Microsoft Teams e Asana

L'integrazione per Microsoft Teams è disponibile per tutti i piani a pagamento.

Panoramica

Usa l'integrazione Asana per Microsoft Teams per aggiungere i progetti Asana alle chat di gruppo e convertire le conversazioni in attività, tutto in un unico posto. Puoi chattare con i colleghi del team su un progetto senza perdere di vista l'elenco completo delle attività, inclusi gli incaricati, le date di scadenza e le attività completate. Con Asana per Microsoft Teams, puoi restare connesso e organizzato ovunque ti trovi.

Teams è uno strumento di collaborazione con funzionalità di chat che consente ai team globali, interfunzionali e che lavorano da remoto di collaborare e condividere informazioni in uno spazio comune. Gli utenti possono utilizzare funzionalità come la collaborazione ai documenti, la messaggistica diretta, la chat del team e la gestione delle attività con Asana. Questa integrazione aiuta gli utenti a concentrarsi sul lavoro e ne favorisce la continuità, ovunque ti trovi, in qualsiasi momento o luogo. Asana consente di sapere chi sta facendo cosa e per quando.

A Microsoft Teams è stato aggiunto un bot per facilitare la visualizzazione delle funzionalità di Asana: ti aiuterà cercare e trovare quelle disponibili nelle conversazioni di Teams e permetterà agli utenti di creare attività o aggiungere messaggi a quelle esistenti da Teams.

Requisiti per l'installazione

Requisiti di Asana

L'integrazione per Microsoft Teams è disponibile per tutti i piani a pagamento.

Requisiti di Microsoft Teams

L'integrazione di Asana per Microsoft Teams è disponibile per tutti i piani a pagamento di Microsoft Teams. La versione gratuita di Microsoft Teams non supporta l'integrazione di app.

Procedura di installazione

Collega Asana a Microsoft Teams per assegnare le attività e avere il polso della situazione aggiungendo l'app per te e il tuo team.

non è possibile aggiungere il bot di Asana per Microsoft Teams a un canale o a una chat privati.

Come gestire l'app per la tua organizzazione

Per gestire le app vai al Centro di amministrazione di Microsoft Teams, quindi cerca Asana e verifica che lo stato dell'app sia impostato su Allowed (Consentito). Seleziona Allow (Consenti).

aggiungi Asana all'elenco Pinned apps (Applicazioni bloccate in alto) nel Centro di amministrazione di Microsoft Teams in modo da trovarle più velocemente e scegliere l'ordine in cui fissarle nella barra di navigazione.

Procedura di onboarding

Dopo aver installato l'integrazione, avrai accesso al bot dalla tua chat personale. Puoi anche aggiungere il bot a canali specifici del team.

Puoi digitare delle domande e usarle per restare aggiornato su quanto accade nei progetti in Asana.

la prima volta che userai l'integrazione, un chat bot effettuerà una presentazione fornendo esempi di casi d'uso e link per accedere agli articoli della guida che ti potrebbero servire.

Come condividere i link

Gli utenti possono espandere le attività, i portfolio, gli aggiornamenti di stato e i team per mostrare più informazioni quando vengono condivisi con un team specifico.

Come effettuare una ricerca

Puoi cercare attività, progetti e portfolio cliccando sul logo Asana nella finestra di composizione del messaggio.

Come creare una nuova attività

esistono diverse modalità per creare nuove attività di Asana su Teams. Puoi usare il comando create task (crea attività) con il bot Asana, la funzionalità di composizione dei messaggi o da qualsiasi messaggio in una conversazione. Puoi assegnarle a un collega del team, impostare una data di scadenza e aggiungerle a un progetto di Asana.

Come aggiungere un messaggio a un'attività

Quindi puoi aggiungere il messaggio come commento a un'attività.

Come visualizzare un progetto Asana all'interno di Teams

Per aprire la vista del progetto all'interno di Microsoft Teams, consigliamo di utilizzare l'opzione della scheda Sito web non solo per visualizzare il progetto, ma anche per aggiungere attività, modificare attività esistenti e sfruttare al massimo le funzionalità di Asana.

puoi aggiungere questa scheda a Teams ed Eventi.

Accedere alla vista del progetto

Seleziona il progetto da visualizzare.

Come ricevere notifiche personali

Riceverai una notifica quando:

• assegni un'attività o ne annulli l'assegnazione

Riceverai una notifica sulle attività che ti vengono assegnate, quando:

• l'attività viene completata
• la data di scadenza viene modificata
• tutte le dipendenze vengono completate
• una dipendenza non è completata
• la data di scadenza di una dipendenza viene modificata
• vieni aggiunto come follower
• viene aggiunto un commento a un'attività che stai seguendo

Configurazione delle notifiche

Vai a un qualsiasi canale o chat personale del team.

Configurazione delle impostazioni di notifica di Microsoft Teams

Riceverai una notifica su tutte le nuove attività relative al progetto che hai selezionato.

Notifiche personalizzate

Puoi creare notifiche personalizzate usando le regole di Asana. Gli utenti possono inviare automaticamente un messaggio personalizzato a un canale quando un'attività viene aggiornata o spostata. Leggi il nostro articolo sulla guida alle regole per scoprire come.

Bot di Asana

Il bot di Asana per Microsoft Teams comunicherà con l'app per fare domande o cercare informazioni. Restituirà una risposta basata sull'input inserito dall'utente. Per risparmiare tempo, puoi anche usare dei comandi. Interagire con il bot è estremamente facile.

Interazioni del bot

dal chatbot di Asana puoi selezionare il tuo spazio di lavoro o decidere di passare a un altro più adatto al tuo progetto con il comando change workspace (cambia spazio di lavoro).

Riunioni su Microsoft Teams

L'integrazione di Asana per Microsoft Teams è compatibile anche con Teams Meetings.

Permette agli utenti di convertire una conversazione informale in attività monitorabili su Asana senza dover cambiare strumento.

Aggiungendo l'integrazione di Asana a un evento Meeting su Teams, potrai:

• creare rapidamente attività senza uscire dalla finestra della riunione
• vedere il riepilogo delle attività create durante una riunione

Come configurare l'integrazione

L'organizzatore della riunione deve aggiungere il team o l'evento all'integrazione prima dell'inizio della riunione.

Questa funzione è supportata nell'app Teams per desktop e non apparirà nelle riunioni quando si accede da una finestra del browser.

Vai all'evento del team a cui vuoi aggiungere l'integrazione e clicca sul pulsante + nella parte superiore dello schermo

per prima cosa, l'organizzatore della riunione deve aggiungere il team o l'evento all'integrazione. Attualmente non è possibile aggiungere questa funzione direttamente dalla riunione, ma puoi farlo dalle impostazioni della stessa.

Mantenere il lavoro connesso

Per partecipare alla riunione

Crea attività o rivedi quelle che hai creato nell'evento o nel team. Per impostazione predefinita, le attività create su Teams sono visibili solo all'interno di questo strumento dall'utente che le ha create. In ogni caso, potrai sempre trovare le attività su Asana.

questa vista è disponibile solo per gli organizzatori delle riunioni ed è un ottimo posto per assegnare attività preliminari, prendere note durante la riunione o rivedere le attività create al termine dell'incontro.

Come creare le attività

Quando partecipi all'evento, nel menu della riunione appare anche il logo di Asana. Cliccando su di esso si aprirà un pannello laterale dal quale potrai creare attività nel corso dell'incontro e rivederle una volta concluso.

Anche gli altri partecipanti vedranno questa opzione nel loro menu e potranno autenticarsi e creare attività.

qualsiasi attività creata qui sarà disponibile anche nella "scheda" e potrà essere rivista dopo la riunione.

Perché usare le riunioni di Teams?

Dopo aver caricato questa "app" di Asana su Teams Meeting, gli utenti potranno:

• creare attività senza lasciare la schermata della videochiamata
• avere un registro di queste attività
• registrare le idee creative che nascono in modo spontaneo senza dover cambiare strumento
• tenere riunioni costruttive
• trasformare le idee in azioni

Casi d'uso principali

Con questa integrazione, il tuo team resterà concentrato sugli obiettivi, i progetti e le attività, da qualsiasi posto, e tu sarai sempre aggiornato sullo stato del lavoro.

• Identificazione delle informazioni fondamentali: questa integrazione permette agli utenti di creare un'attività in Asana da Teams e inserire qualsiasi tipo di informazione contestuale (ad esempio un messaggio). Gli utenti possono identificare le informazioni principali come il nome dell'attività, la descrizione, la data di scadenza, l'incaricato e/o i campi personalizzati.

• Aggiornamento continuo: ora i collaboratori su Teams possono restare aggiornati sul contesto e i progressi più importanti direttamente da Asana in tempo reale.

• Possibilità di far riferimento ad Asana: fai riferimento a progetti e attività in Asana e ad altre informazioni correlate nel corso delle discussioni su Teams con la massima facilità per offrire ai membri del tuo team e ai partecipanti più contesto e una maggiore chiarezza e trasparenza sul flusso di lavoro, e affinché restino sempre aggiornati.

• Massimo controllo: parla in chat con i colleghi del team riguardo a un progetto mentre osservi l'elenco completo delle attività, inclusi gli incaricati, le date di scadenza e le attività completate. In questo modo, il team lavorerà più rapidamente ottenendo risultati migliori.

• Nessuna interruzione: con le riunioni di Teams, gli utenti possono convertire una conversazione informale in attività tracciabili su Asana senza dover cambiare strumento.

Hai bisogno di aiuto? Consulta la pagina dell'assistenza di Microsoft qui.