Mantenere in equilibrio trasparenza e privacy

Noi di Asana crediamo nell'importanza della trasparenza, sia che si parli della nostra azienda o del nostro prodotto. La trasparenza incoraggia le persone e i team a prendersi le proprie responsabilità, oltre a impedire che le informazioni restino in compartimenti stagni.

Di per sé, sapere che il lavoro che svolgi è pubblicamente accessibile da altri aumenta il tuo senso di responsabilità verso il tuo team. Quando puoi vedere la relazione tra il tuo lavoro e gli obiettivi del tuo team o dell'azienda, la tua motivazione aumenta: l'esatto contrario di quello che succede col micromanagement. È per questo motivo che i progetti di Asana sono pubblici per impostazione predefinita e possono essere visualizzati da qualsiasi membro del tuo team.

Trasparenza e responsabilità

Per aiutare i team a identificare le responsabilità, ogni attività ha un solo incaricato. Assegnando una persona direttamente responsabile a ogni attività, i team eliminano i problemi di comunicazione o la possibilità di non rispettare le scadenze, situazioni che possono verificarsi quando non si conosce la persona responsabile dell'attività o la data di scadenza.

Quando si hanno responsabilità chiare all'interno del team, tutti i membri sono motivati a contribuire al successo del progetto.

Pubblico e privato a confronto

Puoi usare Asana per monitorare tutte le tue attività, ma alcune possono contenere informazioni sensibili. Per impostazione predefinita, le attività di Asana sono pubbliche per i membri della tua organizzazione. Tuttavia, puoi creare progetti privati per fare in modo che le informazioni siano disponibili solo per le persone che devono esserne a conoscenza.

per rendere un progetto privato per te e i tuoi colleghi del team, devi essere un utente Asana Premium.

Trovare le attività su Asana

Rendendo le attività pubbliche su Asana, i team possono visualizzare cosa succede in tempo reale e rivedere le attività già completate per ottenere maggiori informazioni e contesto. In generale, consigliamo di lasciare la maggior parte delle attività pubbliche, in modo che tutti possano cercarle e accedervi. Le attività su Asana possono essere trovate facilmente usando la funzionalità di ricerca.

Se vuoi restringere la ricerca, puoi usare la ricerca avanzata per trovare elenchi di attività che corrispondono a criteri specifici, ad esempio incaricato, data di scadenza, follower, completamento e altro ancora.

Usare la ricerca avanzata su Asana per creare resoconti

Con la ricerca avanzata, puoi scoprire a cosa (e quando) stanno lavorando le altre persone del tuo team e creare addirittura resoconti per assicurarti che le attività rientrino nei tempi previsti.

Azioni che si possono svolgere usando la ricerca avanzata

  • Visualizzare tutte le attività a cui sta lavorando, o che sono state completate da un subordinato o un collega, cercando il nome dell'incaricato e un intervallo relativo alla data di scadenza.
  • Visualizzare le priorità definite da un subordinato cercando le attività contrassegnate come Per oggi, In programma o Più tardi.
  • Identificare progetti e attività che potrebbero non rispettare la scadenza (ad esempio, tutte le attività in scadenza prima della fine della settimana).
  • Decidere se è necessario un follow-up con una persona, cercando attività non completate che hai assegnato ad altre persone.
  • Cercare tutte le attività contrassegnate da un campo personalizzatocampo personalizzatoAggiungi dati alle attività di Asana. I nomi, i tipi e i valori dei campi sono personalizzabili, quindi puoi creare campi specifici per il tuo flusso di lavoro. "priorità alta" per assicurarti che siano state assegnate a qualcuno e che vengano completate entro la data di scadenza.

Rendere le attività private

È ovvio che esistono informazioni che vanno trattate con cura. Puoi creare un team nascosto o un progetto privato per gestire questo tipo di informazioni. Tra gli esempi possiamo includere i team finanziari che gestiscono dati finanziari privati, team legali responsabili della sicurezza di informazioni sensibili o responsabili che danno un feedback relativo alle valutazioni dei dipendenti o alle riunioni individuali.

Come rendere privato un progetto

  1. Clicca sul pulsante + nella parte superiore del progetto.
  2. Seleziona Rendi privato.

Rendere i progetti privati su Asana

Progetti di solo commento

Sia che un progetto sia pubblico o privato, potresti semplicemente volerti assicurare che non venga modificato una volta creato. Puoi impostare il progetto in modo che sia di solo commento e far sì che solo alcuni membri possano modificarlo. Tutti gli altri membri potranno solo pubblicare commenti sulle attività e lavorare alle attività a loro assegnate. Puoi modificare le impostazioni di accesso di ogni persona su base individuale.

Usare Asana al massimo delle sue possibilità può significare raggiungere un livello di trasparenza a cui alcuni team potrebbero non essere abituati. Tuttavia, crediamo che per raggiungere veramente dei risultati, le attività debbano essere visibili a tutti. Quando i team sanno chi è responsabile e concordano sugli obiettivi e le priorità, ogni individuo è motivato a raggiungere il proprio potenziale.

Scopri di più con Come usare Asana

Segui la nostra serie web Come usare Asana per scoprire come creare attività, progetti e team privati.

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