Regole

Le regole sono disponibili per gli utenti Asana Premium, Business ed Enterprise. Alcune funzionalità, tra cui il generatore di regole personalizzate, le regole personalizzate con condizioni, il trigger di modifica dello stato di approvazione e l'opzione di aggiunta di commenti, sono disponibili solo per gli utenti Business ed Enterprise.

Le regole permettono di ottimizzare la gestione delle attività di routine e creare flussi di lavoro con facilità. Affinché una regola funzioni, sono necessari un trigger che attiva la regola e un'azione automatica. Per esempio, una regola può essere quella di assegnare automaticamente un'attività (azione) quando è impostata una data di scadenza (trigger).

una regola può attivarne un'altra. Puoi aggiungere azioni diverse a un trigger per creare funzionalità simili.

Creare una regola

Puoi creare una regola per il tuo progetto in due modi: selezionandone una dalla raccolta di regole nel tuo progetto o creandone una personalizzata.

Regole

Clicca sull'icona Personalizza nella barra degli strumenti e poi scorri in basso fino a Regole.

Nella raccolta di regole preimpostate, puoi scegliere un'opzione con un trigger e un'azione già impostati. Puoi quindi specificare i parametri richiesti (come la colonna o l'incaricato).

Raccolta di regole

Creare una regola personalizzata

Il generatore di regole personalizzate è disponibile per tutti gli utenti Business ed Enterprise.

Nel generatore di regole personalizzate, hai accesso a tutte le combinazioni di trigger e azioni.

Aggiungi regola

Clicca sull'icona Personalizza nella barra degli strumenti e poi scorri in basso fino a Regole

  1. Seleziona Aggiungi regola.

regola personalizzata

Da qui, clicca su Crea regola personalizzata.

scheda regola personalizzata

Nella scheda Aggiungi regola, puoi:

  1. scegliere un nome per la tua regola
  2. scegliere i trigger
  3. scegliere le azioni
  4. dopo aver selezionato le opzioni desiderate, clicca su Crea regola.

Modificare una regola

Modifica le tue regole in qualsiasi momento tornando al progetto e selezionando quella che desideri aggiornare.

Puoi modificare una regola cliccando sulla matita accanto alla regola nella barra laterale.

modifica

Mettere in pausa una regola

Puoi mettere in pausa una regola in qualsiasi momento cliccando sulla matita accanto alla regola nella barra laterale.

mettere in pausa una regola

Mettere in pausa una regola

Clicca sull'icona attiva/disattiva per mettere in pausa la tua regola.

Eliminare una regola

Puoi eliminare una regola in qualsiasi momento cliccando prima sulla matita accanto alla regola nella barra laterale e poi sul pulsante Elimina.

elimina regola

Regole basate sulle sezioni

Per gli utenti Premium, Business ed Enterprise, l'icona delle regole apparirà nelle sezioni (nella vista Elenco e Bacheca) in cui le regole sono state impostate. Quando la regola si attiva, l'icona si animerà. Cliccando sull'icona di una determinata sezione, si aprirà il menu delle regole, che consente agli utenti di aggiungerne di nuove o modificare quelle esistenti.

Per modificare una regola, passa il cursore sulla regola e clicca sulla matita.

regola basata sulle sezioni

Combinazioni di trigger e azioni multiple

Le regole personalizzate con condizioni, il trigger di modifica dello stato di approvazione e l'azione "Aggiungi commento" sono disponibili solo per gli utenti Business ed Enterprise.

Puoi anche usare combinazioni di trigger e/o logica condizionale e azioni multiple per automatizzare le attività di routine, così che il tuo team non debba preoccuparsene.

combinazioni di trigger e azioni multiple

Ora è possibile aggiungere fino a 20 diverse combinazioni di trigger e selezionare fino a 5 azioni diverse quando si crea una regola personalizzata. Mentre è possibile selezionare lo stesso trigger più di una volta quando si crea una regola personalizzata, è possibile utilizzare un'azione solo una volta.

regola in azione

Dopo che un'attività è stata aggiunta al progetto dalla vista Elenco/Bacheca tramite modulo, email o un'altra area del prodotto, la regola personalizzata viene applicata immediatamente.

Ulteriori trigger e azioni

trigger aggiuntivi

Usare altri trigger e azioni:

  1. Quando lo stato di un'approvazione cambia, puoi specificare l'azione risultante.
  2. Crea un commento che verrà pubblicato a nome di Asana ogni volta che si attiva il trigger selezionato.

Trigger "La data di scadenza si sta avvicinando"

Gli utenti Enterprise e Business possono creare una regola personalizzata nella finestra di dialogo delle regole e cercare La data di scadenza si sta avvicinando nell'elenco dei trigger. È possibile scegliere tra un paio di opzioni preimpostate o cliccare su Personalizza per altre opzioni.

La data di scadenza si sta avvicinando 1

L'opzione Personalizza ti permette di impostare quanti minuti, ore, giorni o settimane prima della data di scadenza deve attivarsi la regola.

La data di scadenza si sta avvicinando 2

Trigger "L'attività è scaduta"

Gli utenti Enterprise e Business possono creare una regola personalizzata cercando il trigger L'attività è scaduta. È possibile scegliere tra alcune opzioni preimpostate o cliccare su Personalizza per altre opzioni.

L'attività è scaduta 1

Con l'opzione Personalizza, puoi impostare quanti minuti, ore, giorni o settimane dopo la data di scadenza dell'attività deve attivarsi la regola.

L'attività è scaduta 2

se scegli giorni o settimane quando imposti il tuo trigger, l'ora di scadenza verrà ignorata e il trigger si attiverà solo in base alle date di scadenza. Invece, se scegli minuti o ore, si attiverà secondo l'ora di scadenza.

Osservazioni sui trigger "La data di scadenza si sta avvicinando" e "L'attività è scaduta"

  • Questi trigger si attivano nel momento in cui un'attività diventa scaduta o in ritardo, e non quando sta per diventare scaduta o in ritardo.
  • Quando si crea una nuova regola, nessuno di questi trigger si attiverà in modo retroattivo per le attività esistenti che soddisfano le condizioni. Si attiveranno solo per gli eventi che si verificano dopo che la regola è stata creata.
  • Questi trigger si attivano solo per le attività non completate.
  • Le regole che sono state impostate per un giorno o settimana specifici non verranno eseguite esattamente a mezzanotte, ma tra mezzanotte e l'una.

Creare azioni relative alle attività

Se hai un piano Enterprise o Business, puoi utilizzare le regole per creare automaticamente attività, traguardi e approvazioni nel tuo progetto. Scegli uno o più trigger e Asana creerà l'attività quando la regola viene attivata. Puoi decidere in anticipo il nome dell'attività, l'incaricato, la data di scadenza e altro.

Per creare un'attività con una regola:

  1. vai a Personalizza nell'angolo in alto a destra del tuo progetto
  2. clicca su + Aggiungi regola e poi su Crea regola personalizzata
  3. scegli uno o più trigger
  4. una volta scelti i trigger clicca sulla scheda Azioni
  5. in Crea nuova seleziona Attività

Creare azioni relative alle attività

Puoi personalizzare l'attività selezionando i seguenti dettagli:

  1. nome dell'attività
  2. incaricato
  3. data di scadenza (relativa alla data nella quale è stata creata l'attività)
  4. Apri il riquadro dei dettagli dell'attività cliccando su Visualizza tutti i campi per un'ulteriore personalizzazione.
  5. Scegli il progetto al quale associare l'attività, la sua descrizione, i collaboratori e le sottoattività.

Creare azioni relative alle sottoattività

Gli utenti Enterprise e Business possono creare una regola personalizzata nella finestra di dialogo delle regole e cercare Sottoattività nell'elenco delle azioni.

Le sottoattività ti consentono di aggiungere automaticamente un elenco predefinito di sottoattività a un'attività.

Aggiungere regola

Come aggiungere una sottoattività

  1. Clicca su Sottoattività.
  2. Scrivi il nome della sottoattività.

Aggiungere sottoattività

Non appena viene aggiunta una sottoattività, la regola può essere creata.

Modificare sottoattività

puoi creare fino a 20 sottoattività.

Per modificare la regola, clicca sulla matita accanto alla regola nella barra laterale. Le modifiche effettuate verranno salvate automaticamente.

Modificare regola

Modificare sottoattività 2

Tipi di regole e limitazioni

ogni progetto, che sia Premium o Business, ha un limite di 50 regole.

Regole personalizzate

Trigger

  • Puoi aggiungere fino a 20 trigger per regola personalizzata.
  • Puoi selezionare il trigger più di una volta.

Azioni multiple

  • Quando si attivano uno o più trigger, puoi selezionare fino a cinque azioni da eseguire.
  • Non puoi aggiungere la stessa azione più di una volta.

Trigger basati su colonne o sezioni

I trigger basati su colonne o sezioni si applicano ai progetti con vista Bacheca o ai progetti che sono stati aggiornati per usare le nuove sezioni a scomparsa.

Regole dei campi personalizzati

Le regole dei campi personalizzati sono disponibili per tutti i progetti con campi personalizzati. Sono supportati anche i campi personalizzati relativi alle persone.

regole personalizzate

per sbloccare queste regole, devi prima aggiungere un campo personalizzato al tuo progetto.

Attivare una regola

Puoi attivare una regola ovunque (web, dispositivo mobile, integrazioni esterne). Se aggiorni un dato in un'attività, controlliamo se quell'attività fa parte di qualche progetto con regole impostate e se la tua azione è il trigger di una di queste regole.

Progetti a cui non puoi accedere

Puoi attivare le regole per progetti ai quali non puoi accedere, ma non verrà mostrata l'icona gialla a forma di fulmine per indicare che una regola è in esecuzione.

chiunque può attivare una regola, compresi gli ospiti.

Alcune considerazioni sulle autorizzazioni

Per impostazione predefinita, le regole, proprio come i campi personalizzati, ora sono modificabili da altri membri del progetto. Inoltre, le regole che collegano attività a progetti diversi adesso sono visibili nel menu Personalizza. Queste regole possono essere messe in pausa direttamente dal progetto del quale fanno parte.

regole multihoming

  • Ora è disponibile un'opzione che consente di modificare le regole ad altre persone che hanno l'autorizzazione. Per impostazione predefinita, le regole create saranno modificabili.
  • Una regola può essere eliminata solo dal titolare.
  • Quando si aggiornano le regole all'interno dei progetti e dei modelli, chi effettua le modifiche deve avere le giuste autorizzazioni affinché tutte le regole vengano salvate. Per esempio, se una regola aggiunge attività a un altro progetto, la persona che effettua le modifiche deve disporre dell'autorizzazione per modificare anche l'altro progetto.
  • Se una regola viene duplicata come conseguenza della duplicazione di un progetto, l'utente che ha eseguito l'azione ne diventa il titolare con privilegi insufficienti. In questo caso, la regola sarà disabilitata, ma il titolare potrà comunque modificarla.
  • Le regole non si interromperanno quando le autorizzazioni per il controllo degli accessi del titolare vengono modificate. Per esempio, se una regola viene creata per aggiungere attività a un progetto e perdi l'accesso a quel progetto, la regola continuerà a funzionare.
  • Quando una regola viene copiata o duplicata tramite i modelli di progetto nuovi e legacy, chi usa il modello diventerà il titolare di quella regola e questa verrà disattivata solo se la persona che ha duplicato il modello non dispone di autorizzazioni sufficienti per il controllo degli accessi alla stessa. Per esempio, non puoi modificare il progetto al quale la regola vuole aggiungere delle attività.
  • Se un utente abbandona un progetto, la regola non si interromperà. Tuttavia, se non ci sono utenti che interagiscono all'interno del progetto, la regola verrà disattivata.
  • I collaboratori di un progetto possono accedere alle regole e disattivarle.
  • Se il titolare del progetto è un membro ad accesso limitato, non può modificare una regola, ma può sospenderla o attivarla.

Chi può attivare o disattivare una regola?

Qualsiasi utente con accesso di modifica a un progetto in cui una regola è in esecuzione, potrà attivare o disattivare una regola creata da un'altra persona.

attiva regole

Gli utenti con accesso in modifica sono anche gli unici che possono visualizzare la cronologia delle modifiche.

Un utente con accesso in modifica può mettere in pausa o attivare una regola, ma solo il titolare può modificare i trigger e le azioni di una regola.

il titolare è ancora l'unica persona che può modificare o cancellare una regola.

Deprovisioning

Quando effettui il deprovisioning di qualcuno che ha impostato delle regole, queste saranno messe in pausa e verranno trasferite al titolare del progetto.

Se il progetto non ha un titolare, la responsabilità passerà all'amministratore che ha effettuato il deprovisioning dell'utente. Solo il nuovo titolare di una regola può riattivarla.

Quando il titolare di una regola viene disattivato e il nuovo titolare ha le autorizzazioni necessarie, ciò significa che la regola continuerà a funzionare e che il nuovo titolare potrà modificarla.

Aggiornamenti sulle regole non configurate correttamente

Se la tua regola non viene configurata correttamente (esempio: “Contrassegnata come completata” > Sposta nella colonna “Fatto”, e qualcuno cancella la colonna), invieremo un'email al titolare della regola per informarlo dell'errore.

  • Ti invieremo un'email la prima volta che una regola non può essere attivata a causa di un'errata configurazione. Ti invieremo un'altra email solo quando sarà stata corretta ed eseguita con successo almeno una volta prima di essere configurata di nuovo in modo errato.

  • Tutti gli utenti con accesso in sola lettura alla regola in questione possono visualizzarne lo stato corretto.

  • Una volta che avrai modificato la regola configurandola correttamente e salvato gli aggiornamenti, questi avvisi spariranno.

Regole per le integrazioni

Le regole sono una parte importante di molti flussi di lavoro, al pari delle integrazioni. Adesso è possibile utilizzarle per integrare in Asana gli strumenti preferiti dal team, e lasciare quindi che siano le regole a occuparsi automaticamente di tutte le attività più impegnative. Puoi impostare trigger specifici nei tuoi progetti Asana e fare affidamento sulle regole per automatizzare il flusso di lavoro quando vengono soddisfatti i criteri selezionati.

Per esempio la regola per l'integrazione Slack + Asana consente di inviare un messaggio su Slack a un collega del team, e viene attivata dal completamento di un'attività o di un progetto.

Puoi creare una regola in grado di eseguire il ping di uno specifico canale di Microsoft Teams, in base a criteri quali la modifica del valore di un campo personalizzato.

Oppure creare nuovi ticket su Jira Cloud e Jira Server quando un'attività viene aggiunta a una specifica sezione del progetto.

Le regole per le integrazioni introdotte di recente supportano anche le azioni su Gmail, PagerDuty e Twilio. Scopri di più sulla configurazione delle regole per le integrazioni qui.

Attivare azioni all'interno delle app

Per le regole sono disponibili tre tipi di trigger, e lo stesso vale anche per l'attivazione di azioni con le regole per le integrazioni.

Trigger attivati dall'aggiunta di attività

  • Attività aggiunta a una sezione
  • Attività aggiunta al progetto

Trigger attivati dall'aggiornamento dell'attività

  • In base allo stato di approvazione
  • In base allo stato di completamento
  • In base all'incaricato
  • In base alla data di scadenza
  • In base all'aggiunta di allegati
  • In base all'aggiunta di commenti

Trigger attivati dalle tempistiche dell'attività

  • L'attività non è più bloccata
  • La data di scadenza si sta avvicinando
  • L'attività è scaduta

Moduli

Quando le attività vengono create dai moduli, possono attivare uno dei seguenti trigger:

Attività aggiunta a un progetto

Questo trigger si applica a tutte le attività che vengono aggiunte a un progetto e non solo a quelle aggiunte dai moduli.

Campo personalizzato impostato

Per ogni campo personalizzato a discesa del progetto, vedrai un trigger e un'azione. In questo modo, se il progetto include i campi personalizzati Priorità e Fase, vedrai "Priorità impostata" e "Fase impostata" come trigger. Puoi scegliere per quale valore di un determinato campo personalizzato attivare una regola.

Esempio: se il tuo modulo include un campo personalizzato a discesa per Tipo di richiesta con le opzioni "Blog" e "Sito web", puoi impostare una regola per il progetto come "Quando Tipo di richiesta è impostato su Blog", l'attività sarà aggiunta al progetto Richieste del blog.

questa opzione funziona solo per i campi personalizzati a discesa. Alcuni campi a discesa dei moduli non sono campi personalizzati.

Trigger di invio dei moduli

Con i trigger di invio dei moduli, puoi spostare automaticamente i moduli in un nuovo processo senza doverli classificare manualmente. I trigger di invio dei moduli possono aiutarti a uniformare il processo di acquisizione e automatizzare i moduli nei tuoi flussi di lavoro.

trigger di invio dei moduli

Come impostare il trigger di invio di un modulo

  1. Clicca su In questo progetto nella scheda Trigger.
  2. Scegli Moduli inviati come origine.
  3. Scegli un modulo.
  4. Scegli un'azione.

Dopo aver impostato il trigger, la tua regola comparirà nel menu Personalizza.

Ogni volta che viene inviato un modulo, riceverai una notifica. Puoi anche monitorare la cronologia dell'invio del modulo tramite il riquadro dei dettagli dell'attività.

Autorizzazioni degli ospiti

Gli ospiti non possono creare o essere titolari di regole, ma possono attivarle.

Prezzi

Utenti Business ed Enterprise

Per gli utenti Business ed Enterprise, è disponibile il generatore di regole personalizzate.

Per gli utenti Premium, è disponibile un sottoinsieme di regole:

  • Sposta nella colonna/sezione > Contrassegna come completata
  • Contrassegna come completata > Sposta nella colonna/sezione
  • Campo personalizzato modificato > Sposta nella colonna/sezione
  • Sposta nella colonna/sezione > Imposta campo personalizzato
  • Campo personalizzato modificato > Contrassegna come completata
  • Contrassegna come completata > Imposta campo personalizzato

Azioni inverse per le regole

Utenti Business ed Enterprise

Le azioni inverse si aggiungono alle regole esistenti, offrendo la possibilità di ripristinare o rimuovere i dati. Grazie a questa opzione, abbiamo creato un motore di regole più robusto che mappa meglio la struttura, la qualità e l'efficienza dei flussi di lavoro dei clienti.

Azioni inverse disponibili

  • Annulla l'assegnazione dell'attività
  • Sposta l'attività in un altro progetto
  • Cancella la data di scadenza
  • Contrassegna l'attività come non completata
  • Rimuovi collaboratori

azioni inverse

Le azioni inverse consentono la riassegnazione, il ripristino o lo spostamento delle attività da un progetto a un altro.

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