Il processo di monitoraggio degli obiettivi con la funzionalità Obiettivi di Asana

Con la funzionalità Obiettivi di Asana, sei il titolare e il motore del processo di gestione degli obiettivi nella tua organizzazione o nel tuo team. Ma in pratica come funziona tutto ciò? Continua a leggere se vuoi esempi specifici del processo di gestione degli obiettivi durante l'anno.

Guidare il processo di gestione degli obiettivi per la tua organizzazione

Il processo di gestione degli obiettivi comprende quattro fasi distinte: definizione, finalizzazione, esecuzione e valutazione. Durante l'ultimo trimestre viene svolta la pianificazione annuale degli obiettivi e vengono definiti e approvati tutti gli obiettivi per l'anno successivo.

Oltre a quello annuale qui descritto, è possibile svolgere un processo di pianificazione più rapido ogni trimestre o semestre, per definire degli obiettivi a breve termine basati su quelli stabiliti durante il processo annuale.

In Asana, conduciamo la pianificazione degli obiettivi con cadenza annuale e semestrale, perché riteniamo che ciò rappresenti il giusto equilibrio tra strategia ed esecuzione.

Vediamo insieme nei dettagli ciascuna fase e la sua cronologia.

cronologia

Definizione

Lo scopo di questa fase è far sì che sia gli obiettivi aziendali che quelli dei team siano pronti a essere revisionati in quella di finalizzazione.

Questa fase inizia nell'ultimo trimestre dell'anno e include due traguardi. Prima, il team direttivo prepara una bozza realistica degli obiettivi aziendali, basandosi sulla mission dell'organizzazione. Successivamente, i team preparano le bozze degli obiettivi a partire da quelli aziendali.

Traguardo: definizione degli obiettivi a livello aziendale

Quando

Le bozze degli obiettivi aziendali realistici devono essere completate secondo una tempistica che consenta ai team di definire e approvare i propri obiettivi entro la fine dell'anno. La definizione degli obiettivi aziendali più strategici può richiedere fino a due mesi, mentre per quelli più tattici ci può volere meno tempo.

Se il processo di pianificazione riguarda un solo team, si può saltare questa fase e il team in questione può basare i propri obiettivi sulle priorità o sulla mission dell'azienda.

Come funziona

Una volta che gli obiettivi aziendali realistici sono stati definiti, vengono condivisi all'interno dell'organizzazione in modo che i team possano elaborare gli obiettivi che li supporteranno.

Traguardo: definizione degli obiettivi a livello di team

Quando

Le bozze degli obiettivi dei team devono essere completate in un tempo tale da consentire l'approvazione di tutti gli obiettivi entro la fine dell'anno. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, la definizione degli obiettivi del team può richiedere due settimane per quelli piccoli e un mese o più per quelli più grandi.

Questa fase si può svolgere in una settimana, se il processo di pianificazione riguarda un solo team.

Come funziona

  1. Il team direttivo condivide la strategia relativa all'anno con l'azienda attraverso gli obiettivi aziendali. Deve comunicare il cosa e il perché degli obiettivi, in modo da consentire ai team di pensare a dei modi per fornire il proprio contributo.
  2. Questi obiettivi danno origine a quelli dei team, che vengono definiti dai team leader per supportare quelli aziendali. Il loro contenuto deve seguire le best practice per la formulazione degli obiettivi.
  3. I singoli collaboratori e i team possono condividere le idee e creare i propri obiettivi in linea con la strategia aziendale. Insieme all'approccio a cascata, la co-creazione bottom-up degli obiettivi stimola l'innovazione e il coinvolgimento dei team.

Un approccio top-down in cui tutti gli obiettivi a livello di team devono derivare da uno di quelli aziendali crea allineamento. Nel contempo, i team promuovono l'innovazione bottom-up quando suggeriscono nuovi obiettivi, anche se questi non forniscono un contributo a quelli top-down aziendali stabiliti in precedenza.

Le aziende dovrebbero combinare gli approcci top-down e bottom-up per creare obiettivi basati sulle priorità.

Finalizzazione

Lo scopo di questa fase è far sì che sia gli obiettivi aziendali che quelli dei team vengano approvati dagli stakeholder interessati.

Quando

Tutti gli obiettivi devono essere finalizzati e approvati entro la fine dell'anno. La finalizzazione può richiedere da una a due settimane per le piccole organizzazioni e da tre a quattro per quelle più grandi.

Come funziona

I titolari degli obiettivi a livello aziendale revisionano e finalizzano gli obiettivi insieme al team direttivo. I titolari degli obiettivi dei team revisionano e approvano tali obiettivi insieme ai propri responsabili e ad altri stakeholder interessati. Le approvazioni di Asana sono lo strumento perfetto per svolgere questa fase.

In questa fase, il team direttivo può revisionare gli obiettivi aziendali sulla base di quelli creati dai team, prendendo in considerazione le idee bottom-up provenienti da questi ultimi.

Esecuzione

In questa fase, i team lavorano per portare a compimento i propri obiettivi. I titolari comunicano lo stato degli obiettivi ai rispettivi stakeholder. Questi aggiornamenti di stato sono cruciali per l'individuazione precoce dei rischi e per riadattare l'obiettivo o richiedere ulteriori risorse necessarie per raggiungerlo.

Quando

È buona pratica definire dei traguardi formali durante l'anno per comunicare e rivedere lo stato di un obiettivo. Se necessario, questi traguardi possono essere utilizzati per discutere con gli stakeholder dell'eventuale aggiornamento di un obiettivo in risposta a condizioni inattese o dell'utilizzo di nuove risorse per mantenerlo nei tempi previsti.

A seconda della natura dei tuoi obiettivi, ciò può accadere ogni mese, ogni trimestre o una volta a metà anno. Durante queste revisioni gli obiettivi possono essere perfezionati o aggiornati, a seguito delle nuove informazioni che emergono durante l'esecuzione.

Come regola generale, quando scrivi aggiornamenti di stato, dovresti rispettare la frequenza riportata di seguito.

  • Obiettivi annuali: aggiornamenti almeno trimestrali.
  • Obiettivi semestrali: aggiornamenti trimestrali o mensili.
  • Obiettivi trimestrali: aggiornamenti almeno mensili.

Gli aggiornamenti di stato dovrebbero indicare:

  • qual è lo stato dell'obiettivo (nei tempi previsti, a rischio, in ritardo) e perché
  • i risultati chiave necessari per il completamento dell'obiettivo
  • i passaggi successivi per raggiungere l'obiettivo

Su Asana l'avanzamento degli obiettivi può essere condiviso con gli stakeholder tramite gli aggiornamenti di stato. I titolari possono impostare dei promemoria ricorrenti per creare gli aggiornamenti di stato con la frequenza desiderata (settimanale, bisettimanale, ecc.). Scopri di più sugli aggiornamenti di stato.

Valutazione

Lo scopo di questa fase è valutare i criteri di raggiungimento dell'obiettivo definiti durante la fase di approvazione. L'obiettivo viene quindi chiuso e valutato come raggiunto, parzialmente raggiungo, non raggiunto o abbandonato. Scopri di più su come formulare i criteri di valutazione degli obiettivi.

Quando

La valutazione può essere svolta al completamento di ciascun obiettivo. Per esempio, se il tuo obiettivo è lanciare una campagna entro la fine di febbraio, tale obiettivo dovrebbe essere valutato una volta completato. Detto ciò, è buona pratica definire dei traguardi nel tuo processo di monitoraggio degli obiettivi durante l'anno per valutarli in maniera formale. Ciò accade di solito almeno due volte: una a metà anno e una alla fine dell'anno. Le organizzazioni che usano obiettivi trimestrali impostano dei traguardi di valutazione trimestrali.

Come funziona

Su Asana la valutazione si svolge tramite un aggiornamento di stato. A tal scopo, aggiorna lo stato dell'obiettivo come raggiunto, parzialmente raggiunto, non raggiunto o abbandonato, basandoti sui criteri di valutazione definiti per l'obiettivo in fase di approvazione. Includi informazioni sul suo impatto e qualsiasi deviazione dal piano o qualsiasi motivo per cui non è stato rispettato.

Con la valutazione arriva la riflessione sugli apprendimenti relativi agli obiettivi e alla loro esecuzione, che dovrebbero essere condivisi e utilizzati per l'anno successivo.

Hai domande? Contattaci tramite il tuo responsabile del successo dei clienti o il nostro forum della community di Asana!

Altre risorse sugli Obiettivi di Asana

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