Regole

Le regole sono disponibili per gli utenti Asana Premium. Alcune funzionalità, tra cui il generatore di regole personalizzate, le regole personalizzate con condizioni, il trigger di modifica dello stato di approvazione e l'opzione di aggiunta di commenti sono disponibili solo per gli utenti Business ed Enterprise.

Le regole permettono di ottimizzare le attività di routine e creare flussi di lavoro con facilità. Affinché una regola funzioni, è necessario che un trigger attivi la regola e un'azione automatica. Per esempio, una regola può essere quella di assegnare automaticamente un'attività (azione) quando è impostata una data di scadenza (trigger).

una regola può attivare un'altra regola. È disponibile anche l'opzione per aggiungere azioni diverse a un trigger per creare funzionalità simili.

Creare una regola

Puoi creare una regola per il tuo progetto in due modi: selezionandone una dalla raccolta di regole del tuo progetto o creandone una personalizzata.

Regole

Clicca sull'icona Personalizza nella barra degli strumenti e poi scorri in basso fino a Regole.

Dalla galleria di regole preimpostate, puoi scegliere un'opzione con un trigger e un'azione già impostati. Puoi quindi specificare i parametri necessari (come la colonna o l'incaricato).

Raccolta di regole

Creare una regola personalizzata

Il Generatore di regole personalizzate è disponibile per tutti gli utenti Business ed Enterprise.

Dal Generatore di regole personalizzate hai accesso a tutte le combinazioni di trigger e azione.

Aggiungi regola

Clicca sull'icona Personalizza nella barra degli strumenti e poi scorri in basso fino a Regole

  1. Seleziona Aggiungi regola.

regola personalizzata

Da qui, clicca su Crea regola personalizzata.

scheda regola personalizzata

Dalla scheda Aggiungi regola, puoi:

  1. scegliere un nome per la tua regola
  2. scegliere uno o più trigger
  3. scegliere una o più azioni
  4. Dopo aver selezionato le opzioni desiderate, clicca su Crea regola.

Modificare una regola

Modifica le tue regole in qualsiasi momento tornando al progetto e selezionando la regola che desideri aggiornare.

Puoi modificare una regola cliccando sulla matita accanto alla regola nella barra laterale.

modifica

Mettere in pausa una regola

Puoi mettere in pausa una regola in qualsiasi momento cliccando sulla matita accanto alla regola nella barra laterale

mettere in pausa una regola

Mettere in pausa una regola

Clicca sull'icona attiva/disattiva per mettere in pausa la tua regola.

Eliminare una regola

Puoi eliminare una regola in qualsiasi momento cliccando sulla matita accanto alla regola nella barra laterale, e poi cliccando sul pulsante Elimina.

elimina regola

Regole basate sulle sezioni

Per gli utenti Premium, Business ed Enterprise, l'icona delle regole apparirà nelle sezioni (nella vista Elenco e Bacheca) in cui le regole sono state impostate. Quando la regola si attiva, l'icona diventerà animata. Cliccando sull'icona di una determinata sezione, si aprirà il menu delle regole, permettendo agli utenti di aggiungerne di nuove o modificare quelle esistenti.

Per modificare una regola, passa il cursore sulla regola e clicca sulla matita.

regola basata sulle sezioni

Combinazioni di trigger e azioni multiple

Le regole personalizzate con condizioni, il trigger di modifica dello stato di approvazione e l'azione "Aggiungi commento" sono disponibili solo per gli utenti Business ed Enterprise.

Puoi anche usare combinazioni di trigger, e/o logica condizionale e azioni multiple per automatizzare le attività di routine, così che il tuo team non debba preoccuparsene.

combinazioni di trigger e azioni multiple

Ora è possibile aggiungere fino a 20 diverse combinazioni di trigger e selezionare fino a 5 azioni diverse quando si crea una regola personalizzata. Mentre è possibile selezionare lo stesso trigger più di una volta quando si crea una regola personalizzata, è possibile utilizzare un'azione solo una volta.

regola in azione

Dopo che un'attività è stata aggiunta al progetto dalla vista elenco/bacheca, tramite modulo, email o un'altra area del prodotto, la regola personalizzata viene applicata immediatamente.

Trigger e azioni aggiuntive

trigger aggiuntivi

Usare altri trigger e azioni:

  1. Quando lo stato di un'approvazione cambia, puoi specificare l'azione che ne risulta.
  2. Crea un commento che verrà pubblicato a nome di Asana ogni volta che si attiva il trigger selezionato.

Trigger "La data di scadenza si sta avvicinando"

Gli utenti Enterprise e Business possono creare una regola personalizzata nella finestra di dialogo delle regole e cercare La data di scadenza si sta avvicinando nella lista dei trigger. Puoi scegliere tra un paio di opzioni preimpostate o cliccare su Personalizza per altre opzioni.

La data di scadenza si sta avvicinando 1

L'opzione Personalizza ti permette di impostare quanti minuti, ore, giorni o settimane prima della data di scadenza dovrebbe attivarsi la regola.

La data di scadenza si sta avvicinando 2

Trigger "L'attività è scaduta"

Gli utenti Enterprise e Business possono creare una regola personalizzata cercando il trigger L'attività è scaduta. Puoi scegliere tra alcune opzioni preimpostate o cliccare su Personalizza per altre opzioni.

L'attività è scaduta 1

Con l'opzione Personalizza puoi impostare quanti minuti, ore, giorni o settimane dopo la data di scadenza dell'attività dovrebbe attivarsi la regola.

L'attività è scaduta 2

se scegli giorni o settimane quando imposti il tuo trigger, l'ora di scadenza verrà ignorata e si attiverà solo in base alle date di scadenza. Invece, se scegli minuti o ore, si attiverà secondo l'ora di scadenza.

Alcune note sui trigger "La data di scadenza si sta avvicinando" e "L'attività è scaduta"

  • Questi trigger si attivano nel momento in cui un'attività diventa scaduta o in ritardo, e non quando sta per diventare scaduta o in ritardo.
  • Quando si crea una nuova regola, nessuno di questi trigger si attiverà in modo retroattivo per le attività esistenti che soddisfano le condizioni. Si attiveranno solo per gli eventi che si verificano dopo che la regola è stata creata.
  • Questi trigger si attivano solo per le attività non completate.
  • Le regole che sono state impostate per un giorno o settimana specifici non verranno eseguite esattamente a mezzanotte, ma tra mezzanotte e l'una.

Azioni delle sottoattività nelle Regole

Gli utenti Enterprise e Business possono creare una regola personalizzata nella finestra di dialogo delle regole e cercare Sottoattività nell'elenco delle azioni.

La sezione Sottoattività ti consente di aggiungere automaticamente un elenco predefinito di sottoattività a un'attività.

Aggiungere regola

Per aggiungere una sottoattività:

  1. clicca su Sottoattività
  2. digita il nome della sottoattività

Aggiungere sottoattività

Non appena viene aggiunta una sottoattività, la regola può essere creata.

Modificare sottoattività

puoi creare fino a 20 sottoattività.

Per modificare la regola, clicca sulla matita accanto alla regola nella barra laterale. Le modifiche effettuate verranno salvate automaticamente.

Modificare regola

Modificare sottoattività2

Tipi di regole e limitazioni

ogni progetto, che sia Premium o Business, ha un limite di 50 regole.

Regole personalizzate

Trigger

  • Puoi aggiungere fino a 20 trigger per regola personalizzata.
  • Puoi selezionare il trigger più di una volta

Azioni multiple

  • Quando si attivano uno o più trigger, puoi selezionare fino a cinque azioni da eseguire come risultato.
  • Non puoi aggiungere la stessa azione più di una volta.

Trigger basati su colonne o sezioni

I trigger basati su colonne o sezioni sono destinati ai progetti della Vista bacheca o per i progetti che sono stati aggiornati per usare le nuove sezioni a scomparsa.

Regole dei campi personalizzati

Le regole dei campi personalizzati sono disponibili per tutti i progetti con campi personalizzati.

regole personalizzate

per sbloccare queste regole, devi prima aggiungere un campo personalizzato al tuo progetto.

Attivare una regola

Puoi attivare una regola ovunque (web, mobile, integrazioni esterne). Se aggiorni qualsiasi dato su un'attività, controlliamo se quell'attività fa parte di qualche progetto con regole impostate e se la tua azione è il trigger di una di queste regole.

Progetti a cui non puoi accedere

Puoi attivare le regole su progetti a cui non puoi accedere, ma non apparirà l'icona gialla a forma di fulmine per indicare che una regola è in esecuzione.

chiunque può attivare una regola, compresi gli ospiti.

Autorizzazioni: alcune considerazioni

Per impostazione predefinita, le regole, proprio come i campi personalizzati, ora sono modificabili da altri membri del progetto. Inoltre, le regole che collegano attività ad altri progetti ora sono visibili nel menu Personalizza. Queste regole possono essere messe in pausa direttamente dal progetto di cui fanno parte.

regole multi-homing

  • Ora è disponibile un'opzione che consente di modificare le regole ad altre persone che hanno l'autorizzazione. Ora, per impostazione predefinita, le regole create saranno modificabili.
  • Solo il titolare di una regola può eliminarla.
  • Quando si aggiornano le regole all'interno dei progetti e dei modelli, la persona che effettua le modifiche deve avere le giuste autorizzazioni per far sì che tutte le regole vengano salvate. Per esempio, se una regola aggiunge attività a un altro progetto, la persona che effettua le modifiche deve avere l'autorizzazione a modificare anche l'altro progetto.
  • Quando una regola viene duplicata come conseguenza della duplicazione di un progetto, l'utente responsabile ne diventa il titolare con privilegi insufficienti. In questo caso, la regola viene disattivata ma il titolare conserva l'accesso per modificarla.
  • Le regole non si interromperanno quando le autorizzazioni per il controllo degli accessi del titolare vengono modificate. Ad esempio, se una regola viene creata per aggiungere attività a un progetto e perdi l'accesso a quel progetto, la regola continuerà a funzionare.
  • Quando una regola viene copiata o duplicata tramite i modelli di progetto 1.0 e 2.0, l'utente del modello ne diventerà il titolare. In questo caso, la regola verrà disattivata solo se la persona che ha duplicato il modello non ha autorizzazioni sufficienti per il controllo degli accessi alla regola. Ad esempio, non puoi modificare il progetto in cui la regola vuole aggiungere delle attività.
  • Se un utente abbandona un progetto, la regola non si interromperà. Tuttavia, se non ci sono utenti che interagiscono all'interno del progetto, la regola verrà disattivata.
  • I collaboratori di un progetto possono accedere alle regole e disattivarle.
  • Se il titolare del progetto è un membro ad accesso limitato, non può modificare una regola, ma può sospenderla o attivarla.

Chi può attivare o disattivare una regola?

Qualsiasi utente con accesso di modifica a un progetto in cui una regola è in esecuzione, potrà attivare o disattivare una regola creata da un'altra persona.

attiva regole

Gli utenti con accesso di modifica sono anche gli unici che possono visualizzare la cronologia delle modifiche.

Un utente con accesso di modifica può mettere in pausa o attivare una regola, ma solo il titolare può modificare i trigger e le azioni di una regola

il titolare è ancora l'unica persona che può modificare o cancellare una regola.

Deprovisioning

Quando effettui il deprovisioning di qualcuno che ha impostato delle regole, queste saranno messe in pausa e verranno trasferite al titolare del progetto.

Se il progetto non ha un titolare, la responsabilità passerà all'amministratore che ha effettuato il deprovisioning dell'utente. Solo il nuovo titolare di una regola può riattivarla.

Quando il titolare di una regola viene disattivato e il nuovo titolare ha le autorizzazioni necessarie, ciò significa che la regola continuerà a funzionare e che il nuovo titolare potrà modificarla.

Aggiornamenti sulle regole non configurate correttamente

Se la tua regola non viene configurata correttamente (esempio: “Contrassegnata come completata” > Sposta nella colonna “Fatto”, e qualcuno cancella la colonna), invieremo un'email al titolare della regola per informarlo dell'errore.

  • Ti invieremo un'email la prima volta che una regola non può essere attivata a causa di un'errata configurazione. Ti invieremo un'altra email solo quando sarà stata corretta ed eseguita con successo almeno una volta prima di essere configurata di nuovo in modo errato.

  • Tutti gli utenti con accesso di sola lettura alla regola in questione possono visualizzarne lo stato corretto.

  • Una volta aggiornata la regola ad una configurazione corretta e salvati gli aggiornamenti, questi avvisi spariranno.

Integrazioni

Con le regole per le app, gli utenti possono associare i trigger delle regole alle azioni di un'altra app (per esempio, quando un'attività viene completata, viene inviato un messaggio Slack).

Le regole di Asana possono attivare le seguenti azioni all'interno delle integrazioni:

  • invio di un messaggio su Slack
  • invio di un messaggio su Microsoft
  • creazione di un nuovo ticket Jira (disponibile sia su cloud che su Server)

Come usare i trigger per inviare notifiche personalizzate o per creare ticket Jira

per un'esperienza ottimale, aggiungi prima l'app al progetto tramite l'icona "Personalizza" nella barra degli strumenti del tuo progetto, poi clicca su "Aggiungi app".

Vai al pop-up Aggiungi regola:

aggiungere regola

Da Aggiungi regola:

  1. dai un nome alla regola
  2. scegli un canale
  3. scrivi un messaggio o crea un nuovo ticket Jira
  4. seleziona un'azione nell'integrazione 1. clicca su Crea regola per attivare la regola

Quando le attività vengono create dalle integrazioni (ad esempio Slack, Gmail, Outlook), possono attivare uno dei seguenti trigger:

  1. Attività aggiunta a un progetto
  2. assegnazione di un'attività
  3. Data di scadenza modificata
  4. Attività contrassegnata come completata
  5. Campo personalizzato modificato
  6. Allegato aggiunto

per tutti questi trigger, l'azione di automazione sarà applicata a tutte le attività, non solo a quelle delle integrazioni.

Moduli

Quando le attività vengono create dai moduli, possono attivare uno dei seguenti trigger:

Attività aggiunta a un progetto

Questo trigger si applica a tutte le attività che vengono aggiunte a un progetto e non solo a quelle aggiunte dai moduli.

Campo personalizzato impostato

Per ogni campo personalizzato a tendina del progetto, vedrai un trigger e un'azione. In questo modo, se il tuo progetto include i campi personalizzati Priorità e Fase, vedrai "Priorità impostata" e "Fase impostata" come trigger. Puoi scegliere per quale valore di un determinato campo personalizzato attivare una regola.

Esempio: se il tuo modulo include un campo personalizzato a tendina per Tipo di richiesta con le opzioni "Blog" e "Sito web", puoi impostare una regola sul progetto come "Quando Tipo di richiesta è impostato su Blog", l'attività sarà aggiunta al progetto Richieste del blog.

questa opzione funziona solo per i campi personalizzati a discesa. Alcuni campi a discesa dei moduli non sono campi personalizzati.

Autorizzazioni per gli ospiti

Gli ospiti non possono creare o essere titolari di regole, ma possono attivarle.

Prezzi

Utenti Business ed Enterprise:

Il generatore di regole personalizzate è disponibile per tutti gli utenti Business ed Enterprise.

Gli utenti Premium hanno a disposizione un sottoinsieme di regole:

  • Sposta nella colonna/sezione > Contrassegna come completata
  • Contrassegna come completata > Sposta nella colonna/sezione
  • Campo personalizzato modificato > Sposta nella colonna/sezione
  • Sposta nella colonna/sezione > Imposta campo personalizzato
  • Campo personalizzato modificato > Contrassegna come completata
  • Contrassegna come completata > Imposta campo personalizzato

Azioni inverse per le regole

Utenti Business ed Enterprise:

Le azioni inverse si aggiungono alle regole esistenti, offrendo la possibilità di ripristinare o rimuovere i dati. Grazie a questa opzione, abbiamo creato un motore di regole più robusto che mappa meglio la struttura, la qualità e l'efficienza dei flussi di lavoro dei clienti.

Azioni inverse disponibili:

  • Annulla l'assegnazione dell'attività
  • Sposta l'attività in un altro progetto
  • Cancella data di scadenza
  • Contrassegna l'attività come non completata
  • Rimuovi collaboratori

azioni inverse

Le azioni inverse consentono la riassegnazione, il ripristino o lo spostamento delle attività da un progetto a un altro.

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