratori affinché possano restare aggiornati sull'avanzamento dell'attività.
• Contrassegna un'attività come dipendente da un'altra, così che i colleghi del team inizino a lavorarvi solo quando quella principale è stata completata.
• Usa la formattazione nella descrizione dell'attività per rendere chiaro il messaggio, ad esempio usando elenchi puntati e numerati.

Aggiornamento delle attività che ti vengono assegnate

Quando qualcuno ti assegna un'attività, significa che ne sei responsabile. Ecco alcuni suggerimenti per tenere i colleghi del team informati sull'avanzamento:

• Metti Mi piace all'attività per far sapere al richiedente che l'hai vista.
• Se hai domande o aggiornamenti, lascia un commento direttamente nell'attività.
• Se modifichi la data di scadenza, aggiungi un commento per spiegarne il motivo.
• Fissa il commento più rilevante o la conclusione di una discussione in cima alla conversazione.
• Se non puoi dedicarti a un'attività che ha la priorità, riassegnala al titolare o @menziona i colleghi del team per chieder loro di occuparsene.
• Se l'attività ha dei campi personalizzati, compilali e continua ad aggiornarli con informazioni sull'avanzamento.
• Il tuo team usa Slack? Se è così, puoi facilmente compiere azioni sulle attività direttamente da Slack per continuare a lavorare senza strumenti.

Usare le sottoattività

Quando assegni una sottoattività, assicurati che l'incaricato trovi informazioni sufficienti nella descrizione o nell'attività principale. Evita di creare troppi livelli di sottoattività. Puoi sempre trascinare le sottoattività nel pannello principale del tuo progetto per convertirle in attività.

Assegnare un nome ai modelli di attività

Duplica un modello di progetto o di attività per i flussi di lavoro ripetibili, ricorrenti e prevedibili. Quando crei dei modelli, assegna all'attività o al progetto un nome chiaro in modo che i tuoi colleghi sappiano che si tratta di un modello e che sia facilmente reperibile attraverso la ricerca (per esempio, "Modello" o "Da duplicare"). Nella descrizione dell'attività o del progetto, fornisci istruzioni chiare su come e quando usare l'attività o il progetto.

Convenzioni relative ai progetti

Creare un nuovo progetto

Così come per le attività, chiunque può creare un progetto. Puoi designare una persona del team che se ne occupi in modo da mantenere un'organizzazione coerente.

Come creare correttamente un progetto

• Decidi per quali tipi di flussi di lavoro utilizzerai la vista Elenco e per quali la vista Bacheca.
• Per ogni flusso di lavoro, iniziativa o riunione importante, assegna al progetto un nome descrittivo e continua a mantenere le stesse convenzioni di denominazione.
• Aggiungi alla descrizione del progetto gli obiettivi e le mete per ricordarne ai membri del team lo scopo.
• Imposta la panoramica del progetto in modo che i tuoi colleghi del team possano accedere facilmente al brief del progetto e vedere i ruoli dei collaboratori. A mano a mano che il lavoro procede, controlla regolarmente la scheda Panoramica per non perderti gli ultimi aggiornamenti di stato.
• Aggiungi sezioni per mantenere il progetto organizzato e definire in modo chiaro le fasi o le categorie.
• Aggiungi campi personalizzati per poter monitorare tutte le informazioni necessarie relative a ogni attività nel progetto.
• Crea un modello personalizzato o usa un modello creato da Asana per standardizzare i flussi di lavoro e i progetti comuni e avviarli rapidamente. In questo modo, non dovrai cominciare ogni volta da zero e avrai la certezza di non aver saltato dei passaggi.

Gestire un progetto

Per impostazione predefinita, quando crei un progetto ne diventi il titolare, ma puoi assegnare il ruolo a un altro utente nella vista panoramica. Il titolare del progetto o il collega del team designato dovrebbe mantenere il progetto organizzato e pubblicare aggiornamenti settimanali sullo stato.

• Quando vengono create nuove attività o a mano a mano che il lavoro avanza, assicurati che le attività abbiano un incaricato e una data di scadenza, spostale nelle sezioni o colonne appropriate e aggiorna i campi personalizzati se necessario.
• Aggiungi regole al progetto per risparmiare tempo nella gestione e per aiutare i colleghi del team a seguire i passaggi giusti. Le regole automatizzano il lavoro manuale, come l'aggiornamento dei campi di Asana o l'assegnazione delle attività.
• Se le attività sono scadute o non hanno una data di scadenza assegnata, contatta l'incaricato per riportare il lavoro in carreggiata.
• Definisci i traguardi delle attività nel tuo progetto per assicurarti di raggiungere gli obiettivi principali e per avere una rappresentazione visiva dei principali indicatori dello stato di avanzamento, in modo da monitorarli con facilità.
• Usa la cronologia per definire il tuo piano di progetto e apportare modifiche via via che ti avvicini all'obiettivo. Puoi vedere facilmente le dipendenze delle attività e modificare il tuo programma di progetto con la vista in stile Gantt.
• Se gestisci più progetti, aggiungili a un portfolio per organizzarli e monitorarli a seconda dell'iniziativa. Con i portfolio è più facile monitorare lo stato di tutti i tuoi progetti.

Inviare aggiornamenti di stato

Il titolare del progetto o un collega del team designato dovrebbe inviare regolarmente aggiornamenti sullo stato del progetto nella scheda Panoramica del progetto.

• Gli aggiornamenti di stato offrono informazioni chiare al tuo team e ai team interfunzionali sull'avanzamento del progetto.
• Stabilisci un colore per gli aggiornamenti di stato (verde, giallo o rosso) per indicare a che punto è il progetto.
• I colleghi del team possono rispondere agli aggiornamenti di stato quando hanno domande, per lasciare un feedback o creare un'attività di follow-up.
• Il titolare del progetto riceverà ogni settimana attività di promemoria che gli ricordano di aggiornare lo stato del progetto.

aggiungi progetti a un portfolio per vedere tutti gli aggiornamenti di stato, le scadenze e l'avanzamento (o contatta i rispettivi titolari per ricevere gli aggiornamenti) in un unico posto.

Convenzioni relative alle email

Usare i messaggi del team

Incoraggia l'utilizzo dei messaggi al posto delle email per tutte le comunicazioni interne al team. Ricorda ai colleghi del team di usare Asana invece dell'email quando necessario.

Usare le notifiche via email

Asana invia notifiche via email per le nuove attività, in modo che i colleghi del team che non usano Asana costantemente possano restare aggiornati. Le persone che utilizzano Asana regolarmente preferiscono usare la funzionalità Posta in arrivo (e non la posta elettronica) per stare al passo con gli aggiornamenti.

Consigliamo di non disattivare le notifiche via email finché tu e i tuoi colleghi non vi sarete abituati a controllare Asana con frequenza. Puoi attivarle e disattivarle in Impostazioni personali.

Ridurre lo scambio di email nel tuo team

Per risultati ottimali, invece di inviare richieste relative ai progetti tramite email, utilizza Asana. L'email è utile per comunicare con collaboratori esterni alla tua organizzazione o per una presentazione, ma non è la soluzione ideale per pianificare, gestire e organizzare le priorità del lavoro. Asana serve proprio a questo.

Con il nostro componente aggiuntivo Asana per Gmail e l'app Asana per Outlook, puoi trasformare rapidamente le email in attività direttamente dalla tua posta in arrivo. Queste integrazioni possono aiutare i membri del tuo team ad abituarsi a usare Asana e ad abbandonare la posta elettronica senza dover imparare qualcosa di nuovo o cambiare il loro modo di lavorare.

Promuovere l'adozione delle convenzioni

Stabilire delle convenzioni con il tuo team ti aiuterà a mantenere Asana organizzata, assicurare maggiore chiarezza e, in definitiva, ad aiutare tutti a contribuire nel modo più efficace possibile. Chiedi ad alcuni colleghi di aiutarti a promuovere l'adozione delle convenzioni in modo che gli altri si sentano sicuri sapendo che non "romperanno" nulla e che possono ricevere consigli utili se stanno ancora imparando.

crea un "progetto sicuro" su Asana dove le persone possono scoprire le funzionalità e imparare a interagire senza preoccuparsi di modificare qualcosa di importante.

Una volta stabilite le convenzioni con il tuo team, salvale in un progetto a cui tutti, compresi i futuri nuovi colleghi, possono fare riferimento. In questo modo, tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda.

prova a usare Asana per la prossima riunione del team e prenditi del tempo per rivedere le convenzioni d'uso assieme ai colleghi.