Creare, assegnare e rispondere alle attività

Cosa sono le attività?

Le attività rappresentano i passi da compiere o le cose da fare per stabilire con chiarezza chi è responsabile di cosa ed entro quando, ma possono anche rappresentare idee o elementi di riferimento. Se di solito invii un'email ogni volta che devi assegnare un incarico a un collega del team, questa volta prova con un'attività.

Per esempio, potresti avere un'attività che ti richiede creare l'animazione per un video per la prossima campagna, mentre un altro collega del team è responsabile della messa in scena. Queste attività possono essere monitorate in un [progetto di gestione della campagna] (/guide/examples/marketing/campaign-management).

Le attività archiviano tutti i file, le conversazioni e le relative istruzioni in modo che le informazioni rimangano nel posto giusto (e in un unico posto). Di solito, fanno parte di un progetto e ciò le rende facili da trovare e visibili ai tuoi colleghi del team.

Guarda un tutorial

Come usare Asana è una breve serie di tutorial che puoi seguire per fare pratica e imparare a usare Asana velocemente. In alternativa, puoi cliccare sulla nostra breve Lezione su Asana.

Come creare le attività

GIF sulla creazione di un'attività su Asana

Esistono 3 modi principali per creare un'attività:

  1. Con il pulsante arancione + nella barra superiore
  2. Con il pulsante Aggiungi attività in un progetto
  3. Clicca su qualsiasi elenco di attività, premi Invio e inizia. a scrivere

puoi anche creare attività dalle email o dai messaggi di Slack. Asana si integra con i migliori strumenti per farti risparmiare tempo e aiutarti a gestire al meglio le tue attività.

Suggerimenti e migliori pratiche sulle attività

Con questi suggerimenti imparerai a creare attività perfette e a rispondere quando ti vengono assegnate.

Creare un'attività perfetta

SCREENSHOT di un'attività su Asana con incaricato, data di scadenza, descrizione, allegato per gestire il lavoro

  1. Assegna alle attività nomi chiari e che esprimono un'azione. Per esempio, potresti usare “Completare prima bozza dell'articolo del blog” invece di “Articolo del blog”
  2. Assegna le attività a te o a un collega del team. Le attività hanno un solo incaricato per evitare confusione su chi è il responsabile del lavoro.
  • Puoi suddividere un'attività in sottoattività quando devono lavorarci più persone.
  1. Aggiungi una data di inizio e una data di scadenza per indicare il periodo di tempo e la data ultima entro cui completare l'attività. I colleghi del team potranno calcolare più efficacemente il tempo da dedicarvi e sapere quando devono portarla a termine.
  2. Usa la descrizione dell'attività per aggiungere ulteriori dettagli, istruzioni o contesto per fornire all'incaricato tutte le informazioni necessarie per iniziare e completare il lavoro.
  3. Allega qualsiasi file necessario. Asana si integra con Google Drive, Dropbox, OneDrive, e Box per permetterti di allegare facilmente i file dagli strumenti che già usi.
  4. Alcune attività possono dipendere da altre che devono essere completate per prime. Imposta le dipendenze dell'attività così che il lavoro venga svolto nell'ordine e al momento giusto.
  5. Infine, puoi aggiungere dei collaboratori all'attività (come quando metti in copia gli indirizzi in un'email). Questi riceveranno notifiche su ogni azione relativa all'attività. Puoi aggiungere o rimuovere i collaboratori in qualsiasi momento.
  6. Una volta completata un'attività, clicca sul segno di spunta accanto al nome. Aggiungi un commento per comunicare il completamento ai colleghi del team.

puoi anche creare i traguardi delle attività per rappresentare gli obiettivi principali del progetto (come un obiettivo di vendita) o parti importanti del lavoro che sbloccano la fase successiva (come confermare il luogo di un evento).

Creare un progetto, un'attività o una sottoattività?

Questa domanda ci viene fatta da molti clienti e, di solito, la risposta è che dipende da quello che vuoi ottenere e da come vuoi visualizzare le informazioni. Dai un'occhiata allo schema qui sotto e ad alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a scegliere il modo giusto per procedere:

IMMAGINE della gerarchia di Asana dall'organizzazione al team al progetto all'attività alla sottoattività con esempi di ognuno

Crea un progetto... Crea un'attività Crea una sottoattività... Esempi
Livello di impegno Se il livello di impegno è elevato, un gruppo di stakeholder lavora al raggiungimento di un obiettivo nel corso del tempo oppure preferisci monitorare il lavoro in un unico posto. Se stai cercando di creare una singola attività da assegnare a una persona e che richiede pochi minuti o giorni di lavoro. Se più persone contribuiscono al completamento di un'attività per aiutarti a distribuire il lavoro e a raggiungere gli obiettivi. Progetto: Calendario editoriale
Attività: Pubblicare post sul blog
Sottoattività: Raccogliere citazioni dei clienti per il blog
Viste Se vuoi visualizzare il progetto e le sue attività utilizzando diverse viste (Elenco, Bacheca, Cronologia, Calendario) e creare resoconti tramite i portfolio e la dashboard. Se desideri visualizzare il tuo lavoro utilizzando le viste Cronologia, Dashboard o Gestione delle risorse (le sottoattività non appariranno qui.) Se non hai bisogno di visualizzare le sottoattività nelle viste Cronologia, Dashboard o Gestione delle risorse (se decidi di farlo, converti l'attività principale in un progetto. Progetto: Lancio del prodotto
Attività: Effettuare ricerca di mercato
Sottoattività: Preparare riepilogo della ricerca per marketing
Complessità Se il lavoro che stai realizzando prevede diversi passaggi, fasi, stakeholder o livelli. Se desideri comunicare con un sottogruppo di stakeholder su una parte specifica del lavoro (e non sull'intero progetto). Se stai cercando di suddividere un'attività in parti più piccole. (Se hai più di cinque sottoattività assegnate a diversi stakeholder, assicurati che, in realtà, non sia un progetto). Progetto: Campagna per il nuovo anno
Attività: Finalizzare i messaggi della campagna
Sottoattivià: Verificare i messaggi della campagna

Rispondere e collaborare alle attività

Le attività sono pensate per essere create e assegnate da chiunque e per chiunque nel tuo dominio Asana. Rendi la collaborazione ancora più efficace con questi suggerimenti:

  • Se qualcuno ti assegna un'attività, puoi confermare di averla vista e che puoi occupartene lasciando un Mi piace.
  • Se non sei la persona giusta per svolgere l'attività, puoi riassegnarla o avviare una conversazione nei commenti dell'attività.
  • Mentre ti occupi dell'attività, puoi aggiornare i collaboratori aggiungendo dei commenti all'attività così che possano rispondere e seguirne l'avanzamento.
  • Se un commento contiene dettagli importanti o un risultato finale, puoi fissarlo in alto per trovarlo facilmente.
  • Se hai bisogno di attirare l'attenzione di qualcuno su un'attività o un commento, usa la @menzione. La persona menzionata riceverà una notifica e potrà andare rapidamente all'attività in questione. @menzionare qualcuno in un'attività lo aggiunge automaticamente come collaboratore.
  • Puoi anche @menzionare nomi di progetti, attività e conversazioni per collegare il tuo lavoro e consultarlo più facilmente.

Digita @ in un commento o nel campo della descrizione e il nome di un collega del team per @menzionarlo

Ulteriori risorse per gestire al meglio le attività

Impari meglio guardando? Oppure cerchi un corso approfondito? Dai un'occhiata a queste risorse:

Strumenti Link
Lezioni di Asana Impara i concetti di base delle attività in 5 minuti
Video tutorial sulle attività Guarda Come usare Asana
Corso on-demand sulla gestione delle attività Iscriviti ad Asana Academy
Entra in contatto con la community Partecipa al prossimo corso di formazione o inizia una discussione sulle attività nel forum della nostra community 

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