Microsoft Teams e Asana

Usa l'integrazione Asana per Microsoft Teams per aggiungere i progetti Asana alle chat di gruppo e convertire le conversazioni in attività, tutto in un unico posto. Puoi chattare con i colleghi del team su un progetto mentre osservi l'completo delle attività, inclusi gli incaricati, le date di scadenza e le attività completate. Con Asana per Microsoft Teams, puoi restare connesso e organizzato, ovunque ti trovi.

Microsoft Teams e Asana

Teams è uno strumento di collaborazione basato sulla chat che fornisce ai team globali, remoti e interfunzionali la possibilità di lavorare insieme e condividere informazioni attraverso uno spazio comune. Gli utenti possono utilizzare funzionalità come la collaborazione sui documenti, la messaggistica diretta, la chat del team e la gestione delle attività con Asana. Questa integrazione aiuta gli utenti a concentrarsi sul lavoro e ne favorisce la continuità, ovunque ti trovi, in qualsiasi momento o luogo. Asana consente di sapere chi sta facendo cosa e quando.

A Microsoft Teams è stato aggiunto un bot per facilitare la visualizzazione delle funzionalità di Asana: ti aiuterà cercare e trovare quelle disponibili nelle conversazioni di Teams e permetterà agli utenti di creare attività o aggiungere messaggi alle attività esistenti da Teams.

L'integrazione Microsoft Teams è disponibile per tutti i livelli.

Procedura di installazione

Collega Asana a Microsoft Teams per assegnare le attività e avere il polso della situazione aggiungendo l'app per te e il tuo team.

configurare

Come configurare Asana per l'integrazione Microsoft Teams:

  • Vai alla scheda App di Microsoft Teams
  • Cerca Gestione dei progetti Asana
  • Clicca su Asana
  • Clicca su Aggiungi per installare l'app

aggiungi

Dalla finestra popup Gestione dei progetti di Asana:

  1. clicca su Aggiungi

Come gestire l'app per la tua organizzazione:

gestire le app

Per gestire le app vai al centro di amministrazione di Microsoft Teams, quindi cerca Asana per assicurarti che sia impostato su consentito. Spunta Consenti.

aggiungi Asana all'elenco Applicazioni bloccate in alto nel centro di amministrazione di Microsoft Teams in modo da trovarle più velocemente e scegliere l'ordine in cui fissarle nella barra di navigazione.

Flusso di onboarding

Dopo aver installato l'integrazione, avrai accesso al bot dalla tua chat personale. Puoi anche aggiungere il bot a canali specifici del team.

Puoi digitare delle domande e usarle per restare aggiornato su quanto accade nei progetti in Asana.

onboarding

la prima volta che userai l'integrazione, interagirai con un chat bot che ti presenterà l'integrazione fornendo esempi di casi d'uso e link per accedere agli articoli della guida che ti potrebbero servire.

Come condividere i link

Gli utenti possono espandere le attività, i portfolio, gli aggiornamenti di stato e i team per mostrare più informazioni quando vengono condivisi con un team specifico.

condividere un link

Per condividere un link:

  • incolla il link di un url specifico di Asana
  • aspetta che appaia l'icona per espanderlo
  • clicca sull'icona Espandi per visualizzare ulteriori informazioni
  • collegalo al team e invialo

espandi

Per visualizzarlo completamente clicca su Visualizza su Asana.

Puoi cercare attività, progetti e portfolio cliccando sul logo Asana nella schermata di composizione del messaggio.

cercare attività

Per cercare attività, progetti o portfolio:

  1. clicca sul logo Asana nella schermata di composizione del messaggio
  2. puoi cercare qualsiasi attività, progetto o portfolio da questo menu

Come creare una nuova attività

creare nuova attività

Per creare una nuova attività:

  1. clicca sul pulsante + nella finestra di composizione del messaggio
  2. seleziona Crea nuova attività
  3. completa i dettagli nella finestra popup che appare
  4. clicca su Crea attività

creare attività 2

esistono diverse modalità per creare nuove attività di Asana su Teams. Puoi usare il comando Crea attività con il bot Asana, la funzionalità di composizione dei messaggi o da qualsiasi messaggio in una conversazione. Puoi assegnarle a un collega del team, impostare una data di scadenza e aggiungerle a un progetto di Asana.

Come aggiungere un messaggio a un'attività

Aggiungere messaggio 1

Per aggiungere un messaggio a un'attività:

  • nelle opzioni dell'icona con i tre puntini, clicca su Altre azioni e scegli Aggiungi messaggio a un'attività
  • tramite una finestra popup puoi cercare e scegliere un'attività Asana esistente e aggiungerla al messaggio

Aggiungere messaggio

Quindi puoi aggiungere il messaggio come commento a un'attività.

Configurazione delle notifiche

Vai a un qualsiasi canale o chat personale del team.

notifiche

Come accedere alle notifiche:

  1. nel menu + , seleziona Collega progetto
  2. seleziona il progetto per il quale vuoi ricevere le notifiche

seleziona

Configurazione delle impostazioni di notifica di Microsoft Teams

notifiche MT

Dalla schermata di composizione dei messaggi di Asana:

  1. vai alle impostazioni di notifica del menu + nella finestra di dialogo popup di Asana
  2. seleziona le notifiche che desideri ricevere

scegliere notifiche

Riceverai una notifica su tutte le nuove attività relative al progetto che hai selezionato.

Notifiche personalizzate

Puoi creare notifiche personalizzate usando le regole di Asana. Gli utenti possono inviare automaticamente un messaggio personalizzato a un canale quando un'attività viene aggiornata o spostata. Scopri come.

personalizzare le notifiche

Dalla finestra popup Aggiungi regola:

  • puoi inviare un messaggio personalizzato o diretto tramite Microsoft Teams con gli aggiornamenti sull'attività

Bot di Asana

Il bot di Asana per Microsoft Teams comunicherà con l'app per fare domande o cercare informazioni. Restituirà una risposta basata sull'input inserito dall'utente. Per risparmiare tempo, puoi anche usare dei comandi. Interagire con il bot è estremamente facile.

Interazioni del bot:

interazioni del bot

dal chatbot di Asana puoi selezionare il tuo spazio di lavoro o decidere di passare a un altro più adatto al tuo progetto con il comando cambia spazio di lavoro.

Riunioni su Microsoft Teams

L'integrazione di Asana per Microsoft Teams funziona anche con Teams Meetings.

Questa permette ai nostri utenti di convertire una conversazione informale in attività tracciabili su Asana senza dover cambiare strumento.

Aggiungendo l'integrazione di Asana a un evento Meeting su Teams, potrai:

  • creare rapidamente le attività senza uscire dalla finestra della riunione
  • vedere il riepilogo delle attività create durante una riunione

Come configurare l'integrazione

L'organizzatore della riunione deve aggiungere il team o l'evento all'integrazione prima dell'inizio della riunione.

Questa funzione è supportata nell'app Teams per desktop e non apparirà nelle riunioni quando si accede da una finestra del browser.

Vai all'evento del team a cui vuoi aggiungere l'integrazione e clicca sul pulsante + nella parte superiore dello schermo

vai all'evento del team

come primo passaggio, l'organizzatore della riunione deve aggiungere il team o l'evento all'integrazione. Attualmente non è possibile aggiungere questa funzione direttamente dalla riunione, ma puoi farlo dalle impostazioni della stessa.

Mantenere il lavoro connesso

aggiungere scheda

Per aggiungere la scheda Asana:

  • cerca ‘Asana’, e selezionala per aggiungere la relativa scheda
  • clicca su Aggiungi per confermare

aggiungere asana

Per partecipare alla riunione

collegarsi ad Asana

Collegati ad Asana:

  • ti verrà chiesto di cliccare su Collegati ad Asana
  • dopo esserti autenticato con Asana, seleziona uno spazio di lavoro per la riunione
  • partecipa all'evento

aggiungere asana

Crea attività o rivedi quelle che hai creato nell'evento o nel team. Per impostazione predefinita, le attività create su Teams sono visibili solo all'interno di questo strumento dall'utente che le ha create. In ogni caso, potrai sempre trovare le attività su Asana.

questa vista è disponibile solo per gli organizzatori delle riunioni ed è un ottimo posto per assegnare attività preliminari, per prendere note durante la riunione o per rivedere le attività create al termine dell'incontro.

Come creare le attività:

Quando partecipi all'evento, nel menu della riunione appare anche il logo di Asana. Cliccando su di esso si aprirà un pannello laterale dal quale potrai creare attività nel corso dell'incontro e rivederle una volta concluso.

creare attivitò su ms

Anche gli altri partecipanti vedranno questa opzione nel loro menu e potranno autenticarsi e creare attività.

qualsiasi attività creata qui sarà disponibile anche nella "scheda" e potrà essere rivista dopo la riunione.

Perché usare le riunioni di Teams?:

Dopo aver caricato questa "app" di Asana in Teams Meeting, gli utenti potranno:

  • creare attività senza lasciare la schermata della videochiamata
  • avere un registro di queste attività
  • registrare le idee creative che nascono in modo spontaneo senza dover cambiare strumento
  • tenere riunione costruttive
  • trasformare le idee in azioni

Se ti stai chiedendo come visualizzare le attività di un progetto in Teams, vai a questa pagina che spiega come accedere a un progetto completo di Asana su Microsoft Teams per sfruttare ancora più funzionalità.

Casi d'uso principali

Con questa integrazione, il tuo team resterà concentrato sugli obiettivi, i progetti e le attività, da qualsiasi posto, e tu sarai sempre aggiornato sullo stato del lavoro.

  • Identificazione delle informazioni fondamentali: questa integrazione permette agli utenti di creare un'attività in Asana da Teams e inserire qualsiasi tipo di informazione contestuale (come i messaggi). Gli utenti possono identificare le informazioni principale come il nome dell'attività, la descrizione, la data di scadenza, l'incaricato e/o i campi personalizzati.

  • Aggiornamento continuo: ora i collaboratori su Teams possono restare aggiornati sul contesto e i progressi più importanti direttamente da Asana in tempo reale.

  • Possibilità di far riferimento ad Asana: fai riferimento a progetti e attività in Asana e ad altre informazioni correlate nel corso delle discussioni su Teams con la massima facilità in modo che i membri del tuo team e i partecipanti possano avere più contesto, chiarezza e trasparenza sul flusso di lavoro e restare sempre aggiornati.

  • Massimo controllo: parla in chat con i colleghi del team riguardo a un progetto mentre osservi l'elenco completo delle attività, inclusi gli incaricati, le date di scadenza e le attività completate. In questo modo, il team lavorerà più rapidamente ottenendo risultati migliori.

  • Nessuna interruzione: con le riunioni di Teams, gli utenti possono convertire una conversazione informale in lavoro tracciabile su Asana senza dover cambiare strumento.

Hai bisogno di aiuto? Consulta la pagina dell'assistenza di Microsoft [qui]https://support.microsoft.com/it-IT/teams?ui=en-us&rs=en-us&ad=us).

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