Fogli Google e Asana

Quando hai tanti progetti da gestire, può risultare difficile capire se stiano andando bene. Grazie alla creazione di resoconti su Fogli Google, puoi usare i dati dei progetti per creare resoconti e visualizzazioni personalizzate per scoprire quali attività sono nei tempi previsti e quali necessitano di attenzione.

la creazione di resoconti con Fogli Google è disponibile con i portfolio.

Prepararsi a creare i resoconti con Fogli Google

Prima di aprire un Foglio Google dal tuo portfolio, dovresti assicurarti di avere i progettiprogettiI progetti sono elenchi di attività. giusti nel tuo portfolio.

Se non hai mai usato Fogli Google, ti consigliamo di consultare la Guida di Google e il forum di assistenza di Fogli Google. Questo articolo spiega come creare alcuni resoconti base usando i dati del tuo portfolio Asana, ma non spiega tutti i modi in cui puoi usare Fogli Google.

Creare resoconti con Fogli Google offre innumerevoli modi per ordinare e visualizzare le attività che monitori su Asana. Questo articolo ti aiuterà a iniziare a usare questa funzionalità e ti servirà come ispirazione per la creazione di resoconti.

Iniziare a creare resoconti del portfolio

Una volta che hai inserito i progetti che ti servono nel tuo portfolio, clicca su Esporta su Fogli Google dal menu a discesa accanto all'intestazione del progetto. Il tuo Foglio Google si aprirà in una nuova scheda. Gli utenti al primo accesso dovranno autorizzare il collegamento di Asana con il loro account Google.

una volta creati, i dati del tuo Foglio Google si aggiorneranno automaticamente ogni ora.

Cosa puoi trovare nel resoconto

Su Fogli Google sono presenti tre schede.

  1. Overview (Panoramica): serve come riferimento su come usare il Foglio e include due grafici di esempio creati dai tuoi dati.
  2. Asana project data (Dati del progetto di Asana): mostra i dati importanti di ogni progetto. Puoi analizzare questi dati ordinando o filtrando le colonne.
  3. Live source data (Dati sorgente in tempo reale): sono i dati importati in tempo reale direttamente da Asana. Questa scheda è bloccata per proteggere il collegamento con Asana.

puoi passare col mouse sopra le intestazioni delle colonne per ottenere maggiori informazioni relative ai dati presenti nella colonna.

Creare resoconti personalizzati

Per impostazione predefinita, il Foglio include due resoconti di esempio e due schede per i dati. Probabilmente, però, vorrai creare resoconti personalizzati per i progetti del tuo team. Con i dati presenti sul Foglio, e leggendo gli esempi seguenti, dovresti riuscire a creare i resoconti che ti servono.

i resoconti creati vengono salvati automaticamente nel Foglio e li potrai visualizzare la prossima volta che lo apri da Asana.

Di seguito presenteremo alcuni esempi sul tipo di resoconti che puoi creare sul tuo Foglio Google. Ne approfondiremo due per mostrarti come fare.

  • Quali progetti sono a rischio e scadono a breve? Un grafico a dispersione delle date di scadenza e dei colori dello stato (esempio mostrato di seguito).
  • Chi sono i titolari di progetto che fanno avanzare il lavoro rapidamente? Un grafico a barre delle attività completate di recente dal titolare del progetto (esempio mostrato di seguito).
  • Quali parti del progetto sono nei tempi previsti? Un grafico a torta dei colori dello stato.
  • Le attività sono mirate o sparse su più progetti? Un istogramma delle attività completate nell'ultima settimana per ogni progetto.
  • Quali team stanno lavorando a progetti che stanno per concludersi? Un grafico a barre impilate dei progetti con la percentuale di completamento, diviso per team.

Esempio 1: grafico a dispersione delle date di scadenza con i colori dello stato

Questo esempio mostra alcune delle tecniche che userai per creare un resoconto in cui trovare i singoli progetti che più richiedono la tua attenzione. Creeremo un resoconto per identificare i progetti in scadenza, in cui l'aggiornamento di stato è di colore rosso, poiché probabilmente sono quelli che richiedono urgentemente la tua attenzione.

Creare una nuova scheda

Clicca sul + in basso a sinistra del foglio per creare una nuova scheda e scegli un nome per il resoconto.

Aggiungere colonne al tuo resoconto facendo riferimento alla scheda Live source data (Dati sorgente in tempo reale)

  1. Seleziona la cella in alto a sinistra nella nuova scheda vuota.
  2. Digita =.
  3. Vai sulla scheda Live source data (Dati sorgente in tempo reale). Clicca sull'intestazione della colonna che desideri copiare nell'altra scheda. In questo caso, faremo riferimento alla colonna Name (Nome). Premi Invio.

  4. Dopo aver premuto invio, tornerai automaticamente alla scheda del resoconto.
  5. Seleziona la cella successiva a destra e ripeti i passaggi da 2 a 4 per le colonne Due date (Data di scadenza) e Status Color (Colore dello stato).
  6. Ora che hai creato un riferimento alla cella d'intestazione di ogni colonna, devi copiare i dati. Seleziona tutte e tre le intestazioni e usa il controllo del riempimento automatico nell'angolo in basso a destra della selezione per trascinarla verso il basso.

abbiamo creato un riferimento ai dati nella scheda Live source data (Dati sorgente in tempo reale), invece che copiarla. Ciò significa che, quando i dati presenti nella scheda Live source data (Dati sorgente in tempo reale) si aggiorneranno automaticamente ogni ora, il resoconto si aggiornerà automaticamente.

Usare una formula per calcolare quanto manca alla scadenza di un progetto

  1. Digita GIORNI ALLA SCADENZA come intestazione della quarta colonna.
  2. Sotto, inserisci la formula =DATEDIF(NOW(), B2, "D"), che calcola il numero di giorni tra la data presente e il valore presente nella colonna Data di scadenza.

  3. Trascina il controllo del riempimento automatico per popolare il resto della nuova colonna.

Creare un grafico a dispersione

  1. Prima di tutto bisogna ordinare il resoconto per Colore dello stato. Il metodo più semplice per farlo è aprire il menu Data (Dati) e selezionare Filter (Filtro). Quindi, usa il menu nella colonna Status Color (Colore dello stato) per ordinare in ordine alfabetico da A a Z (Sort A → Z).

  2. Seleziona le colonne Status Color (Colore dello stato), Days Till Due (Giorni alla scadenza) e Name (Nome), in questo ordine, tenendo premuto (su Mac) o CTRL (su PC) e cliccando sulla lettera sopra ogni colonna (C, D e A). Queste sono le tre colonne che servono nel grafico a dispersione e la colonna Name deve essere scelta per ultima perché sarà l'etichetta di ogni punto dati.

  3. Crea un grafico aprendo il menu Insert (Inserisci) e selezionando Chart (Grafico).
  4. Seleziona Scatter chart (Grafico a dispersione) e togli la spunta da Aggregate column C (Aggrega colonna C).

Con questo grafico, potrai visualizzare quali dei progetti in scadenza sono a rischio. Nello screenshot seguente, abbiamo indicato la "zona di pericolo", ovvero quei progetti il cui colore dello stato è rosso e che scadono fra meno di 60 giorni. Poiché i dati provenienti da Asana vengono aggiornati ogni ora, puoi sempre controllare questo grafico per sapere dove concentrare gli sforzi del team.

Esempio 2: tasso di completamento delle attività per titolare del progetto

Questo esempio mostra alcune delle tecniche che userai per creare un resoconto in cui i progetti sono raggruppati secondo una proprietà, in questo caso il titolare del progetto. Creeremo un resoconto per scoprire quante attività sono state completate in questa settimana all'interno dei progetti guidati da ogni titolare di progetto. In questo modo possiamo identificare i team che hanno alti volumi di produzione o un titolare di progettotitolare di progetto che incoraggia il proprio team a completare tutte le attività su Asana.

Creare una tabella pivot per raggruppare i progetti per titolare

  1. Vai alla scheda Live source data (Dati sorgente in tempo reale).
  2. Seleziona le righe dalla seconda in poi. Non selezionare la prima riga, poiché una tabella pivot funziona meglio quando questa contiene le intestazioni.

  3. Apri il menu Data (Dati) e seleziona Pivot table (Tabella pivot). Si aprirà una nuova scheda, intitolata Tabella pivot.
  4. Dalla scheda Tabella pivot, nella barra laterale Report Editor (Editor del resoconto), sotto Rows (Righe), seleziona Add field (Aggiungi campo). Seleziona le colonne che desideri usare per raggruppare i tuoi progetti, in questo caso Owner (Titolare). Togli la spunta da Show totals (Mostra totali), poiché è un dato che non ci serve per questo esempio.

  5. Sotto Values (Valori), seleziona Add field (Aggiungi campo). Seleziona la colonna che desideri analizzare per ogni gruppo di progetti, in questo caso Attività completate.

  6. Controlla che i valori relativi al gruppo siano riassunti nel modo che preferisci. In questo esempio, vogliamo visualizzare l'intero tasso di completamento delle attività per ogni gruppo di progetti, quindi scegliamo Sum (Somma).

Visualizzare i dati

In molti casi, un'alternativa più facile per creare manualmente un grafico è usare la barra laterale Explore (Esplora) di Fogli Google, che genera i relativi grafici usando l'intelligenza artificiale.

  1. Clicca su Explore (Esplora) in basso a destra del Foglio. In questo esempio, un grafico a barre è una buona scelta per visualizzare il tasso di completamento delle attività.
  2. Per visualizzare una versione più grande del grafico, puoi trascinarlo nell'area principale del Foglio. Clicca con il pulsante destro del mouse sul grafico per personalizzarlo.

Creare resoconti personalizzati su Fogli Google

Gestire più progetti alla volta non è mai facile, ma lo strumento di reportistica di Fogli Google ti offre la flessibilità di visualizzare le informazioni e di creare i resoconti che ti servono con facilità. Usa i dati dei progetti provenienti dal tuo portfolio per creare resoconti e visualizzazioni e scoprire quali attività rientrano nei tempi previsti e quali richiedono la tua attenzione.

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