Regole per le integrazioni

Panoramica

Le regole sono una parte importante di molti flussi di lavoro, al pari delle integrazioni. Adesso è possibile utilizzarle per integrare in Asana gli strumenti preferiti dei team, e lasciare quindi che siano loro a occuparsi automaticamente di tutte le attività più impegnative. Puoi impostare trigger specifici nei tuoi progetti Asana e fare affidamento sulle regole per automatizzare il flusso di lavoro quando vengono soddisfatti i criteri selezionati.

Per esempio, la regola per l'integrazione Slack + Asana ti consente di inviare un messaggio su Slack a un collega del team o a un canale in base al trigger selezionato, ad esempio il completamento di un'attività.

Come creare una regola

Di seguito presentiamo un esempio di come creare una regola in un progetto di Asana selezionando un trigger, un'azione e un nome.

per scoprire di più sulle regole e su come utilizzarle per automatizzare le attività quotidiane, consulta il relativo articolo della guida.

Gmail

Utilizza le regole per inviare un'email dal tuo account Gmail al destinatario selezionato quando certi parametri vengono soddisfatti, tutti decisi da te in anticipo. Scegli tra tanti trigger, ad esempio quando un'attività non è più bloccata o l'avvicinarsi di una data di scadenza, e lascia che le regole inviino automaticamente un'email con un messaggio personalizzato.

Procedura di configurazione

1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall'elenco.
2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio Approvazione completata.
3. Dalla scheda Azioni, seleziona Invia email.
4. Inserisci l'indirizzo email del destinatario nel campo A.
5. Inserisci un indirizzo email nel campo Rispondi a.
6. Inserisci l'oggetto dell'email nel campo Oggetto.
7. Scrivi il testo dell'email nel campo Scrivi un messaggio.

In questo esempio, quando l'attività viene approvata, la regola viene attivata e l'azione viene eseguita: un'email verrà inviata dal tuo indirizzo email e ti inserirà nel campo bcc. Il link all'attività verrà incluso nell'email.

Twilio

Per comunicare senza problemi con clienti e collaboratori, utilizza le regole per inviare un SMS tramite Twilio, in base a trigger e combinazioni che puoi impostare precedentemente.

Procedura di configurazione

1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall'elenco.
2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio la modifica in Alta del valore del campo personalizzato Urgenza.
3. Dalla scheda Azioni, seleziona Invia SMS.
4. Seleziona Collega a Twilio. Ti verrà richiesto di fornire il SID e il token di autorizzazione di Twilio. Per scoprire quali sono, accedi all'account Twilio e seleziona Account. Troverai il token in Auth tokens (Token di autorizzazione).
5. Dopo aver collegato il tuo account, inserisci il tuo numero di telefono Twilio.
6. Inserisci il numero di telefono del destinatario nel campo Send to (Invia a).
7. Scrivi il messaggio nel campo Write a message (Scrivi un messaggio).

In questo esempio, quando il valore del campo personalizzato Urgenza viene impostato su Alta, la regola viene attivata e l'azione viene eseguita: un SMS viene inviato al destinatario selezionato.

PagerDuty

Affidati alle regole per informare il team di risposta agli incidenti tramite PagerDuty quando un'attività necessita di attenzione. I trigger selezionati consentono ad Asana di integrarsi con PagerDuty e creare automaticamente incidenti che contengano contesto proveniente dall'attività, a qualsiasi ora del giorno e della notte.

Procedura di configurazione

1. Nel tuo progetto, clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra e seleziona Aggiungi regola dall'elenco.
2. Da Aggiungi regola, seleziona un trigger, ad esempio la modifica in Alta del valore del campo personalizzato Urgenza.
3. Dalla scheda Azioni, seleziona Crea incidente.
4. Inserisci un titolo per l'incidente nel campo Titolo.
5. Seleziona un servizio dal campo Servizio.
6. Seleziona l'urgenza dal campo Urgenza.
7. Inserisci la Descrizione dell'incidente.

In questo esempio, quando il valore del campo personalizzato Urgenza viene impostato su Alta, la regola viene attivata e l'azione viene eseguita: viene creato un incidente Pagerduty. L'email dell'autore dell'attività e il link all'attività verranno automaticamente condivisi nella descrizione dell'incidente.

Google Calendar

Con le regole di Asana, i team possono passare dalla programmazione manuale delle riunioni alla creazione automatica di una riunione con i collaboratori del progetto quando un'attività raggiunge una determinata fase. Ad esempio, i team possono usare questa regola per attivare la creazione di un evento nel calendario del team quando un'attività viene spostata nella sezione "In programma". I team possono anche usarla in caso di attività ricorrenti: è possibile inviare un invito a un evento al termine dell'attività mediante l'attività ricorrente "Invia ordine del giorno per la riunione".

Procedura di configurazione

1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Google Calendar dalla colonna di sinistra.
4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione cliccando su Connettiti a Google Calendar.
7. Iscriviti con un account Google e clicca su Consenti.
8. Compila i campi per l'evento di Google Calendar.
9. Invita i collaboratori dell'attività come ospiti dell'evento (opzionale).

Dropbox (disponibile a breve)

Con le regole di Asana, i team possono caricare automaticamente gli allegati alle attività in una determinata cartella di Dropbox per semplificare la condivisione, l'archiviazione e la collaborazione, riducendo al contempo il lavoro manuale. I team possono passare dal trasferimento manuale dei file alla selezione di trigger che caricano automaticamente e in maniera sicura su Dropbox gli allegati alle attività per averli sempre a portata di mano.

Ad esempio, i team possono utilizzare Asana per lavorare alle approvazioni delle risorse e, dopo l'approvazione, caricare automaticamente l'allegato dell'attività nella cartella di Dropbox specificata, per garantire che le risorse finali vengano caricate nel posto giusto.

Considerazioni sull'utilizzo di questa integrazione:

• Le regole che attivano un'attività con oltre 10 allegati caricheranno soltanto i 10 allegati più recenti.
• Se un file che deve essere caricato ha lo stesso nome di un file esistente nella cartella di Dropbox associata sarà automaticamente rinominato e caricato.

Procedura di configurazione

1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Dropbox dalla colonna di sinistra.
4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione cliccando su Connettiti a Dropbox e seguendo le istruzioni.
7. Aggiungi l'URL della cartella di Dropbox che trovi nell'app web.

Box

Usa le regole di Asana per automatizzare il processo di caricamento dei contenuti su Box quando si svolgono determinate azioni su Asana. I team possono risparmiare tempo impostando trigger che trasferiranno automaticamente gli allegati dalle attività Asana a Box.

Ad esempio, i team di progettazione che lavorano sulle risorse possono creare una regola per caricare l'allegato su Box una volta che un'attività viene spostata nella sezione "Risorse finali approvate".

Considerazioni sull'utilizzo di questa integrazione:

• Le regole che attivano un'attività che ha oltre 10 allegati caricheranno soltanto i 10 allegati più recenti.
• I tentativi di caricamento di file con lo stesso nome di un file esistente nella cartella di Box comporteranno un errore relativo alla regola. Per correggere questo errore, rinomina il file esistente, modifica e salva nuovamente la regola, e attiva di nuovo un'azione di caricamento.

Procedura di configurazione

1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere un'integrazione delle regole.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona Box nella colonna di sinistra.
4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione cliccando su Connettiti a Box e seguendo le istruzioni.
7. Aggiungi l'URL della cartella di Box che trovi nell'app web.

Microsoft OneDrive

Con le regole di Asana, i team possono caricare automaticamente gli allegati delle attività in una determinata cartella di OneDrive per semplificare la condivisione, l'archiviazione e la collaborazione, riducendo al contempo il lavoro manuale.

Ad esempio, i team possono utilizzare Asana per lavorare alle approvazioni delle risorse e, dopo l'approvazione, caricare automaticamente l'allegato dell'attività nella cartella di OneDrive specificata, per garantire che le risorse finali vengano caricate nel posto giusto.

tieni presente che questa integrazione funziona con OneDrive, non con SharePoint.

Considerazioni sull'utilizzo di questa integrazione:

• Le regole che attivano un'attività che ha oltre 10 allegati caricheranno soltanto i 10 allegati più recenti.
• I file caricati in una destinazione in cui è già presente un file con lo stesso nome nella cartella di OneDrive sostituiranno il file esistente. Se non si intende procedere in tal modo, verificare che i file abbiano nomi diversi.

Procedura di configurazione

1. Vai al progetto di Asana in cui desideri aggiungere l'integrazione.
2. Clicca su Personalizza nell'angolo in alto a destra, vai su Regole e seleziona + Aggiungi regola.
3. Seleziona OneDrive dalla colonna di sinistra.
4. Seleziona una regola preimpostata o clicca su Crea regola personalizzata.
5. Se crei una regola personalizzata, aggiungi un nome, seleziona un trigger e un'azione.
6. Effettua l'autenticazione cliccando su Connettiti a OneDrive e segui le istruzioni.
7. Aggiungi l'URL che trovi nell'app web e il percorso della cartella di OneDrive. Il percorso si trova nella sezione More details (Altri dettagli) nel pannello "Information" (Informazioni) della cartella di OneDrive. My files (I miei file) andrebbe escluso dal percorso.