Console di amministrazione

La console di amministrazione offre a tutti gli amministratori e amministratori avanzati le funzionalità di cui hanno bisogno per promuovere l'uso di Asana nelle proprie organizzazioni.

Accedere alla console di amministrazione dell'organizzazione

Ottenere informazioni dettagliate sull'organizzazione

Gestire tutti i membri di un'organizzazione

Dalla scheda Membri puoi vedere quanti membri e ospiti fanno parte della tua organizzazione Asana e il numero di posti disponibili. Se hai bisogno di aggiungere dei membri, concedere l'accesso come amministratore o rimuovere un membro, puoi farlo facilmente.

Disattivazione di un membro dell'organizzazione

Per rimuovere una persona dalla tua organizzazione, vai alla scheda Membri della console di amministrazione.

Cerca il nome della persona scorrendo verso il basso o usando la barra di ricerca. Dopo aver trovato chi cerchi, clicca sull'icona con i tre puntini e seleziona Rimuovi.

Il membro disattivato apparirà nella lista dei membri come Rimosso.

Cosa succede alle attività di una persona che è stata rimossa?

Dopo aver rimosso un utente dalla tua organizzazione, verrà generato automaticamente un progetto privato contenente le attività precedentemente assegnategli. Puoi assegnarle a te o a un altro membro della tua organizzazione. In questo modo puoi assegnare facilmente le attività in sospeso alla persona più indicata.

Un metodo semplice per gestire la riassegnazione consiste nell'effettuare una selezione multipla, che consentirà di eseguire le stesse azioni su più attività contemporaneamente e anche di assegnarle in blocco a te o ad altri membri dell'organizzazione.

la data della disattivazione apparirà nella colonna Ultima attività.

Ripristinare un membro disattivato

Puoi ripristinare un membro disattivato cercandone il nome nella scheda Membri. Quindi clicca sull'icona con i tre puntini e seleziona Ripristina.

Nella finestra successiva, seleziona Ripristina.

se la riattivazione non va a buon fine, l'amministratore della tua organizzazione riceverà un'attività che lo invita a contattare il team di assistenza.

Filtrare per tipo di membro

Nella scheda Membri della console di amministrazione, puoi filtrare la lista dei membri per tipo di membro. Puoi farlo cliccando sulla freccia a discesa accanto al filtro Tipo di membro e scegliendo tra Tutti, Amministratore, Membro, Ospite, Invitato o Rimosso.

Accesso ai team

La scheda Accesso ai team in Impostazioni personali... di un membro fornisce agli amministratori informazioni dettagliate sui team ai quali hanno accesso utenti specifici e la possibilità di modificare l'appartenenza.

Da Modifica impostazioni del profilo, gli amministratori possono andare alla sezione Impostazioni personali... dei membri per accedere ai team e gestirli.

Da qui vai a Accesso al team, dove potrai cercare i team, modificare l'accesso ai team e aggiungere o rimuovere membri.

Ordinare i membri per nome, tipo e ultima attività

Esportare i dati sull'appartenenza ai team in CSV

Riceverai un'email con il link per il download.

Il file CSV scaricato include i seguenti campi:

• Nome
• Indirizzo email
• Reparto
• Data di ingresso nell'organizzazione
• Su invito di
• Indirizzo email di chi ha spedito l'invito
• Data del primo accesso
• Metodo di accesso
• Stato AMF
• Ultima attività
• Tipo
• Numero di team
• Team
• Numero di progetti
• Progetti

Gestire i team

Esportare i dati dei team in CSV

Gli amministratori avanzati di un'organizzazione o divisione possono esportare l'elenco dei team in CSV dalla relativa scheda nella console di amministrazione.

Riceverai un'email con il link per il download.

Il file CSV scaricato include i seguenti campi:

• team
• Numero di membri
• Privacy
• Data di creazione
• Descrizione
• Membro (indirizzo email)
• Membro con accesso limitato (indirizzo email)
• Inviti in sospeso (indirizzo email)

i file CSV esportati delle organizzazioni e delle divisioni consentono agli amministratori di tenere traccia dei reparti che usano Asana per monitorare l'utilizzo dei posti e mantenere la centralizzazione della fatturazione all'interno del reparto IT. Il campo Reparto o Team può essere precompilato tramite le nostre integrazioni SCIM con Azure AD e Okta.

le organizzazioni di grandi dimensioni possono sfruttare i file CSV esportati per cercare di semplificare gli storni dei reparti.

Impostazioni di privacy del team

Gli amministratori avanzati delle organizzazioni Enterprise possono impostare un livello di privacy predefinito per i team nella propria organizzazione.

Una volta impostato il livello, sarà l'opzione predefinita quando verrà creato un nuovo team. Tuttavia, è sempre possibile creare team con livelli di privacy diversi.

Per configurare le impostazioni di privacy predefinite, vai alla console di amministrazione e clicca sulla scheda Sicurezza. Quindi, clicca su Impostazioni della privacy del team.

Dalla scheda successiva, puoi selezionare l'impostazione predefinita.

Gestire i periodi di tempo

Asana imposta un anno fiscale predefinito per tutte le organizzazioni e ai nuovi obiettivi verranno aggiunti immediatamente i periodi di tempo. I periodi di tempo ti aiutano ad allineare Asana al tuo anno fiscale e possono essere usati per gli obiettivi aziendali e del team. La data predefinita di inizio anno è il 1° gennaio, ma puoi modificarla nella console di amministrazione.

i singoli utenti possono aggiungere manualmente i periodi di tempo agli obiettivi esistenti. Quando gli amministratori apportano modifiche all'anno fiscale, queste si riflettono e vengono applicate a tutti gli obiettivi senza una data di scadenza personalizzata o con una data di scadenza diversa dall'intervallo di date del periodo di tempo.

Gestire i dati di fatturazione

Il responsabile della fatturazione di un'organizzazione Premium, che è anche l'amministratore, può accedere alla sezione Fatturazione tramite la console di amministrazione.

solo l'attuale responsabile della fatturazione di un'organizzazione potrà aggiornare i dati di fatturazione, cambiare il cambiare il responsabile della fatturazione o scaricare l'ultima fattura.

Visualizzare e scaricare le fatture

I responsabili della fatturazione possono visualizzare e scaricare tutte le fatture precedenti.

Da Fatture nella scheda Fatturazione, puoi visualizzare le ultime fatture e la loro cronologia, con un'opzione per scaricare tutte le fatture per uno specifico anno.

Cambiare o modificare il numero di posti e il livello del piano

Dalla console di amministrazione puoi facilmente cambiare il tuo piano a pagamento, passando da Asana Premium ad Asana Business o viceversa.

Dalla console di amministrazione clicca sulla scheda Fatturazione.

Dalla scheda Fatturazione clicca su Cambia piano.

Qui, puoi decidere di passare a un piano Business o, se hai già un piano Business, di passare a un piano Premium.

Dopo aver scelto il tuo livello, clicca su Conferma e cambia piano.

per modificare il numero di posti o cambiare il livello, devi essere il responsabile della fatturazione del piano a pagamento.

Sicurezza

Cosa possono gestire gli amministratori avanzati dalla scheda Sicurezza

1. Autenticazione
   • Abilitare o disabilitare il servizio Google SSO per l'organizzazione
   • Autenticazione SAML
   • Autenticazione a due fattori
   • Impostare quanto tempo i membri possono restare connessi su Asana
2. Impostazioni delle password
   • Impostare i requisiti della password per i membri dell'organizzazione o forzare il ripristino della password per tutti i membri
3. Controlli di amministrazione
   • Impostazioni relative agli inviti
   • Opzioni relative agli allegati
   • Impostazioni di privacy del team
   • Autorizzazioni per la condivisione dei link di sola lettura
   • Autorizzazioni di accesso ai moduli
   • Autorizzazioni per i resoconti
   • Autorizzazioni per la registrazione di video
   • Autorizzazioni per il monitoraggio del tempo
   • Accesso amministratore: stabilire chi sono gli amministratori dell'organizzazione
4. Conformità
   • Residenza dei dati
5. App per dispositivi mobili
   • Il controllo delle app per dispositivi mobili è disponibile per i clienti Enterprise.

Gestire gli amministratori dell'organizzazione

Dalla console di amministrazione, puoi stabilire quali utenti avranno il ruolo di amministratore dell'organizzazione e amministratore avanzato.

gli amministratori dell'organizzazione hanno l'accesso in modifica alla mission aziendale.

Complessità della password

Per impostare il livello di sicurezza della password, clicca sulla scheda Sicurezza della console di amministrazione e su Sicurezza della password.

Puoi scegliere tra una password semplice e una forte. Le password semplici devono contenere almeno 8 caratteri, mentre quelle forti devono contenerne minimo 8 e includere almeno tre dei seguenti elementi: minuscole, maiuscole, numeri e caratteri speciali.

le modifiche al livello di sicurezza della password saranno applicate solo alle nuove password.

Controlli relativi agli inviti

Gli amministratori avanzati delle organizzazioni o divisioni Enterprise possono controllare chi può invitare gli ospiti (utenti che non hanno un indirizzo email associato all'azienda) nella tua organizzazione Asana. Gli amministratori avanzati possono selezionare una delle tre opzioni di seguito per decidere chi può invitare gli ospiti nell'organizzazione.

• Solo amministratori

• Amministratori e membri dell'organizzazione

• Tutti (sia i membri che gli ospiti dell'organizzazione)

Se desideri attivare una di queste opzioni per la tua organizzazione, accedi alla console di amministrazione e vai alla scheda Sicurezza.

una volta attivata l'opzione, coloro che sono stati privati della possibilità di invitare gli ospiti dell'organizzazione riceveranno un messaggio di errore quando cercheranno di eseguire questa operazione su Asana.

Se non sei l'amministratore avanzato, puoi trovare gli amministratori della tua organizzazione cliccando sulla tua foto del profilo nell'angolo in alto a destra. Da qui, accedi alla console di amministrazione e visualizza l'amministratore avanzato nella scheda Membri, selezionando Amministratore dalla freccia del menu a discesa Tipo di membro.

App per dispositivi mobili

Il controllo delle app per dispositivi mobili è disponibile per i clienti Enterprise.

Aggiungi ulteriori funzionalità di sicurezza alle app Asana per dispositivi mobili (iOS e Android) per proteggere i dati della tua organizzazione e consentire ai team di lavorare e collaborare ovunque si trovino.

Come amministratore avanzato, per la tua organizzazione sono disponibili i seguenti controlli per le app per dispositivi mobili.

Autenticazione biometrica

Attivando l'autenticazione biometrica, puoi consentire agli utenti di sbloccare Asana sui dispositivi mobili utilizzando l'impronta digitale o il riconoscimento facciale. Puoi impostare la frequenza con cui gli utenti dovranno eseguire nuovamente l'autenticazione.

Autorizzazioni di acquisizione dello schermo (solo Android)

Scegli se gli utenti della tua organizzazione possono acquisire screenshot dell'app per dispositivi mobili

Autorizzazioni per gli allegati

Disabilita la possibilità di scaricare o condividere gli allegati sulle app Asana per dispositivi mobili.

Autorizzazioni del widget

Disabilita il widget di Asana nella schermata iniziale dei dispositivi mobili, in modo che gli utenti non siano in grado di vedere le attività direttamente nella schermata iniziale del telefono.

Autorizzazioni di copia e incolla

Limita le autorizzazioni di copia e incolla nell'app per dispositivi mobili.

Indirizzo email per informazioni sulla sicurezza

Gli amministratori avanzati delle organizzazioni a pagamento possono aggiungere un indirizzo email per informazioni sulla sicurezza nelle loro console di amministrazione e ricevere da Asana aggiornamenti sulla sicurezza. Questa funzionalità fa sì che Asana sappia dove inviare queste importanti comunicazioni.

Gli amministratori avanzati delle divisioni a pagamento possono accedere a questa funzionalità contattando il nostro team di assistenza all'indirizzo support@asana.com.

Servizio SSO di Google

gli ospiti dell'organizzazione possono sempre accedere con email e password, indipendentemente dal fatto che il servizio SSO di Google sia richiesto o meno per i membri.

SAML

Le organizzazioni Enterprise possono anche abilitare SAML dalla scheda Sicurezza della console di amministrazione.

Timeout della sessione SAML

Dalla console di amministrazione, gli amministratori possono impostare un tempo massimo della sessione SAML compreso tra 1 ora e 30 giorni. I membri saranno automaticamente disconnessi dopo il tempo massimo impostato e invitati ad accedere di nuovo.

Impostazioni

Esportazione del dominio

Gli amministratori avanzati possono richiedere l'esportazione di tutti i dati dell'organizzazione in un file JSON. È possibile farlo dalla scheda Impostazioni nella console di amministrazione. L'esportazione del dominio è una funzionalità Enterprise.

Gli amministratori avanzati possono scegliere di esportare i dati solo in formato testo oppure in formato testo e allegati.

al momento, alcuni tipi di allegati, tra cui trascrizioni video, foto di copertina per i moduli e foto profilo degli utenti, non sono inclusi nell'esportazione dell'allegato. Se hai bisogno di dati che non riesci a esportare, contattaci.

Gestione delle app e delle integrazioni

La funzionalità Gestione app offre agli amministratori avanzati delle organizzazioni Enterprise la possibilità di monitorare e controllare le app, i token di accesso personale e gli account di servizio attivi nel proprio dominio.

gli amministratori di divisione e gli utenti che non sono amministratori avanzati non avranno accesso a questa funzionalità.

Gli amministratori avanzati ora possono eseguire autonomamente le seguenti operazioni nella console di amministrazione:

1. visualizzare quali app sono connesse e hanno accesso ai dati nel dominio
2. impedire agli utenti del dominio di utilizzare determinate app
3. impostare la "modalità approvazione" per un dominio, in modo che sia consentito utilizzare solo le app esplicitamente approvate dall'amministratore avanzato
4. gestire gli account di servizio
5. consentire o impedire l'utilizzo di token di accesso personale nel dominio

Se hai ulteriori domande sul blocco o sui controlli delle funzionalità, contatta il tuo rappresentante del team per il successo dei clienti o il servizio assistenza di Asana.

per ulteriori informazioni sugli account di servizio, dai un'occhiata al nostro articolo sugli account di servizio.

Visualizzare le app connesse

Impostazioni generali delle app

se un'organizzazione ha impostato la "modalità di richiesta di approvazione delle app" e un ospite che utilizza un'app non approvata si unisce a quell'organizzazione, l'app verrà bloccata e l'ospite riceverà una notifica via email.

Bloccare le app

ciò impedirà a tutti gli utenti del dominio (membri e ospiti) di connettersi e utilizzare quelle app. Gli utenti esistenti potrebbero visualizzare errori e le app potrebbero smettere di funzionare. Per gli utenti che fanno parte di più domini, il blocco impedirà loro di utilizzare le app in tutti i loro domini.

Sbloccare le app

Vai alla pagina di un'app specifica dalla pagina delle app connesse. Clicca sul pulsante Sblocca. Se la tua organizzazione ha impostato la modalità "Richiedi approvazione delle app" (vedi sotto), sbloccherai l'app per approvarne l'utilizzo.

dopo che un'app è stata sbloccata, agli utenti esistenti potrebbe essere richiesto di riconfigurarla/autenticarla nuovamente, a seconda di come questa si comporta.

Approvazione delle app

Gestire i token di accesso personali

quando si disabilitano i token di accesso personale, vengono revocati e bloccati tutti i token di accesso personali esistenti appartenenti agli utenti di un'organizzazione. Ciò potrebbe causare problemi agli utenti stessi. Pertanto, gli amministratori avanzati dovrebbero informare gli utenti della loro organizzazione prima di procedere.

Risorse

Disattivazione degli allegati

La possibilità di disattivare gli allegati è una funzionalità Enterprise disponibile per gli amministratori avanzati.

Panoramica

La funzionalità di disattivazione degli allegati consente agli amministratori avanzati di assicurare che l'implementazione di Asana all'interno dell'organizzazione soddisfi tutti i requisiti di sicurezza e coerenza relativi al blocco di tutti gli allegati con accesso limitato, come indicato nelle direttive di sicurezza aziendali e nelle integrazioni dei file preferite.

Questa funzionalità offre migliori controlli a livello di dominio, per assicurare che vengano seguite delle direttive di caricamento dei file che siano in linea con i requisiti organizzativi.

Inoltre, gli amministratori IT avranno a disposizione un metodo rapido per attivare o disattivare una, più o tutte le origini di caricamento di file (computer, Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive/SharePoint) come indicato nelle direttive aziendali di sicurezza IT e fare in modo che vengano applicate a tutte le sezioni di Asana in cui possono essere caricati degli allegati.

Come accedere alle opzioni degli allegati

Gli amministratori avanzati possono accedere alle opzioni degli allegati tramite la scheda Sicurezza della console di amministrazione.

Una volta aperta la scheda Sicurezza, scorri verso il basso fino a Controlli di amministrazione e clicca su Opzioni per gli allegati.

per impostazione predefinita, tutti gli allegati sono attivati.

Deselezionare "Consenti di aggiungere allegati dalle app di Asana, dalle API e da altre funzionalità"

Deselezionare questa opzione disattiverà i tipi di allegato su

• Allegati web
• App per dispositivi mobili
• API
• Copia e incolla
• Moduli
• Trascina e rilascia
• Inoltro email

Disattivare gli allegati di app di terze parti

Per impedire di allegare file da app di terze parti, puoi bloccarle dalla scheda App o selezionare l'app desiderata dalla finestra pop-up. In questo modo non sarà più possibile aggiungere allegati da Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive/SharePoint.

Disattivare gli allegati su dispositivi mobili

Nell'app per dispositivi mobili, non esiste una differenza tra gli allegati caricati da app di terze parti e allegati caricati dal dispositivo. Questo succede perché tutto viene prima scaricato sul dispositivo.

L'unico modo per disattivare gli allegati su dispositivi mobili è disattivare l'opzione Consenti di aggiungere allegati dalle app di Asana, dalle API e da altre funzionalità.