Link di sola lettura

Panoramica

I link di sola lettura sono dei link condivisibili e di sola visualizzazione che puoi creare per le viste Cronologia, Elenco, Calendario e Bacheca nei progetti pubblici all'interno delle Organizzazioni di Asana. I link di sola lettura riflettono in maniera dinamica gli aggiornamenti più recenti relativi ai progetti e forniscono una fonte di riferimento in continuo aggiornamento a tutti i team interfunzionali, in modo che possano restare allineati.

Accedere al link condivisibile dalla vista Cronologia

Per accedere a un link condivisibile, clicca sull'icona Crea link nella vista Cronologia del tuo progetto.

accedere al link

il contenuto e l'URL di questi link di sola lettura non possono essere cercati e non sono indicizzati in nessun motore di ricerca.

Quindi clicca su Copia link.

accedere al link 2

Una volta creato un link condivisibile, sulla Cronologia apparirà la dicitura Link attivo e il link potrà essere condiviso con chiunque (anche con utenti al di fuori di Asana), visualizzato in anteprima o disattivato.

link attivo

gli utenti con accesso in solo commento o gli ospiti di un progetto non possono creare link di sola lettura.

Visualizzare l'anteprima del tuo link condivisibile

Visualizza un'anteprima del link prima di inviarlo per vedere come apparirà ai destinatari.

Clicca su Anteprima.

anteprima del link 1

Si aprirà una finestra che ti mostrerà l'anteprima del link.

anteprima del link 2

i destinatari che sono membri dell'organizzazione possono unirsi al progetto per visualizzare i dettagli dell'attività, creare nuove attività e collaborare col team.

Disattivare un link condivisibile

Puoi disattivare un link condivisibile in qualsiasi momento. Questa azione lo renderà inaccessibile a chiunque abbia il link.

Prima di tutto, clicca su Disattiva link.

disattivare un link 1

Quindi conferma la disattivazione.

disattivare un link 2

nel caso in cui venga ricreata la vista Cronologia di sola lettura, il link verrà aggiornato. Ciò significa che chiunque abbia il link vecchio non potrà più accedervi.

Accedere al link condivisibile dalla vista Calendario

Per accedere a un link condivisibile, clicca sull'icona Crea link nella vista Calendario del tuo progetto. Potrai quindi copiare e condividere il link.

calendario

Accedere al link condivisibile dalla vista Bacheca

I link di sola lettura sono disponibili anche in vista Bacheca. Per accedere a un link condivisibile, clicca sull'icona Crea link nella vista Bacheca del tuo progetto. Potrai quindi copiare e condividere il link.

bacheca

Accedere al link condivisibile dalla vista Elenco

Oltre a poter usare i link di sola lettura nelle viste Cronologia, Bacheca e Calendario, ora puoi usarli anche in vista Elenco.

Per accedere al link condivisibile, vai al progetto in questione e clicca su "Vista elenco". Nell'angolo a destra, clicca sull'icona Crea link.

elenco

questo link può essere visualizzato da tutti i collaboratori, che siano o meno membri di Asana

Quando clicchi su Crea link, l'URL incorporato apparirà e diventerà per impostazione predefinita Link attivo.

link attivo

Da qui puoi:

  1. visualizzare l'Anteprima del link
  2. disattivare il link
  3. copiare il link

Visualizzare l'anteprima del link in vista Elenco

Visualizzare l'anteprima del link ti darà la possibilità di unirti al progetto.

unirsi al progetto

Disattivare il link condivisibile dalla vista Elenco

Clicca su Disattiva link per eliminare definitivamente il link di sola lettura.

eliminare

Attivare/disattivare le autorizzazioni per la condivisione dei link

Gli amministratori possono accedere alle Autorizzazioni per la condivisione dei link tramite la scheda Sicurezza della console di amministrazione.

console di amministrazione 1

console di amministrazione 2

gli amministratori di dominio possono attivare o disattivare i link di sola lettura direttamente dalla console di amministrazione, mentre gli amministratori di divisione dovranno creare un ticket Zendesk e indirizzarlo al nostro team di assistenza.

I responsabili della fatturazione dei piani a pagamento per i team possono contattare il nostro team di assistenza per ulteriori chiarimenti.

Autorizzazioni di accesso per i link di sola lettura

Le autorizzazioni di accesso per i link di sola lettura sono una funzionalità che consente agli amministratori avanzati e agli utenti di limitare l'accesso ai link di sola lettura alle persone che fanno parte della loro organizzazione.

Controlli di amministrazione

Il vantaggio di questa funzionalità è dare agli amministratori avanzati la possibilità di migliorare la sicurezza dei dati per il loro dominio. Gli amministratori avanzati delle organizzazioni Premium, Business o Enterprise possono comunque disattivare la funzionalità relativa ai link di sola lettura per tutto il dominio. Ciò significa che gli utenti non potranno creare link di sola lettura o condividerli con altre persone.

Gli amministratori avanzati delle organizzazioni Enterprise possono configurare una delle due opzioni di autorizzazione di accesso per i link di sola lettura per tutto il dominio.

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Opzione 1: limitare l'accesso solo agli indirizzi email associati al dominio dell'organizzazione

Tutti i link di sola lettura del dominio, sia nuovi che esistenti, verranno impostati su Solo organizzazione. In questo modo, verrà richiesta l'autenticazione prima di consentire l'accesso. Il metodo di autenticazione richiesto dipende da quello impostato dall'amministratore avanzato per il dominio (Google SSO, qualsiasi provider di identità SAML come Okta o nessuno).

Se non è stato configurato alcun metodo di autenticazione, le persone che cercano di accedere a un link di sola lettura dovranno accedere o iscriversi ad Asana utilizzando l'indirizzo email dell'organizzazione. Questa è l'opzione da scegliere nel caso in cui sia necessario limitare l'accesso ai soli membri dell'organizzazione.

Con questa impostazione, gli utenti non potranno rendere pubblici i link di sola lettura per le persone che non fanno parte dell'organizzazione.

modificare questa impostazione su Solo organizzazione potrebbe interferire con i link di sola lettura che sono già stati condivisi al di fuori dell'organizzazione. Prima di cambiare le impostazioni, consigliamo di informare i responsabili del team e di dar loro il tempo di rivedere e modificare i flussi di lavoro, se necessario.

Opzione 2: consentire ai membri del progetto di impostare le autorizzazioni di condivisione dei link di sola lettura

In base alle impostazioni configurate dagli utenti per i singoli progetti, i link di sola lettura nel dominio possono essere impostati su Pubblici, senza bisogno di autenticazione, oppure su Solo organizzazione, con richiesta di autenticazione prima di poter accedere al link di sola lettura.

Questa è l'opzione da scegliere quando gli utenti del dominio si trovano davanti a un mix di casi d'uso interni ed esterni relativi ai link di sola lettura, ad esempio dover condividere regolarmente una visualizzazione di sola lettura del loro progetto con un partner esterno, un consulente o un potenziale cliente.

se si sceglie questa opzione, le autorizzazioni per le nuove visualizzazioni create saranno Organizzazione solo per impostazione predefinita, ma i membri del progetto potranno rendere pubbliche le visualizzazioni.

Controlli a livello di progetto

Gli utenti Premium, Business ed Enterprise ora possono impostare le autorizzazioni di accesso per i link di sola lettura relativi a ogni progetto. Queste impostazioni sono disponibili agli utenti quando l'amministratore avanzato ha configurato il dominio in modo da consentire ai membri di impostare le autorizzazioni di condivisione della visualizzazione del progetto in sola lettura.

Il vantaggio di questa funzionalità è dare ai membri del progetto la possibilità di implementare un ulteriore livello di sicurezza nel caso in cui le visualizzazioni di sola lettura contengano informazioni sensibili o siano intese solo per uso interno. L'impostazione predefinita di autorizzazione per tutte le nuove visualizzazioni create è Persone nella tua azienda.

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Configurare il link di sola lettura in modo che sia accessibile a "Persone nella tua azienda"

Quando questa opzione viene selezionata, il link di sola lettura del progetto sarà solo per uso interno. In questo modo, chi riceverà un link di sola lettura dovrà eseguire l'autenticazione prima di potervi accedere. Il metodo di autenticazione richiesto dipende da quello configurato dall'amministratore avanzato per il dominio (Google SSO, qualsiasi provider di identità SAML come Okta o nessuno).

Se non è stato configurato alcun metodo di autenticazione, le persone che cercano di accedere a un link di sola lettura dovranno accedere o iscriversi ad Asana utilizzando l'indirizzo email dell'organizzazione. Questa è l'opzione da scegliere nel caso in cui sia necessario limitare l'accesso ai soli membri dell'organizzazione.

Configurare il link di sola lettura in modo che sia accessibile a "Chiunque abbia il link"

Quando viene selezionata questa opzione, il link di sola lettura relativo al progetto sarà pubblico e non sarà necessaria nessuna autenticazione per visualizzarlo. Questa è l'opzione da scegliere per i link di sola lettura che devono essere condivisi esternamente, ad esempio con clienti, fornitori o membri del pubblico.

Autenticazione per i destinatari di link di sola lettura

I destinatari di link di sola lettura con autorizzazione Solo organizzazione possono accedervi solo eseguendo l'autenticazione.

Le persone della tua organizzazione che hanno un account Asana possono eseguire l'autenticazione accedendo al loro account Asana.

Le persone della tua organizzazione che non hanno un account Asana possono eseguire l'autenticazione in due modi:

  • Eseguendo l'autenticazione con il gestore di identità dell'organizzazione attivato per il dominio (Okta, Google SSO). Non serve registrare un account Asana. I destinatari del link di sola lettura che eseguono l'autenticazione con il gestore di identità per accedere al link non vengono considerati come membri con accesso completo, quindi ciò non avrà conseguenze sulla fatturazione, a meno che non completino l'iscrizione.

  • Iscrivendosi a un account Asana utilizzando un indirizzo email che fa parte del dominio dell'azienda, se l'organizzazione non ha attivato un gestore di identità.

Le persone che ricevono un link di sola lettura con l'impostazione di autorizzazione Chiunque abbia il link possono accedervi senza autenticazione.

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