Creare il tuo flusso di lavoro

Organizzazione

Le organizzazioni collegano tutti i dipendenti della tua azienda che usano Asana in un unico spazio in base al dominio aziendale email condiviso.

Team

All'interno dell'organizzazione, tu e i tuoi colleghi potete dividervi in team per collaborare ai vostri progetti e alle vostre attività. Ogni utente della tua organizzazione fa parte di almeno un team, ma può far parte anche di più team.

Progetti

I progetti ti consentono di organizzare tutte le attività relative a iniziative specifiche, obiettivi o un lavoro particolarmente grande. All'interno dei progetti, puoi usare le sezioni per organizzare le tue attività.

Attività

Le attività sono l'unità di base con cui si gestiscono le azioni su Asana.

Sottoattività

Utilizza le sottoattività per suddividere un'attività in compiti più piccoli o per distribuire il lavoro tra più persone.

Commenti

Commenta un'attività per fare una domanda o fornire informazioni aggiuntive o approfondimenti.

Decisioni sull'impostazione del flusso di lavoro

Successivamente, per accertarsi che il flusso di lavoro funzioni correttamente, dovrai prendere una serie di decisioni importanti.

Prima decisione: progetto o attività

La domanda più frequente dei team è se gestire il flusso di lavoro in un progetto o in un'attività.

Consigliamo di iniziare con un progetto per gestire l'intero flusso di lavoro.

Un progetto ti offre la possibilità di coordinare gli stakeholder in un unico posto. Le attività che sono troppo vaghe, come ad esempio "Promozione", sono difficili da svolgere. Suddividi il lavoro in modo che le attività siano traducibili in azioni.

Seconda decisione: come utilizzare le sezioni

Per decidere come utilizzare le sezioni di un progetto, è importante comprendere le due modalità di avanzamento di un'attività lungo il flusso di lavoro: in sequenze e in fasi.

Sequenze

Le sequenze sono come checklist: il lavoro viene completato seguendo un determinato ordine, fino ad arrivare al risultato finale. La pianificazione di un evento o dell'onboarding di un neoassunto sono esempi ideali di flussi di lavoro sequenziali. In questi casi suggeriamo di impostare il progetto in vista Elenco e di usare le sezioni per raggruppare le attività per categoria o periodo di tempo.

Fasi

Le fasi sono come delle pipeline: un singolo risultato avanza attraverso una serie di fasi fino al completamento. Le procedure di richiesta o lo sviluppo di un prodotto sono esempi ideali di un flusso di lavoro a fasi. In questi casi suggeriamo di impostare il progetto in vista Bacheca e di usare le sezioni per rappresentare ciascuna fase. Le tue attività rappresentano i singoli risultati, che verranno spostati da una sezione all'altra man mano che avanzano lungo ciascuna fase.

Terza decisione: quali campi personalizzati aggiungere

Pensa subito ai campi personalizzati da utilizzare. Il modo in cui organizzi, automatizzi e crei resoconti sul flusso di lavoro dipende dai campi che hai aggiunto.

Organizzare

Come devono essere organizzate le attività nel tuo flusso di lavoro? Crea campi per categorie specifiche.

Automatizzare

Come desideri automatizzare il tuo flusso di lavoro? Puoi creare delle regole personalizzate in base ai campi che hai aggiunto.

Creare resoconti

Che tipo di resoconti è necessario per il tuo flusso di lavoro? I grafici disponibili nella dashboard del progetto dipendono dai tuoi campi personalizzati.

Quarta decisione: quando utilizzare le sottoattività

A volte, un'attività o un risultato finale devono essere suddivisi in sequenze di passaggi più piccoli. In questi casi, utilizza le sottoattività.

presta attenzione quando crei interi flussi di lavoro basati solo su attività e sottoattività. In futuro potrebbero sorgere dei problemi se desideri aggiungere automazioni, utilizzare la vista Cronologia o creare resoconti sulle attività.

Utilizzi comuni per le sottoattività

Se l'attività principale è una richiesta, suddividila in sottoattività per identificare i passi successivi.

Quando più persone devono approvare un'attività principale, aggiungi le richieste di approvazione come sottoattività.

In alcuni flussi di lavoro, le azioni sono subordinate al verificarsi di certe condizioni. Per esempio, un team che gestisce le richieste potrebbe in certe condizioni aver bisogno di più informazioni per spostare la richiesta in "In corso". In questi casi, utilizza la regola per aggiungere sottoattività quando un'attività avanza fino a quella determinata fase.

sapevi che puoi aggiungere sezioni alle sottoattività? Utilizza la scelta rapida da tastiera "tab + N".

Come regola generale, se stai aggiungendo più di dieci sottoattività potresti invece prendere in considerazione l'utilizzo di un progetto con le relative attività.

Quinta decisione: uno o più progetti?

A volte un flusso di lavoro è così grande da poter coinvolgere più progetti.

Quando utilizzare più progetti.

Il tuo flusso di lavoro si interseca con quello di un altro team che sta già utilizzando un suo progetto. Per esempio, un team potrebbe monitorare la storia delle sue pubblicazioni in un progetto, mentre un altro team potrebbe dover discutere dello stesso argomento in una riunione futura. I team decidono quindi di aggiungere le attività pertinenti a entrambi i progetti.

Le fasi del tuo flusso di lavoro richiedono un volume così elevato di attività che potrebbe essere controproducente lasciarle tutte nello stesso progetto. Per esempio, un team potrebbe utilizzare un progetto per la gestione della posta in arrivo relativa alle richieste, ma i volumi sono troppo elevati. Viene quindi deciso di creare un progetto separato per gestire le richieste quando sono in corso. Per automatizzare il processo vengono utilizzate regole personalizzate.

Sesta decisione: come impostare le autorizzazioni di un progetto?

La modalità di impostazione delle autorizzazioni influisce sulle funzionalità del tuo flusso di lavoro. I membri del progetto possono essere autorizzati a modificare o disporre di autorizzazioni di solo commento. In quest'ultimo caso, i membri del team possono visualizzare o commentare i progetti, ma non accesso in modifica.

La maggior parte dei flussi di lavoro richiede di dare ai membri del progetto le autorizzazioni per modificare, in modo che possano lavorare sulle proprie attività. Le autorizzazioni di solo commento sono consigliate quando: un progetto deve essere visibile a molti stakeholder che non sono responsabili di nessuna attività i progetti contengono informazioni sensibili e devi evitare modifiche accidentali o non necessarie

Clicca qui per informazioni più approfondite sulle autorizzazioni.

Una volta impostato il tuo flusso di lavoro, è ora di aggiungere movimento. Consulta il prossimo articolo di questa serie.