Generatore di flussi di lavoro

Panoramica

Il generatore di flussi di lavoro aiuta a coordinare il lavoro tra i team automatizzando i processi e facendo procedere il lavoro. Consente di creare flussi di lavoro più efficienti fornendo uno strumento visivo per collegare i team, organizzare il lavoro e semplificare i progetti, tutto in un unico posto. All'interno dei flussi di lavoro, puoi collegare le persone giuste alle informazioni pertinenti al momento opportuno. Il tuo team potrà così concentrarsi sul lavoro che conta.

flusso si lavoro

Creare un flusso di lavoro

creare

Nel generatore di flussi di lavoro puoi scegliere come aggiungere le attività al tuo progetto e se riceverle da più fonti o da nessuna.

  1. Modulo inviato: crea un modulo che trasforma i moduli inviati in attività.
  2. Modelli di attività: crea un modello per standardizzare facilmente le attività. Seleziona una fonte di ricezione cliccando sul menu a discesa della scheda. Chiunque abbia accesso al progetto può aggiungere attività manualmente.

per scoprire di più su come configurare i moduli come fonte di ricezione, leggi l'articolo della nostra guida Come creare un modulo. Per maggiori dettagli su come configurare i modelli di attività, leggi l'articolo della nostra guida Come creare un modello di attività.

Sezioni

Usa le sezioni per rappresentare fasi come "Pronto", "In corso" e "Fatto" per monitorare un flusso di lavoro specifico. Le sezioni visualizzate nel generatore di flusso di lavoro corrispondono alle sezioni delle attività (visibili nelle viste Elenco e Bacheca). Ti consigliamo di creare sezioni che corrispondono a fasi di lavoro sequenziali all'interno del tuo progetto, come "Valutazione", "In corso", "Approvazione necessaria", "Completata". Ciò consente a ciascun membro del progetto di vedere facilmente in quale fase si trova un'attività.

sezioni

Creare una nuova sezione

Clicca sul pulsante + per aggiungere una sezione. Puoi aggiungere regole per questa sezione e stabilire cosa le attiva. Dovrai creare regole per due istanze automatiche all'interno di una sezione.

Trigger: quando un'attività viene spostata automaticamente in questa sezione. Puoi scegliere questa regola di transizione da un elenco di opzioni nel riquadro di destra. Ad esempio: "Quando si avvicina una data di scadenza → Sposta in In programma" o "Quando un'attività viene completata → Sposta in Completate".

Azioni: dovrai anche decidere cosa succede in automatico quando le attività vengono spostate in questa sezione. Ad esempio, se devono essere aggiunti dei collaboratori, se l'attività deve avere un determinato incaricato, se deve essere aggiunto un commento e così via. Come sopra, puoi selezionare le opzioni dall'elenco delle regole consigliate o creare una regola personalizzata utilizzando il pulsante "Altre azioni".

per saperne di più su come impostare le regole in Asana, leggi il nostro articolo.

Gestire le sezioni esistenti

esistente

Per modificare il nome di una sezione, rimuoverla o aggiungere regole, clicca sull'icona con i tre puntini a destra del titolo della sezione.

Resoconti

dashboard

Nella dashboard, puoi anche visualizzare i metadati delle sezioni del tuo progetto, come il numero di attività non completate in quella sezione, e tenerli sotto controllo nel tempo.

Trascinamento

trascinamento

Puoi trascinare le sezioni per riorganizzare il tuo lavoro o spostarlo da una fase all'altra. I membri del progetto possono riorganizzare le sezioni secondo necessità.

Pannello Personalizza

dashboard

Aggiungi elementi del flusso di lavoro globale tramite il pannello Personalizza sulla destra dello schermo, tra cui:

  1. campi personalizzati
  2. regole globali che non valgono solo per una particolare sezione del flusso di lavoro
  3. app (per es., Slack o Microsoft Teams)
  4. moduli
  5. modelli di attività

Integrare le app nel generatore di flussi di lavoro

Aggiungi app esterne per creare attività su Asana.

aggiungere app

Come aggiungere un'app come fonte di acquisizione nel tuo flusso di lavoro

  • Clicca su Da altre app.

elenco app

Dall'elenco, clicca sull'app che desideri configurare.

le app già configurate come fonti di acquisizione nei progetti o nelle app escluse dall'amministratore non verranno visualizzate.

asana per salesforce

Verrai indirizzato al sito dell'app per completare l'installazione.

terminare  l'installazione dell'app

Per terminare l'installazione, è necessario completare i seguenti passaggi nell'app esterna.

  1. Configura l'integrazione di Asana su **[Nome dell'app].
  2. Utilizza l'app per aggiungere attività al [progetto].

Una volta terminati questi passaggi, l'app verrà visualizzata nel generatore di flussi di lavoro.

app aggiunta

Se i passaggi precedenti non sono stati completati, verrà visualizzato il seguente messaggio: Termina la configurazione.

procedura non completata

Puoi aggiungere le app anche cliccando sul pulsante App nel menu Personalizza.

tutte le app esterne che aggiungono nuove attività ad Asana appariranno qui, anche se sono state configurate senza usare la funzionalità di acquisizione delle app.

menu personalizza

Metriche del flusso di lavoro Tempo nella fase

Con le metriche Tempo nella fase, ora puoi facilmente creare resoconti sul tempo impiegato dalle tue attività per spostarsi attraverso le fasi del flusso di lavoro. Queste metriche del flusso di lavoro aiutano a identificare i colli di bottiglia e forniscono chiarezza sul tempo necessario per lo svolgimento del tuo lavoro. Se le attività restano troppo tempo in una particolare fase, lo noterai e potrai riadattare i tuoi processi di conseguenza.

Ci sono due modi diversi di usare i resoconti e le dashboard per visualizzare i dati sulle metriche del flusso di lavoro: Tempo nella sezione e Tempo nel campo personalizzato.

Tempo nella sezione

Se il tuo flusso di lavoro richiede che le attività si spostino attraverso diverse sezioni all'interno del tuo progetto Asana, creare resoconti sul tempo trascorso nella sezione ti aiuterà a determinare il ritmo con cui le attività passano da una sezione all'altra prima di essere completate.

metriche del flusso di lavoro sezione

Questo grafico mostra quanto tempo le attività restano in ciascuna sezione del progetto. In questo esempio, le attività sono rimaste sei giorni e tre ore nella sezione Pianificazione. È anche possibile filtrare i dati per vari parametri, tra cui incaricato o data di scadenza.

Tempo nel campo personalizzato

Alcuni flussi di lavoro utilizzano i campi personalizzati per indicare che il lavoro è pronto per passare a una nuova fase di completamento. Il resoconto sul tempo nel campo personalizzato quantifica il tempo trascorso da un'attività in una fase specifica, in base ai valori del campo personalizzato selezionati.

metriche del flusso di lavoro campo personalizzato

A titolo di esempio, il grafico qui sopra riporta un progetto che contiene un campo personalizzato denominato Fase di completamento.

metriche del flusso di lavoro campo personalizzato 2

Il campo personalizzato Fase di completamento è stato impostato con quattro possibili valori: Non ancora iniziate, In corso, Bloccate e Completate. Il grafico riporta il tempo totale trascorso dalle attività contrassegnate dal valore del campo personalizzato Bloccate.

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