Gestire un'organizzazione

Gli accountaccountQuando qualcuno si registra su Asana per la prima volta, inizia creando un account. Solo un singolo utente può accedere a un account. Asana sono gratuiti e individuali e consentono di accedere alle organizzazioni e agli Spazi di lavoroSpazi di lavoroUno spazio di lavoro è un insieme di persone e progetti in Asana che non richiede un'azienda o un dominio di posta elettronica personalizzato. condivisi per collaborare con altri utenti Asana.

Con un unico account Asana, puoi creare o unirti a più spazi di lavoro e organizzazioni per collaborare con vari gruppi di utenti Asana; gli spazi di lavoro e le organizzazioni di cui fai parte sono delle entità separate, ognuna con il proprio insieme unico di persone, progetti e attività.

Poiché ogni spazio di lavoro e organizzazione è un'entità separata, i tuoi colleghi non possono vedere quelli di cui fai parte, così come nemmeno tu puoi vedere i loro. Scopri di più sulla privacy degli spazi di lavoro qui.

diagramma dell'account

Scopri di più sulle impostazioni delle autorizzazioni dei progetti e delle attività di ciascuno dei tuoi spazi di lavoro e organizzazioni qui.  

Cos'è un'organizzazione?

Le organizzazioni collegano tutti i dipendenti della tua azienda che usano Asana in un unico spazio in base al dominio aziendale email condiviso.

All'interno dell'organizzazione, tu e i tuoi colleghi potete dividervi in teamteamUn team è un gruppo di persone di un'organizzazione che lavorano insieme a una serie di progetti. per collaborare ai vostri progettiprogettiI progetti sono elenchi di attività. e alle vostre attivitàattivitàGli aggiornamenti a un'attività, comprese le modifiche alla descrizione, alla data di scadenza o al progetto, vengono registrati nel campo della descrizione..

diagramma dell'organizzazione

se tu e la tua azienda non avete un dominio email univoco condiviso, potete collaborare in uno spazio di lavoro.

Persone nella tua organizzazione

Le organizzazioni includono diversi tipi di persone: membri dell'organizzazione, ospiti dell'organizzazione e membri con accesso limitato. I dipendenti interni saranno i membri della tua organizzazione, mentre i collaboratori esterni saranno gli ospiti.

Per esempio, `michael@tuaazienda.com` è un membro dell'organizzazione `tuaazienda.com`, mentre chiunque abbia un indirizzo email diverso (come `@gmail.com` o `@altraazienda.com`) è un ospite.

non è possibile convertire un membro di un'organizzazione in ospite. L'appartenenza a un'organizzazione è determinata automaticamente dall'indirizzo email della persona.

Membri dell'organizzazione

L'appartenenza a un'organizzazione si basa sul dominio associato al tuo indirizzo email. Per diventare membro di un'organizzazione, devi avere un indirizzo email associato a uno dei domini email approvati dalla tua organizzazione.

Le persone che si iscrivono ad Asana con un indirizzo email associato a uno dei domini email approvati dalla tua organizzazione, diventeranno automaticamente membri della tua organizzazione.

I membri di un'organizzazione possono:

  • creare nuovi teamteamUn team è un gruppo di persone di un'organizzazione che lavorano insieme a una serie di progetti.
  • visualizzare l'elenco completo dei team ai quali può richiedere di unirsirichiedere di unirsi all'interno dell'organizzazione
  • visualizzare i nomi e gli indirizzi email degli altri membri e ospiti dell'organizzazione dalle impostazioni del proprio team. Gli amministratori delle organizzazioni Premium possono anche vedere l'elenco completo dei membri e degli ospiti dalle impostazioni della propria organizzazione.
  • Accedere ai progettiprogettiI progetti sono elenchi di attività. e alle attivitàattivitàGli aggiornamenti a un'attività, comprese le modifiche alla descrizione, alla data di scadenza o al progetto, vengono registrati nel campo della descrizione. che sono stati resi pubblici per l'organizzazione

i membri che si sono aggiunti automaticamente alla tua organizzazione dovranno essere invitati o richiedere di unirsi a uno dei tuoi team per poter collaborare con te ai progetti e alle attività che non hai impostato come pubblici. Scopri di più qui.

Ospiti dell'organizzazione

Puoi collaborare con clienti e collaboratori o chiunque non abbia un indirizzo email associato a un dominio email approvato da un'organizzazione (es. `@gmail.com` o `@yahoo.com`). Queste persone diventeranno ospiti dell'organizzazione. Gli ospiti hanno accesso limitato alla tua organizzazione e possono vedere solo quello che viene condiviso con loro.

Un ospite dell'organizzazione può unirsi ai team solo se invitato. Non può creare, visualizzare o inviare richieste per unirsi ad altri team.

gli ospiti dell'organizzazione possono invitare altri ospiti nella tua organizzazione condividendo i progetti e le attività ai quali gli è stato dato accesso.

Identificare i membri e gli ospiti

identificazione degli ospiti

Accanto al nome di un ospite, nei risultati di ricerca o nell'elenco dei membri, è presente un'icona a forma di globo.

Membri con accesso limitato

Ogni team ha i propri membri e progetti. Coloro che non hanno accesso a tutti i progetti di un team appariranno come membri con accesso limitato nella scheda Membri in Impostazioni del team.

I membri con accesso limitato possono vedere i progetti e le attività a cui sono stati aggiunti, ma non le conversazioni o altri progetti del team.

se deciderai di eseguire l'upgrade di un team della tua organizzazione ad Asana Premium, dovrai inserire i membri con accesso limitato nel tuo piano.

Unirsi a un'organizzazione esistente

Ci sono due modi per unirsi a un'organizzazione creata da qualcuno della tua azienda:

  1. iscriviti ad Asana con l'indirizzo email della tua azienda. Potrai unirti automaticamente all'organizzazione
  2. chiedi a un membro dell'organizzazione di invitartiinvitarti in un team.
  3. se stai già usando Asana con un altro indirizzo email, aggiungi l'indirizzo email della tua azienda al tuo account Asana e verrai aggiunto automaticamente all'organizzazione

Invitare le persone a unirsi alla tua organizzazione

Puoi aggiungere un utente alla tua organizzazione invitadoloinvitadolo a entrare a far parte di uno dei tuoi team.

I link di invito consentono di invitare più persone a far parte di un team o un progetto con facilità. Gli utenti possono condividere il link tramite diversi canali (email, Slack, messaggi, ecc) oppure pubblicandolo nel wiki di onboarding del proprio team o in un documento di Google.

Il link di invito condivisibile dovrebbe essere usato per i membri, mentre l'email per gli ospiti.

Invitare un utente a unirsi un progetto tramite link

Condividere un progetto

Per condividere un progetto:

  1. clicca sull'icona Condividi dal progetto
  2. copia il link

quando qualcuno si unisce a un progetto tramite un link di invito condivisibile, per impostazione predefinita gli verranno assegnate le autorizzazioni per modificare e/o commentarlo.

Invitare un utente a far parte di un progetto tramite link

Invitare le persone a unirsi a un team

Per invitare le persone a unirsi a un team:

  1. cerca il nome del tuo team in Team nella barra laterale sinistra
  2. clicca sull'icona Invita.
  3. seleziona Invita con link dalla finestra popup
  4. seleziona un team dall'elenco a tendina
  5. copia il link per invitare le persone a unirsi al tuo team

Puoi anche invitare le persone a unirsi a un'organizzazione con un link condivisibile usando il pulsante omnifunzione

Invitare persone con il pulsante omnifunzione

Per invitare qualcuno a unirsi a un team con il pulsante omnifunzione:

dal pulsante omnifunzione clicca sul menu a tendina e seleziona Invita. Una finestra popup visualizzerà l'opzione per invitare le persone a unirsi all'organizzazione tramite un link.

Invitare gli ospiti

Per invitare gli ospiti al tuo progetto/team, usa l'opzione Invita con email.

gli ospiti di un'organizzazione non possono unirsi ai team o ai progetti usando i link di invito condivisibili, possono farlo solo i membri dell'organizzazione con un'email del dominio dell'organizzazione. Per invitare gli ospiti scegli Invita con email.

Disattiva link

Cliccando su Disattiva, il link sarà disattivato definitivamente e nessuno potrà usarlo di nuovo.

disattivare link

Abbandonare un'organizzazione

abbandonare organizzazione

Per abbandonare un'organizzazione:

  1. clicca sulla tua foto profilo
  2. dal menu a tendina, passa il cursore su Altro
  3. seleziona Rimuovimi da questa organizzazione

Se sei un membro dell'organizzazione, questa azione rimuoverà il tuo indirizzo email associato all'organizzazione dal tuo account Asana. Prima di abbandonarla, assicurati di aggiungere un indirizzo email personale al tuo account per continuare ad accedere al tuo account Asana.

rimuovendo un indirizzo email aziendale dal tuo account, verrai automaticamente rimosso dall'organizzazione.

Rimuovere un utente da un'organizzazione

Puoi rimuovere qualsiasi utente dalla tua organizzazione in modo che non possa accedervi e non possa visualizzare i relativi progetti e attività.

Quando qualcuno viene rimosso dalla tua organizzazione, le attivitàattivitàGli aggiornamenti a un'attività, comprese le modifiche alla descrizione, alla data di scadenza o al progetto, vengono registrati nel campo della descrizione., i progettiprogettiI progetti sono elenchi di attività., le conversazioniconversazioniLe conversazioni sono il modo in cui gli utenti comunicano in Asana. Avvia una conversazione su qualsiasi progetto o pagina del team., gli allegatiallegatiUn file allegato a un'attività o a una conversazione. e i commenticommentiCommenta un'attività o una conversazione per offrire aiuto, rispondere alle domande e contribuire a far progredire il lavoro. creati dalla persona rimarranno intatti, ma le attività che le erano state assegnate non avranno più un incaricato.

Per assicurarti che nessuna attività vada persa, ti consigliamo di andare alla sezione Le mie attività dell'utente e riassegnarleriassegnarle prima della rimozione.

Tieni presente che effettuando il deprovisioning di un utente dalla tua organizzazione, il suo indirizzo email aziendale verrà rimosso dal suo account; se l'indirizzo viene aggiunto nuovamente al suo account, riapparirà nella tua organizzazione. Inoltre, se l'utente non ha un indirizzo email alternativo associato al suo account utente Asana, rimuovendolo dall'organizzazione non potrà accedere ad Asana.

Per rimuovere qualcuno da un'organizzazione, devono essere rispettate le seguenti condizioni:

  • devi essere membro di un'organizzazione
  • tu e la persona che vuoi rimuovere dovete far parte dello stesso teamteamUn team è un gruppo di persone di un'organizzazione che lavorano insieme a una serie di progetti.

Se non fai parte dello stesso team o hai già rimosso un utente dal team, invita la persona ad unirsi al team al solo scopo di rimuoverla dalla tua organizzazione subito dopo.

deprovisioning gratuito

Segui queste istruzioni per rimuovere dall'organizzazione il membro del team appena aggiunto:

  • passa il cursore sul nome del team dalla barra laterale
  • clicca sull'icona con i tre puntini
  • seleziona Modifica impostazioni del team
  • vai alla scheda Membri
  • passa il cursore sul nome e l'indirizzo email corrispondenti
  • seleziona Rimuovi (questo pulsante apparirà anche come Annulla invito se l'utente non ha ancora accettato il tuo invito)
  • seleziona Rimuovi accesso per rimuoverlo dal team
  • clicca su effettua il deprovisioning per rimuoverlo dall'organizzazione

nelle organizzazioni Premium, solo gli amministratori posso rimuovere i membri.

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