Informazioni sulle attività

Cosa sono le attività?

Le attività indicano i passi da compiere o le cose da fare e consentono di specificare con chiarezza chi è responsabile di cosa e per quando, ma possono anche essere usate per raccogliere idee o risorse di riferimento. Se di solito invii un'email ogni volta che devi assegnare un incarico a un collega del team, questa volta prova con un'attività.

Per esempio, potresti avere un'attività che ti richiede creare l'animazione per un video per la prossima campagna, mentre un altro collega del team è responsabile della messa in scena. Queste attività possono essere monitorate in un progetto di gestione della campagna.

Le attività archiviano tutti i file, i commenti e le relative istruzioni in modo che le informazioni rimangano nel posto giusto (e in un unico posto). Di solito, fanno parte di un progetto e ciò le rende facili da trovare e visibili ai tuoi colleghi del team.

Come creare le attività

Esistono 3 modi principali per creare un'attività:

1. con il pulsante arancione Aggiunta rapida nella barra superiore
2. con il pulsante Aggiungi attività in un progetto
3. cliccando su un qualsiasi elenco di attività, premendo Invio e iniziando a scrivere

puoi anche creare attività dalle email o dai messaggi di Slack. Asana si integra con i migliori strumenti per farti risparmiare tempo e aiutarti a gestire al meglio le tue attività.

Incaricato dell'attività

Ogni attività può avere un solo incaricato, ma può avere più collaboratori.

Sia l'incaricato dell'attività che i collaboratori possono visualizzare l'attività e modificarla in base alle impostazioni delle autorizzazioni dell'attività.

Il campo Incaricato indica chi deve svolgere il lavoro.

tutte le attività assegnate a un utente appariranno nella sezione Le mie attività.

I collaboratori dell'attività riceveranno notifiche relative agli aggiornamenti dell'attività.

l'autore e l'incaricato vengono aggiunti automaticamente come collaboratori dell'attività.

premi Tab+M per assegnarti l'attività.

Assegnare le attività duplicate

Se desideri creare la stessa attività per più persone, puoi assegnare facilmente più attività a persone o team interi nella tua organizzazione.

quando assegni copie, non assegni l'attività originale a più persone; vengono create copie dell'attività che vengono assegnate a ogni persona.

Collaboratori delle attività

Diventa collaboratore di un'attività per non perderti gli aggiornamenti sulle seguenti modifiche:

• un allegato viene aggiunto all'attività
• un nuovo commento viene pubblicato in un'attività
• nuovo Mi piace all'attività
• quando l'attività viene contrassegnata come completata

I collaboratori riceveranno le notifiche nella posta in arrivo e possono ricevere notifiche via email in base alle impostazioni che hanno selezionato.

Se ricevi notifiche di un'attività alla quale non sei più interessato, puoi decidere di rimuoverti dai collaboratori dell'attività.

Come rimuovere un collaboratore

se @menzioni un'altra persona nella descrizione dell'attività o nei commenti, verrà automaticamente aggiunta come collaboratore dell'attività.

Suggerimenti e migliori pratiche sulle attività

Con questi suggerimenti imparerai a creare attività perfette e a rispondere quando ti vengono assegnate.

Creare un'attività perfetta

1. Assegna alle attività nomi chiari e che esprimono un'azione. Per esempio, potresti usare “Completare prima bozza dell'articolo del blog” invece di “Articolo del blog”
2. Assegna le attività a te o a un collega del team. Le attività hanno un solo incaricato per evitare confusione su chi è il responsabile del lavoro.

• Puoi suddividere un'attività in sottoattività quando devono lavorarci più persone.

3. Aggiungi una data di inizio e una data di scadenza per indicare il periodo di tempo e la data ultima entro cui completare l'attività. I colleghi del team potranno calcolare più efficacemente il tempo da dedicarvi e sapere quando devono portarla a termine.
4. Usa la descrizione dell'attività per aggiungere ulteriori dettagli, istruzioni o contesto per fornire all'incaricato tutte le informazioni necessarie per iniziare e completare il lavoro. Puoi menzionare un collega del team o un progetto, formattare la descrizione dell'attività con testo RTF e inserire contenuti multimediali da luoghi virtuali come YouTube e Figma che appariranno come anteprima interattiva nella descrizione dell'attività.
5. Allega i file necessari. Asana si integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive, e Box per permetterti di allegare facilmente i file dagli strumenti che già usi.
6. Alcune attività possono dipendere da altre che devono essere completate per prime. Imposta le dipendenze dell'attività così che il lavoro venga svolto nell'ordine e al momento giusto.
7. Infine, puoi aggiungere dei collaboratori all'attività (come quando metti in copia gli indirizzi in un'email). Questi riceveranno notifiche su ogni azione relativa all'attività. Puoi aggiungere o rimuovere i collaboratori in qualsiasi momento.
8. Una volta completata un'attività, clicca sul segno di spunta accanto al nome. Aggiungi un commento per comunicare il completamento ai colleghi del team.

puoi anche creare traguardi per rappresentare gli obiettivi principali del progetto, come un obiettivo di vendita, o attività importanti che sbloccano la fase successiva, come la conferma del luogo di un evento.

Creare un progetto, un'attività o una sottoattività?

Questa domanda ci viene fatta da molti clienti e, di solito, la risposta è che dipende da quello che vuoi ottenere e da come vuoi visualizzare le informazioni. Dai un'occhiata allo schema qui sotto e ad alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a scegliere il modo giusto per procedere:

	Crea un progetto...	Crea un'attività	Crea una sottoattività...	Esempi
Livello di impegno	Se il livello di impegno è elevato, un gruppo di stakeholder lavora al raggiungimento di un obiettivo nel corso del tempo oppure preferisci monitorare il lavoro in un unico posto.	Se stai cercando di creare una singola attività da assegnare a una persona e che richiede pochi minuti o giorni di lavoro.	Se più persone contribuiscono al completamento di un'attività per aiutarti a distribuire il lavoro e a raggiungere gli obiettivi.	Progetto: Calendario editoriale Attività: Pubblicare post sul blog Sottoattività: Raccogliere citazioni dei clienti per il blog
Viste	Se vuoi visualizzare il progetto e le sue attività utilizzando diverse viste (elenco, bacheca, cronologia, calendario) e creare resoconti tramite i portfolio e i grafici della dashboard.	Se vuoi visualizzare il tuo lavoro utilizzando le viste cronologia, dashboard o gestione delle risorse (le sottoattività non appariranno automaticamente qui).	Se non hai bisogno di visualizzare le sottoattività nelle viste cronologia, dashboard o gestione delle risorse (se decidi di farlo, converti l'attività principale in un progetto).	Progetto: Lancio del prodotto Attività: Effettuare ricerca di mercato Sottoattività: Preparare riepilogo della ricerca per marketing
Complessità	Se il lavoro che stai realizzando prevede diversi passaggi, fasi, stakeholder o livelli.	Se desideri comunicare con un sottogruppo di stakeholder su un'attività (e non sull'intero progetto).	Se stai cercando di suddividere un'attività in parti più piccole. (Se hai più di cinque sottoattività assegnate a diversi stakeholder, assicurati che, in realtà, non sia un progetto).	Progetto: Campagna per il nuovo anno Attività: Finalizzare i messaggi della campagna Sottoattività: Verificare i messaggi della campagna

Rispondere e collaborare alle attività

Le attività sono pensate per essere create e assegnate da chiunque e per chiunque nel tuo spazio Asana. Rendi la collaborazione ancora più efficace con questi suggerimenti:

• Se qualcuno ti assegna un'attività, puoi confermare di averla vista e che puoi occupartene lasciando un Mi piace.
• Se non sei la persona giusta per svolgere l'attività, puoi riassegnarla o avviare una conversazione nei commenti dell'attività.
• Mentre ti occupi dell'attività, puoi aggiornare i collaboratori aggiungendo dei commenti all'attività così che possano rispondere e seguirne l'avanzamento.
• Se un commento contiene dettagli importanti o un risultato finale, puoi fissarlo in alto per trovarlo facilmente.
• Se hai bisogno di attirare l'attenzione di qualcuno su un'attività o un commento, usa la @menzione. La persona menzionata riceverà una notifica e potrà andare rapidamente all'attività in questione. Se @menzioni una persona in un'attività, verrà aggiunta automaticamente come collaboratore e riceverà una notifica nella posta in arrivo.
• Puoi anche @menzionare nomi di progetti, attività e conversazioni per collegare il tuo lavoro e consultarlo più facilmente.

Ulteriori risorse per gestire al meglio le attività

Impari meglio guardando? Oppure cerchi un corso approfondito? Dai un'occhiata a queste risorse.

Risorse	Link
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Video tutorial sulle attività	Guarda Come usare Asana
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